İzin Talep Formu Örneği: Alanlar, Hesap ve Kurallar
İzin talep formu, çalışanın hangi tarihler arasında, kaç iş günü ve hangi izin türünden yararlanmak istediğini yazılı hale getiren belgedir. Yıllık ücretli izinde asıl işlevi ispattır: izin uyuşmazlıklarında iznin kullandırıldığını kanıtlama yükü işverendedir ve bu ancak imzalı kayıtla yerine getirilebilir. Aşağıda formun zorunlu alanları, iş günü hesabının inceliği, kısa bir izin dilekçesi metni ve en sık yapılan hatalar var.
Ne işe yarar?
Form, izin talebini sözlü mutabakattan çıkarıp tarihli ve imzalı bir kayda dönüştürür. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği işverene, çalışanların izinlerini gösteren bir izin kayıt belgesi tutma yükümlülüğü getirir; talep formu bu kaydın kaynak belgesidir.
İkinci işlevi planlamadır: yerine bakacak kişi, dönüş tarihi ve devredilen işler formda yazılıysa izin dönemi operasyonu aksatmadan yürür.
Üçüncü işlevi hesaptır. Bakiyenin formda görünmesi, çalışanın hak etmediği izni kullanmasını ya da hak ettiği izni bilmemesini önler; iş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan izin ücrete dönüştüğü için (4857 md. 59) bakiye kaydı doğrudan para hesabıdır.
Kısa izin dilekçesi metni
Matbu form yerine dilekçe isteniyorsa aşağıdaki metin yeterlidir. Köşeli parantezleri kendi bilgilerinizle değiştirin.
[Şirket Ticaret Unvanı] İnsan Kaynakları Departmanına Konu: Yıllık ücretli izin talebim hakkında. [Departman] biriminde [görev/unvan] olarak çalışmaktayım. [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] tarihleri arasında toplam [.....] iş günü yıllık ücretli iznimi kullanmak istiyorum. İşbaşı tarihim [gg.aa.yyyy] olacaktır. İzin dönemimde sorumluluğumdaki işler [ad soyad] tarafından yürütülecek olup devir teslimi izin başlangıcından önce tamamlayacağım. Talebimin değerlendirilmesini ve izin ücretimin 4857 sayılı Kanun'un 57. maddesi uyarınca izne başlamadan önce ödenmesini arz ederim. Tarih: [gg.aa.yyyy] Ad Soyad / Sicil No: [.....] İmza:
Mazeret veya ücretsiz izin talep ediyorsanız
İzin türünü metinde açıkça belirtin ("evlilik izni", "ölüm izni", "ücretsiz izin") ve varsa dayanak belgeyi ekleyin. Kanunla tanınan mazeret izinleri yıllık izin bakiyesinden düşülmez; ücretsiz izin ise tarafların anlaşmasına bağlıdır ve SGK bildiriminde eksik gün nedeni olarak işlenir.
Hukuki dayanak
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 53 — Yıllık ücretli izin hakkı ve sürelerHak, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmakla doğar. İzin süresi kıdeme göre 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) 14 iş günü, 5 yıldan fazla 15 yıldan az ise 20 iş günü, 15 yıl ve daha fazlasında 26 iş gününden az olamaz. 18 yaşını doldurmamış ve 50 yaşını aşmış çalışanlarda taban her hâlükârda 20 iş günüdür. Yıllık izin hakkından vazgeçilemez.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — Bölünme, yol izni ve tatillerİzin, tarafların anlaşmasıyla bölünebilir; ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. İzni işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek çalışana, talebi ve belgelemesi hâlinde gidiş-dönüş için toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretiİşveren, yıllık ücretli iznini kullanan çalışana izin dönemine ilişkin ücretini ilgili izne başlamasından önce peşin ödemek veya avans olarak vermek zorundadır. Bu, formun "ücret ödeme tarihi" alanının neden bulunduğunu açıklar.
- Yıllık Ücretli İzin YönetmeliğiÇalışan, iznini kullanmak istediği tarihten önce talebini yazılı olarak bildirir; işveren izin kullanma tarihini belirleme yetkisini işin durumuna göre kullanır. İşyerinde çalışan sayısı yüzden fazlaysa izin kurulu kurulur. İşveren, izinleri gösteren izin kayıt belgesini tutmak ve saklamakla yükümlüdür.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 59 — Sözleşmenin sona ermesiİş sözleşmesi sona erdiğinde hak kazanılıp kullanılmayan izin süresine ait ücret, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden ödenir. İş ilişkisi sürerken izin paraya çevrilemez.
- Mazeret izinleri (md. 46 ve ek md. 2)Evlenme, evlat edinme, ana-baba-eş-kardeş-çocuk ölümü ve engelli çocuk tedavisi gibi hallerde kanunla tanınan ücretli mazeret izinleri, yıllık izinden düşülmez. Formda izin türünün ayrı bir alan olmasının nedeni budur.
Zorunlu alanlar
- Talep tarihiFormun doldurulduğu gün. İznin ne kadar önce bildirildiğinin kaydıdır.
- Çalışan bilgileriAd soyad, sicil numarası, departman ve unvan; izin kayıt belgesiyle eşleşmesi için.
- İzin türüYıllık ücretli izin, mazeret izni, ücretsiz izin, doğum/evlilik/ölüm izni veya idari izin. Tür yanlış işaretlenirse bakiye hatalı düşer.
- Başlangıç tarihi ve işbaşı tarihiSadece "bitiş" değil, işe dönüş günü de yazılmalı. İşbaşı günü belirsizliği devamsızlık tartışmasının en sık nedenidir.
- Kullanılacak iş günü sayısıTakvim günü değil iş günü yazılır; araya giren hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz.
- Mevcut izin bakiyesiTalep öncesi bakiye ve talepten sonra kalacak bakiye. Yıllık izin hakkı kümülatiftir; önceki yıllardan devreden günler de bakiyeye dahildir.
- Çalışan imzasıTalebin çalışanın kendi iradesiyle yapıldığını gösterir; imzasız form ispat değeri taşımaz.
- Yönetici ve İK onayı (tarihli imza)Onay tarihi, iznin hangi tarihte kesinleştiğini gösterir. Onaylanan izin puantaja ve izin kayıt belgesine işlenmelidir.
Opsiyonel alanlar
- Yol izni talebiİzni başka bir yerde geçirecekseniz, belgelemek kaydıyla dört güne kadar ücretsiz yol izni talep edilebilir.
- İzin süresince iletişim bilgisiAcil durumda ulaşılacak telefon ve adres. Zorunlu değildir, ancak izin döneminde iletişim beklentisi kurmadığınızı da not edin.
- Yerine bakacak kişi ve devredilen işlerOperasyonel süreklilik için; formda yazılıysa dönüşte devir tartışması çıkmaz.
- İzin ücretinin peşin ödenmesi talebiİzin ücreti izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans verilir (md. 57); ödeme tarihini forma yazmak takibi kolaylaştırır.
- Açıklama / gerekçeYıllık izinde gerekçe yazmak zorunlu değildir. Mazeret izinlerinde ise dayanak belge (evlilik cüzdanı, rapor, vefat belgesi) forma eklenir.
Doldurma adımları
İzin bakiyesi kıdeme göre değişir ve kullanılmayan günler sonraki yıllara devreder. Talep etmeden önce güncel bakiyenizi kontrol edin; hesabı yıllık izin hesaplama aracıyla doğrulayabilirsiniz.
Aralığa düşen hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Bir haftalık takvim aralığı çoğu işyerinde 5 iş gününe karşılık gelir; işyerinizin cumartesi uygulamasına göre bu sayı değişir.
İzin bölünecekse bölümlerden biri 10 günden az olamaz. Yılın tamamını üçer beşer günlere bölmek mevzuata aykırıdır; denetimde ve davada bu kayıt üzerinden değerlendirme yapılır.
Yönetmelik, talebin kullanılmak istenen tarihten önce yazılı olarak bildirilmesini öngörür. İşveren, iş durumuna göre izin zamanını belirleme yetkisine sahiptir; erken bildirim çakışmaları önler.
Yönetici ve İK onayı tarihli olarak imzalanır. Sözlü onayla izne çıkmak, dönüşte "izinli değildin" tartışmasına açık kapı bırakır.
İzne ilişkin ücret, izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir (md. 57).
Onaylanan izin, izin kayıt belgesine ve aynı dönemin puantajına işlenmelidir. İki kaydın birbirini tutmaması, bordro ile fiili çalışma arasındaki en sık uyuşmazlık kaynağıdır.
Sık yapılan hatalar
- Takvim günü ile iş gününü karıştırmakAralığa düşen hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden düşülemez. "14 gün izin" denilip iki takvim haftası düşmek, çalışanın hakkını eksik kullandırmaktır.
- İzni kısa parçalara bölmekBölümlerden birinin en az 10 gün olması kuralı çoğu işyerinde göz ardı edilir. Yıllık iznin tamamının birer-ikişer gün kullandırılması mevzuata aykırıdır.
- İzni parayla değiştirmekİş ilişkisi devam ederken yıllık izin ücrete çevrilemez; izin fiilen kullandırılmalıdır. Ücrete dönüşme yalnızca sözleşme sona erdiğinde söz konusudur (md. 59).
- Sözlü izin ve imzasız kayıtİznin kullandırıldığını ispat yükü işverendedir. İmzalı talep formu ve izin kayıt belgesi yoksa, izin kullandırılmamış sayılma riski doğar.
- Bakiyeyi her yıl sıfırlamakKullanılmayan yıllık izin yanmaz; sonraki yıllara devreder ve kıdem arttıkça yıllık hak da artar. Bakiyeyi "bu yılın hakkı" olarak göstermek eksik hesaptır.
- İşbaşı gününü yazmamakSadece bitiş tarihi yazılan formlarda dönüş günü tartışmalı kalır; devamsızlık iddialarının önemli bölümü bu boşluktan doğar.
İzin bakiyesini elle hesaplamayı bırakın
empuno'da izin talebi mobil uygulamadan iletilir, bakiye kıdeme göre otomatik hesaplanır, onaylanan izin puantaja ve izin kaydına kendiliğinden işlenir.
İzin Takip Modülünü İnceleyin →Sık Sorulan Sorular
Yıllık izin talebi kaç gün önce bildirilmeli?
İzin talep formu imzalanmadan izne çıkılabilir mi?
İzin süresine denk gelen bayram günleri izinden düşer mi?
Yıllık izin ücreti ne zaman ödenir?
Ücretsiz izin talep formuna da yazılabilir mi?
Bu form örnektir; işyerinizin izin politikasına (ör. cuma-cumartesi köprü günü uygulaması) göre uyarlayın. İmzalı izin kaydı tutmak işverenin ispat yükü açısından kritiktir; özel durumlarda hukukçunuza danışın.
Bu sayfadaki şablonlar genel bilgilendirme amaçlı örnek belgelerdir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Her işyerinin koşulları farklıdır: formları kullanmadan önce şirketinize uyarlayın, güncel mevzuatı kontrol edin ve tereddüt ettiğiniz konularda bir iş hukuku uzmanına danışın. Şablonların kullanımından doğabilecek sonuçlardan empuno sorumlu tutulamaz.