Ay Sonu Bordro Kontrol Listesi: Dönemi Doğru Kapatma

Ne işe yarar?

Listenin amacı sırayı sabitlemektir: önce fiili çalışma verisi kesinleşir, sonra kazanç ve kesintiler hesaplanır, en sonda beyan ve ödeme adımları gelir. Sıra bozulduğunda düzeltme, tek bir bordroyu değil tüm dönemi etkiler.

İkinci amacı kontrol noktalarını görünür kılmaktır: eksik gün kodları, istisna uygulamaları, kesinti sınırları ve yan hak vergi istisnaları her ay aynı yerlerde hata üretir.

Üçüncü amacı belge disiplinidir. Ücret hesap pusulasının düzenlenmesi ve ödemenin banka aracılığıyla yapılması, dönemin ispat edilebilir biçimde kapanmasını sağlar.

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 32 ve 34 — Ücretin ödenmesiÜcret en geç ayda bir ödenir; ödeme günü sözleşmeyle belirlenir. Ücreti ödeme gününden itibaren yirmi gün içinde mücbir bir neden dışında ödenmeyen çalışan, iş görme borcunu yerine getirmekten kaçınabilir. Belirlenen sayının üzerinde çalışanı olan işyerlerinde ücret, prim ve ikramiyelerin banka aracılığıyla ödenmesi zorunludur.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 37 — Ücret hesap pusulasıİşveren, ödeme sırasında çalışana ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi kalemler ayrı gösterilir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 35 — Ücretin haczi ve devriÇalışanın aylık ücretinin dörtte birinden fazlası haczedilemez, başkasına devredilemez veya temlik edilemez. Nafaka alacakları bu sınırlamanın dışındadır. İcra kesintilerinde bu sınır her dönem ayrıca kontrol edilmelidir.
• 5510 sayılı Kanun — Prim, kazanç sınırları ve bildirimPrime esas kazancın alt ve üst sınırları ile eksik gün bildirim usulleri bu kanunda düzenlenir. Aylık prim ve hizmet bilgileri, muhtasar beyanname ile birlikte tek beyanname (MUHSGK) olarak bildirilir; beyan ve ödeme günleri resmî takvime göre belirlenir ve her dönem teyit edilmelidir.
• 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu ve 488 sayılı Damga Vergisi KanunuÜcret gelirleri artan oranlı tarifeye göre vergilendirilir; asgari ücrete isabet eden kısım için gelir vergisi ve damga vergisi istisnası uygulanır. Yemek, yol ve benzeri yan haklara ilişkin istisna tutarları her yıl belirlenir ve bordroda ayrı izlenmelidir.

Zorunlu alanlar

• Kesinleşmiş puantajFiili çalışma günleri, hafta tatili, resmî tatil, izin ve devamsızlık günleri onaylanmış olmalı. Puantaj kesinleşmeden yapılan hesaplama, düzeltme borcudur.
• İzin ve rapor kayıtlarıYıllık izin, ücretsiz izin ve istirahat raporlarının bordro dönemine doğru yansıtılması; rapor günlerinde SGK'nın ödediği geçici iş göremezlik ile işveren tamamlaması ayrı izlenmeli.
• Eksik gün nedeni ve koduAy içinde eksik çalışılan günlerin nedeni doğru kodla bildirilmeli; yanlış kod hem primi hem de sonraki hak edişleri etkiler.
• Fazla çalışma ve tatil çalışmalarıFazla çalışma, fazla sürelerle çalışma, hafta tatili ve resmî tatil çalışmaları ayrı satırlarda ve doğru oranla hesaplanmalı.
• Kesintilerİcra ve nafaka kesintileri, avans mahsupları, BES katkı payı ve varsa sendika aidatı. İcra kesintisinde ücretin dörtte biri sınırı kontrol edilir.
• Yan haklar ve istisnalarYemek, yol, çocuk ve aile yardımı gibi ödemelerin prim ve vergi istisnası kapsamında doğru sınırla uygulanması.
• Ücret hesap pusulasıHer çalışana dönemin bordrosunu gösteren pusula verilmeli; kalemler ayrı ayrı görünmelidir (md. 37).
• Banka ödeme dosyasıNet ödemelerin banka aracılığıyla ve ödeme gününde yapılması; dekont ve dosya kayıtlarının saklanması.

Opsiyonel alanlar

• Teşvik kontrolüDönemde uygulanabilecek SGK teşviklerinin ve destek kapsamının gözden geçirilmesi.
• Maliyet raporuDepartman ve maliyet merkezi bazında toplam işveren maliyeti; bütçe takibi için.
• Önceki dönem düzeltmeleriGeçmiş dönemde eksik/fazla hesaplanan kalemlerin bu dönemde nasıl düzeltileceği ve gerekiyorsa ek bildirim.
• Kıdem ve ihbar karşılıklarıMuhasebe tarafında ayrılan karşılıkların dönem sonunda güncellenmesi.
• Mali müşavir mutabakatıBordro çıktısının muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılması ve onay kaydı.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Puantaj kesinleşmeden hesaplamakAyın son günü gelen bir izin veya rapor, kapatılmış bordroyu geçersiz kılar. Kilit adımı atlanınca düzeltme maliyeti tüm dönemi kapsar.
• Eksik gün kodunu yanlış seçmekÜcretsiz izin, rapor ve devamsızlık farklı kodlara tabidir. Yanlış kod, prim gün sayısını ve çalışanın sonraki hak edişlerini etkiler.
• İcra kesintisinde sınırı aşmakAylık ücretin dörtte birinden fazlası haczedilemez; nafaka alacakları bu sınırın dışındadır. Sınırın aşılması işvereni sorumlu kılar.
• Yan hak istisnalarını eski tutarla uygulamakYemek ve yol istisna tutarları her yıl güncellenir. Bir önceki yılın tutarıyla hesaplama, hem vergi hem prim tarafında fark doğurur.
• Ücret hesap pusulası vermemekPusula, ödemenin dönemi ve kalemlerini gösteren kanuni bir belgedir (md. 37); verilmemesi hem yükümlülük ihlali hem de ispat sorunu doğurur.
• Elden ödeme yapmakBelirlenen sayının üzerinde çalışanı olan işyerlerinde ücret, prim ve ikramiyelerin banka aracılığıyla ödenmesi zorunludur; elden ödeme hem yaptırım hem ispat riski taşır.