Ay Sonu Bordro Kontrol Listesi: Dönemi Doğru Kapatma

Ne işe yarar?

Listenin amacı sırayı sabitlemektir: önce fiili çalışma verisi kesinleşir, sonra kazanç ve kesintiler hesaplanır, en sonda beyan ve ödeme adımları gelir. Sıra bozulduğunda düzeltme, tek bir bordroyu değil tüm dönemi etkiler.

İkinci amacı kontrol noktalarını görünür kılmaktır: eksik gün kodları, istisna uygulamaları, kesinti sınırları ve yan hak vergi istisnaları her ay aynı yerlerde hata üretir.

Üçüncü amacı belge disiplinidir. Ücret hesap pusulasının düzenlenmesi ve ödemenin banka aracılığıyla yapılması, dönemin ispat edilebilir biçimde kapanmasını sağlar.

Ay sonu bordro kontrol listesi

Her dönem için bir nüsha yazdırıp sırayla işaretleyin. Sıra önemlidir: fiili çalışma verisi kesinleşmeden kazanç ve kesinti adımlarına geçmeyin.

AY SONU BORDRO KONTROL LİSTESİ
[Şirket Ticaret Unvanı] — Dönem: [aa.yyyy]
Hazırlayan: [ad soyad / unvan] · Kapsanan çalışan sayısı: [.....] · Liste tarihi: [gg.aa.yyyy]

1) PUANTAJI KİLİTLEYİN (bu adım bitmeden hesaplama başlatılmaz)
[ ] Giriş-çıkış kayıtları, vardiya planı ve izinler karşılaştırıldı.
[ ] Fiili çalışma günü, hafta tatili, resmî tatil, izin ve devamsızlık günleri onaylandı.
[ ] Puantaj kilitlendi. · Tarih: [gg.aa.yyyy] · Onaylayan: [.....]

2) İZİN, RAPOR VE DEVAMSIZLIK
[ ] Yıllık izin günleri ücretli gün olarak yansıtıldı.
[ ] Ücretsiz izin ve rapor günleri eksik gün olarak yansıtıldı.
[ ] Rapor günlerinde SGK geçici iş göremezlik ödemesi ile işveren tamamlaması ayrı kalemlerde izlendi.
[ ] Eksik gün nedeni ve kodu her çalışan için doğru seçildi. · Kontrol eden: [.....]

3) KAZANÇ KALEMLERİ
[ ] Temel ücret ve dönem içi ücret değişiklikleri işlendi.
[ ] Fazla çalışma (%50) ve fazla sürelerle çalışma (%25) ayrı satırlarda, doğru oranla hesaplandı.
[ ] Hafta tatili ve resmî tatil çalışmaları ayrı hesaplandı.
[ ] Prim, ikramiye ve diğer ödemeler işlendi: [.....]
[ ] Her kalemin prime esas kazanca ve vergi matrahına dahil olup olmadığı kontrol edildi.

4) KESİNTİLER
[ ] SGK primi ve işsizlik sigortası
[ ] Gelir vergisi ve damga vergisi
[ ] İcra ve nafaka kesintileri — aylık ücretin dörtte biri sınırı kontrol edildi; nafaka alacakları bu sınırlamanın dışındadır.
[ ] Avans mahsupları · [ ] BES katkı payı · [ ] Sendika aidatı
Kesinti toplamı: [.....] · Kontrol eden: [.....]

5) İSTİSNALAR
[ ] Asgari ücrete isabet eden gelir vergisi ve damga vergisi istisnası uygulandı.
[ ] Yemek ve yol istisna tutarları cari yıl değerleriyle uygulandı. · Kullanılan tutarlar: [.....]
[ ] Prime esas kazanç alt ve üst sınırı kontrol edildi.

6) ONAY VE ÜCRET HESAP PUSULASI
[ ] Toplam brüt, kesinti ve net tutarlar önceki dönemle karşılaştırıldı. · Sapma: [.....]
[ ] Sapmanın nedeni bulundu ve açıklandı: [.....]
[ ] Bordro onaylandı. · Tarih: [gg.aa.yyyy] · Onaylayan: [.....]
[ ] Ücret hesap pusulası her çalışana verildi (4857 md. 37); fazla çalışma, hafta tatili ve genel tatil ücretleri ayrı gösterildi.

7) ÖDEME VE BEYAN
[ ] Banka ödeme dosyası hazırlandı; net ödemeler banka aracılığıyla yapıldı. · Ödeme günü: [gg.aa.yyyy]
[ ] Dekont ve dosya kayıtları saklandı.
[ ] MUHSGK bildirimi hazırlandı.
[ ] Beyan ve ödeme son günleri güncel resmî takvimden teyit edildi.
  Beyan: [gg.aa.yyyy] · Ödeme: [gg.aa.yyyy]
[ ] Mali müşavir mutabakatı alındı. · Tarih: [gg.aa.yyyy]

8) DÖNEM NOTLARI
Önceki dönem düzeltmeleri: [.....]
Teşvik kontrolü sonucu: [.....]
Kıdem ve ihbar karşılıkları güncellendi mi: [ ] Evet · [ ] Hayır

Dönemi kapatan — Ad Soyad / Unvan: [.....] · Tarih: [gg.aa.yyyy] · İmza:

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 32 ve 34 — Ücretin ödenmesiÜcret en geç ayda bir ödenir; ödeme günü sözleşmeyle belirlenir. Ücreti ödeme gününden itibaren yirmi gün içinde mücbir bir neden dışında ödenmeyen çalışan, iş görme borcunu yerine getirmekten kaçınabilir. Belirlenen sayının üzerinde çalışanı olan işyerlerinde ücret, prim ve ikramiyelerin banka aracılığıyla ödenmesi zorunludur.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 37 — Ücret hesap pusulasıİşveren, ödeme sırasında çalışana ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi kalemler ayrı gösterilir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 35 — Ücretin haczi ve devriÇalışanın aylık ücretinin dörtte birinden fazlası haczedilemez, başkasına devredilemez veya temlik edilemez. Nafaka alacakları bu sınırlamanın dışındadır. İcra kesintilerinde bu sınır her dönem ayrıca kontrol edilmelidir.
• 5510 sayılı Kanun — Prim, kazanç sınırları ve bildirimPrime esas kazancın alt ve üst sınırları ile eksik gün bildirim usulleri bu kanunda düzenlenir. Aylık prim ve hizmet bilgileri, muhtasar beyanname ile birlikte tek beyanname (MUHSGK) olarak bildirilir; beyan ve ödeme günleri resmî takvime göre belirlenir ve her dönem teyit edilmelidir.
• 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu ve 488 sayılı Damga Vergisi KanunuÜcret gelirleri artan oranlı tarifeye göre vergilendirilir; asgari ücrete isabet eden kısım için gelir vergisi ve damga vergisi istisnası uygulanır. Yemek, yol ve benzeri yan haklara ilişkin istisna tutarları her yıl belirlenir ve bordroda ayrı izlenmelidir.

Zorunlu alanlar

• Kesinleşmiş puantajFiili çalışma günleri, hafta tatili, resmî tatil, izin ve devamsızlık günleri onaylanmış olmalı. Puantaj kesinleşmeden yapılan hesaplama, düzeltme borcudur.
• İzin ve rapor kayıtlarıYıllık izin, ücretsiz izin ve istirahat raporlarının bordro dönemine doğru yansıtılması; rapor günlerinde SGK'nın ödediği geçici iş göremezlik ile işveren tamamlaması ayrı izlenmeli.
• Eksik gün nedeni ve koduAy içinde eksik çalışılan günlerin nedeni doğru kodla bildirilmeli; yanlış kod hem primi hem de sonraki hak edişleri etkiler.
• Fazla çalışma ve tatil çalışmalarıFazla çalışma, fazla sürelerle çalışma, hafta tatili ve resmî tatil çalışmaları ayrı satırlarda ve doğru oranla hesaplanmalı.
• Kesintilerİcra ve nafaka kesintileri, avans mahsupları, BES katkı payı ve varsa sendika aidatı. İcra kesintisinde ücretin dörtte biri sınırı kontrol edilir.
• Yan haklar ve istisnalarYemek, yol, çocuk ve aile yardımı gibi ödemelerin prim ve vergi istisnası kapsamında doğru sınırla uygulanması.
• Ücret hesap pusulasıHer çalışana dönemin bordrosunu gösteren pusula verilmeli; kalemler ayrı ayrı görünmelidir (md. 37).
• Banka ödeme dosyasıNet ödemelerin banka aracılığıyla ve ödeme gününde yapılması; dekont ve dosya kayıtlarının saklanması.

Opsiyonel alanlar

• Teşvik kontrolüDönemde uygulanabilecek SGK teşviklerinin ve destek kapsamının gözden geçirilmesi.
• Maliyet raporuDepartman ve maliyet merkezi bazında toplam işveren maliyeti; bütçe takibi için.
• Önceki dönem düzeltmeleriGeçmiş dönemde eksik/fazla hesaplanan kalemlerin bu dönemde nasıl düzeltileceği ve gerekiyorsa ek bildirim.
• Kıdem ve ihbar karşılıklarıMuhasebe tarafında ayrılan karşılıkların dönem sonunda güncellenmesi.
• Mali müşavir mutabakatıBordro çıktısının muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılması ve onay kaydı.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Puantaj kesinleşmeden hesaplamakAyın son günü gelen bir izin veya rapor, kapatılmış bordroyu geçersiz kılar. Kilit adımı atlanınca düzeltme maliyeti tüm dönemi kapsar.
• Eksik gün kodunu yanlış seçmekÜcretsiz izin, rapor ve devamsızlık farklı kodlara tabidir. Yanlış kod, prim gün sayısını ve çalışanın sonraki hak edişlerini etkiler.
• İcra kesintisinde sınırı aşmakAylık ücretin dörtte birinden fazlası haczedilemez; nafaka alacakları bu sınırın dışındadır. Sınırın aşılması işvereni sorumlu kılar.
• Yan hak istisnalarını eski tutarla uygulamakYemek ve yol istisna tutarları her yıl güncellenir. Bir önceki yılın tutarıyla hesaplama, hem vergi hem prim tarafında fark doğurur.
• Ücret hesap pusulası vermemekPusula, ödemenin dönemi ve kalemlerini gösteren kanuni bir belgedir (md. 37); verilmemesi hem yükümlülük ihlali hem de ispat sorunu doğurur.
• Elden ödeme yapmakBelirlenen sayının üzerinde çalışanı olan işyerlerinde ücret, prim ve ikramiyelerin banka aracılığıyla ödenmesi zorunludur; elden ödeme hem yaptırım hem ispat riski taşır.