Fazla Mesai Muvafakat Formu: Yazılı Onay Nasıl Alınır?

Ne işe yarar?

Formun birinci işlevi onayın varlığını ve kapsamını göstermektir. Onay alınmadan yaptırılan fazla çalışma, idari yaptırım riski doğurduğu gibi çalışan için haklı nedenle fesih gerekçesi de olabilir.

İkinci işlevi karşılığın seçimidir: çalışan zamlı ücret yerine serbest zaman kullanmayı tercih edebilir. Bu tercihin formda işaretlenmesi, sonradan "ücretini istemiştim" tartışmasını önler.

Üçüncü işlevi sınırların hatırlatılmasıdır. Yıllık 270 saat tavanı, günlük çalışma süresi sınırı ve fazla çalışma yaptırılamayacak işler formda anıldığında, planlama yapan yöneticinin de önüne konmuş olur.

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 41 — Fazla çalışma ücretiHaftalık 45 saati aşan çalışmalar fazla çalışmadır ve her saat için normal saat ücretinin %50 zamlısı ödenir. Sözleşmeyle haftalık süre 45 saatin altında belirlenmişse, bu süre ile 45 saat arasındaki çalışma fazla sürelerle çalışmadır ve %25 zamlı ödenir. Fazla çalışma süresinin toplamı yılda 270 saati geçemez. Çalışan isterse, her bir saat fazla çalışma karşılığında 1 saat 30 dakika serbest zaman kullanabilir ve bu hakkını altı ay içinde iş günleri içinde kullanır. Fazla çalışma için çalışanın onayı gerekir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 63 — Günlük çalışma süresiGünlük çalışma süresi her hâlde 11 saati aşamaz. Denkleştirme uygulanan işyerlerinde de bu günlük tavan geçerlidir; haftalık ortalamanın 45 saati aşmaması yetmez.
• İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma YönetmeliğiFazla çalışma için çalışanın yazılı onayının alınması ve bu onayın özlük dosyasında saklanması gerekir. Çalışan, verdiği onayı 30 gün önceden işverene yazılı bildirimde bulunmak kaydıyla geri alabilir. İşveren, fazla çalışma sürelerini gösteren kayıtları tutmakla yükümlüdür.
• Fazla çalışma yaptırılamayacak hallerSağlık kuralları bakımından günde en çok 7,5 saat çalışılabilen işlerde, gece sayılan çalışma sürelerinde ve yer altı maden işlerinde fazla çalışma yaptırılamaz. 18 yaşını doldurmamış çalışanlar, gebe, yeni doğum yapmış ve emziren çalışanlar ile sağlık durumu elverişli olmadığı raporla belgelenenlere de fazla çalışma yaptırılamaz. Kısmi süreli sözleşmeyle çalışanlara fazla çalışma yaptırılamaz.
• Zorunlu ve olağanüstü hâllerde fazla çalışma (md. 42-43)Arıza, ani bozulma veya zorunlu nedenlerle yapılan çalışmalar ile seferberlik gibi olağanüstü hâllerde uygulanan farklı rejimler saklıdır. Bu hâllerde de yapılan çalışmaların kaydı tutulur ve karşılığı ödenir.

Zorunlu alanlar

• Çalışan bilgileriAd soyad, sicil numarası, departman ve unvan.
• Onay dönemiOnayın hangi takvim yılını veya dönemi kapsadığı. Süresiz "her zaman geçerli" ifadeleri yerine dönem belirtmek, ispat açısından daha güvenlidir.
• Çalışma türüFazla çalışma mı (45 saat üstü), fazla sürelerle çalışma mı (sözleşmesel süre ile 45 saat arası) — ücret oranı buna göre değişir.
• Karşılık tercihiZamlı ücret mi, serbest zaman mı? Serbest zaman seçilirse her bir saat için 1 saat 30 dakika hesaplanır ve altı ay içinde kullandırılır.
• Yasal sınırların beyanıYıllık 270 saat tavanının ve günlük 11 saat sınırının forma yazılması, onayın bilgilendirilmiş olduğunu gösterir.
• Tarih ve ıslak imzaOnayın tarihi, hangi dönemden itibaren geçerli olduğunu belirler; imzasız form onay yerine geçmez.

Opsiyonel alanlar

• Serbest zaman kullanım usulüSerbest zamanın nasıl talep edileceği ve planlanacağı; kullanım süresi kanunen altı aydır.
• Onaydan dönme bildirimiÇalışanın 30 gün önceden yazılı bildirimle onayını geri alabileceğinin hatırlatıldığı bölüm ve bunun için ayrılmış imza alanı.
• Bölüm/iş tanımıFazla çalışmanın hangi iş veya proje kapsamında öngörüldüğü; planlamayı ve kayıt eşleştirmesini kolaylaştırır.
• Bilgilendirme ekiAra dinlenme, gece çalışması ve günlük çalışma sınırlarına ilişkin kısa bilgilendirme metni.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Onayı sonradan imzalatmakFazla çalışma yapıldıktan sonra toplu imzalatılan formlar, onayın önceden alınmadığını gösterir ve ispat değerini zayıflatır.
• Fazla çalışma ile fazla sürelerle çalışmayı karıştırmakHaftalık 40 saat üzerinden anlaşan bir çalışan 47 saat çalıştığında ilk 5 saat %25, sonraki 2 saat %50 zamlıdır. Tümünü tek oranla ödemek eksik ödemedir.
• Serbest zamanı işverenin belirlemesiSerbest zaman, çalışanın tercihine bağlıdır ve altı ay içinde iş günlerinde kullandırılır. Zamlı ücret yerine tek taraflı serbest zaman dayatılamaz.
• Yıllık 270 saat tavanını izlememekOnay alınmış olması tavanı kaldırmaz. Tavanın aşılması, ödeme yapılsa bile mevzuata aykırıdır.
• Kayıt tutmamakFazla çalışma uyuşmazlıklarında ispat yükü kural olarak işverendedir. Giriş-çıkış kaydı ve puantaj yoksa çalışanın iddiası tanık beyanıyla kanıtlanabilir hâle gelir.
• Yasak kapsamındaki çalışanlara fazla çalışma yaptırmakGece postasında, sağlık kuralları gereği günde 7,5 saatle sınırlı işlerde, yer altı maden işlerinde ve 18 yaş altı, gebe ya da yeni doğum yapmış çalışanlarda fazla çalışma yaptırılamaz; onay bu yasağı ortadan kaldırmaz.