İzin Defteri (Yıllık İzin Kayıt Belgesi) nedir?

İzin defteri, işverenin çalıştırdığı her işçinin yıllık ücretli izin durumunu göstermek üzere tutmak zorunda olduğu kayıttır. Yükümlülüğün dayanağı 4857 sayılı İş Kanunu'nun 56. maddesidir: işveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği bu belgenin örneğini verir ve işverenin her işçinin izin durumunu aynı esaslara göre düzenleyeceği izin defteri veya kartoteks sistemiyle de takip edebileceğini belirtir; günlük dilde "izin defteri" denen kayıt budur. Kanun kâğıt biçimini şart koşmaz, aranan şey kaydın aynı bilgileri tutarlı biçimde göstermesidir; bu nedenle dijital ortamda tutulan izin kaydı da geçerlidir. Kayıtta bulunması beklenen bilgiler bellidir: işçinin kimlik ve işe giriş bilgileri, izne hak kazandığı tarih, hak edilen izin süresi, kullanılan iznin başlangıç ve bitiş tarihleri, varsa yol izni ve kalan bakiye. Belgenin asıl ağırlığı ispat tarafındadır. Yıllık iznin fiilen kullandırıldığını ispat yükü işverendedir ve yerleşik yargı uygulamasında bu ancak işçinin imzasını taşıyan izin defteri ya da eşdeğer yazılı belgeyle sağlanır; imzasız çizelge, sonradan tek taraflı düzenlendiği anlaşılan liste veya yalnızca tanık beyanı aynı ağırlığı taşımaz. Kayıt yoksa sonuç işveren aleyhine döner: kullandırıldığı gösterilemeyen izinler kullanılmamış sayılır ve sözleşme sona erdiğinde son ücret üzerinden izin ücreti olarak istenebilir. Bu yüzden izin defteri, bordro dosyasının değil özlük dosyasının parçası olarak, puantaj ve devam kayıtlarıyla tutarlı biçimde saklanır. Ücretsiz izin, yol izni ve mazeret izinleri yıllık izinden ayrı satırlarda izlenmelidir; hepsinin tek bakiyede toplanması hem kaydın ispat değerini zayıflatır hem de çalışanın hakkından fazlasının düşülmesine yol açar.