Vardiya Çizelgesi Örneği: Postalı Çalışmada Plan Nasıl Kurulur?

Ne işe yarar?

Çizelgenin birinci işlevi yasal sınırları plan aşamasında görünür kılmaktır. Günlük 11 saatlik tavan, haftalık 45 saatlik süre, ara dinlenme, kesintisiz en az 24 saatlik hafta tatili ve gece çalışmasında 7,5 saatlik sınır aynı tabloda buluştuğunda ihlal, ay sonunda puantaja bakılırken değil çizelge kurulurken fark edilir.

İkinci işlevi duyurudur. Günlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme saatleri işyerlerinde çalışanlara duyurulur; çizelge bu duyurunun somut hâlidir. Duyurulmamış bir plan, çalışan açısından bağlayıcı bir çalışma düzeni değil, her an değişebilecek bir çağrı listesidir.

Üçüncü işlevi değişikliğin usulünü kayıt altına almaktır. Planın revizyon numarası, değişikliğin gerekçesi, bildirim şekli ve çalışanın onayı aynı belgede tutulduğunda, "son dakika değiştirildi" tartışması kayıtla kapanır. Çizelge, fiili çalışmayı gösteren puantajın yerine geçmez; ikisi birlikte tutulur.

Vardiya çizelgesi örneği (üç postalı düzen)

Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. Örnek, haftada altı gün ve günlük 7,5 saat net çalışma (haftalık 45 saat) üzerine kurulmuştur; kendi posta saatlerinize göre net süreyi yeniden hesaplayın.

[Şirket Ticaret Unvanı] — [Şube / Bölüm]
VARDİYA ÇİZELGESİ
Dönem: [01.09.2026 – 30.09.2026]   Duyuru: [gg.aa.yyyy]   Revizyon no: [00]

1) POSTA TANIMLARI
A (gündüz) 08:00–16:00 | ara dinlenme 30 dk (12:00–12:30) | net 7,5 saat
B (akşam)  16:00–24:00 | ara dinlenme 30 dk (19:30–20:00) | net 7,5 saat
C (gece)   24:00–08:00 | ara dinlenme 30 dk (04:00–04:30) | net 7,5 saat
Not: Gece dönemi en geç 20.00'de başlar, en erken 06.00'ya kadar sürer.
B ve C postalarının bir bölümü bu döneme girdiğinden her iki postada da
çalışma süresi 7,5 saati aşmayacak biçimde kurulmuştur.
Kodlar: HT hafta tatili · Yİ yıllık izin · R istirahat raporu · X çalışılmaz

2) HAFTALIK ÇİZELGE — 1. hafta [01.09.2026 – 07.09.2026]
Çalışan / Sicil         Pzt Sal Çar Per Cum Cmt Paz  Haftalık
[Ad Soyad] / [XKMT-001]  A   A   A   A   A   A   HT   45,0 saat
[Ad Soyad] / [XKMT-002]  B   B   B   B   B   HT  B    45,0 saat
[Ad Soyad] / [XKMT-003]  C   C   C   C   HT  C   C    45,0 saat
[Ad Soyad] / [XKMT-004]  A   A   Yİ  Yİ  Yİ  A   HT   22,5 saat

3) POSTA ROTASYONU (dört haftalık döngü)
Grup      1. hafta  2. hafta  3. hafta  4. hafta
Grup 1       A         B         C         A
Grup 2       B         C         A         B
Grup 3       C         A         B         C
Kural: Gece postasında (C) en fazla bir iş haftası çalışılır; izleyen hafta
gündüz postasına (A) alınır. Posta değişimi hafta tatiline denk getirilerek
geçişte kesintisiz en az 11 saat dinlenme sağlanır.

4) GECE POSTASI KONTROL LİSTESİ
[ ] Gece postasındaki çalışanların sağlık raporu alındı ve dosyada.
[ ] 18 yaşını doldurmamış çalışan gece postasında yer almıyor.
[ ] Gebe veya emziren çalışan gece postasında yer almıyor.
[ ] Gece çalışması hiçbir çalışanda 7,5 saati aşmıyor.
[ ] Posta değişimlerinde 11 saatlik kesintisiz dinlenme sağlanıyor.
[ ] Her postada çalışanların ad-soyad listesi işyerinde bulunduruluyor.

5) DUYURU VE TEBLİĞ
Bu çizelge [gg.aa.yyyy] tarihinde [ilan panosu / mobil uygulama / e-posta]
yoluyla duyurulmuştur. Aşağıdaki imzalar tebliğ edildiğini gösterir.
Çalışan — Ad Soyad: [.....]  Tarih: [gg.aa.yyyy]  İmza: ..............
Hazırlayan: [.....]   Onaylayan: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza/Kaşe:

6) DEĞİŞİKLİK (REVİZYON) KAYDI
Rev | Tarih | Etkilenen çalışan/gün | Gerekçe | Bildirim | Çalışan onayı
[01]| [...] | [.....]               | [.....] | [.....]  | [imza]

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 63 — Çalışma süresiGenel bakımdan çalışma süresi haftada en çok kırkbeş saattir. Aksi kararlaştırılmamışsa bu süre, işyerlerinde haftanın çalışılan günlerine eşit ölçüde bölünerek uygulanır. Tarafların anlaşması ile haftalık normal çalışma süresi, işyerlerinde haftanın çalışılan günlerine, günde onbir saati aşmamak koşulu ile farklı şekilde dağıtılabilir. Bu hâlde, iki aylık süre içinde işçinin haftalık ortalama çalışma süresi, normal haftalık çalışma süresini aşamaz; denkleştirme süresi toplu iş sözleşmeleri ile dört aya kadar artırılabilir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 67 — Çalışma saatlerinin duyurulmasıGünlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme saatleri işyerlerinde işçilere duyurulur. İşin niteliğine göre işin başlama ve bitiş saatleri işçiler için farklı şekilde düzenlenebilir. Vardiya çizelgesi bu duyuru yükümlülüğünün postalı çalışmadaki karşılığıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 68 — Ara dinlenmesiAra dinlenmesi; dört saat veya daha kısa süreli işlerde onbeş dakika, dört saatten fazla ve yedibuçuk saate kadar (yedibuçuk saat dahil) süreli işlerde yarım saat, yedibuçuk saatten fazla süreli işlerde bir saattir. Bu süreler en az olup aralıksız verilir; ancak iklim, mevsim, o yerdeki gelenekler ve işin niteliği göz önünde tutularak sözleşmeler ile aralı olarak kullandırılabilir. Ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 69 — Gece süresi ve gece çalışmalarıÇalışma hayatında gece, en geç saat 20.00'de başlayarak en erken saat 06.00'ya kadar geçen ve her hâlde en fazla onbir saat süren dönemdir. İşçilerin gece çalışmaları yedibuçuk saati geçemez; ancak turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmeti yürütülen işlerde ve bu işlerin yürütüldüğü işyerlerinde faaliyet gösteren alt işveren tarafından yürütülen işlerde işçinin yazılı onayının alınması şartıyla yedibuçuk saatin üzerinde gece çalışması yaptırılabilir. Postası değiştirilecek işçi, kesintisiz en az onbir saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 69 — Gece postalarında nöbetleşme ve sağlık gözetimiGece ve gündüz işletilen ve nöbetleşe işçi postaları kullanılan işlerde, en fazla bir iş haftası gece çalıştırılan işçilerin, ondan sonra gelen ikinci iş haftasında gündüz çalıştırılmaları suretiyle postalar sıraya konur. İşin niteliği ve yürütümü, iş sağlığı ve güvenliği göz önünde tutularak gece ve gündüz postalarında iki haftalık nöbetleşme esası da uygulanabilir. Gece çalıştırılacak işçilerin sağlık durumlarının gece çalışmasına uygun olduğu, işe başlamadan önce alınacak sağlık raporu ile belgelenir ve işin devamı süresince periyodik sağlık kontrolü yapılır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 46 — Hafta tatiliİş Kanunu kapsamına giren işyerlerinde işçilere, tatil gününden önce belirlenen iş günlerinde çalışmış olmaları koşulu ile yedi günlük bir zaman dilimi içinde kesintisiz en az yirmidört saat dinlenme (hafta tatili) verilir. Çalışılmayan hafta tatili günü için işveren tarafından bir iş karşılığı olmaksızın o günün ücreti tam olarak ödenir.
• Postalar Hâlinde İşçi Çalıştırılarak Yürütülen İşlere İlişkin Yönetmelik — Posta sayısı, tatil ve listelerNitelikleri dolayısıyla sürekli çalıştıkları için durmaksızın birbiri ardına postalar hâlinde işçi çalıştırılarak yürütülen işlerde posta sayısı, 24 saatlik süre içinde en az üç işçi postası çalıştırılacak şekilde düzenlenir. Postalar hâlinde işçi çalıştırılarak yürütülen işlerde, işçilere haftanın bir gününde 24 saatten az olmamak üzere ve nöbetleşme yolu ile hafta tatili verilmesi zorunludur. İşveren veya işveren vekilleri, her postada çalışan işçilerin ad ve soyadlarını kapsayan listeler ile bu işçiler için alınan sağlık raporlarının bir nüshasını işyerinde bulundurur.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 22 — Çalışma koşullarında esaslı değişiklikİşveren, iş sözleşmesiyle veya iş sözleşmesinin eki niteliğindeki personel yönetmeliği ve benzeri kaynaklar ya da işyeri uygulamasıyla oluşan çalışma koşullarında esaslı bir değişikliği ancak durumu işçiye yazılı olarak bildirmek suretiyle yapabilir. Bu şekle uygun olarak yapılmayan ve işçi tarafından altı işgünü içinde yazılı olarak kabul edilmeyen değişiklikler işçiyi bağlamaz. Sürekli gündüz çalışan bir çalışanı kalıcı olarak gece postasına almak, bu kapsamda değerlendirilebilecek bir değişikliktir.
• Kadın Çalışanların Gece Postalarında Çalıştırılma Koşulları Hakkında YönetmelikKadın çalışanlar her ne şekilde olursa olsun gece postasında yedibuçuk saatten fazla çalıştırılamaz; turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmeti yürütülen işlerde ise kadın çalışanın yazılı onayının alınması şartıyla bu sürenin üzerinde gece çalışması yaptırılabilir. Gebe çalışan, gebe olduğunun doktor raporuyla tespitinden itibaren doğuma kadar gece postasında çalıştırılamaz. Emziren çalışan, doğum tarihinden itibaren altı ay boyunca gece postasında çalıştırılamaz; bu süre, ana ve çocuğun sağlığı açısından gerekli olduğunun işyeri hekimi raporuyla belgelenmesi hâlinde bir yıla kadar uzatılır. Belediye sınırları dışındaki işyerleri ile posta değişim saatlerinde alışılmış araçlarla gidip gelme zorluğu bulunan işyerlerinde işveren, gece postasında çalıştıracağı kadın çalışanları uygun araçlarla ikametgâhlarına en yakın merkezden işyerine götürüp getirmekle yükümlüdür.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 73 — Gece çalıştırma yasağıSanayie ait işlerde onsekiz yaşını doldurmamış çocuk ve genç işçilerin gece çalıştırılması yasaktır. Bu nedenle 18 yaşını doldurmamış çalışanlar gece postasını kapsayan hiçbir satıra yazılmamalıdır; çizelge hazırlanırken bu kişilerin ayrıca işaretlenmesi güvenli yoldur.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 41 — Fazla çalışmaHaftalık kırkbeş saati aşan çalışmalar fazla çalışmadır ve her saat için normal saat ücretinin yüzde elli yükseltilmiş hâli ödenir. Fazla çalışma süresinin toplamı yılda ikiyüzyetmiş saatten fazla olamaz ve fazla çalışma için işçinin onayı gerekir. Denkleştirme esasının uygulandığı hâllerde, haftalık ortalama çalışma süresi normal haftalık süreyi aşmamak koşulu ile bazı haftalarda toplam kırkbeş saati aşan çalışmalar fazla çalışma sayılmaz.

Zorunlu alanlar

• İşyeri, şube ve bölüm bilgisiÇizelgenin hangi işyerine ve hangi bölüme ait olduğu. Aynı şirkette birden çok posta düzeni varsa, hangi düzenin uygulandığı ancak bu alandan anlaşılır.
• Çizelge dönemiPlanın kapsadığı tarih aralığı. Dönemi belirsiz bırakılan çizelge, "ne zamana kadar geçerli" sorusunu her hafta yeniden doğurur ve değişiklik tartışmasının zeminini hazırlar.
• Duyuru tarihi ve duyuru şekliÇizelgenin hangi tarihte, hangi kanalla (ilan panosu, mobil uygulama, e-posta) duyurulduğu. Çalışma saatlerinin duyurulması kanuni bir yükümlülüktür; duyurunun tarihi, planın ne kadar önceden bilindiğini gösterir.
• Revizyon numarasıAynı dönem için kaçıncı sürümün geçerli olduğu. Numarasız çizelgelerde hangi kâğıdın yürürlükte olduğu tartışması, ihtilafın en sık başladığı noktadır.
• Posta tanımları ve saatleriHer postanın başlangıç ve bitiş saati. Gece dönemi en geç 20.00'de başlayıp en erken 06.00'ya kadar sürdüğü için, bu döneme giren postaların ayrıca işaretlenmesi gerekir.
• Ara dinlenme saati ve süresiHer posta için ara dinlenmenin saati ve süresi: dört saat veya daha kısa işlerde on beş dakika, dört saatten fazla ve yedi buçuk saate kadar süreli işlerde yarım saat, yedi buçuk saatten fazla süreli işlerde bir saat. Ara dinlenme çalışma süresinden sayılmaz.
• Net çalışma süresi (günlük ve haftalık)Ara dinlenme düşüldükten sonra kalan fiili çalışma süresi. Günlük çalışma süresi her hâlde 11 saati, haftalık süre kural olarak 45 saati aşamaz.
• Çalışan listesi (ad soyad ve sicil)Çizelgede yer alan herkesin adı, soyadı ve sicil numarası. Postalar hâlinde çalışılan işyerlerinde her postada çalışanların ad ve soyadını gösteren listelerin işyerinde bulundurulması gerekir.
• Gün gün posta atamasıHer çalışanın her gün hangi postada olduğu. Boş bırakılan hücre "çalışmayacak" anlamına gelmez; çalışılmayan günler de kodla gösterilmelidir.
• Hafta tatili günüHer çalışanın hafta tatilini hangi gün kullanacağı. Yedi günlük zaman dilimi içinde kesintisiz en az yirmi dört saat dinlenme verilir; postalı işlerde bu tatil nöbetleşme yoluyla planlanır.
• Gece postası ve rotasyon planıKimin hangi hafta gece postasında olacağı. En fazla bir iş haftası gece çalıştırılan çalışanlar, ondan sonra gelen ikinci iş haftasında gündüz postasına alınır; iki haftalık nöbetleşme de uygulanabilir.
• Posta geçişlerinde dinlenme kontrolüPostası değişen çalışanın son çıkış saati ile yeni postadaki ilk giriş saati arasındaki süre. Postası değiştirilecek çalışan, kesintisiz en az on bir saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz.
• İzin, rapor ve devamsızlık gösterimiYıllık izin, ücretsiz izin, istirahat raporu gibi nedenlerle boşalan yerlerin kodla gösterilmesi. Çizelgede görünmeyen bir izin, sahada "gelmedi" olarak yorumlanır.
• Yerine geçecek çalışan (yedek plan)Beklenmedik bir eksiklikte hangi çalışanın devreye gireceği. Yedeği önceden belirlenmemiş çizelgeler, son dakika telefonla değiştirilen çizelgelere dönüşür.
• Hazırlayan, onaylayan ve tebliğ imzalarıÇizelgeyi hazırlayan ve onaylayan yetkilinin adı, unvanı ve tarihi ile çalışanların tebellüğ imzası. İmzalı tebliğ, planın duyurulduğunu gösteren en güçlü kayıttır.
• Değişiklik (revizyon) kaydıYapılan her değişikliğin tarihi, etkilediği çalışan ve gün, gerekçesi, bildirim şekli ve varsa çalışanın onayı. Bu bölüm olmadan çizelge, geriye dönük olarak yeniden yazılabilen bir belgeye dönüşür.

Opsiyonel alanlar

• Denkleştirme dönemi bilgisiDenkleştirme uygulanıyorsa dönemin başlangıç ve bitiş tarihi ile hedeflenen haftalık ortalama. Denkleştirme yazılı anlaşmaya dayanır ve günlük 11 saatlik tavanı ortadan kaldırmaz.
• Fazla çalışma öngörüsü ve onay referansıPlanlanan fazla çalışma saatleri ile ilgili çalışanın yazılı onayının tarih ve numarası. Onayı bulunmayan çalışan, fazla çalışma öngören bir satıra yazılmamalıdır.
• Servis ve ulaşım planıGece postasında çalışanların işe geliş gidiş düzeni. Belediye sınırları dışındaki işyerleri ile ulaşım zorluğu bulunan işyerlerinde, gece postasında çalıştırılan kadın çalışanlar için uygun araçla ulaşım sağlanması işverenin yükümlülüğüdür.
• Asgari kadro ve yetkinlik matrisiHer postada bulunması gereken en az kişi sayısı ile zorunlu yetkinlikler (ilk yardımcı, forklift operatörü, sorumlu müdür). Çizelgeyi doldururken hem güvenlik hem de mevzuat gereği aranan nitelikler görünür olur.
• Nöbet ve çağrı üzerine çalışmaPostanın dışında tutulan nöbet veya çağrı düzeni varsa kimin hangi gün nöbetçi olduğu. Çağrı üzerine çalışmanın çalışma süresine etkisi ayrıca değerlendirilmelidir.
• Çalışan tercih ve talepleriÇalışanların bildirdiği tercihler ve karşılıklı posta değişimi talepleri. Talebin yazılı alınması, sonradan "bana sorulmadı" tartışmasını önler.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Çizelgeyi son dakika değiştirmekEn sık ve en pahalı hata budur. Yayımlanmış çizelgeyi bir gün önceden telefonla değiştirmek, çalışanın planladığı dinlenmeyi fiilen ortadan kaldırır; gece postasına kaydırılan bir çalışanda ayrıca on bir saatlik dinlenme kuralı ihlal edilir. Çalışma koşullarında esaslı bir değişiklik söz konusuysa yazılı bildirim gerekir ve çalışan altı iş günü içinde yazılı olarak kabul etmedikçe değişiklik onu bağlamaz. Zorunlu hâllerde bile değişikliği gerekçesiyle revizyon kaydına yazın ve mümkünse çalışanın yazılı onayını alın.
• Posta geçişinde on bir saatlik dinlenmeyi atlamakAkşam postasından 24.00'te çıkan çalışanı ertesi sabah 08.00 postasına yazmak yalnızca sekiz saatlik bir ara bırakır. Postası değiştirilecek çalışan, kesintisiz en az on bir saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz; bu kural çalışanın kendi talebiyle de aşılamaz.
• Ara dinlenmeyi çalışma süresine saymakAra dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz. Sekiz saatlik bir postayı "sekiz saat çalışma" diye planlayıp içinden yarım saat dinlenme kullandırmak, hem çizelgeyi hem de ücret hesabını bozar. Postanın saatini ve net çalışma süresini ayrı ayrı yazın.
• Gece postasını yedi buçuk saatin üzerine kurmakİşçilerin gece çalışmaları yedi buçuk saati geçemez. On iki saatlik gece postası kuran düzenler, turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmeti gibi kanunun ayrıca saydığı işler dışında ve çalışanın yazılı onayı olmaksızın doğrudan aykırıdır.
• Gece rotasyonu yapmamakAynı ekibi aylarca gece postasında tutmak yaygın bir uygulamadır ancak kural açıktır: en fazla bir iş haftası gece çalıştırılan çalışanlar, ondan sonra gelen ikinci iş haftasında gündüz çalıştırılır. İki haftalık nöbetleşme uygulanacaksa bu tercih çizelgede gösterilmelidir.
• Hafta tatilini nöbetleşe planlamamakPostalı işlerde hafta tatili, haftanın bir gününde yirmi dört saatten az olmamak üzere ve nöbetleşme yoluyla verilir. Herkese aynı günü yazmak kadroyu kilitler; kimseye yazmamak ise yedi günlük dilim içinde kesintisiz yirmi dört saatlik dinlenmeyi ortadan kaldırır.
• Çizelgeyi duyurmamakGünlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme saatleri çalışanlara duyurulur. Yalnızca yöneticinin bilgisayarında duran bir tablo bu yükümlülüğü karşılamaz; duyurunun tarihi ve kanalı kayıtla gösterilebilmelidir.
• Denkleştirmeyi yazılı anlaşma olmadan uygulamakHaftalık sürenin günlere farklı dağıtılması tarafların anlaşmasına bağlıdır. Yazılı anlaşma olmadan bazı haftaları 55 saate çıkarmak, o haftalardaki 45 saati aşan çalışmayı fazla çalışma hâline getirir ve zamlı ödeme borcu doğurur. Denkleştirme, günlük on bir saatlik tavanı da kaldırmaz.
• Kapsam dışı çalışanları çizelgeye yazmakSanayie ait işlerde 18 yaşını doldurmamış çalışanların gece çalıştırılması yasaktır; gebe çalışan raporla tespitten doğuma kadar, emziren çalışan doğumdan itibaren altı ay boyunca gece postasında çalıştırılamaz. Bu kişilerin çizelgede ayrıca işaretlenmesi, yerine geçen planlarda kazara gece postasına düşmelerini önler.
• Çizelgeyi puantajın yerine koymakÇizelge ne yapılacağını, puantaj ne yapıldığını gösterir. Uyuşmazlıkta bakılan belge fiili çalışmayı gösteren kayıttır; yalnızca plan sunan işveren, plandan sapmaları açıklayamaz. İki belgeyi ay sonunda karşılaştırıp farkları gerekçesiyle kapatın.