Puantaj Cetveli Örneği: Aylık Çalışma Kaydı Nasıl Tutulur?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi ispattır. İşveren, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemek ve kanundan doğan yükümlülükleri nedeniyle düzenlediği belgeleri saklamakla yükümlüdür; fazla çalışma sürelerini gösteren kayıtların tutulması da ayrıca öngörülmüştür. İmzalı puantaj, bu kayıtların merkezidir: çalışanın da onayladığı bir belge, tanık beyanına dayanan iddiaların karşısına konabilecek en somut delildir.

İkinci işlevi bordronun ve SGK bildiriminin girdisini üretmektir. Prim gün sayısı, ay içinde 30 günden az çalışılmışsa eksik gün sayısı ve nedeni, fazla çalışma ile hafta tatili ve genel tatil çalışmaları bordroya buradan taşınır. Puantaj kesinleşmeden başlatılan bir bordro hesabı, sonraki ayda düzeltme borcu demektir.

Üçüncü işlevi süreçleri birbirine bağlamaktır. Onaylanan izin, gelen istirahat raporu, tutanağa bağlanan devamsızlık ve onaylı fazla çalışma aynı cetvelde buluşur. Bu belgelerden biri puantaja işlenmediğinde, kayıtlar arasında ay sonunda kapanması güç bir çelişki oluşur.

Aylık puantaj cetveli örneği

Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. Örnekteki gün sayıları 30 günlük bir ay ve haftada altı gün, günlük 7,5 saat net çalışma düzeni için hazırlanmıştır; kendi düzeninize göre yeniden hesaplayın.

[Şirket Ticaret Unvanı]        SGK İşyeri Sicil No: [.....]
AYLIK PUANTAJ CETVELİ
Dönem: [01.09.2026 – 30.09.2026]      Düzenleme tarihi: [gg.aa.yyyy]

KOD SÖZLÜĞÜ
Ç  Çalıştı                 HT  Hafta tatili
UB Ulusal bayram/genel tatil  UÇ  Tatilde çalıştı
Yİ Yıllık ücretli izin      Üİ  Ücretsiz izin
MZ Kanuni mazeret izni      R   İstirahat raporu
DV Devamsızlık (tutanaklı)  X   Sözleşme kapsamı dışı gün

GÜNLER 1–15
Çalışan / Sicil          1  2  3  4  5  6  7  8  9 10 11 12 13 14 15
[Ad Soyad] / [XKMT-001]  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç HT  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç HT  Ç
[Ad Soyad] / [XKMT-002]  Ç  Ç  R  R  R  Ç HT  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç HT  Ç

GÜNLER 16–30
Çalışan / Sicil         16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
[Ad Soyad] / [XKMT-001]  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç HT  Ç  Ç  Ç Yİ Yİ Yİ HT  Ç  Ç
[Ad Soyad] / [XKMT-002]  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç HT  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç  Ç HT  Ç  Ç

AYLIK ÖZET — [Ad Soyad] / [XKMT-001]
Çalışılan gün: 23   Hafta tatili: 4   Yıllık izin: 3   Rapor: 0   DV: 0
Normal çalışma: 172,5 saat (23 gün x 7,5 saat)
Fazla çalışma: 3,5 saat   |   Fazla sürelerle çalışma: 0,0 saat
SGK prim gün sayısı: 30   Eksik gün: 0   Eksik gün nedeni: —

AYLIK ÖZET — [Ad Soyad] / [XKMT-002]
Çalışılan gün: 23   Hafta tatili: 4   Yıllık izin: 0   Rapor: 3   DV: 0
Normal çalışma: 172,5 saat (23 gün x 7,5 saat)
Fazla çalışma: 0,0 saat   |   Fazla sürelerle çalışma: 0,0 saat
SGK prim gün sayısı: 27   Eksik gün: 3   Eksik gün nedeni: istirahat

FAZLA ÇALIŞMA DÖKÜMÜ — [Ad Soyad] / [XKMT-001]
Tarih        Süre      Dayanak (yazılı onay)      Karşılık
[03.09.2026] 2,0 saat  [onay tarih/no]            zamlı ücret
[10.09.2026] 1,5 saat  [onay tarih/no]            zamlı ücret
Ay toplamı: 3,5 saat — Yıl başından itibaren: [.....] / 270 saat

ONAY VE BEYANLAR
Hazırlayan: [.....]   Kontrol eden: [.....]   Onaylayan: [.....]
Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza / Kaşe:
Çalışan beyanı: [Eylül 2026] ayına ait yukarıdaki puantaj kaydını inceledim.
[ ] Kaydı kabul ediyorum.
[ ] İtirazım vardır; ekteki yazılı beyanımda belirttim.
Ad Soyad: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza: ..............

DÜZELTME KAYDI
Tarih | Gün/Alan | Eski değer | Yeni değer | Gerekçe | Düzelten | Bildirim
[...] | [.....]   | [.....]     | [.....]    | [.....]  | [.....]   | [...]

EKLER: 1) Giriş-çıkış (PDKS) dökümü  2) Onaylı izin talepleri
3) İstirahat raporları  4) Devamsızlık tutanakları  5) Fazla çalışma onayları

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — İşçi özlük dosyasıİşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. Puantaj cetveli, bu kayıtların çalışma süresine ilişkin olanıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 37 — Ücret hesap pusulasıİşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Puantajdaki satırların bordroda karşılığı bulunmalıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 41 ve Fazla Çalışma Yönetmeliği — Fazla çalışma kaydıHaftalık kırkbeş saati aşan çalışmalar fazla çalışmadır; her saat için normal saat ücretinin yüzde elli, fazla sürelerle çalışmada yüzde yirmibeş yükseltilmiş hâli ödenir. Fazla çalışma süresinin toplamı yılda ikiyüzyetmiş saati geçemez ve fazla çalışma için işçinin yazılı onayı gerekir. İşveren, fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma yaptırdığı işçilerin bu çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenlemek ve bu belgeleri işçinin özlük dosyasında saklamakla yükümlüdür.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 63 ve md. 68 — Çalışma süresi ve ara dinlenmeGenel bakımdan çalışma süresi haftada en çok kırkbeş saattir ve günlük çalışma süresi her hâlde onbir saati aşamaz. Ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz. Bu nedenle puantajda gösterilen günlük süre, postanın başlangıç ve bitiş saatleri arasındaki fark değil, ara dinlenme düşüldükten sonra kalan net çalışma süresidir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 46 ve md. 47 — Hafta tatili ve genel tatilYedi günlük bir zaman dilimi içinde kesintisiz en az yirmidört saat dinlenme (hafta tatili) verilir ve çalışılmayan hafta tatili günü için bir iş karşılığı olmaksızın o günün ücreti tam olarak ödenir. Ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışılmazsa bir iş karşılığı olmaksızın o günün ücreti tam olarak ödenir; çalışılırsa ayrıca çalışılan her gün için bir günlük ücret ödenir. Bu günlerin puantajda ayrı kodla gösterilmesi, bordrodaki ayrı satırların dayanağıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 32 — Ücret ve zamanaşımıÜcret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkak kural olarak Türk parası ile işyerinde veya özel olarak açılan bir banka hesabına ödenir. Ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Puantaj kayıtlarının en az bu süre boyunca erişilebilir tutulması, geçmişe dönük ücret iddialarında savunmanın temelidir.
• 5510 sayılı Kanun md. 86 — Kayıtların saklanması ve ibrazıİşverenler, işyeri sahipleri ve alt işverenler, işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi hâlinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır. Puantaj cetvelleri bu kapsamdaki kayıtlardandır.
• Sosyal sigorta mevzuatı — Eksik gün bildirimiAy içinde otuz günden az çalışan sigortalıların eksik çalışma nedeninin aylık bildirimde gösterilmesi gerekir. Eksik günün nedeni, Kurumun belirlediği nedenler arasından seçilir (istirahat, ücretsiz izin, devamsızlık, puantaj kayıtları, kısmi süreli çalışma gibi) ve nedeni doğrulayan belgeler denetimde ibraz edilmek üzere işyerinde saklanır. Puantaj cetveli, bu nedenin dayanağını gösteren belgelerden biridir.
• 6698 sayılı KVKK — Ölçülülük ve saklamaKişisel veriler; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmek zorundadır. Puantaj, çalışma sürelerini gösterdiği için kişisel veri niteliğindedir: cetvele sağlık teşhisi gibi gereğinden fazla bilgi yazmayın, izin ve rapor günlerini nedenini açıklamadan kodla gösterin ve erişimi yetkili kişilerle sınırlayın.

Zorunlu alanlar

• İşyeri ve SGK işyeri sicil bilgisiCetvelin hangi işyerine ait olduğu. Birden çok işyeri dosyası bulunan şirketlerde bildirimlerin doğru dosyaya işlenmesi bu alana bağlıdır.
• Puantaj dönemiCetvelin kapsadığı ay ve tarih aralığı. Bordro dönemi ile puantaj dönemi farklı ise (örneğin 26–25 arası kesim), bu fark cetvelin başında açıkça yazılmalıdır.
• Çalışan kimlik ve sicil bilgisiAd soyad ve sicil numarası. Aynı ad soyada sahip çalışanlarda sicil numarası olmadan yapılan eşleştirme, bordroda yanlış kişiye ödeme riskini doğurur.
• Kod sözlüğüCetvelde kullanılan kısaltmaların anlamı: çalıştı, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil, yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni, istirahat raporu, devamsızlık. Sözlüğü olmayan bir cetvel, onu dolduran kişi değiştiğinde okunamaz hâle gelir.
• Gün gün çalışma koduAyın her günü için tek bir kod. Boş bırakılan hücre bilgi taşımaz; çalışılmayan günler de nedeniyle birlikte kodlanmalıdır.
• Günlük net çalışma süresiAra dinlenme düşüldükten sonra kalan fiili çalışma süresi. Günlük çalışma süresi her hâlde 11 saati aşamaz; postanın saat aralığı ile net süre birbirine karıştırılmamalıdır.
• Fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma saatleriHaftalık 45 saati aşan çalışma ile sözleşmesel süre ve 45 saat arasındaki çalışma ayrı ayrı gösterilir; oranları farklıdır. Her satırın dayandığı yazılı onaya atıf yapılması ispatı güçlendirir.
• Hafta tatili ve genel tatil günleriHafta tatilinin hangi güne denk geldiği ile ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışılıp çalışılmadığı. Bu günlerdeki çalışma bordroda ayrı satır doğurur.
• İzin günleri (türüyle birlikte)Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, kanuni mazeret izinleri ve varsa idari izin ayrı kodlarla gösterilir. İzin türü, hem ücretin hem de prim gün sayısının nasıl hesaplanacağını belirler.
• İstirahat raporu günleriRapor başlangıç ve bitiş tarihleri. Raporlu günler puantajda çalışılmış gösterilemez; geçici iş göremezlik ödeneği ve eksik gün bildirimi bu kayda dayanır.
• Devamsızlık günleriMazeretsiz gelinmeyen günler. Devamsızlık yalnızca puantaja yazılmakla belgelenmiş olmaz; aynı gün düzenlenmiş, tanık imzalı tutanakla desteklenmelidir.
• Eksik gün sayısı ve nedeniAy içinde 30 günden az çalışılmışsa eksik gün sayısı ve nedeni. Neden, Kurumun belirlediği nedenler arasından seçilir ve dayanak belgeler işyerinde saklanır.
• Aylık özet toplamlarıÇalışılan gün, hafta tatili, tatil, izin, rapor ve devamsızlık gün sayıları ile toplam normal ve fazla çalışma saatleri. Bordroya taşınan sayılar bu özetten okunur.
• SGK prim gün sayısıAy için bildirilecek prim gün sayısı. Hafta tatili ve ücretli izin günleri prim gününe dahildir; ücretsiz izin ve raporlu günler eksik gün doğurur.
• Hazırlayan, kontrol eden ve onaylayanCetveli dolduran, kontrol eden ve onaylayan kişilerin adı, unvanı ve tarihi. Tek imzayla kapatılan cetvellerde hata, ancak bordro çıktıktan sonra fark edilir.
• Çalışanın imzası ve beyanıÇalışanın kaydı incelediğini gösteren tarihli imzası ile kabul veya itiraz beyanı. İmzalı cetvel, çalışma sürelerinin ispatında elde edilebilecek en güçlü belgedir; imzasız cetvel tek taraflı düzenlenmiş sayılır.

Opsiyonel alanlar

• Posta ve vardiya koduÇalışanın o gün hangi postada bulunduğu. Vardiya çizelgesi ile puantajın karşılaştırılmasını mümkün kılar ve gece çalışması saatlerinin izlenmesini kolaylaştırır.
• Gece çalışması saati (ayrı sütun)Gece dönemine (en geç 20.00 – en erken 06.00) denk gelen çalışma süresi. Gece çalışmasının yedi buçuk saatlik sınırının aşılıp aşılmadığı ancak ayrı bir sütunla izlenebilir.
• Ara dinlenme sütunuGünlük ara dinlenme süresi. Net çalışma süresinin nasıl bulunduğunu gösterir ve "sekiz saat mi yedi buçuk saat mi" tartışmasını cetvel üzerinde kapatır.
• PDKS ham kayıt referansıGiriş-çıkış sisteminden gelen ham kaydın tarih ve numarası. Puantajdaki bir satırın kaynağına inilebilmesi, itiraz incelemesini dakikalar içinde bitirir.
• Proje veya maliyet merkeziÇalışılan sürenin hangi projeye ya da maliyet merkezine yazılacağı. Şantiye ve ajans türü işyerlerinde maliyet dağıtımının tek dayanağıdır.
• Serbest zaman bakiyesiFazla çalışma karşılığında zamlı ücret yerine serbest zaman tercih edilmişse hak edilen ve kullanılan süreler. Serbest zaman, her bir saat fazla çalışma için bir saat otuz dakika hesaplanır ve altı ay içinde kullandırılır.
• Açıklama ve itiraz alanıÇalışanın veya yöneticinin nota düşmek istediği açıklamalar. İtirazın cetvelin üzerinde değil, ayrı ve tarihli bir alanda toplanması, düzeltme kaydının izlenebilirliğini korur.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Cetveli imzasız bırakmakPuantaj, işverenin kendi düzenlediği bir belgedir. Çalışanın imzasını taşımayan cetvel tek taraflı bir tablo olarak kalır ve çalışma sürelerine ilişkin uyuşmazlıkta beklenen ağırlığı taşımaz. İmzalı cetvel ise, tanık beyanına dayanan iddiaların karşısına konabilecek en güçlü belgedir; ay kapanışında imza almayı rutine bağlayın.
• Ay sonunda toptan doldurmakGeriye dönük hazırlanan cetvel, tarihleri yaklaşık gösterir ve PDKS kayıtlarıyla, izin belgeleriyle, raporlarla çelişir. Kayıt olayın gerçekleştiği gün girildiğinde bu çelişki doğmaz; sonradan doldurma alışkanlığı, cetvelin bütününün güvenilirliğini düşürür.
• Ara dinlenmeyi çalışma süresine katmakAra dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz. Postanın saat aralığını doğrudan çalışma süresi olarak yazmak, günlük süreyi olduğundan yüksek gösterir ve haftalık 45 saatin nerede aşıldığı sorusunu bulanıklaştırır.
• Fazla çalışmayı puantaja yazıp bordroda göstermemekÜcret hesap pusulasında fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri ayrı ayrı gösterilir. Puantajda görünen ama pusulada karşılığı olmayan bir saat, eksik ödemedir; tersi durum, yani bordroda olup puantajda dayanağı bulunmayan bir ödeme de denetimde açıklanamaz.
• İzin ve raporu "çalıştı" olarak işlemekYıllık izin, ücretsiz izin ve istirahat raporu günleri farklı sonuçlar doğurur: ücretli izin prim gününe dahildir, ücretsiz izin ve raporlu günler eksik gün doğurur. Hepsini "çalıştı" olarak işlemek hem bildirimi hem de ücreti hatalı hâle getirir.
• Devamsızlığı yalnızca puantajla belgelemekDevamsızlık kodu bir iddiadır, delil değildir. Aynı gün düzenlenmiş, olayı somut biçimde anlatan ve tanık imzası taşıyan tutanak olmadan, devamsızlığa dayanan fesih büyük ölçüde savunmasız kalır.
• PDKS ham verisi ile puantajı ayrı ayrı tutup uzlaştırmamakGiriş-çıkış kaydı ham veridir, puantaj değerlendirilmiş kayıttır. İkisinin arasındaki farkların (eksik okutma, unutulan çıkış, onaylı düzeltme) gerekçesi yazılmadığında, denetimde iki farklı çalışma süresi tablosu ortaya çıkar ve hangisinin esas alınacağı tartışması işveren aleyhine döner.
• Kod sözlüğü olmadan cetvel tutmakDepartmanların kendi kısaltmalarını ürettiği işyerlerinde aynı harf bir yerde "izinli", başka yerde "işbaşı yapmadı" anlamına gelir. Sözlüğü cetvelin başına yazın ve tüm birimlerde aynı sözlüğü kullanın.
• Düzeltmeyi üzerine yazarak yapmakHücreyi silip yeniden yazmak, kaydın geçmişini yok eder. Düzeltme; eski değer, yeni değer, gerekçe, düzelten kişi ve çalışana bildirim tarihiyle ayrı bir satıra işlenmelidir. Silinti ve kazıntı taşıyan belge, iyi niyetle düzeltilmiş olsa bile şüphe doğurur.
• Saklama süresini kısa tutmakÜcret alacaklarında zamanaşımı beş yıldır ve sosyal sigorta mevzuatı işyeri kayıtlarının on yıl saklanmasını öngörür. Yıl sonunda imha edilen ya da personel yazılımı değiştirilince erişilemez hâle gelen puantajlar, ilerideki bir uyuşmazlıkta savunmasız bırakır.