Devamsızlık Tutanağı Örneği: Devamsızlık Feshinin İspat Belgesi

Ne işe yarar?

Tutanağın birinci işlevi ispattır. İş sözleşmesinin haklı nedenle feshedildiğini ispat yükü işverendedir; devamsızlık iddiasında bu yük, olayın gerçekleştiği gün düzenlenmiş, tanık imzalı ve içeriği somut bir belgeyle karşılanır. Aylar sonra hazırlanan toplu bir "devamsızlık listesi" ya da yalnızca puantaj çıktısı, tek başına zayıf bir delildir.

İkinci işlevi ölçütü belgelemektir. Kanun devamsızlığı tek başına değil, belirli bir sayı ve düzen içinde fesih sebebi sayar: ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa herhangi bir tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü. Hangi ölçütün gerçekleştiğini gösterebilmek için her devamsızlık gününün ayrı ayrı ve tarihli biçimde kayda geçmesi gerekir.

Üçüncü işlevi süreci başlatmaktır. Tutanak tek başına bir fesih belgesi değildir; çalışanın mazereti olup olmadığının sorulduğu savunma istemi ve işe davet ihtarıyla birlikte anlam kazanır. Mazereti sorulmadan yapılan devamsızlık feshi, sonradan sunulan bir istirahat raporu ya da onaylı izin karşısında dayanaksız kalır.

Devamsızlık tutanağı örnek metni

Köşeli parantez içindeki alanları doldurun. Bu tutanak TEK BİR devamsızlık günü içindir; her gün için ayrı numaralı tutanak düzenleyin. Metin bir fesih beyanı içermez ve içermemelidir.

DEVAMSIZLIK TESPİT TUTANAĞI
Tutanak No: [.....]

[Şirket Ticaret Unvanı] — [İşyeri / Şube adı]
Düzenlenme Tarihi: [gg.aa.yyyy]   Saat: [..:..]   Yer: [.....]

İlgili Çalışan
Ad Soyad: [.....]   T.C. Kimlik No: [.....]   Sicil No: [.....]
Departman: [.....]   Unvan: [.....]   Çalışma saatleri / vardiya: [.....]

TESPİT
Yukarıda bilgileri yazılı çalışan, [gg.aa.yyyy] tarihinde [..:..] – [..:..] saatleri arasındaki çalışma süresi boyunca işyerine gelmemiş ve görevi başında bulunmamıştır.
Devamsızlık, [PDKS giriş-çıkış kaydı / imza çizelgesi / vardiya listesi / birim amirinin tespiti] ile belirlenmiştir. İlgili kayıt dökümü işbu tutanağın ekindedir.
Anılan gün için çalışana ait onaylanmış yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ya da tarafımıza ulaşmış bir istirahat raporu bulunmamaktadır.

İLETİŞİM DENEMELERİ
[gg.aa.yyyy] [..:..] — [telefon / mesaj / e-posta] ile ulaşılmaya çalışılmıştır. Sonuç: [ulaşılamadı / alınan cevap: .....]
[gg.aa.yyyy] [..:..] — [.....]

İşbu tutanak, çalışanın anılan tarihteki devamsızlığının tespiti amacıyla üç nüsha olarak düzenlenmiş ve tarafımızca imza altına alınmıştır.

Düzenleyen
Ad Soyad / Unvan: [.....]   İmza:

Tanık 1 — Ad Soyad / Unvan: [.....]   İmza:
Tanık 2 — Ad Soyad / Unvan: [.....]   İmza:

İlgili çalışan — Ad Soyad: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza:
ŞERH: Tutanak ilgiliye okunmuş, bir örneği verilmek istenmiş ve imzalaması talep edilmiş; ilgili imzadan imtina etmiştir. İşbu şerh, imtina beyanına tanık olan aşağıdaki kişilerce imza altına alınmıştır.
Tanık 1: [.....]  İmza:      Tanık 2: [.....]  İmza:

EKLER: 1) [PDKS / imza çizelgesi dökümü]  2) [vardiya çizelgesi]  3) [.....]

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 25/II-(g) — Devamsızlıkİşçinin işverenden izin almaksızın veya haklı bir sebebe dayanmaksızın ardı ardına iki iş günü veya bir ay içinde iki defa herhangi bir tatil gününden sonraki iş günü yahut bir ayda üç iş günü işine devam etmemesi hâlinde, işveren iş sözleşmesini sürenin bitiminden önce veya bildirim süresini beklemeksizin feshedebilir. Üç ölçütten herhangi birinin gerçekleşmesi yeterlidir; üçünün birden aranması gerekmez.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 25/II — Ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâllerDevamsızlık, bu bendin altındaki hâllerden biridir. Bu kapsamda yapılan fesihte işveren ihbar öneli vermek ya da ihbar tazminatı ödemek zorunda değildir; koşulları oluşmuşsa kıdem tazminatı da doğmaz. Buna karşılık kullanılmayan yıllık izin ücreti, sözleşmenin sona erme sebebine bakılmaksızın ödenir (md. 59).
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 26 — Altı iş günlük hak düşürücü süreAhlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâllere dayanan fesih hakkı, işverenin olayı öğrendiği günden başlayarak altı iş günü ve her hâlde fiilin gerçekleşmesinden itibaren bir yıl içinde kullanılmalıdır. Devamsızlıkta bu sürenin başlangıcı, kanundaki ölçütün tamamlandığının tespit edildiği andır. Bu nedenle tutanakları günü gününe tutmak ve savunma ile fesih adımlarını bu takvime sığdırmak gerekir; süre geçerse haklı nedenle fesih hakkı düşer.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 19 — Savunma alma ve fesih usulüİşveren fesih bildirimini yazılı olarak yapmak ve fesih sebebini açık ve kesin bir şekilde belirtmek zorundadır. Davranış veya verim nedenine dayanan fesihte savunma alınması usul şartıdır; md. 25/II kapsamındaki derhal fesih hakkı ise bu zorunluluğun dışında tutulmuştur. Uygulamada devamsızlıkta da savunma istemek güçlü biçimde önerilir: mazereti sorulmamış bir devamsızlık, sonradan sunulan bir belgeyle kolayca haklı hâle gelebilir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 109 — Bildirimlerin şekliBu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Tebligat Kanunu hükümleri saklıdır. Devamsızlık sürecinde işe davet ve savunma istemi yazılarının tebliği bu kurala göre belgelenir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 20 — İspat yüküFeshin geçerli bir sebebe dayandığını ispat yükümlülüğü işverene aittir. İş güvencesi kapsamındaki bir çalışan işe iade talebiyle bir ay içinde arabulucuya başvurduğunda, devamsızlığın gerçekten yaşandığını ve mazeretsiz olduğunu gösterecek olan taraf işverendir. Tutanak, giriş-çıkış kaydı, tanık beyanı ve tebliğ belgeleri bu ispatın omurgasıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyasıİşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanundan doğan yükümlülükler nedeniyle düzenlediği belgeleri bu dosyada saklar. Devamsızlık tutanakları, işe davet ihtarnamesi, savunma istemi, çalışanın cevabı ve fesih bildirimi aynı dosyada tarih sırasıyla bulunmalıdır.
• 5510 sayılı Kanun — İşten ayrılış bildirgesi ve çıkış koduSözleşme sona erdiğinde SGK işten ayrılış bildirgesi verilir ve sona erme sebebine uygun çıkış kodu seçilir. Devamsızlık nedeniyle yapılan fesihte seçilen kod, çalışanın işsizlik ödeneğine başvurusunu doğrudan etkiler. Kodun dayanağı, imzalı fesih belgesi ve arkasındaki tutanak zinciridir.

Zorunlu alanlar

• Tutanağın başlığı ve numarası"Devamsızlık Tespit Tutanağı" başlığı ve sıra numarası. Her devamsızlık günü için ayrı numaralı tutanak düzenlenir; tek bir belgede birden fazla gün toplanmaz.
• Düzenlenme tarihi ve saatiTutanak, devamsızlığın yaşandığı gün ve mesai bitiminden sonra düzenlenir. Sonraki günlerde ya da toplu olarak hazırlanan tutanakların ispat değeri belirgin biçimde düşer.
• Devamsızlık yapılan günHangi tarihte, hangi vardiya veya çalışma saatleri için işe gelinmediği. Ölçütün (ardı ardına iki iş günü, bir ayda üç iş günü, tatil sonrası iki defa) hangi güne dayandığı ancak böyle gösterilebilir.
• Çalışanın kimlik bilgileriAd soyad, T.C. kimlik numarası, sicil/personel numarası, departman ve unvan. Belgenin doğru özlük dosyasına bağlanması için gerekir.
• Devamsızlığın tespit şekliPDKS giriş-çıkış kaydı, imza çizelgesi, vardiya listesi, amir gözlemi gibi tespitin dayanağı. Elektronik kayıt varsa döküm tutanağa eklenir.
• İzin ve mazeret kaydının olmadığının belirtilmesi"İlgili gün için onaylanmış yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ya da tarafımıza ulaşmış istirahat raporu bulunmamaktadır" cümlesi. Devamsızlığın mazeretsiz olduğu iddiası buna dayanır.
• İletişim denemeleriÇalışana ulaşmak için yapılan arama, mesaj veya e-postanın tarihi ve saati; ulaşıldıysa alınan cevap. Ulaşılmaya çalışılmamış olması, iyi niyetli bir süreç izlenmediği yönünde değerlendirilir.
• En az iki tanığın kimliği ve imzasıTutanağı düzenleyen yöneticinin yanında en az iki tanığın ad soyadı, unvanı ve ıslak imzası bulunmalıdır. Tanıklar tercihen olayı doğrudan bilen, aynı birimde çalışan kişiler olmalıdır; imzasız tutanak tek taraflı bir beyandan ibarettir.
• Düzenleyenin adı, unvanı ve imzasıTutanağı düzenleyen yetkilinin kimliği. Kim tarafından tutulduğu belli olmayan belge, sonradan hazırlandığı itirazına açıktır.
• Çalışanın imzası veya imtina şerhiÇalışan işyerindeyse tutanağı tebellüğ imzasıyla alır. İmzadan kaçınırsa "Tutanak ilgiliye okundu, imzalaması istendi, imzadan imtina etti" şerhi düşülür ve bu şerh iki tanıkça ayrıca imzalanır.

Opsiyonel alanlar

• PDKS veya turnike kaydı dökümüİlgili güne ait giriş-çıkış kaydının ekran görüntüsü veya raporu. Elektronik kayıt, tanık beyanını destekleyen en güçlü yan delildir.
• Vardiya ve nöbet çizelgesiÇalışanın o gün gerçekten görevli olduğunu gösteren çizelge. Vardiyalı düzende "o gün izinliydi" savunmasını baştan karşılar.
• Önceki devamsızlık tutanaklarına atıfÖlçüt birden fazla güne dayanıyorsa önceki tutanakların tarih ve numaraları. Bir ay içindeki devamsızlıkların zinciri böyle kurulur.
• İşin aksaması ve alınan önlemDevamsızlık nedeniyle işin nasıl etkilendiği, yerine kimin görevlendirildiği. Feshin ölçülülüğü tartışıldığında somut zarar bu bilgiden okunur.
• Çalışanın sonradan verdiği açıklamaSonraki gün sözlü bir mazeret bildirilmişse bunun tutanağa geçirilmesi. Mazeret belgeliyse süreç orada durdurulmalıdır.
• Kamera veya güvenlik kaydı bilgisiİşyeri girişinde kayıt varsa hangi kaydın incelendiği. Bu tür kayıtların kullanımı KVKK kapsamında olduğundan, aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmiş olmalıdır.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Yalnızca puantaja "gelmedi" yazıp tutanak tutmamakEn sık yapılan hata budur. Puantaj cetveli işverenin kendi tuttuğu tek taraflı bir kayıttır; devamsızlık iddiasının tek dayanağı olarak sunulduğunda ispat gücü zayıftır. Tanık imzalı, aynı gün düzenlenmiş tutanak olmadan devamsızlık feshi büyük ölçüde savunmasız kalır.
• Tutanakları sonradan ve toplu hazırlamakFesih kararı verildikten sonra geriye dönük olarak birkaç günlük tutanağın aynı anda yazılması, kâğıt üzerinde fark edilmez sanılır. Oysa aynı kalem, aynı imza düzeni ve ardışık numaralarla üretilmiş belgeler, tanık dinlendiğinde çelişir. Tutanak günü gününe tutulur.
• Tek imzayla yetinmekYalnızca birim amirinin imzaladığı tutanak, işverenin kendi beyanından ibarettir. En az iki tanığın imzası, tutanağı üçüncü kişilerin doğruladığı bir tespite dönüştürür. Tanıkların olayı bilen kişiler olması, sonradan dinlenmeleri hâlinde tutarlılık sağlar.
• İmzadan kaçınmayı kayda geçirmemekÇalışan tutanağı imzalamak istemediğinde belge çekmeceye kaldırılır. Doğrusu, imzadan imtina edildiğinin tutanağa şerh olarak yazılması ve bu şerhin iki tanıkça imzalanmasıdır (md. 109). İmtina şerhi, imzanın kendisi kadar güçlü bir kayıttır.
• Mazeret sorulmadan doğrudan fesihÇalışana ulaşılmadan, işe davet ve savunma istemi gönderilmeden yapılan fesih, sonradan sunulan bir istirahat raporu ya da onaylı izin karşısında çöker. Kanun md. 25/II'de savunmayı zorunlu tutmasa da, mazeretin sorulmamış olması feshin dayanağını fiilen ortadan kaldırır.
• Ölçüt tamamlanmadan fesihTek günlük mazeretsiz devamsızlık, md. 25/II-(g) ölçütünü karşılamaz. Ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa tatil sonrası iş günü ya da bir ayda üç iş günü koşullarından biri gerçekleşmeden yapılan derhal fesih haksız fesihtir; tazminat sonuçlarını işveren üstlenir.
• Altı iş günlük süreyi kaçırmakDevamsızlık tespit edildikten sonra "biraz bekleyelim, belki döner" denilerek haftalar geçirilmesi, md. 26'daki hak düşürücü sürenin dolmasına yol açar. Süre dolduğunda haklı nedenle derhal fesih hakkı düşer; fesih ancak önelli ve tazminatlı yapılabilir.
• Tatil ve hafta tatili günlerini devamsızlık saymakHafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri iş günü değildir; bu günler devamsızlık ölçütünde sayılmaz. Bunları da tutanağa ekleyerek gün sayısını şişirmek, tutanak zincirinin tamamının güvenilirliğini tartışmaya açar.
• Devamsızlığı "istifa etti" diye kayda geçirmekİşe gelmeyen çalışan hakkında istifa dilekçesi yokken bildirgede istifa kodunun seçilmesi ya da "kendi bıraktı" denilerek kayıt kapatılması, hem çıkış kodunu hem de tazminat tablosunu yanlış kurar. Devamsızlık ile istifa hukuken farklı sona erme sebepleridir.
• İhtarnameyi yanlış adrese göndermekÖzlük dosyasındaki adres güncel değilse tebligat ulaşmaz ve sürecin tamamı ispatsız kalır. Adres değişikliğini bildirme yükümlülüğü çalışanda olsa da, dosyadaki en güncel adrese usulüne uygun gönderim yapıldığının belgelenmesi işverenin yararınadır.