İK Operasyonları Rehberleri

Günlük İK operasyonunun asıl çıktısı süreç değil, kayıttır

İş hukukunda her taraf dayandığı olguyu ispatlar (Türk Medeni Kanunu md. 6); ücretin ödendiği, iznin kullandırıldığı ya da feshin geçerli sebebe dayandığı (İş Kanunu md. 20) gibi işverenin dayandığı olgularda bu yük işverendedir. İşveren, çalıştırdığı her personel için bir özlük dosyası düzenlemek, kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belgeleri bu dosyada saklamak ve istendiğinde yetkili makam ve memurlara göstermek zorundadır. Devam kayıtları, fazla mesai onayları, izin talepleri ve zimmet tutanakları da aynı ispat zincirinin parçalarıdır — biri eksikse zincir kopar.

Kayıt tutmak ile veri toplamak arasındaki sınırı KVKK çizer. Personel takibi meşru bir işveren ihtiyacıdır; ancak toplanan verinin amaçla sınırlı olması, saklama süresinin belirlenmesi ve aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi gerekir. Parmak izi gibi biyometrik veriler özel nitelikli kişisel veri sayıldığından, aynı sonucu daha az veriyle üreten yöntemler (QR ile giriş, konum doğrulaması) hem hukuken hem pratikte daha savunulabilir bir zemindir.

Bu kategoride ayrıca işyeri düzeninin iki temel metni — 4857 sayılı İş Kanunu ve 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu — ile mobbing gibi işverenin gözetim borcuna giren konular yer alır. Rehberlerin ortak fikri tek cümlede özetlenebilir: yazılı olmayan hiçbir şey olmamıştır.

empuno bu zinciri tek yerde tutar. Her çalışanın iş sözleşmesi, gizlilik sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni, sağlık raporu ve İSG belgeleri dijital özlük dosyasında hazır kategorilerle durur; ıslak imzalı evrak telefonla taranıp tek PDF'e dönüşür, kimlik belgeleri personel evraklarından ayrı bir yetkiyle korunur. Devam kaydı empuno'da QR ile ve okutma anında konum doğrulanarak alınır; parmak izi gibi biyometrik veriye ya da kart okuyucuya ihtiyaç duyulmaz. Ekipmanı atadığınız anda zimmet tutanağı PDF olarak oluşur, iade aldığınızda iade belgesi üretilir. İşten ayrılan çalışanın dosyası silinmez; yıllar sonra gelen bir denetimde ya da uyuşmazlıkta belge, empuno'da onu yüklediğiniz yerde durur.

Kategorideki son rehberler aynı ilkeyi yeni belgelere uygular: tutanak rehberi olay tespitinin kim tarafından, ne zaman ve hangi imzalarla yazılacağını, 6356 sayılı Kanun rehberi ise sendika üyeliği ve toplu iş sözleşmesinde işverenin tutması gereken kayıtları anlatır. Rehberlerde geçen tutanak, savunma istemi ve bildirim metinlerinin Word ve PDF örnekleri empuno İK Şablonları'nda ücretsizdir; doldurulup imzalanan nüsha empuno'da telefonla taranıp çalışanın dijital özlük dosyasına ilgili kategoriyle eklenir.