Tutanak Örneği: İşyeri İçin Genel Olay Tespit Tutanağı
Tutanak, bir olayın ya da durumun onu gören kişilerce yazıya geçirilip imzalandığı tespit belgesidir. Bu sayfadaki genel tutanak örneği, kendine özgü kalıbı olan devamsızlık, disiplin, iş kazası ve zimmet tutanaklarının dışında kalan işyeri olayları için hazırlandı: ekipman hasarı, kayıp ya da eksik çıkan malzeme, makine arızası, kasa veya depo sayım farkı, müşteri ya da çalışan şikâyeti, teslim alınmayan bir yazı. Mevzuat tutanak için hazır bir kalıp öngörmez; tutanağın değeri olay anında, yorumsuz ve olayı görenlerce yazılmasından gelir. Aşağıda Word ve PDF olarak indirilebilen örnek metin, doldurulacak alanlar, tebliğden kaçınma varyantı ve sık yapılan hatalar var.
Bu belge empuno İK Şablonları koleksiyonunun parçasıdır: 74 ücretsiz şablon, Word ve PDF olarak indirilebilir, mevzuat değiştikçe empuno tarafından güncellenir.
Şablonu Word (.docx) olarak indirip kendi şirket bilgilerinizle düzenleyebilir, PDF olarak indirip doğrudan yazdırabilirsiniz. İki dosyanın metni aynıdır; ikisi de ücretsizdir ve indirmek için kayıt gerekmez.
Ne işe yarar?
Birinci işlevi zamanı sabitlemektir. Olayın ne zaman öğrenildiği bazı yasal sürelerin başlangıcıdır: ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılığa dayanan fesih hakkı, olayın öğrenildiği günden başlayarak altı iş günü içinde ve her hâlde fiilin gerçekleşmesinden itibaren bir yıl içinde kullanılır (4857 md. 26). Tutanak tarihi bu sürenin en güçlü kanıtıdır.
İkinci işlevi olguyu yorumdan ayırmaktır. Tutanak kimin ne yaptığını, ne görüldüğünü ve hangi kaydın bulunduğunu yazar; "kusurludur" ya da "zarar maaşından kesilsin" gibi sonuçları yazmaz. Sonuç, davranış ya da verime dayanan fesihlerde önce alınması gereken savunmanın (4857 md. 19) ve ayrıca verilecek yönetim kararının konusudur.
Üçüncü işlevi dosyayı kurmaktır. Hasar ya da kayıp tutanağı, çalışanın kusuruyla verdiği zarardan sorumluluğunun (TBK md. 400) tartışılacağı dosyanın ilk belgesidir; tebliğden kaçınma tutanağı ise bir yazının çalışana sunulduğunu gösterir. İmzalı tutanak ilgili çalışanın özlük dosyasında saklanır (4857 md. 75).
Genel olay tespit tutanağı örnek metni
Köşeli parantezleri doldurun; olay anlatımında sıfat ve hüküm kullanmayın. Olayla ilgisi olmayan kişisel bilgiyi (sağlık, aile durumu gibi) yazmayın.
[Şirket Ticaret Unvanı] — [Şube / Bölüm] OLAY TESPİT TUTANAĞI Konu: [ör.: ekipman hasarı / kayıp malzeme / depo sayım farkı / müşteri şikâyeti] Olayın tarihi ve saati: [gg.aa.yyyy] — [ss:dd] Tutanağın düzenlendiği tarih ve saat: [gg.aa.yyyy] — [ss:dd] Yer: [Şube, bölüm, kat / alan] İlgili kişi(ler): [Ad Soyad] — [Görevi] — [Sicil no] Olayın anlatımı: [gg.aa.yyyy] günü saat [ss:dd] sularında [yer]'de [kim, ne yaptı / ne görüldü / ne duyuldu]. [Hasar ya da kayıpta: eşyanın adı, demirbaş veya seri numarası ve tespit edilen durumu.] [Söylenen söz varsa tırnak içinde, olduğu gibi.] Mevcut deliller: [Fotoğraf — adet, çekildiği saat] · [Kamera kaydı — kamera adı, ss:dd–ss:dd] · [Giriş-çıkış dökümü / sayım listesi / arıza formu] Alınan ilk önlem: [ör.: makine durduruldu, alan kapatıldı, yöneticiye bilgi verildi] İşbu tutanak olayı bizzat gören aşağıdaki kişilerce [gg.aa.yyyy] tarihinde saat [ss:dd]'de düzenlenmiş, okunarak imza altına alınmıştır. Düzenleyen — Ad Soyad / Unvan: [.....] İmza: .............. Tanık — Ad Soyad / Unvan: [.....] İmza: .............. Tanık — Ad Soyad / Unvan: [.....] İmza: .............. İlgilinin beyanı (isterse kendi el yazısıyla): ....................................................................... İlgili — Ad Soyad: [.....] Tarih: [gg.aa.yyyy] İmza: ..............
Tebliğden (imzadan) kaçınma tespit tutanağı varyantı
Çalışana bir yazı (savunma istemi, ihtar, fesih bildirimi) sunulduğunda teslim almaktan ya da imzalamaktan kaçınılırsa olay anlatımı yerine şunu yazın: "[gg.aa.yyyy] günü saat [ss:dd]'de [yer]'de, [yazının tarihi ve konusu] başlıklı yazı [Ad Soyad]'a okunmuş ve bir nüshası verilmek istenmiş; ilgili yazıyı teslim almaktan ve imzalamaktan imtina etmiştir. İşbu tutanak aşağıda imzası bulunan tanıklar huzurunda düzenlenmiştir." Yazının bir nüshası tutanağa eklenir. Çalışan işyerinde değilse ya da ihtiyat için yazı noter veya iadeli taahhütlü postayla da gönderilebilir.
Hukuki dayanak
- 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu md. 199 — BelgeUyuşmazlık konusu vakıaları ispata elverişli yazılı veya basılı metin, senet, çizim, plan, kroki, fotoğraf, film, görüntü veya ses kaydı gibi veriler ile elektronik ortamdaki veriler ve bunlara benzer bilgi taşıyıcıları bu Kanuna göre belgedir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 26 — Fesih hakkını kullanma süresiAhlak ve iyiniyet kurallarına uymayan hallere dayanarak tanınmış olan sözleşmeyi fesih yetkisi, iki taraftan birinin bu çeşit davranışlarda bulunduğunu diğer tarafın öğrendiği günden başlayarak altı iş günü geçtikten ve her halde fiilin gerçekleşmesinden itibaren bir yıl sonra kullanılamaz. İşçinin olayda maddi çıkar sağlaması halinde bir yıllık süre uygulanmaz.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 19 — SavunmaHakkındaki iddialara karşı savunmasını almadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez. Ancak, işverenin 25 inci maddenin (II) numaralı bendi şartlarına uygun fesih hakkı saklıdır.
- Türk Borçlar Kanunu md. 400 ve 407 — İşçinin sorumluluğu, takas yasağıİşçi, işverene kusuruyla verdiği her türlü zarardan sorumludur; sorumluluğun belirlenmesinde işin tehlikeli olup olmaması, uzmanlık ve eğitim gerektirip gerektirmemesi ile işçinin işverence bilinen veya bilinmesi gereken yetenek ve nitelikleri göz önünde tutulur (md. 400). İşveren, işçiden olan alacağı ile ücret borcunu işçinin rızası olmadıkça takas edemez; ancak işçinin kasten sebebiyet verdiği yargı kararıyla sabit bir zarardan doğan alacaklar, ücretin haczedilebilir kısmı kadar takas edilebilir (md. 407).
- 6698 sayılı KVKK md. 4 ve 4857 sayılı İş Kanunu md. 75Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlar için, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir (KVKK md. 4). İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler, kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları bu dosyada saklar ve işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanır (İş K. md. 75).
Zorunlu alanlar
- Başlık ve tutanağın konusuNeyi tespit ettiği tek satırda: "Ekipman hasarı tespit tutanağı", "Depo sayım farkı tutanağı" gibi.
- Olayın ve tutanağın tarih-saati, yerİki zaman ayrı yazılır: olayın gerçekleştiği ya da öğrenildiği an ve tutanağın düzenlendiği an. Yer; şube, bölüm ve alan adıyla.
- İlgili kişilerAd-soyad, görev ve varsa sicil numarası. Olayla bağı olmayan kişisel bilgi yazılmaz.
- Olayın anlatımıKim, ne yaptı, ne görüldü, ne duyuldu; sıfat ve hüküm yok. Hasar ve kayıpta eşyanın adı, demirbaş ya da seri numarası ve tespit edilen durumu.
- Delil listesiFotoğraf (adet, çekildiği saat), kamera kaydının zaman aralığı, giriş-çıkış dökümü, sayım listesi, arıza formu. Tutanak bunlara atıf yapar, onların yerine geçmez.
- Düzenleyen ve tanık imzalarıOlayı bizzat görenlerin ad-soyad, unvan ve imzası; birden fazla sayfada her sayfa paraflanır.
Opsiyonel alanlar
- İlgilinin beyanıÇalışan açıklama yazmak isterse aynı kâğıda, kendi el yazısıyla ve tarih atarak yazar. Beyanı dışlamak tutanağı tek taraflı gösterir.
- İmzadan kaçınma şerhi"Tutanak ilgiliye okunmuş, ilgili imzadan imtina etmiştir" şerhi ve bu şerhin altında tanık imzaları.
- Alınan ilk önlemMakine durduruldu, alan kapatıldı, yöneticiye haber verildi gibi olgusal adımlar; karar değil önlem.
- Ek sayısıTutanağa eklenen fotoğraf ve belgelerin sayısı; her ek tutanak tarihiyle işaretlenir.
Doldurma adımları
Tutanak olay günü, olayı görenlerce yazılır. Günler sonra hafızadan hazırlanan metin ayrıntı kaybeder ve altı iş günlük sürenin (4857 md. 26) ne zaman başladığı tartışmasını açar.
Söylenen sözü tırnak içinde, yapılan işi saatiyle yazın; "dikkatsiz", "kasıtlı" gibi değerlendirmeleri çıkarın. Kusur ve sorumluluk tutanağın değil, savunma ve karar aşamasının konusudur.
Fotoğrafın çekildiği saati, kamera kaydının zaman aralığını, sayım listesinin sayfa sayısını yazın. empuno'da QR ile alınan giriş-çıkış kayıtları, tutanakta adı geçen kişilerin olay saatinde işyerinde olup olmadığını gösterir.
Tutanağı ilgili çalışana okuyun; açıklama yazmak isterse aynı kâğıda yazsın. İmzalamaktan kaçınırsa imtina şerhini düşüp tanıklara imzalatın; ilgilinin imzalamaması tutanağı geçersiz kılmaz.
Tutanak davranış ya da verime dayanan bir fesihte kullanılacaksa önce savunma istenir (4857 md. 19). Hasar bedeli ücretten çalışanın rızası olmadan kesilemez (TBK md. 407); rıza varsa ispat için ayrı ve yazılı alın.
İmzalı aslı ilgili çalışanın özlük dosyasında saklanır (4857 md. 75). empuno'da ıslak imzalı tutanak mobil uygulamada telefonla taranıp tek PDF olarak çalışanın dijital özlük dosyasına eklenir; erişim yetkiyle sınırlıdır.
Sık yapılan hatalar
- Sonuç cümlesi yazmak"Çalışan kusurludur, zarar maaşından kesilecektir" gibi cümleler tutanağı karar belgesine çevirir. Kusur savunma alındıktan sonra değerlendirilir; ücretten kesinti ise çalışanın rızası olmadıkça yapılamaz (TBK md. 407).
- Olayı görmemiş kişiye imzalatmakTutanağın gücü tanıkların olayı bizzat görmesinden gelir. Sonradan yalnızca imza için çağrılan kişi, dinlendiğinde olayı anlatamaz ve belgeyi zayıflatır.
- Tarihi geriye atmakGeriye tarihli tutanak inandırıcılığı zedeler ve altı iş günlük sürenin (4857 md. 26) ne zaman başladığı tartışmasını açar. Tutanak geç yazılıyorsa düzenleme tarihini gerçek hâliyle, olay tarihini ayrı yazın.
- Olayla ilgisiz kişisel veri eklemekOlayla bağlantısı olmayan sağlık, aile ya da özel hayat bilgisi yazmak KVKK md. 4'teki "amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü" ilkesine aykırıdır. Tutanağın fotoğrafını mesajlaşma gruplarında paylaşmak da aynı riski taşır.
- Tutanağı dosyaya koymamakİspat belgenin varlığına değil bulunabilirliğine dayanır. Özlük dosyasında olmayan tutanak, aylar sonra açılan bir uyuşmazlıkta çoğu zaman bulunamaz.
Sık Sorulan Sorular
Tutanak nasıl yazılır?
Tutanakta kaç tanık olmalı?
Çalışan tutanağı imzalamazsa ne olur?
Tutanak mahkemede delil olur mu?
Hasar tutanağıyla zarar çalışanın maaşından kesilebilir mi?
Tutanak örneğini Word olarak indirebilir miyim?
Tutanak konusunda empuno nasıl yardımcı olur?
Bu metin örnektir. Tutanak bir tespit belgesidir, tek başına kesin delil değildir; fesih, ücretten kesinti ya da tazminat gibi bir sonuca bağlanacaksa savunma, yazılı bildirim ve süre kuralları ayrıca uygulanır. Tereddütte bir iş hukuku uzmanına danışın.
Bu sayfadaki şablonlar genel bilgilendirme amaçlı örnek belgelerdir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Her işyerinin koşulları farklıdır: formları kullanmadan önce şirketinize uyarlayın, güncel mevzuatı kontrol edin ve tereddüt ettiğiniz konularda bir iş hukuku uzmanına danışın. Şablonların kullanımından doğabilecek sonuçlardan empuno sorumlu tutulamaz.