Zimmet Tutanağı Örneği: Hangi Alanlar Olmazsa Olmaz?
Zimmet tutanağı, işverenin çalışana iş görmesi için teslim ettiği ekipmanın kime, ne zaman ve hangi durumda teslim edildiğini belgeleyen imzalı bir teslim-tesellüm kaydıdır. Değeri uyuşmazlık anında ortaya çıkar: cihaz kaybolduğunda veya hasar gördüğünde "teslim ettim" beyanı tek başına yeterli olmaz. Aşağıda tutanağın olmazsa olmaz alanları, doğru doldurma sırası, ücretten kesinti konusundaki yasal sınır ve en sık yapılan hatalar var.
Bu belge empuno İK Şablonları koleksiyonunun parçasıdır: 74 ücretsiz şablon, Word ve PDF olarak indirilebilir, mevzuat değiştikçe empuno tarafından güncellenir.
Şablonu Word (.docx) olarak indirip kendi şirket bilgilerinizle düzenleyebilir, PDF olarak indirip doğrudan yazdırabilirsiniz. İki dosyanın metni aynıdır; ikisi de ücretsizdir ve indirmek için kayıt gerekmez.
Ne işe yarar?
Tutanak, teslim anını sabitler: hangi cihazın, hangi seri numarasıyla, hangi fiziksel durumda ve hangi tarihte teslim edildiğini gösterir. Seri numarası ve durum kaydı olmayan bir tutanak, "bu cihaz o cihaz mı" tartışmasını çözmez.
İkinci işlevi kullanım kurallarını yazılı hale getirmektir: cihazın işin görülmesi amacıyla verildiği, özenle kullanılacağı ve iş ilişkisi sona erdiğinde iade edileceği taahhüdü.
Üçüncü işlevi iadedir. Tutanağın alt bölümündeki iade kaydı doldurulmadığında, çalışan ayrıldıktan sonra cihazın kimde kaldığı belirsizleşir; envanterdeki en büyük kayıp kalemi budur.
Zimmet tutanağı örnek metni
Köşeli parantezleri doldurun. Tutanak iki nüsha düzenlenir; bir nüshası çalışana verilir. Hasar veya eksik yoksa ilgili satırlara "yoktur" yazın, boş bırakmayın.
ZİMMET TUTANAĞI Tutanak No: [.....] İşveren: [Şirket Ticaret Unvanı] — [İşyeri adı / SGK işyeri sicil no: .....] Çalışan: [Ad Soyad] — T.C. Kimlik No: [.....] — Sicil No: [.....] Departman / Unvan: [.....] Teslim tarihi: [gg.aa.yyyy] 1) TESLİM EDİLEN EKİPMAN Sıra | Cinsi | Marka / Model | Seri No / IMEI / Plaka / Envanter Kodu | Adet | Değer 1 | [dizüstü bilgisayar] | [.....] | [.....] | [1] | [..... TRY] 2 | [cep telefonu] | [.....] | [IMEI: .....] | [1] | [..... TRY] 3 | [.....] | [.....] | [.....] | [.....] | [.....] Para birimi TRY dışındaysa belirtin: [USD / EUR / GBP] Aksesuarlar: [ ] Şarj adaptörü · [ ] Kablo · [ ] Çanta · [ ] Klavye/Mouse · [ ] SIM kart · [ ] Kutu · [ ] Diğer: [.....] 2) TESLİM ANINDAKİ DURUM 1 numaralı ekipman: [yeni / kullanılmış] — mevcut çizik, kırık, eksik: [.....] 2 numaralı ekipman: [yeni / kullanılmış] — mevcut çizik, kırık, eksik: [.....] 3 numaralı ekipman: [yeni / kullanılmış] — mevcut çizik, kırık, eksik: [.....] Bu satırlara yazılmayan mevcut hasarlar, iade sırasında yeni hasar olarak değerlendirilir. Teslim fotoğrafı çekildi: [ ] Evet · [ ] Hayır Fatura / garanti: Fatura No [.....] — Garanti bitişi [gg.aa.yyyy] Sigorta: Poliçe No [.....] — Kapsam [.....] 3) KULLANIM AMACI VE TAAHHÜT Yukarıda dökümü yapılan ekipman, işin görülmesi amacıyla tarafıma teslim edilmiştir. Ekipmanı teknik kurallara ve verilen talimatlara uygun kullanacağımı, korunmasında gereken özeni göstereceğimi, arıza, hasar veya kaybı derhal bildireceğimi ve iş ilişkisi sona erdiğinde ya da talep edildiğinde iade edeceğimi beyan ederim. Kullanım politikası eki imzalandı: [ ] Evet — [ek adı: .....] · [ ] Hayır 4) SORUMLULUK Olağan kullanımdan kaynaklanan yıpranma çalışanın sorumluluğunda değildir. Kusurlu davranıştan doğan zararda sorumluluk; işin niteliği, uzmanlık gerektirip gerektirmediği ve çalışanın bilinen yetenekleri gözetilerek ayrıca değerlendirilir. İşbu tutanak tek başına bir borç ikrarı değildir ve ücretten kesinti yapma yetkisi doğurmaz. İşbu tutanak iki nüsha düzenlenmiş, bir nüshası çalışana teslim edilmiştir. Teslim eden (İşveren adına) — Ad Soyad / Unvan: [.....] · Tarih: [gg.aa.yyyy] · İmza / Kaşe: Teslim alan (Çalışan) — Ad Soyad: [.....] · Tarih: [gg.aa.yyyy] · İmza: 5) İADE BÖLÜMÜ (iade sırasında doldurulur) İade edilen ekipmanın sıra numarası: [.....] · İade tarihi: [gg.aa.yyyy] İade anındaki durum: [.....] Eksik parça: [.....] Teslim eden (Çalışan) — Ad Soyad: [.....] · Tarih: [gg.aa.yyyy] · İmza: Teslim alan (İşveren adına) — Ad Soyad / Unvan: [.....] · Tarih: [gg.aa.yyyy] · İmza: Zimmet, ancak bu bölüm doldurulup imzalandığında kapanır.
Aynı çalışana birden fazla cihaz teslim ediliyorsa
Tek tutanak yeterlidir; ancak her cihaz ayrı satırda ve kendi benzersiz kimliğiyle (seri numarası, IMEI, plaka veya envanter kodu) listelenmelidir. "1 adet dizüstü bilgisayar" yazan bir satır, hangi cihazın teslim edildiğini kanıtlamaz. İade tarihleri çoğu zaman farklı olacağı için iade bölümünün satır bazında doldurulabilir olması gerekir: 5. bölümde hangi sıra numaralı ekipmanın iade edildiğini yazın, diğer satırları açık bırakın; zimmet ancak bütün satırlar kapandığında tamamen sona erer. Cihazı imzasız teslim etmeyin — çalışan cihazı fiilen görmeden imza atmamalı, imzadan kaçınılması hâlinde durumu tanık huzurunda tutanağa geçirin ve teslim etmeyin. Noter onayı zorunlu değildir; adi yazılı belge yeterlidir, belirleyici olan iki tarafın imzası, tarih ve cihazın benzersiz kimliğidir.
Hukuki dayanak
- Türk Borçlar Kanunu md. 396 — Özen ve sadakat borcuÇalışan, kendisine teslim edilen makine, araç ve gereci teknik kurallara uygun kullanmak ve bunların korunmasında gereken özeni göstermekle yükümlüdür. Tutanaktaki kullanım taahhüdü bu yükümlülüğün somutlaştırılmış hâlidir.
- Türk Borçlar Kanunu md. 400 — İşçinin sorumluluğuÇalışan, işverene kusuruyla verdiği zarardan sorumludur. Sorumluluğun belirlenmesinde işin tehlikeli olup olmaması, uzmanlığı gerektirip gerektirmemesi ile çalışanın işveren tarafından bilinen veya bilinmesi gereken yetenek ve nitelikleri gözetilir. Yani her hasar otomatik olarak çalışanın borcu değildir; kusur değerlendirmesi yapılır.
- Türk Borçlar Kanunu md. 407 — Ücretten takas ve kesinti sınırıİşveren, çalışandan olan alacağı ile ücret borcunu çalışanın rızası olmadıkça takas edemez. Ancak çalışanın kasten sebebiyet verdiği ve yargı kararıyla sabit olan zarardan doğan alacaklar, ücretin haczedilebilir kısmı kadar takas edilebilir. Bu nedenle "hasar bedeli maaştan kesilir" kaydı tek başına kesinti yapma yetkisi vermez.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 38 — Ücret kesme cezasıÜcret kesme cezası, ancak toplu sözleşme veya iş sözleşmesinde gösterilen sebeplerle uygulanabilir; sebebi çalışana yazılı bildirilir ve bir ayda iki gündelikten fazla olamaz. Kesilen tutarların işyerinde çalışanların eğitimi ve sosyal hizmetleri için kullanılmak üzere bildirilmesi gerekir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyasıİşveren her çalışan için özlük dosyası düzenler ve iş ilişkisi nedeniyle düzenlediği belgeleri burada saklar. İmzalı zimmet tutanağı ve iade kaydı bu dosyanın parçasıdır.
- 6698 sayılı KVKKTutanakta yer alan kimlik bilgileri, imza ve varsa teslim fotoğrafı kişisel veridir. Yalnızca amaçla sınırlı veri toplayın, saklama süresi belirleyin ve çalışanı aydınlatma yükümlülüğünüzü yerine getirin.
Zorunlu alanlar
- Taraflarİşverenin ticaret unvanı ile çalışanın ad soyadı, sicil numarası ve departmanı.
- Ekipman tanımıCinsi, markası, modeli ve benzersiz kimlik bilgisi: seri numarası, IMEI, plaka veya envanter kodu. Bu alan boşsa tutanak hangi cihazı kanıtladığını gösteremez.
- Adet ve aksesuarlarŞarj aleti, çanta, klavye, SIM kart gibi parçalar ayrı satırlarda listelenmeli; iade sırasında eksik parça tartışması bu listeyle çözülür.
- Teslim tarihiZimmetin başladığı gün. Sorumluluk bu tarihten itibaren doğar.
- Cihazın teslim anındaki durumuYeni / kullanılmış; mevcut çizik, kırık veya eksikler açıkça yazılır. Yazılmayan her mevcut hasar, iade sırasında yeni hasar sayılır.
- Değer ve para birimiCihazın teslim tarihindeki yaklaşık değeri. Zarar hesabında başlangıç noktasıdır; TRY dışı alımlarda para birimi mutlaka belirtilmelidir.
- Kullanım amacı ve iade taahhüdüCihazın işin görülmesi amacıyla teslim edildiği, özenle kullanılacağı ve iş ilişkisi sona erdiğinde iade edileceği beyanı.
- İki taraflı imzaTeslim eden ve teslim alan imzaları, tarihli olarak. Tutanak iki nüsha düzenlenir, bir nüsha çalışanda kalır.
Opsiyonel alanlar
- Teslim fotoğrafıCihazın teslim anındaki hâlini gösteren fotoğraf, "bu hasar zaten vardı" tartışmasını büyük ölçüde bitirir.
- Fatura ve garanti bilgisiFatura numarası ve garanti bitiş tarihi; arıza durumunda servis sürecini hızlandırır.
- Kullanım politikası ekiŞirket cihazının kişisel kullanımı, yazılım kurulumu, veri güvenliği ve yurt dışına çıkarma kuralları ayrı bir ek olarak imzalatılabilir.
- Sigorta bilgisiCihaz sigortalıysa poliçe numarası ve kapsamı; hasar hâlinde ilk başvurulacak yol sigortadır.
- İade bölümüİade tarihi, iade anındaki durum, eksik parçalar ve teslim alan kişinin imzası. Boş bırakılan iade bölümü, tutanağın en sık atlanan yarısıdır.
Doldurma adımları
Seri numarasını, mevcut hasarları ve aksesuarları yazın; mümkünse fotoğraf çekin. Teslim sırasında acele edilen bu adım, sonradan telafi edilemiyor.
Çalışan cihazı fiilen görmeden imza atmamalı. Durum satırındaki "kullanılmış, sol köşesinde çizik var" gibi ifadeler ortak tespittir.
Kişisel kullanım, veri güvenliği ve iade koşullarını içeren kısım imzadan önce okunmalı; ek bir politika belgesi varsa aynı gün imzalatın.
Bir nüsha çalışanda kalır, bir nüsha özlük dosyasına konur. Tek nüsha uygulaması, çalışanın belgeyi hiç görmediği iddiasına zemin hazırlar.
İade tarihi, cihazın durumu ve eksik parçalar iade bölümüne yazılır ve iki taraf imzalar. Zimmet ancak bu imzayla kapanır.
Zararı tek taraflı olarak ücretten kesmeyin. Önce kusur ve tutar tespiti yapın, çalışanın yazılı görüşünü alın; ücretten kesinti konusundaki sınırlar için TBK md. 407 ve 4857 md. 38 hükümlerini gözetin.
Sık yapılan hatalar
- Seri numarasını yazmamak"1 adet dizüstü bilgisayar" yazan tutanak, hangi cihazın teslim edildiğini kanıtlamaz. Benzersiz kimlik (seri no, IMEI, envanter kodu) tutanağın belkemiğidir.
- Cihaz durumunu boş bırakmakTeslim anındaki hasarlar yazılmazsa, iade sırasındaki her iz yeni hasar sayılır ve haksız bir tazmin talebi doğar.
- Peşin kesinti kaydı koymak"Her türlü hasar bedeli maaştan kesilir" tipi kayıtlar, ücretten kesinti konusundaki emredici kurallar karşısında geçerli sayılmaz. Kusur ve tutar tespiti yapılmadan kesinti yapılamaz.
- İade bölümünü doldurmamakÇalışan ayrılırken cihaz teslim alınıp tutanak kapatılmazsa, envanterde kayıp görünen ekipmanın kimde olduğu izlenemez hâle gelir.
- Tek nüsha düzenlemekÇalışana nüsha verilmeyen tutanaklar, "imzalattılar ama içeriğini görmedim" itirazına açıktır.
- Fotoğraf almamakMetinle anlatılan hasar tartışmaya açıktır; teslim anında çekilen tek bir fotoğraf çoğu uyuşmazlığı önler.
Sık Sorulan Sorular
Zimmetli cihaz kaybolursa bedeli maaştan kesilebilir mi?
Zimmet tutanağı noterde onaylanmalı mı?
Çalışan tutanağı imzalamak istemezse ne yapılmalı?
Aynı çalışana birden fazla cihaz veriliyorsa tek tutanak yeterli mi?
Normal aşınmadan çalışan sorumlu mu?
Zimmet Tutanağı konusunda empuno nasıl yardımcı olur?
Bu tutanak örnek niteliğindedir; ekipman türünüze ve işyeri uygulamanıza göre uyarlayın. Hasar veya kayıpta ücretten tek taraflı kesinti yapılamayacağını (TBK md. 407) unutmayın; tereddütte bir hukukçuya danışın.
Bu sayfadaki şablonlar genel bilgilendirme amaçlı örnek belgelerdir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Her işyerinin koşulları farklıdır: formları kullanmadan önce şirketinize uyarlayın, güncel mevzuatı kontrol edin ve tereddüt ettiğiniz konularda bir iş hukuku uzmanına danışın. Şablonların kullanımından doğabilecek sonuçlardan empuno sorumlu tutulamaz.