Zimmet Tutanağı Örneği: Hangi Alanlar Olmazsa Olmaz?

Ne işe yarar?

Tutanak, teslim anını sabitler: hangi cihazın, hangi seri numarasıyla, hangi fiziksel durumda ve hangi tarihte teslim edildiğini gösterir. Seri numarası ve durum kaydı olmayan bir tutanak, "bu cihaz o cihaz mı" tartışmasını çözmez.

İkinci işlevi kullanım kurallarını yazılı hale getirmektir: cihazın işin görülmesi amacıyla verildiği, özenle kullanılacağı ve iş ilişkisi sona erdiğinde iade edileceği taahhüdü.

Üçüncü işlevi iadedir. Tutanağın alt bölümündeki iade kaydı doldurulmadığında, çalışan ayrıldıktan sonra cihazın kimde kaldığı belirsizleşir; envanterdeki en büyük kayıp kalemi budur.

Hukuki dayanak

• Türk Borçlar Kanunu md. 396 — Özen ve sadakat borcuÇalışan, kendisine teslim edilen makine, araç ve gereci teknik kurallara uygun kullanmak ve bunların korunmasında gereken özeni göstermekle yükümlüdür. Tutanaktaki kullanım taahhüdü bu yükümlülüğün somutlaştırılmış hâlidir.
• Türk Borçlar Kanunu md. 400 — İşçinin sorumluluğuÇalışan, işverene kusuruyla verdiği zarardan sorumludur. Sorumluluğun belirlenmesinde işin tehlikeli olup olmaması, uzmanlığı gerektirip gerektirmemesi ile çalışanın işveren tarafından bilinen veya bilinmesi gereken yetenek ve nitelikleri gözetilir. Yani her hasar otomatik olarak çalışanın borcu değildir; kusur değerlendirmesi yapılır.
• Türk Borçlar Kanunu md. 407 — Ücretten takas ve kesinti sınırıİşveren, çalışandan olan alacağı ile ücret borcunu çalışanın rızası olmadıkça takas edemez. Ancak çalışanın kasten sebebiyet verdiği ve yargı kararıyla sabit olan zarardan doğan alacaklar, ücretin haczedilebilir kısmı kadar takas edilebilir. Bu nedenle "hasar bedeli maaştan kesilir" kaydı tek başına kesinti yapma yetkisi vermez.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 38 — Ücret kesme cezasıÜcret kesme cezası, ancak toplu sözleşme veya iş sözleşmesinde gösterilen sebeplerle uygulanabilir; sebebi çalışana yazılı bildirilir ve bir ayda iki gündelikten fazla olamaz. Kesilen tutarların işyerinde çalışanların eğitimi ve sosyal hizmetleri için kullanılmak üzere bildirilmesi gerekir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyasıİşveren her çalışan için özlük dosyası düzenler ve iş ilişkisi nedeniyle düzenlediği belgeleri burada saklar. İmzalı zimmet tutanağı ve iade kaydı bu dosyanın parçasıdır.
• 6698 sayılı KVKKTutanakta yer alan kimlik bilgileri, imza ve varsa teslim fotoğrafı kişisel veridir. Yalnızca amaçla sınırlı veri toplayın, saklama süresi belirleyin ve çalışanı aydınlatma yükümlülüğünüzü yerine getirin.

Zorunlu alanlar

• Taraflarİşverenin ticaret unvanı ile çalışanın ad soyadı, sicil numarası ve departmanı.
• Ekipman tanımıCinsi, markası, modeli ve benzersiz kimlik bilgisi: seri numarası, IMEI, plaka veya envanter kodu. Bu alan boşsa tutanak hangi cihazı kanıtladığını gösteremez.
• Adet ve aksesuarlarŞarj aleti, çanta, klavye, SIM kart gibi parçalar ayrı satırlarda listelenmeli; iade sırasında eksik parça tartışması bu listeyle çözülür.
• Teslim tarihiZimmetin başladığı gün. Sorumluluk bu tarihten itibaren doğar.
• Cihazın teslim anındaki durumuYeni / kullanılmış; mevcut çizik, kırık veya eksikler açıkça yazılır. Yazılmayan her mevcut hasar, iade sırasında yeni hasar sayılır.
• Değer ve para birimiCihazın teslim tarihindeki yaklaşık değeri. Zarar hesabında başlangıç noktasıdır; TRY dışı alımlarda para birimi mutlaka belirtilmelidir.
• Kullanım amacı ve iade taahhüdüCihazın işin görülmesi amacıyla teslim edildiği, özenle kullanılacağı ve iş ilişkisi sona erdiğinde iade edileceği beyanı.
• İki taraflı imzaTeslim eden ve teslim alan imzaları, tarihli olarak. Tutanak iki nüsha düzenlenir, bir nüsha çalışanda kalır.

Opsiyonel alanlar

• Teslim fotoğrafıCihazın teslim anındaki hâlini gösteren fotoğraf, "bu hasar zaten vardı" tartışmasını büyük ölçüde bitirir.
• Fatura ve garanti bilgisiFatura numarası ve garanti bitiş tarihi; arıza durumunda servis sürecini hızlandırır.
• Kullanım politikası ekiŞirket cihazının kişisel kullanımı, yazılım kurulumu, veri güvenliği ve yurt dışına çıkarma kuralları ayrı bir ek olarak imzalatılabilir.
• Sigorta bilgisiCihaz sigortalıysa poliçe numarası ve kapsamı; hasar hâlinde ilk başvurulacak yol sigortadır.
• İade bölümüİade tarihi, iade anındaki durum, eksik parçalar ve teslim alan kişinin imzası. Boş bırakılan iade bölümü, tutanağın en sık atlanan yarısıdır.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Seri numarasını yazmamak"1 adet dizüstü bilgisayar" yazan tutanak, hangi cihazın teslim edildiğini kanıtlamaz. Benzersiz kimlik (seri no, IMEI, envanter kodu) tutanağın belkemiğidir.
• Cihaz durumunu boş bırakmakTeslim anındaki hasarlar yazılmazsa, iade sırasındaki her iz yeni hasar sayılır ve haksız bir tazmin talebi doğar.
• Peşin kesinti kaydı koymak"Her türlü hasar bedeli maaştan kesilir" tipi kayıtlar, ücretten kesinti konusundaki emredici kurallar karşısında geçerli sayılmaz. Kusur ve tutar tespiti yapılmadan kesinti yapılamaz.
• İade bölümünü doldurmamakÇalışan ayrılırken cihaz teslim alınıp tutanak kapatılmazsa, envanterde kayıp görünen ekipmanın kimde olduğu izlenemez hâle gelir.
• Tek nüsha düzenlemekÇalışana nüsha verilmeyen tutanaklar, "imzalattılar ama içeriğini görmedim" itirazına açıktır.
• Fotoğraf almamakMetinle anlatılan hasar tartışmaya açıktır; teslim anında çekilen tek bir fotoğraf çoğu uyuşmazlığı önler.