Savunma İstemi Yazısı Örneği: Fesihten Önceki Zorunlu Adım

Ne işe yarar?

Savunma isteminin birinci işlevi, çalışana kendisini açıklama imkânı vermektir. Fesih kararı verilmeden önce iddianın çalışana bildirilmesi ve cevabının alınması, hem hakkaniyetin hem de kanunun gereğidir: savunma, feshin son adımı değil, karar sürecinin girdisidir.

İkinci işlevi, feshin usul yönünü tamamlamaktır. Davranış veya verim nedenine dayanan fesihte savunma alınmaması, uyuşmazlıkta feshi geçersiz kılan bağımsız bir sebep olarak değerlendirilir. Esasa ilişkin gerekçeniz ne kadar güçlü olursa olsun, usul eksikliği bu gücü ortadan kaldırabilir.

Üçüncü işlevi, fesih sebebinin sınırını çizmektir. Fesih bildirimi, savunması istenen olayla bağlıdır: savunması hiç sorulmamış bir olay sonradan fesih gerekçesi yapıldığında, o gerekçe bakımından savunma alınmamış olur. Bu nedenle yazı, iddiayı eksiksiz ve somut biçimde içermelidir.

Savunma istemi yazısı örnek metni

Köşeli parantezleri doldurun. Metin bir fesih beyanı içermez ve içermemelidir; amacı yalnızca iddiayı bildirip savunma istemektir.

[Şirket Ticaret Unvanı]
İnsan Kaynakları Departmanı

Sayın [Ad Soyad]
T.C. Kimlik No: [.....] — Sicil No: [.....] — Departman: [.....] — Unvan: [.....]

Konu: Hakkınızdaki iddialara ilişkin yazılı savunmanızın istenmesi hakkındadır.

Şirketimizde [işe giriş tarihi] tarihinden bu yana [görev/unvan] olarak görev yapmaktasınız.

Aşağıda belirtilen hususlar tarafımıza intikal etmiştir:
1) [gg.aa.yyyy] tarihinde, saat [..:..] sıralarında, [yer] adresinde [olayı somut olarak yazın].
2) [gg.aa.yyyy] tarihinde [olay / ihmal / kurala aykırılık] gerçekleşmiştir.
Söz konusu hususlar [tutanak / giriş-çıkış kaydı / müşteri bildirimi / hedef gerçekleşme raporu] ile tespit edilmiş olup ilgili belgelerin örnekleri işbu yazının ekinde tarafınıza sunulmuştur.

4857 sayılı İş Kanunu'nun 19. maddesi uyarınca, yukarıda belirtilen iddialara ilişkin YAZILI SAVUNMANIZ istenmektedir.

Savunmanızı, işbu yazının tarafınıza tebliğ edildiği tarihten itibaren [.....] iş günü içinde İnsan Kaynakları birimine imza karşılığı elden teslim edebilir veya [KEP adresi / posta adresi] üzerinden iletebilirsiniz. Dilerseniz sözlü savunmanız da alınacak ve tutanağa geçirilecektir.

Belirtilen süre içinde savunmanızın tarafımıza ulaşmaması hâlinde, konu hakkındaki değerlendirme mevcut bilgi ve belgeler esas alınarak yapılacaktır.

İşbu yazı, iş sözleşmenizin feshine ilişkin bir bildirim niteliği taşımamaktadır. Şirketimizin tüm yasal hakları saklıdır.

Bilgilerinize sunarız.

Tarih: [gg.aa.yyyy]
[Şirket Ticaret Unvanı] adına
Ad Soyad / Unvan: [.....]
İmza / Kaşe:

EKLER: 1) [.....]  2) [.....]

Tebellüğ eden — Ad Soyad: [.....]  Tarih: [gg.aa.yyyy]  Saat: [..:..]  İmza:
(Tebellüğden imtina hâlinde iki tanık huzurunda tutanak düzenlenir.)

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 19 — Fesih usulü ve savunma almaİşveren fesih bildirimini yazılı olarak yapmak ve fesih sebebini açık ve kesin bir şekilde belirtmek zorundadır. Hakkındaki iddialara karşı savunmasını almadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez. Ancak işverenin 25. maddenin (II) numaralı bendi şartlarına uygun fesih hakkı saklıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 18 — Geçerli sebep zorunluluğuOtuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde en az altı aylık kıdemi olan ve belirsiz süreli iş sözleşmesiyle çalışan işçinin sözleşmesini fesheden işveren; işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin, işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmak zorundadır. Altı aylık kıdem, aynı işverenin bir veya değişik işyerlerinde geçen süreler birleştirilerek hesaplanır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 18/3 — Geçerli sebep oluşturmayan hâllerSendika üyeliği veya çalışma saatleri dışında ya da işverenin rızasıyla çalışma saatleri içinde sendikal faaliyetlere katılmak; işyeri sendika temsilciliği yapmak; mevzuattan doğan haklarını takip için işveren aleyhine idari veya adli makamlara başvurmak; ırk, renk, cinsiyet, medeni hâl, aile yükümlülükleri, hamilelik, doğum, din ve siyasi görüş gibi nedenler ile hastalık veya kaza nedeniyle kanunda öngörülen bekleme süresinde işe geçici devamsızlık, geçerli fesih sebebi oluşturmaz.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 20 — İtiraz ve ispat yüküİş sözleşmesi feshedilen işçi, fesih bildiriminde sebep gösterilmediği veya gösterilen sebebin geçerli bir sebep olmadığı iddiasıyla, fesih bildiriminin tebliği tarihinden itibaren bir ay içinde işe iade talebiyle arabulucuya başvurmak zorundadır. Anlaşma sağlanamazsa son tutanağın düzenlendiği tarihten itibaren iki hafta içinde iş mahkemesinde dava açılabilir. Feshin geçerli bir sebebe dayandığını ispat yükümlülüğü işverene aittir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 21 — Geçersiz feshin sonuçlarıFeshin geçersizliğine karar verildiğinde işveren, işçiyi bir ay içinde işe başlatmak zorundadır. Başlatmazsa, en az dört en çok sekiz aylık ücreti tutarında tazminat ödemekle yükümlü olur. Kararın kesinleşmesine kadar çalıştırılmadığı süre için işçiye en çok dört aya kadar doğmuş ücret ve diğer hakları ödenir. İşçi, kesinleşen mahkeme kararının tebliğinden itibaren on iş günü içinde işe başlamak için işverene başvurmak zorundadır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 25/II ve md. 26 — İstisna ve hak düşürücü süreAhlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâllere dayanan derhal fesih hakkı, md. 19'daki savunma alma zorunluluğunun dışındadır. Ancak bu hakkın, olayın öğrenilmesinden itibaren altı iş günü ve her hâlde fiilin gerçekleşmesinden itibaren bir yıl içinde kullanılması gerekir. Savunma alınacaksa süreç bu takvimi aşmayacak biçimde planlanmalıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyasıİşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanundan doğan yükümlülükler nedeniyle düzenlediği belgeleri bu dosyada saklar. Savunma istemi yazısı, tebliğ kaydı ve alınan savunma bu dosyanın parçasıdır.

Zorunlu alanlar

• İşveren ve çalışan bilgileriTicaret unvanı; çalışanın ad soyadı, T.C. kimlik numarası, sicil numarası, departman ve unvanı. Belgenin doğru özlük dosyasına bağlanmasını sağlar.
• Yazının tarihiSavunma isteminin hangi gün yapıldığı. Hak düşürücü sürelerin ve tanınan cevap süresinin takibi bu tarihe göre yapılır.
• İddianın açık ve somut anlatımıOlayın tarihi, saati, yeri, kimlerin dahil olduğu ve neyin iddia edildiği tek tek yazılır. "Performansınız yetersiz" değil, "[gg.aa.yyyy] tarihinde teslim etmeniz gereken [.....] raporunu teslim etmediniz" gibi.
• İddianın dayandığı kayıtlarTutanak, giriş-çıkış kaydı, müşteri şikâyeti, hedef gerçekleşme raporu, yazışma çıktısı gibi dayanaklar adlandırılır. Çalışan neye cevap vereceğini ancak böyle bilebilir.
• Savunma istendiğinin açık beyanı"Bu iddialara ilişkin yazılı savunmanız istenmektedir" cümlesi. Yazının amacı belirsizse, sonradan savunma istemi olarak değerlendirilmeyebilir.
• Cevap için tanınan makul süreKanun belirli bir gün sayısı öngörmez; çalışanın iddiayı anlayıp yanıt hazırlayabilmesine yetecek makul bir süre tanınır ve süre yazılı olarak belirtilir. Süre, yazının tebliğ tarihinden itibaren işler.
• Savunmanın nereye ve nasıl verileceğiTeslim edilecek birim, adres veya kanal (elden imza karşılığı, KEP, iadeli taahhütlü). Kanalın yazılması, "verdim ama ulaşmamış" tartışmasını engeller.
• Süresinde savunma verilmemesinin sonucuSüre içinde savunma verilmezse değerlendirmenin mevcut bilgi ve belgelere göre yapılacağının bildirilmesi. Bu bir tehdit cümlesi değil, usulün bildirilmesidir.
• Yetkili imza ve tebliğ kaydıİşveren veya yetkili temsilcinin imzası; çalışanın tebellüğ imzası ve tarihi. İmzadan kaçınılırsa iki tanık huzurunda tutanak düzenlenir.

Opsiyonel alanlar

• Ekler listesiİddiaya dayanak tutanak, rapor, kayıt dökümü veya yazışma örneklerinin numaralı biçimde eklenmesi. Ekler verilmediğinde savunma hakkının etkin kullanılmadığı ileri sürülebilir.
• Önceki uyarılara atıfAynı konuda daha önce yazılı uyarı veya ihtar yapılmışsa tarihleriyle birlikte belirtilmesi; davranışın tekrar ettiğini gösterir.
• Disiplin kurulu bilgisiİşyerinde disiplin kurulu ya da toplu iş sözleşmesinden doğan bir usul varsa, sürecin hangi aşamada olduğu ve kurul toplantı tarihi.
• Yazılı veya sözlü savunma tercihiÇalışanın dilerse sözlü savunma yapabileceği ve bunun tutanağa geçirileceği bilgisi. Yazılı savunma ispat açısından tercih edilir.
• İş sağlığı ve güvenliği vurgusuİddia iş güvenliği kurallarına aykırılığa ilişkinse, ilgili talimat veya eğitim kaydına atıf yapılması.
• Görevden geçici uzaklaştırma bilgisiSüreç boyunca çalışanın ücreti ödenmek kaydıyla geçici olarak görevlendirilmesi ya da uzaklaştırılması söz konusuysa, bunun kapsamı ve süresi.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Savunma almadan doğrudan fesih yapmakEn kritik hata budur: davranış veya verim nedenine dayanan fesihte savunma alınması kanuni bir usul şartıdır. Savunma alınmadan yapılan fesih, esasa ilişkin gerekçe güçlü olsa bile bu usul eksikliği nedeniyle geçersiz sayılabilir; feshin geçerli sebebe dayandığını ispat yükü de işverendedir (md. 20).
• İddiayı soyut yazmak"Genel tutumunuz", "verimsizliğiniz", "uyumsuzluğunuz" gibi ifadeler hangi olaya cevap verileceğini göstermez. Somutlaştırılmayan iddia karşısında alınan savunma, savunma hakkının etkin kullandırıldığı anlamına gelmez.
• Aynı gün cevap istemekKanun belirli bir süre öngörmese de tanınan sürenin makul olması aranır. Yazıyı elden verip "şimdi yaz" demek ya da saatler içinde cevap istemek, savunma hakkının şeklen kullandırıldığı izlenimini doğurur.
• Savunma istemi yazısına fesih cümlesi koymak"İş sözleşmeniz feshedilecektir" ya da "feshedilmiştir" ifadeleri yazıyı bir fesih beyanına yaklaştırır ve kararın savunmadan önce verildiğini gösterir. Yazı, kararın değil sürecin belgesidir.
• Savunması sorulmayan bir olayı fesih gerekçesi yapmakFesih bildiriminde, savunması hiç istenmemiş yeni bir olaya dayanmak, o gerekçe bakımından savunma alınmamış olması sonucunu doğurur. Yazıda tüm iddialar eksiksiz sayılmalıdır.
• Tebliğ kaydı almamakYazının çalışana ne zaman ulaştığı ispatlanamazsa, tanınan sürenin dolup dolmadığı da gösterilemez. Elden teslimde imza alın; imzadan kaçınma hâlinde iki tanık huzurunda tutanak düzenleyin.
• Gelen savunmayı okumadan fesih hazırlamakSavunmanın alınıp değerlendirilmeden aynı gün fesih bildiriminin tebliğ edilmesi, sürecin şeklen işletildiğini gösterir. Savunmada belgelenen bir mazeret varsa (rapor, izin, teknik arıza) karar yeniden gözden geçirilmelidir.
• Altı iş günlük süreyi savunma sürecinde tüketmekMd. 25/II'ye dayanan derhal fesihte süre, olayın öğrenilmesinden itibaren altı iş günüdür. Savunma almak isteniyorsa süreç bu takvimin içine sığdırılmalıdır; aksi hâlde derhal fesih hakkı düşebilir.
• Geçerli sebep oluşturmayan bir konuda savunma istemekSendikal faaliyet, hakkını aramak için idari veya adli makamlara başvurmak, hamilelik ve doğum, hastalık nedeniyle kanuni bekleme süresindeki devamsızlık gibi hâller geçerli fesih sebebi oluşturmaz (md. 18/3). Bu konularda savunma istenmesi, sürecin baştan sakat kurulduğunu gösterir.