İlişik Kesme Belgesi Örneği: Çıkış Nasıl Temiz Kapatılır?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi çıkış hesabını kalem kalem kapatmaktır. Zimmet iadesi, avans mahsubu, izin bakiyesi ve son ücret aynı belgede yan yana durduğunda, hangi kalemin nasıl kapandığı sonradan tartışmaya açık kalmaz; "benden kesildi ama karşılığı neydi" sorusu bu satırlarla cevaplanır.

İkinci işlevi iade ile kesintiyi birbirinden ayırmaktır. Ekipman iade edilir, para mahsup edilir; ikisi aynı satırda eritilmez. Bu ayrım, zimmet bedelinin ücretten tek taraflı kesilmesi yasağının (TBK md. 407) pratikteki karşılığıdır.

Üçüncü işlevi çıkış evraklarının teslimini belgelemektir. Çalışma belgesi, işten ayrılış bildirgesi ve son ücret bordrosunun çalışana verildiği bu kayıtla sabitlenir; "belgemi almadım" iddiası imza karşılığında kapanır.

İlişik kesme belgesi örnek metni

Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. "Alacağım kalmamıştır" türü cümleler bu belgeye yazılmaz; ibraname ayrı düzenlenir.

[Şirket Ticaret Unvanı]

İLİŞİK KESME BELGESİ

Çalışan: [ad soyad] / Sicil: [XKMT-001] / Departman: [.....]
Son çalışma günü: [gg.aa.yyyy] / Ayrılış nedeni: [istifa / fesih / ikale / emeklilik]
Dayanak belge: [istifa dilekçesi / fesih bildirimi / ikale sözleşmesi — tarih ve sayı]

ZİMMET: [cihaz — iade edildi, tarih] [cihaz — iade edilmedi, tutanakla takipte]
AVANS: kapanmamış bakiye [.....] TL — mahsup [çalışanın yazılı muvafakatiyle / yok]
İZİN: kullanılmayan [.....] iş günü — karşılığı [.....] TL, son ücret üzerinden
SON ÖDEME: [.....] TL, [tarih] tarihinde [banka — hesap sonu] kanalıyla

TESLİM EDİLEN BELGELER: [çalışma belgesi] [ayrılış bildirgesi sureti] [son bordro]
Erişim kapatma: [kart ve hesaplar — tarih]

Yukarıdaki kalemlerin durumu tarafımızca birlikte tespit edilmiştir. İbraname ayrıca ve daha sonra düzenlenecektir.

Çalışan: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza:
İşveren yetkilisi: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza:

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 28 — Çalışma belgesiİşten ayrılan işçiye, işin çeşidini ve çalışma süresini gösteren bir belge verilmesi işverenin yükümlülüğüdür. İlişik kesme tamamlanmadan verilen çıkışta bu belge çoğu zaman unutulur; belge, ilişik kesme kontrol listesinin teslim kalemlerinden biri olarak izlenmelidir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — İşçi özlük dosyasıİşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve iş ilişkisi nedeniyle düzenlediği belgeleri saklayıp istendiğinde yetkili mercilere göstermek zorundadır. Kapanmış ilişik kesme belgesi ve ekleri, bu dosyanın çıkış bölümünde saklanır.
• Türk Borçlar Kanunu md. 420 — İbra sözleşmesiİbranamenin geçerli olması için yazılı olması, sözleşmenin sona ermesinden başlayarak en az bir ay geçmiş olması, alacak türü ve miktarının açıkça yazılması ve ödemenin banka yoluyla noksansız yapılması gerekir. İlişik kesme belgesine sıkıştırılan "hiçbir alacağım kalmamıştır" cümlesi bu şartları taşımaz; ibraname ayrı bir belgedir ve ayrı zamanda imzalanır.
• Türk Borçlar Kanunu md. 407 — Ücretten takas sınırıİşveren, çalışandan olan alacağını ücret borcuyla çalışanın rızası olmadıkça takas edemez. Zimmet bedeli, fazla ödenen avans artığı veya eğitim gideri gibi kalemler, yazılı muvafakat yoksa son ödemeden tek taraflı düşülemez; ayrıca talep ve takip edilir.
• 5510 sayılı Kanun md. 9 — İşten ayrılış bildirgesiSigortalı işten ayrılış bildirgesi, sigortalılığın sona ermesinden itibaren on gün içinde SGK'ya verilir. Bildirgedeki çıkış kodunun, ilişik kesme belgesindeki ayrılış nedeniyle aynı hikâyeyi anlatması gerekir; çelişen kod, hem idari para cezası hem de tazminat uyuşmazlığı doğurur.

Zorunlu alanlar

• Çalışanın kimlik ve sicil bilgisiAd soyad, sicil numarası, departman ve görev. Aynı ad soyada sahip çalışanlarda sicil numarası olmadan yapılan eşleştirme, kapatmanın yanlış kayda işlenmesi riskini doğurur.
• Ayrılış tarihi ve ayrılış nedeniSon çalışma günü ile ayrılışın dayanağı: istifa, işveren feshi, ikale, emeklilik veya süre bitimi. Neden, SGK bildirgesindeki çıkış koduyla ve fesih belgesiyle uyumlu olmalıdır.
• Zimmet iade durumuÇalışana teslim edilmiş her ekipmanın iade edilip edilmediği, iade tarihi ve iade anındaki durumu. İade, imzalı iade tutanağıyla ayrıca kapatılır; iade edilmeyen cihazın bedeli bu satıra borç olarak yazılamaz, ücretten kesilemez.
• Avans ve borç bakiyesiKapanmamış maaş avansı ile çalışanın yazılı muvafakat verdiği diğer mahsuplar. Mahsup, bordroda ayrı kalem olarak gösterilir; rızaya dayanmayan kesinti bu satıra yazılarak meşrulaşmaz.
• Kullanılmayan izin bakiyesiSözleşme sona erdiğinde kullanılmayan izin süresine ait ücret, sona erme tarihindeki ücret üzerinden ödenir. Bakiye gün sayısı ve ödeme tutarı belgede ayrı satırda görünür.
• Son ücret ve ek ödemelerSon çalışma gününe kadar hak edilen ücret, fazla mesai ve prim alacakları ile ödeme tarihi ve kanalı. Ödeme yapılmadan imzalatılan kapatma cümlesi, sonradan "ödenmedi" iddiasıyla karşılaşır.
• Teslim edilen belgelerÇalışma belgesi, işten ayrılış bildirgesi sureti, son ücret bordrosu ve varsa referans yazısının teslim kaydı. Teslim edilen her belgenin yanına tarih yazılır.
• Tarafların tarihli imzasıÇalışan ile çıkış işlemini yürüten yetkilinin (İK veya yönetici) imzası ve tarih. İmzasız kapatma listesi, hangi kalemin ne zaman kapandığını ispatlamaz.

Opsiyonel alanlar

• Erişim ve yetki kapatma kaydıBina giriş kartı, sistem hesapları, e-posta ve mobil uygulama erişimlerinin hangi tarihte kapatıldığı. Erişimi açık kalan ayrılmış çalışan, hem veri güvenliği hem de sorumluluk açısından risk taşır.
• Teslim fotoğrafı ve durum notuİade edilen cihazların teslim anındaki hâlini gösteren kısa not veya fotoğraf referansı. "Bu hasar zaten vardı" tartışması bu kayıtla kapanır.
• İbraname planıİbranamenin ilişik kesmeyle birlikte imzalanmayacağı, sözleşmenin sona ermesinden en az bir ay sonra ayrı bir belgeyle düzenleneceği notu. Bu satır, iki belgenin karıştırılmasını önler.
• Referans ve iletişim onayıÇalışanın ilerideki işverenlerine referans verilmesine ve tebligat adresine ilişkin onayı. Ayrılış sonrasındaki yazışmaların ulaşacağı kanal buraya yazılır.
• Dosya arşiv notuBelgenin ve eklerinin özlük dosyasının hangi bölümünde saklandığı. Çıkış evrakı dağınık durduğunda, denetimde veya davada aranan belge bulunamaz.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Belgeye ibraname cümlesi sıkıştırmakEn yaygın hata budur: "tüm haklarımı aldım, hiçbir alacağım kalmamıştır" cümlesinin kapatma listesine eklenmesi. Bu bir ibraname değildir ve TBK md. 420'deki şartları (sona ermeden sonra en az bir ay, alacak tür ve miktarının açık yazılması, bankayla noksansız ödeme) taşımaz. Yine de imzalanmış bir cümle, sonradan hak aramayı fiilen zorlaştırır.
• Zimmet bedelini son ücretten kesmekİade edilmeyen cihazın bedelini çalışanın rızası olmadan son ödemeden düşmek. TBK md. 407 uyarınca işveren, çalışandan olan alacağını ücret borcuyla rıza dışı takas edemez. Doğru yol iade tutanağıyla takip, sonra ayrı alacak talebidir.
• Avans mahsubunu ücret kesme cezasıyla karıştırmakAvans mahsubu, işçinin kendi talebiyle doğan borcun kapanmasıdır; 4857 md. 38'deki ayda iki gündelik sınırı disiplin yaptırımına ilişkindir. İkisini aynı satırda göstermek hem bordroyu hem dosyayı bozar.
• Kullanılmayan izni ödemeden kapatmakBakiye gün sayısı yazılıp karşılığı ödenmeden liste kapatılırsa, alacak faizle birlikte geri döner. İzin ücreti sona erme tarihindeki ücret üzerinden hesaplanır ve ayrı satırda ödenir.
• Çalışma belgesini unutmakÇıkış telaşında 4857 md. 28 kapsamındaki çalışma belgesi verilmez. Belge sonradan istendiğinde hazırlanır ama teslim kaydı ilişik kesmede yoksa "verilmedi" iddiası ispat yükünü işverene yükler.
• Çıkış kodunu tahminle seçmekBildirgedeki kod ile belgedeki ayrılış nedeni çelişirse, çelişki işveren aleyhine yorumlanır. İstifa varken işveren feshi kodu (ya da tersi) yazmak, tazminat ve işsizlik ödeneği tartışmalarının çıkış noktasıdır.
• Erişimleri açık bırakmakAyrılan çalışanın sistem ve bina erişimi kapatılmazsa, sonradan yapılan her işlemin sorumluluğu belirsizleşir. Erişim kapatma, kapatma listesinin ayrı bir satırıdır.