İhtarname Örneği: İş İlişkisinde Yazılı Uyarı Nasıl Yazılır?

Ne işe yarar?

İhtarnamenin birinci işlevi, bir olayı ve bir talebi tarihli biçimde kayda geçirmektir. İş uyuşmazlıklarının büyük bölümü "söyledim / söylemedim" düzeyinde başlar; ihtarname bu düzeyi terk edip iddiayı, talebi ve tanınan süreyi belgeye bağlar.

İkinci işlevi süre başlatmaktır. Verilen süre dolduğunda hangi hakkın kullanılacağı (fesih, iş görmekten kaçınma, dava veya icra takibi) ihtarnamede önceden bildirilir. Böylece sonraki adım sürpriz olmaktan çıkar ve dayanağı görünür hale gelir.

Üçüncü işlevi ispattır. Noter aracılığıyla gönderilen ihtarnamede metnin içeriği ve tebliğ tarihi resmî kayıtla sabitlenir; elden verilen adi ihtarda ise hem içeriği hem de tebliğ tarihini siz kanıtlamak zorunda kalırsınız. İhtarname, özlük dosyasında saklanması gereken belgelerdendir (4857 sayılı İş Kanunu md. 75).

İhtarname örnek metni (devamsızlık — işverenden çalışana)

Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle değiştirin. Bu metin, devamsızlık nedeniyle mazeret sorulan ve savunma istenen durum içindir; fesih beyanı içermez.

İHTARNAME

KEŞİDECİ: [Şirket Ticaret Unvanı] — [Adres] — [Vergi Dairesi / No]
MUHATAP: [Ad Soyad] — [T.C. Kimlik No] — [Özlük dosyasındaki adres]

KONU: Devamsızlığınız, işbaşı yapmanız ve savunmanızın istenmesi hakkındadır.

Sayın [Ad Soyad],

Şirketimizde [işe giriş tarihi] tarihinden bu yana [departman] biriminde [görev/unvan] olarak çalışmaktasınız.

[gg.aa.yyyy] ve [gg.aa.yyyy] tarihlerinde, tarafımızdan alınmış bir izniniz ve bildirilmiş bir mazeretiniz bulunmaksızın işyerinde hazır bulunmadınız. Söz konusu günlere ilişkin devamsızlığınız işyeri giriş-çıkış kayıtları ve [gg.aa.yyyy] tarihli tutanak ile belirlenmiştir.

İşbu ihtarnamenin tarafınıza tebliğinden itibaren [.....] iş günü içinde;
1) İşbaşı yapmanızı,
2) Devamsızlığınıza ilişkin varsa mazeretinizi belgeleriyle birlikte bildirmenizi,
3) Hakkınızdaki bu iddiaya karşı yazılı savunmanızı İnsan Kaynakları birimine imza karşılığı teslim etmenizi
ihtar ederiz.

Belirtilen süre içinde işbaşı yapmamanız veya haklı bir mazeret bildirmemeniz hâlinde, 4857 sayılı İş Kanunu'nun ilgili hükümleri uyarınca iş sözleşmenizin feshi yoluna gidilecektir. Bu husustaki tüm yasal haklarımız saklıdır.

Bilgilerinize sunar, gereğini rica ederiz.

Tarih: [gg.aa.yyyy]
[Şirket Ticaret Unvanı] adına
Ad Soyad / Unvan: [.....]
İmza / Kaşe:

Tebellüğ eden — Ad Soyad: [.....]  Tarih: [gg.aa.yyyy]  İmza:

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 25/II — İşverenin haklı nedenle derhal fesih hakkıAhlak ve iyi niyet kurallarına uymayan haller arasında devamsızlık da sayılır: işçinin işverenden izin almaksızın veya haklı bir sebebe dayanmaksızın ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa herhangi bir tatil gününden sonraki iş günü yahut bir ayda üç iş günü işine devam etmemesi. Devamsızlık ihtarnamesinin amacı, devamsızlığın nedenini sormak ve varsa haklı mazeretin belgelenmesini istemektir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 26 — Hak düşürücü süreAhlak ve iyi niyet kurallarına aykırılığa dayanan fesih hakkı, olayın öğrenilmesinden itibaren 6 iş günü ve her hâlde fiilin gerçekleşmesinden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır. İhtar ve savunma süreci bu süreyi tüketecek biçimde uzatılamaz; ihtarnamede tanınan süre belirlenirken bu sınır mutlaka gözetilmelidir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 19 — Savunma alma zorunluluğuHakkındaki iddialara karşı savunması alınmadan, bir çalışanın belirsiz süreli iş sözleşmesi davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez. İşverenin md. 25/II koşullarına uygun fesih hakkı saklıdır. Bu nedenle uygulamada ihtarname çoğu zaman savunma istemiyle birlikte yazılır; ikisini tek metinde birleştirecekseniz cevap için ayrı ve makul bir süre tanımak gerekir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 24/II ve md. 34 — Ücretin ödenmemesiÜcreti kanun veya sözleşme hükümlerine uygun biçimde hesaplanmayan ya da ödenmeyen çalışan, sözleşmeyi haklı nedenle derhal feshedebilir. Ayrıca ücreti ödeme gününden itibaren yirmi gün içinde mücbir bir neden dışında ödenmeyen çalışan, iş görme borcunu yerine getirmekten kaçınabilir; gecikilen süre için mevduata uygulanan en yüksek faiz işletilir. Bu haklar kullanılmadan önce çekilen ihtar, alacağın ve temerrüdün belgelenmesini sağlar.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 22 — Çalışma koşullarında esaslı değişiklikİşveren, iş sözleşmesiyle veya eklerine dayanarak oluşan çalışma koşullarında esaslı bir değişikliği ancak durumu yazılı olarak bildirmek suretiyle yapabilir. Bu şekle uygun olarak yapılmayan ve çalışan tarafından altı iş günü içinde yazılı olarak kabul edilmeyen değişiklikler çalışanı bağlamaz. Görev yeri, unvan veya çalışma düzeni değişikliği bildirimleri de bu nedenle yazılı yapılır.
• 1512 sayılı Noterlik Kanunu — Noter ihtarnamesiİhtarname ve ihbarname düzenleyip göndermek, noterlerin kanunla sayılan görevleri arasındadır. Noter ihtarında metnin içeriği noterlikte saklanır ve tebliğ tarihi resmî kayıtla sabit olur; adi ihtara göre en büyük üstünlüğü budur.
• 7201 sayılı Tebligat KanunuNoter aracılığıyla yapılan tebligat bu kanun hükümlerine göre yürütülür. Tebliğ tarihini gösteren mazbata, ihtarnameye bağlanan sürelerin ne zaman işlemeye başladığının ispatıdır; bu yüzden ihtarnamenin aslı kadar tebliğ mazbatası da dosyada saklanmalıdır.
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 18/3 — Neden doğrudan uygulanmaz?Tacirler arasında temerrüt, sözleşmenin feshi ve sözleşmeden dönmeye ilişkin ihtar veya ihbarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla ya da kayıtlı elektronik posta ile yapılması öngörülmüştür. Bu hüküm tacirler arası ilişkiye ilişkindir; çalışana gönderilecek ihtar bakımından doğrudan uygulanmaz. Yani kanun işçi-işveren ihtarı için özel bir şekil aramaz — sorun şekil değil, ispattır.

Zorunlu alanlar

• Keşideci (ihtarı gönderen) bilgileriİşveren gönderiyorsa ticaret unvanı, vergi numarası ve tebligat adresi; çalışan gönderiyorsa ad soyad, T.C. kimlik numarası, sicil numarası ve adres.
• Muhatap bilgileri ve adresiÇalışana gönderilecekse özlük dosyasındaki en son bildirilen adres kullanılır. Yanlış adrese yapılan tebligat, tüm süreci baştan başlatır.
• KonuTek cümlelik konu satırı: "Devamsızlığınız ve savunmanızın istenmesi hakkında" ya da "Ödenmeyen ücret alacağım hakkında". Konu, belgenin sonradan hangi sürece ait olduğunu gösterir.
• Olayın somut anlatımıTarih, gün, saat, yer ve olay tek tek yazılır. "Sık sık işe gelmiyorsunuz" değil, "12.08.2026 ve 13.08.2026 tarihlerinde izinsiz ve mazeretsiz olarak işe gelmediniz" gibi.
• Açık talepKarşı taraftan tam olarak ne isteniyor: işbaşı yapılması, mazeretin belgelenmesi, savunmanın yazılı verilmesi, ücret alacağının ödenmesi. Talep belirsizse ihtarın hukuki sonucu da belirsiz kalır.
• Tanınan süreTalebin yerine getirilmesi için verilen süre gün olarak yazılır ve başlangıcı tebliğ tarihine bağlanır: "işbu ihtarnamenin tebliğinden itibaren 3 iş günü içinde".
• Sürenin sonundaki hukuki sonuçSüre içinde yanıt verilmezse hangi hakkın kullanılacağı bildirilir. Bu bir uyarıdır; ihtarnameyi fesih beyanına dönüştüren "sözleşmeniz feshedilmiştir" gibi bir cümle kullanılmaz.
• Tarih, imza ve tebliğ kaydıKeşide tarihi ve ıslak imza; elden teslimde muhatabın "aldım" kaydı, tarihi ve imzası. Muhatap imzadan kaçınırsa iki tanık huzurunda tutanak düzenlenir.

Opsiyonel alanlar

• Ekler listesiPuantaj çıktısı, giriş-çıkış kayıtları, devamsızlık tutanağı, ödeme dekontu, bordro örneği veya yazışma çıktıları. Ekler ihtarnamede numaralı biçimde sayılır.
• Savunma istemi bölümüİhtar ile savunma istemi aynı yazıda birleştirilebilir. Bu durumda savunma için tanınan süre ayrıca ve açıkça yazılmalıdır.
• Vekil bilgileriAvukat aracılığıyla gönderiliyorsa vekilin adı, baro ve sicil numarası ile vekâletname bilgisi.
• Faiz ve fer'i taleplerÜcret alacağı ihtarında talebin faiz ve diğer ferileriyle birlikte istendiğinin belirtilmesi; bu, alacağın kapsamını sonraki aşamalarda daraltmaz.
• Yanıt kanalıCevabın hangi adrese, hangi kanaldan (elden imza karşılığı, KEP, iadeli taahhütlü) verileceği. Kanalın yazılması, "cevap verdim ama ulaşmamış" tartışmasını engeller.
• Fazlaya ilişkin haklar saklıdır kaydıİhtarnamede belirtilmeyen talepler bakımından hakların saklı tutulduğunun yazılması, sonradan ileri sürülecek istemler için kolaylık sağlar.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• İhtarnameyi fesih bildirimi gibi yazmakMetnin içine "iş sözleşmeniz feshedilmiştir" cümlesini koymak, belgeyi uyarı olmaktan çıkarıp fesih beyanına dönüştürür. Bu durumda savunma alma aşaması atlanmış olur; davranış veya verim nedenine dayanan fesihte bu tek başına geçersizlik sebebidir (md. 19).
• Olayı soyut anlatmak"Görevinizi aksatıyorsunuz", "iş arkadaşlarınızla sorun yaşıyorsunuz" gibi ifadeler hangi olayın kastedildiğini göstermez. Muhatap neye cevap vereceğini bilemez, siz de sonradan hangi olaya dayandığınızı ispatlayamazsınız.
• Süre vermemek veya cevap veremeyecek kadar kısa süre tanımakSüresiz ihtar hukuki sonuç üretmez; "bugün içinde cevap verin" biçimindeki süreler ise savunma hakkının kullandırılmadığı yönünde değerlendirilir. Süreyi tebliğ tarihine bağlayın ve makul tutun.
• Sadece mesaj veya sözlü uyarı ile yetinmekAnlık mesajlaşma uygulamasından gönderilen uyarının muhataba ulaştığı ve okunduğu her zaman ispatlanamaz. En azından elden imza karşılığı teslim, tercihen noter veya KEP kullanın.
• 6 iş günlük süreyi ihtar sürecinde tüketmekAhlak ve iyi niyet kurallarına aykırılığa dayanan fesihte süre, olayın öğrenilmesinden itibaren işler. Uzun cevap süreleri tanıyıp sonra fesih yapmak, hak düşürücü sürenin geçmesine yol açabilir.
• Yanlış adrese göndermekÇalışanın özlük dosyasındaki son bildirilen adresi güncel değilse tebligat sorunlu hale gelir. Adres değişikliğini bildirme yükümlülüğünü iş sözleşmesine yazın ve dosyayı güncel tutun.
• Ücret ihtarında tutarı ve dönemi yazmamak"Alacaklarım ödenmedi" ifadesi hangi dönemin, hangi kalemin ve ne kadarının istendiğini göstermez. Dönem, kalem ve tutar yazılmadığında temerrüdün hangi tarihte doğduğu tartışmalı kalır.
• İhtarnameyi dosyalamamakGönderilen ihtarın nüshası, tebliğ mazbatası ve gelen cevap saklanmazsa süreç fiilen hiç yaşanmamış gibi olur. Üç belge birlikte özlük dosyasına konur.