Maaş Yazısı Örneği: Bankaya, Kiraya ve Vizeye Çalışma ve Ücret Yazısı

Ne işe yarar?

Birinci işlevi, karşı tarafın sorduğu tek soruyu cevaplamaktır: bu kişi burada çalışıyor mu ve düzenli bir geliri var mı? Kredi ve kart başvurusunda, kira sözleşmesinde, burs ve okul kaydında, vize dosyasında istenen belge budur. İyi bir yazı bu soruyu gereksiz ayrıntıya girmeden cevaplar: çalışma başlangıcı, sözleşme türü, unvan ve ücret.

İkinci işlevi işvereni korumaktır. Yazı, işverenin çalışanı hakkında üçüncü bir kişiye yaptığı beyandır. Yuvarlanmış ya da şişirilmiş bir ücret, kurum bordro veya SGK dökümüyle karşılaştırdığında hem başvuruyu düşürür hem de yazıyı imzalayan işveren için sorumluluk tartışması açar. Ücretin dönemiyle, brüt ve net olarak bordrodan alınıp yazılması bu riski kapatır.

Üçüncü işlevi kişisel verinin kontrollü paylaşılmasıdır. Ücret, çalışanın kişisel verisidir. Yazı çalışanın talebiyle düzenlenip çalışana teslim edildiğinde ve kime sunulacağı metinde yazıldığında, işveren veriyi üçüncü kişiye kendiliğinden aktarmış olmaz; talep ve teslim kaydı özlük dosyasında kalır.

Maaş yazısı örnek metni

Köşeli parantezleri doldurun ve yazıyı şirket antetli kâğıdına basın. Ücret bilgisi son bordroyla aynı olmalıdır; yazı çalışana teslim edilir.

[Şirket Ticaret Unvanı]
[Adres] · [Telefon] · [E-posta]

Sayı: [.....]                                  Tarih: [gg.aa.yyyy]

İLGİLİ MAKAMA / [Kurumun adı]
Konu: Çalışma ve ücret bilgisi

Şirketimiz çalışanı [Ad Soyad] (T.C. Kimlik No: [.....]), [gg.aa.yyyy] tarihinden bu yana şirketimizde [unvan] olarak, [belirsiz süreli / belirli süreli] ve [tam süreli / kısmi süreli] iş sözleşmesiyle çalışmaktadır ve hâlen görevinin başındadır.

Çalışanımızın [aa.yyyy] dönemi itibarıyla aylık ücreti brüt [.....] TL, yasal kesintiler sonrası net [.....] TL'dir. Ücret her ayın [..] günü çalışanın banka hesabına ödenmektedir.

Bu yazı, çalışanın [gg.aa.yyyy] tarihli talebi üzerine [kurum / amaç: kredi başvurusu, kira sözleşmesi vb.] için ibraz edilmek üzere düzenlenmiştir.

Bilgilerin teyidi için: [Ad Soyad, Unvan] · [Telefon] · [E-posta]

[Şirket Ticaret Unvanı]
Yetkili: [Ad Soyad] — [Unvan]
İmza / Kaşe:

Teslim alan çalışan — Ad Soyad: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza: ..............

Hukuki dayanak

• Türk Borçlar Kanunu md. 426 — Hizmet belgesiİşçi, her zaman işverenden hizmet ilişkisinin türünü ve süresini gösteren bir hizmet belgesi isteyebilir; yani belge talebi için iş ilişkisinin sona ermesi gerekmez. Kanun ücreti belgenin zorunlu içeriği saymaz; maaş yazısında ücretin yer alması çalışanın talebine dayanır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 28 — Çalışma belgesiİşten ayrılan işçiye işinin çeşidini ve süresini gösteren bir belge verilir; bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır. Maaş yazısı bu belgenin yerine geçmez: çalışma belgesi ayrılışta verilir ve ücret içermez, maaş yazısı çalışma sürerken verilir ve ücret içerir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 37 — Ücret hesap pusulasıİşveren her ücret ödemesinde ücretin hesabını gösteren bir pusula vermek zorundadır. Yazıdaki brüt ve net ücret, aynı dönemin pusulasıyla birebir tutmalıdır; banka ya da konsolosluk çoğu zaman yazıyla birlikte son bordroları da ister.
• 6698 sayılı KVKK md. 5 ve md. 8 — Kişisel verinin işlenmesi ve aktarılmasıÜcret bilgisi kişisel veridir; işlenmesi ve üçüncü kişilere aktarılması kanundaki şartlara bağlıdır. Yazıyı çalışanın talebi üzerine düzenleyip çalışana teslim etmek, veriyi bankaya ya da konsolosluğa işverenin kendisinin göndermesinden daha güvenli yoldur.

Zorunlu alanlar

• Muhatap ve amaç"İlgili makama" ya da kurumun adı (… Bankası, … Başkonsolosluğu) ve yazının hangi iş için verildiği: kredi başvurusu, kira sözleşmesi, vize başvurusu. Amacı yazılmış bir belgenin başka bir işte kullanılması zorlaşır; bu da çalışanın verisini korur.
• Sayı ve düzenleme tarihiKurumlar genellikle son 30 gün içinde düzenlenmiş yazı ister. Sayı, yazının şirket kayıtlarında bulunabilmesini sağlar.
• Çalışanın kimlik bilgileriAd soyad ve T.C. kimlik numarası. Vize yazısında pasaport numarası da istenebilir.
• İşe giriş tarihi ve sözleşme türüBelirsiz veya belirli süreli, tam veya kısmi süreli; "hâlen çalışmaktadır" ifadesi. Kurumun asıl sorduğu budur.
• Unvan ve birimÖzlük kaydındaki unvan; kartvizitteki ya da gayriresmî unvan değil.
• Aylık ücret ve dönemiBrüt ve net aylık ücret ayrı ayrı, "[ay.yıl] itibarıyla" diye dönemiyle yazılır. Düzenli olmayan prim ve ikramiye aylık ücrete katılmaz; yazılacaksa ayrı satırda ve niteliğiyle gösterilir.
• Yetkili imza, kaşe ve teyit iletişimiİmza yetkilisinin adı ve unvanı, şirket kaşesi ve yazıyı doğrulamak isteyen kurumun arayabileceği telefon veya e-posta.

Opsiyonel alanlar

• Ücret ödeme günü"Ücret her ayın [..] günü banka hesabına ödenir" cümlesi, kredi başvurularında düzenli gelirin kanıtını güçlendirir. IBAN yazmaya gerek yoktur.
• SGK işyeri sicil numarasıBazı kurumlar yazıyı SGK kaydıyla eşleştirmek için ister.
• İzin tarihleri ve dönüş taahhüdüVize yazısında çalışanın onaylı yıllık izin tarihleri ve izin dönüşü görevine devam edeceği yazılır. Tarihler onaylı izin kaydıyla aynı olmalıdır.
• Masrafların kimde olduğuVize ve iş seyahatinde seyahat masraflarının çalışan mı şirket mi tarafından karşılanacağı.
• İngilizce metinPek çok konsolosluk yazıyı İngilizce ister; İngilizce metin Türkçesiyle aynı bilgileri taşımalıdır.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Ücreti yuvarlamak ya da şişirmekBanka yazıdaki ücreti bordro ve SGK dökümüyle karşılaştırır. Tutmayan rakam başvuruyu düşürür ve yazıyı imzalayan işveren için sorumluluk tartışması açar. Rakam her zaman son bordrodan alınır.
• Brüt mü net mi olduğunu yazmamakTek başına "maaşı 45.000 TL'dir" cümlesi iki farklı anlama gelir. Brüt ve net ayrı satırda, dönemiyle birlikte yazılmalıdır.
• Yazıyı doğrudan kuruma e-postalamakÜcret bilgisini çalışanın bilgisi dışında bankaya ya da konsolosluğa göndermek, kişisel verinin üçüncü kişiye aktarılması demektir. Yazı çalışana teslim edilir; kuruma o sunar.
• Çalışma belgesini maaş yazısı yerine vermekAyrılışta verilen çalışma belgesi ücret içermez ve hâlen çalışıldığını göstermez. Çalışan bir kişi için kurumun istediği belge maaş yazısıdır.
• Unvanı ve tarihi özlük kaydından farklı yazmakKartvizitteki unvan ya da tahmini işe giriş tarihi, SGK kaydıyla çeliştiğinde yazının tamamı şüpheli hâle gelir. İki bilgi de özlük dosyasından alınır.