Yıllık İzin Kurulu Karar Defteri Örneği: Kurul Kararı, İzin Çizelgesi ve İşveren Onayı

Ne işe yarar?

Birinci işlevi ispattır. Yönetmelik md. 17, kurul toplantılarında alınan kararların ve yapılan işlerin izin kurulu karar defterine yazılarak imzalanmasını öngörür. Bir çalışan "iznim haksız yere ertelendi" dediğinde işverenin elindeki cevap, talebin hangi toplantıda ve hangi ölçüyle değerlendirildiğini gösteren tarihli ve imzalı karardır. Kararı olmayan bir çizelge yalnızca bir tablodur; kararla birlikte bir usulün sonucu hâline gelir.

İkinci işlevi planlamayı kurala bağlamaktır. Kurul da işveren de çalışanın istediği izin tarihiyle bağlı değildir; ancak çizelge çalışanın talebi ve iş durumu dikkate alınarak hazırlanır ve aynı tarihe rastlayan taleplerde öncelik işyerindeki kıdeme ve bir önceki yıl iznin kullanıldığı tarihe göre belirlenir (md. 8). Karar defteri, bu ölçünün her toplantıda gerçekten uygulandığını gösterir.

Üçüncü işlevi şikâyeti kayda geçirmektir. Kurul, çalışanların yıllık izinle ilgili dilek ve şikâyetlerini inceleyip sonucu işverene ve ilgili çalışana bildirir (md. 16/c). Sözlü çözülen bir itiraz ertesi yıl aynı tartışmayla geri döner; deftere yazılmış bir karar ise sonraki taleplerde emsal olur.

İzin kurulu karar defteri örnek sayfası

Köşeli parantezleri doldurun. Her toplantı ayrı karar sayısıyla ve tarih sırasıyla yazılır; sayfalar numaralanır ve kararlar arasında boş sayfa bırakılmaz.

YILLIK İZİN KURULU KARAR DEFTERİ
İşyeri: [Ticaret unvanı / şube]      SGK işyeri sicil no: [.....]      Sayfa: [..]

Karar sayısı: [yyyy/..]   Toplantı tarihi: [gg.aa.yyyy]   Saat: [..:..] - [..:..]
Toplantı yeri: [.....]    Toplantıya çağıran: Kurul Başkanı

KATILANLAR
Başkan (işveren temsilcisi): [Ad Soyad, unvan]
İşçi üyesi: [Ad Soyad]
İşçi üyesi: [Ad Soyad]   [Yedek katıldıysa: asıl üye [Ad Soyad] yerine]

GÜNDEM
1. [dönem] dönemine ait yıllık izin isteklerinin incelenmesi ve izin çizelgesinin hazırlanması
2. Aynı tarihe rastlayan izin isteklerinin sıralanması
3. Kurula iletilen dilek ve şikâyetlerin incelenmesi

KARARLAR
Karar 1: İşverence kurula iletilen [..] adet izin isteği incelenmiş; [..] no.lu izin çizelgesi, çalışanların talepleri ve iş durumu gözetilerek hazırlanmış ve işverenin onayına sunulmasına karar verilmiştir. (Yönetmelik md. 16/a-b)
Karar 2: [Ad Soyad] ile [Ad Soyad]'ın aynı tarihlere düşen istekleri, aynı birimden iki kişinin birlikte izne çıkması işi aksatacağından birlikte karşılanamamıştır. Kıdem ve bir önceki yıl izin tarihi esas alınarak [Ad Soyad]'a istediği tarih verilmiş, [Ad Soyad]'ın izni [gg.aa.yyyy] - [gg.aa.yyyy] tarihlerine planlanmıştır. (md. 8)
Karar 3: [Ad Soyad]'ın [gg.aa.yyyy] tarihli şikâyeti incelenmiş; [inceleme sonucu]. Sonucun işverene ve çalışana yazılı olarak bildirilmesine karar verilmiştir. (md. 16/c)

Oy durumu: [Oybirliği / Oyçokluğu — karşı oy gerekçesi: .....]
Başkan: [Ad Soyad]  İmza: ..........
Üye: [Ad Soyad]     İmza: ..........
Üye: [Ad Soyad]     İmza: ..........

İŞVEREN ONAYI (md. 16/a): [..] no.lu izin çizelgesi onaylanmıştır.
Onaylayan: [Ad Soyad, unvan]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza: ..........
Çizelgenin ilan tarihi ve yeri: [gg.aa.yyyy] — [ilan panosu / iç duyuru]

Hukuki dayanak

• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği md. 15 — İzin kurulunun oluşumuİşçi sayısı yüzden fazla olan işyerlerinde işvereni veya işveren vekilini temsilen bir, işçileri temsilen iki kişiden oluşan üç kişilik izin kurulu kurulur; kurula işveren temsilcisi başkanlık eder. İşçi üyeler ve yedekleri işyerinde sendika temsilcisi varsa onlarca, yoksa işçilerin yarıdan bir fazlasının katıldığı toplantıda açık oyla seçilir. Başkan, üyeler ve yedekler işverence ilan edilir; seçim iki yılda bir yapılır ve yeni üyeler seçilinceye kadar eski kurul görevine devam eder.
• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği md. 16 — Görev ve yetkilerKurul, çalışanların verip işverenin kurula ilettiği izin isteklerine göre izin çizelgelerini hazırlayıp işverenin onayına sunar; çizelgeyi kıdemi, izni belirli bir dönemde kullanma zorunluluğunu veya engelini, işin aksamadan yürümesini ve işçi sayısını gözeterek hazırlar; izinle ilgili dilek ve şikâyetleri inceleyip sonucu işverene ve çalışana bildirir. Kurulun çalışması için gereken yer, eleman, araç ve gereç işverence sağlanır.
• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği md. 17 — Toplantılar ve karar defteriKurul, izin çizelgelerinin hazırlanması sırasında ve gerektikçe başkanın çağrısıyla iş saatleri içinde toplanır. Toplantılarda alınan kararlar ve yapılan işler izin kurulu karar defterine yazılarak imzalanır.
• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği md. 18 — Kurul zorunlu olmayan işyerleriİşçi sayısı yüzden az olan işyerlerinde kurulun görevleri, işveren veya işveren vekili ya da bunların görevlendireceği bir kişi ile işçilerin kendi aralarından seçecekleri bir temsilci tarafından yerine getirilir.
• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği md. 7, 8 ve 19 — Talep, öncelik ve çizelgeÇalışan iznini kullanmak istediği tarihten en az bir ay önce işverene yazılı olarak bildirir; işveren talepleri kurula iletir (md. 7). Aynı tarihe rastlayan isteklerde öncelik kıdeme ve bir önceki yıl iznin kullanıldığı tarihe göre belirlenir (md. 8). Çizelgede ad soyad, sicil numarası, işe giriş tarihi, izne hak kazanma tarihi, çalışma süresi, izin ve yol izni gün sayıları ile iznin başlama ve bitiş tarihleri yer alır (md. 19).

Zorunlu alanlar

• Karar sayısı, toplantı tarihi ve saatiKararlar yıl içinde sırayla numaralanır. Saat, toplantının iş saatleri içinde yapıldığını gösterir (md. 17).
• Katılanlar ve sıfatlarıBaşkan (işveren temsilcisi) ve iki işçi üyesi; asıl üyenin yerine yedek katıldıysa kimin yerine katıldığı. Üç kişinin adı ve imzası olmayan karar eksik kalır.
• GündemGörüşülen konular madde madde: dönemin izin çizelgesi, aynı tarihe rastlayan talepler, toplu izin, kurula iletilen şikâyetler.
• Kararın metni ve ölçüsüNeyin karara bağlandığı ve hangi ölçüyle: çakışan taleplerde kıdem ve bir önceki yıl izin tarihi (md. 8), işin aksamadan yürümesi (md. 16/b). Gerekçesiz "uygun görülmedi" ifadesi itiraz karşısında savunma üretmez.
• Çizelgeye atıfKarara bağlanan izin çizelgesinin numarası ve kapsadığı dönem; çizelgenin kendisi karara ek olarak saklanır.
• Oy durumu ve karşı oy gerekçesiKararın oybirliğiyle mi oyçokluğuyla mı alındığı; karşı oy kullanan üyenin gerekçesi şerh olarak yazılır. Yönetmelik oylama usulünü ayrıca düzenlemez; şerh, itirazın kayıtta kalmasını sağlar.
• İmzalar ve işveren onayıKurul üyelerinin imzası (md. 17) ile çizelgeyi onaylayan işveren veya vekilinin adı, onay tarihi ve imzası (md. 16/a).

Opsiyonel alanlar

• İlan tarihi ve yeriOnaylanan çizelgenin işyerinde ilan edildiği tarih ve yer. Yönetmelik çizelgenin kurulca hazırlanıp ilan edileceğini öngörür (md. 19); toplu izinde ilan ayrıca açıkça aranır (md. 10).
• Şikâyetin tarihi ve sonucuŞikâyet eden çalışanın adı, başvuru tarihi ve sonucun kendisine ve işverene bildirildiği tarih (md. 16/c).
• Toplu izin kararıNisan başı ile Ekim sonu arasında uygulanacak toplu izin dönemi ve işyerinin korunması ya da bakım gibi nedenlerle toplu izin dışında tutulan çalışanlar (md. 10-11).
• İzinlerin değerlendirilmesine ilişkin önerilerYönetmelik kurula, izinlerin daha yararlı geçirilmesi için kamp ve gezi düzenleme ve işverene öneride bulunma görevi de verir (md. 16/d); bu öneriler de deftere yazılabilir.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Kurulu kâğıt üzerinde kurmakÜyeleri seçimsiz atamak ya da ilan etmemek, kurulun bütün kararlarını tartışmaya açar. Seçimin nasıl yapıldığı (sendika temsilcileri ya da yarıdan bir fazla katılımlı açık oy) ve ilan tarihi defterin ilk sayfasında kayıtlı olmalıdır.
• Kararı deftere yazmamakToplantı yapılıp karar yalnızca e-postayla duyurulursa md. 17'nin aradığı imzalı kayıt oluşmaz. Karar ve yapılan iş toplantı günü yazılıp imzalanmalıdır.
• Öncelik ölçüsünü yazmamakÇakışan taleplerde "uygun görülmedi" demek yetmez. Kıdem ve bir önceki yıl izin tarihi (md. 8) karara yazılmazsa ertelenen çalışanın itirazı karşısında gerekçe kalmaz.
• Çizelgeyi işveren onayı olmadan ilan etmekKurul çizelgeyi hazırlar ve onaya sunar; onay işverenindir (md. 16/a). Onaysız ilan edilen çizelge ile sonradan yapılan değişiklik iki ayrı plan yaratır.
• Toplantıyı mesai dışına bırakmakKurul iş saatleri içinde toplanır (md. 17). Mesai sonrasına bırakılan toplantı katılımı düşürür ve üyelerin o süresinin nasıl sayılacağı tartışmasını açar.
• Seçimi yenilememekÜye seçimi iki yılda bir yapılır (md. 15). Ayrılan üyenin yeri yedekle ya da aynı usulle tamamlanmazsa kurul eksik imzayla karar almaya başlar.