Yıllık İzin Kayıt Belgesi: Çalışan Bazlı Kayıtta Ne Bulunur?
Yıllık izin kayıt belgesi — işyeri geneli izin defterinin çalışan bazındaki yaprağı — işverenin her çalışan için tutmak zorunda olduğu, izne hak kazanma tarihini, kullanılan izinleri ve kalan bakiyeyi gösteren belgedir. İzin talep formundan farkı işlevindedir: talep formu bir izni başlatır ve tek bir olayı belgeler; izin kayıt belgesi ise çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar bütün izin geçmişini tek bir kayıtta biriktirir. İzin uyuşmazlıklarında iznin fiilen kullandırıldığını ispat yükü işverende olduğu için, denetimde ve davada bakılan asıl belge çoğunlukla budur. Aşağıda kaydın taşıması gereken alanlar, örnek satır düzeni, izin kurulunun rolü ve en sık yapılan hatalar var.
Ne işe yarar?
Belgenin birinci işlevi ispattır. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, işverene çalışanların izin durumlarını gösteren bir izin kayıt belgesi tutma yükümlülüğü getirir. Talep formları klasörde dağınık dururken kayıt belgesi tek bir tabloda hak edilen, kullanılan ve kalan günleri gösterir; çalışanın her kullanım için attığı imza da bu tabloda toplanır.
İkinci işlevi hesaptır. Yıllık izin hakkı kümülatiftir: kullanılmayan günler yanmaz, sonraki yıllara devreder ve kıdem arttıkça yıllık hak da artar. Devreden bakiyenin yıl yıl izlendiği bir kayıt yoksa, "bu yılın hakkı" üzerinden yapılan hesap eksik kalır ve sözleşme sona erdiğinde ödenecek izin ücreti de yanlış hesaplanır.
Üçüncü işlevi kuralları görünür kılmaktır. Bölünme kuralına uyulup uyulmadığı, izin süresine denk gelen tatil günlerinin izinden düşülüp düşülmediği, yol izni verilip verilmediği ve izin ücretinin izinden önce ödenip ödenmediği ancak tarihli bir kayıt üzerinden denetlenebilir. Kayıt, bu dört sorunun cevabını aynı satırda taşımalıdır.
Yıllık izin kayıt belgesi örnek düzeni
Aşağıdaki satır düzenini kendi kayıt defterinize veya elektronik tablonuza uyarlayabilirsiniz. Köşeli parantezleri doldurun; her kullanım satırı çalışanın imzasıyla kapatılır.
YILLIK ÜCRETLİ İZİN KAYIT BELGESİ İşyeri unvanı: [.....] SGK İşyeri Sicil No: [.....] Çalışan: [Ad Soyad] T.C. Kimlik No: [.....] Sicil No: [.....] Departman / Unvan: [.....] İşe giriş tarihi: [gg.aa.yyyy] HAK EDİŞ TABLOSU İzin yılı | Hak kazanma tarihi | Kıdem | Hak edilen (iş günü) | Devreden | Toplam hak [yyyy-yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.. yıl] | [14 / 20 / 26] | [.....] | [.....] [yyyy-yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.. yıl] | [14 / 20 / 26] | [.....] | [.....] KULLANIM TABLOSU Sıra | İzin başlangıcı | İşbaşı tarihi | Kullanılan iş günü | Yol izni | İzin ücreti ödeme tarihi | Kalan bakiye | Çalışan imzası 1 | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | [yok / .. gün] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | .............. 2 | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | [yok / .. gün] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | .............. 3 | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | [yok / .. gün] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | .............. Not: İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Not: İzin bölünerek kullanılmışsa bölümlerden biri 10 günden az olamaz (4857 md. 56). Dönem sonu kalan bakiye: [.....] iş günü Kaydı tutan / onaylayan — Ad Soyad / Unvan: [.....] Tarih: [gg.aa.yyyy] İmza: [Yüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde] İzin kurulu çizelge no: [.....] Karar tarihi: [gg.aa.yyyy]
İş sözleşmesi sona eriyorsa kaydı nasıl kapatırsınız?
Ayrılış anında kayıt bir kez daha ve son kez güncellenir. Kalan bakiye satırına ayrılış tarihindeki gün sayısını yazın; bu bakiyeye ait ücret, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden ödenir (4857 md. 59). Ödemenin bordroda ayrı satırda görünmesi ve kayıt belgesindeki kapanış satırıyla aynı gün sayısını göstermesi gerekir. Devreden bakiyenin önceki yıllara ait olması ödemeyi etkilemez: yıllık izin hakkı kümülatiftir ve kullanılmayan günler yanmaz. İş ilişkisi sürerken yıllık iznin paraya çevrilemeyeceğini de unutmayın; izin ücretine dönüşme yalnızca sözleşmenin sona ermesiyle söz konusu olur.
Hukuki dayanak
- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği — İzin kayıt belgesiİşveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren izin kayıt belgesini tutmak ve saklamakla yükümlüdür. Kayıtta işçinin izne hak kazandığı tarih, hak ettiği ve kullandığı izin süreleri ile kalan bakiyesi yer alır. İzin kullanımının çalışanın imzasıyla kayda geçirilmesi, iznin fiilen kullandırıldığının gösterilmesini sağlar.
- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği — İzin kuruluİşçi sayısı yüzden fazla olan işyerlerinde, işveren veya işveren vekilini temsilen bir, işçileri temsilen iki kişi olmak üzere üç kişiden oluşan izin kurulu kurulur. Kurul, izin çizelgelerinin hazırlanmasında görev alır ve çalışmalarını işveren onayına sunar. İzin kurulu bulunmayan işyerlerinde yıllık izinlerin verilmesi işveren veya işveren vekilince yürütülür.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 53 — İzin süreleriYıllık ücretli izin hakkı, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmakla doğar. İzin süresi kıdeme göre 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) 14 iş günü, 5 yıldan fazla 15 yıldan az ise 20 iş günü, 15 yıl ve daha fazlasında 26 iş gününden az olamaz. 18 yaşını doldurmamış ve 50 yaşını aşmış çalışanlarda taban her hâlükârda 20 iş günüdür. Yıllık izin hakkından vazgeçilemez.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — Bölünme, tatiller ve yol izniİzin, tarafların anlaşmasıyla bölünebilir; ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. İzni işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek çalışana, talebi ve belgelemesi hâlinde gidiş-dönüş için toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir. Bu üç kuralın uygulanıp uygulanmadığı kayıt belgesinden okunabilmelidir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretiİşveren, yıllık ücretli iznini kullanan çalışana izin dönemine ilişkin ücretini ilgili iznin başlamasından önce peşin ödemek veya avans olarak vermek zorundadır. Ödeme tarihinin kayda işlenmesi, bu zorunluluğun yerine getirildiğini gösterir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 59 — Sözleşmenin sona ermesiİş sözleşmesinin sona ermesi hâlinde, hak kazanılıp kullanılmayan izin süresine ait ücret, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden ödenir. İş ilişkisi sürerken yıllık izin paraya çevrilemez. Bu ödemenin doğru hesaplanabilmesi, kayıttaki devreden bakiyenin güncelliğine bağlıdır.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 103 — Aykırılığın yaptırımıİzin ücretini ödemeyen veya eksik ödeyen, sözleşmesi sona eren çalışana hak edilmiş izin ücretini ödemeyen ve yıllık izne ilişkin yönetmelik hükümlerine aykırı olarak izin kullandırmayan veya eksik kullandıran işveren ile işveren vekiline, bu durumda olan her işçi için ayrı ayrı idari para cezası uygulanır. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyası ve saklamaİşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanundan doğan yükümlülükler nedeniyle düzenlediği belgeleri bu dosyada saklar. İzin kayıt belgesi, izin talep formları ve izin ücreti ödeme kayıtları birlikte saklandığında zincir eksiksiz olur.
Zorunlu alanlar
- İşyeri ve işveren bilgileriTicaret unvanı ve SGK işyeri sicil numarası. Birden fazla işyeri varsa kaydın hangi işyerine ait olduğu açıkça görünmelidir.
- Çalışanın kimlik ve sicil bilgileriAd soyad, T.C. kimlik numarası, sicil numarası, departman ve unvan. Kayıt kişiye özeldir; toplu listeler bireysel kaydın yerini tutmaz.
- İşe giriş tarihiİzne hak kazanma tarihinin ve kıdem basamağının hesaplandığı temel veri. Aynı işverenin farklı işyerlerinde geçen süreler birleştirilerek dikkate alınır.
- İzne hak kazanılan tarihHer izin yılı için hakkın doğduğu tarih. Hak, deneme süresi dahil en az bir yıllık çalışmayla doğar; sonraki yıllarda aynı tarihte yenilenir.
- Hak edilen izin gün sayısıKıdeme göre iş günü olarak: 14, 20 veya 26 iş günü taban değerleridir; 18 yaşını doldurmamış ve 50 yaşını aşmış çalışanlarda taban 20 iş günüdür. Sözleşme veya toplu iş sözleşmesiyle artırılmışsa artırılan süre yazılır.
- Devreden bakiyeÖnceki yıllardan kullanılmayan günler. Yıllık izin hakkı kümülatiftir; devreden gün yazılmadığında bakiye olduğundan düşük görünür.
- Kullanılan iznin başlangıç ve işbaşı tarihleriSadece bitiş değil, işe dönüş günü de yazılır. İşbaşı gününün belirsizliği, devamsızlık tartışmalarının en sık nedenidir.
- Kullanılan iş günü sayısıTakvim günü değil iş günü. Araya giren hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz ve bakiyeden düşülmez.
- Kalan bakiyeHer kullanımdan sonra güncellenen kalan gün sayısı. Kaydın en çok denetlenen alanı budur; bordro ve puantajla tutarlı olmalıdır.
- Çalışanın imzasıHer izin kullanımının karşısında çalışanın imzası bulunur. İmzasız kayıt, iznin fiilen kullandırıldığını göstermek bakımından zayıftır.
- İşveren veya yetkilinin imzasıKaydı tutan ve onaylayan yetkilinin adı, unvanı ve imzası. Kaydın kim tarafından ve ne zaman güncellendiği izlenebilir olmalıdır.
Opsiyonel alanlar
- Yol izni kaydıİzni başka bir yerde geçiren çalışana talebi ve belgelemesi hâlinde dört güne kadar verilen ücretsiz yol izninin gün sayısı. Yol izni yıllık izin süresinden sayılmaz; ayrı sütunda izlenmelidir.
- İzin ücretinin ödendiği tarihİzin ücreti izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir (md. 57). Ödeme tarihinin kayda işlenmesi, bu yükümlülüğün yerine getirildiğini gösterir.
- Bölünme bilgisiİzin bölünerek kullanıldıysa bölümlerin ayrı satırlarda gösterilmesi. Bölümlerden birinin 10 günden az olamayacağı kuralına uyulduğu ancak böyle denetlenebilir.
- İzin kurulu kararı veya çizelge numarasıYüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde izin kurulunun hazırladığı çizelgeye atıf. İznin hangi plan çerçevesinde kullandırıldığını gösterir.
- Diğer izin türlerinin ayrı izlenmesiMazeret, ücretsiz ve idari izinler yıllık izin bakiyesinden düşülmez. Aynı tabloda izlenecekse tür sütunu eklenmeli, bakiye hesabına dahil edilmemelidir.
- Sözleşme sona erdiğinde kapanış satırıAyrılışta kalan bakiyenin ve bu bakiye için ödenen izin ücretinin (md. 59) kayda işlenmesi. Kaydın son satırı, ödemenin dayanağıdır.
Doldurma adımları
Kayıt kişiye özeldir: işe giriş tarihi, hak kazanma tarihi ve kıdem basamağı çalışandan çalışana değişir. Departman bazlı toplu listeler pratik görünse de bireysel kaydın yerini tutmaz.
Hak, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmakla doğar. Kıdeme göre taban süreler 14, 20 ve 26 iş günüdür; 18 yaşını doldurmamış ve 50 yaşını aşmış çalışanlarda taban 20 iş günüdür. Sözleşmeyle artırılmış süre varsa kayda o süre yazılır.
Yeni kayıt açarken önceki yıllardan devreden günleri ilk satıra taşıyın. Yıllık izin hakkı kümülatiftir; devreden gün gösterilmediğinde hem çalışan hem işveren yanlış bir bakiyeyle hareket eder.
İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz. Kayda takvim günü yazmak, çalışanın hakkını eksik kullandırma sonucunu doğurur.
İzin tarafların anlaşmasıyla bölünebilir, ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. Her bölümü ayrı satıra yazın; yılın tamamının birer ikişer gün kullandırıldığı bir kayıt, kuralın ihlal edildiğini doğrudan gösterir.
İzin ücreti izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir (md. 57). Ödeme tarihini kayda yazmak, ücretin izin dönüşündeki normal bordroya bırakılmadığını gösterir.
Kullanılan iznin karşısına çalışanın imzasını alın. İspat yükü işverende olduğu için, imzasız bir kayıt uyuşmazlıkta tek başına yeterli görülmeyebilir; talep formu ve puantajla birlikte saklanması gerekir.
Kayıttaki izin günleri, aynı dönemin puantajı ve bordrosuyla birebir tutmalıdır. İki kaydın çelişmesi, izin uyuşmazlıklarının ve denetimde ilk sorulan soruların en sık kaynağıdır. Ay kapanışında bu karşılaştırmayı rutin hâline getirin.
Sözleşme sona erdiğinde kalan bakiyeyi ve bu bakiye için ödenen izin ücretini son satıra işleyin (md. 59). Kayıt, özlük dosyasıyla birlikte saklanır; ödemenin dayanağı bu son satırdır.
Sık yapılan hatalar
- Kayıt belgesini hiç tutmamakTalep formlarını klasörde biriktirmek, izin kayıt belgesi tutma yükümlülüğünü karşılamaz. İzin uyuşmazlıklarında iznin kullandırıldığını ispat yükü işverendedir; toplu ve güncel bir kayıt yoksa dağınık formlardan bakiye hesabı çıkarmak da mümkün olmaz.
- Bakiyeyi her yıl sıfırlamakKullanılmayan yıllık izin yanmaz; sonraki yıllara devreder ve kıdem arttıkça yıllık hak da artar. Kayıtta yalnızca "bu yılın hakkı" gösterildiğinde bakiye olduğundan düşük görünür ve ayrılışta ödenecek izin ücreti eksik hesaplanır.
- Takvim günü üzerinden kayıt tutmakİzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Bu günlerin bakiyeden düşülmesi, iznin eksik kullandırılması sonucunu doğurur.
- Bölünme kuralını kayıtta göstermemekİzin bölünebilir, ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. Yılın tamamının birer ikişer gün kullandırıldığı bir kayıt, kuralın ihlal edildiğini doğrudan belgeler; bölümlerin ayrı satırlarda izlenmesi hem uyumu hem denetlenebilirliği sağlar.
- Çalışanın imzasını almamakElektronik tabloda tutulan ve hiç imzalanmayan kayıt, iznin fiilen kullandırıldığını göstermekte zayıf kalır. Her kullanım satırının çalışan imzasıyla kapatılması, kaydın ispat değerini belirleyen unsurdur.
- Mazeret ve ücretsiz izinleri yıllık bakiyeden düşmekEvlilik, ölüm, doğum gibi kanunla tanınan mazeret izinleri ile tarafların anlaşmasına dayanan ücretsiz izin, yıllık izin bakiyesinden düşülmez. Aynı tabloda izleniyorsa tür sütunu eklenmeli ve bakiye hesabına dahil edilmemelidir.
- İzin ücretini izin dönüşüne bırakmakİzin ücreti, izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir (md. 57). Ödemenin izin dönüşündeki normal bordroya bırakılması bu hükme uygun değildir; ödeme tarihinin kayda işlenmemesi ise uyumun gösterilmesini imkânsız kılar.
- İzni parayla değiştirmekİş ilişkisi devam ederken yıllık izin ücrete çevrilemez; izin fiilen kullandırılmalıdır. Kayıtta "ücrete dönüştürüldü" gibi bir satır, iznin kullandırılmadığının kendi elinizle tutulmuş belgesi olur.
- İzin kurulunu kurmamakİşçi sayısı yüzden fazla olan işyerlerinde izin kurulu kurulması gerekir. Kurul bulunmayan işyerlerinde izin işlemleri işveren veya vekilince yürütülür; ancak yüzden fazla işçi çalıştıran bir işyerinde kurulun hiç oluşturulmamış olması yönetmeliğe aykırılıktır.
- Kaydı puantajla karşılaştırmamakİzin kaydındaki günlerle puantaj ve bordro kayıtlarının çelişmesi, hem denetimde ilk sorulan sorudur hem de izin uyuşmazlıklarının en sık kaynağıdır. Ay kapanışında iki kaydın karşılaştırılması rutin olmalıdır.
İzin defterini elle güncellemeyi bırakın
empuno'da her çalışanın hak ediş tarihi, kullanılan günleri ve devreden bakiyesi kıdeme göre otomatik hesaplanır; onaylanan izin puantaja işlenir, izin geçmişi tek ekranda tarih sırasıyla durur.
İzin Takip Modülünü İnceleyin →Sık Sorulan Sorular
İzin kayıt belgesi ile izin talep formu arasındaki fark nedir?
İzin defteri tutmak zorunlu mu?
Kayıt elektronik ortamda tutulabilir mi?
İzin kurulu hangi işyerlerinde kurulur ve ne yapar?
Kullanılmayan izinler bir sonraki yıla devreder mi?
Kayıtta hangi günler izinden sayılmaz?
İzin kaydı tutulmazsa ne olur?
Kayıt ne kadar süreyle saklanmalı?
Bu düzen örnektir; işyerinizin izin politikasına ve çalışma takvimine göre uyarlanmalıdır. İzin kaydının imzalı ve güncel tutulması işverenin ispat yükü bakımından belirleyicidir: iznin kullandırıldığını gösteremeyen işveren, izni hiç kullandırmamış sayılma riskiyle karşılaşır. Tereddüt ettiğiniz hâllerde bir iş hukuku uzmanına danışın.
Bu sayfadaki şablonlar genel bilgilendirme amaçlı örnek belgelerdir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Her işyerinin koşulları farklıdır: formları kullanmadan önce şirketinize uyarlayın, güncel mevzuatı kontrol edin ve tereddüt ettiğiniz konularda bir iş hukuku uzmanına danışın. Şablonların kullanımından doğabilecek sonuçlardan empuno sorumlu tutulamaz.