Maaş Bordrosu Örneği: Ücret Bordrosunda Hangi Sütunlar Olmalı?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi vergi kaydıdır. İşveren her ay ödediği ücretler için ücret bordrosu tutmak zorundadır ve ücret üzerinden hesaplanan vergiler bordroda gösterilir (VUK md. 238). Muhtasar beyanda bildirilen rakamlar bu kayda dayanır.

İkinci işlevi ödemenin belgesidir. Çalışanın ücreti aldığına dair imzası ya da ayrıca alınan makbuz, hangi ay için ne ödendiğini gösterir; sonradan çıkan bir ücret uyuşmazlığında işverenin elindeki ilk belge budur.

Üçüncü işlevi kaynak olmaktır. Çalışana verilen ücret hesap pusulası, aylık prim ve hizmet bildirimi ve vergi beyanı aynı rakamlardan beslenir; bordro ile bu belgeler birbirini tutmalıdır.

Maaş bordrosu örnek düzeni

Köşeli parantezleri kendi bordronuzdan doldurun. Tutar ve oranlar dönemin parametrelerinden gelir; örnek yalnız sütun sırasını ve imza bölümünü gösterir. Her çalışan için aynı satır bloğu tekrarlanır.

[Şirket Ticaret Unvanı] — ÜCRET BORDROSU
Dönem: [ay / yyyy]   SGK işyeri sicil no: [.....]   Düzenleme tarihi: [gg.aa.yyyy]

Sıra: [1]   Ad Soyad: [.....]   T.C. Kimlik No: [.....]   Görev: [.....]
Birim ücret: [aylık / gündelik / saatlik]   Gün: [...]   Eksik gün ve nedeni: [...]

KAZANÇLAR: Asıl ücret [.....] + Fazla çalışma [.....] + Hafta tatili / genel tatil [.....] + Prim / ikramiye [.....] = Brüt kazanç [.....]
SGK matrahı: [.....]   SGK işçi primi: [.....]   İşsizlik sigortası işçi primi: [.....]
Gelir vergisi matrahı: [.....]   Kümülatif matrah: [.....]
Hesaplanan gelir vergisi: [.....]   Asgari ücret istisnası: [.....]   Ödenecek gelir vergisi: [.....]
Damga vergisi: [.....]
Diğer kesintiler: Avans [.....]   İcra / nafaka [.....]
NET ÖDENEN: [.....]   Ödeme: [banka / işyerinde]   Ödeme tarihi: [gg.aa.yyyy]   Çalışan imzası: [.....]

TOPLAMLAR: Brüt [.....]   Yasal kesintiler [.....]   Diğer kesintiler [.....]   Net [.....]
İşveren payları (bilgi): SGK işveren primi [.....]   İşsizlik işveren primi [.....]   Teşvik indirimi [.....]

Bordroyu düzenleyen: [ad soyad / imza]   İşyeri sahibi veya müdürü: [ad soyad / imza]

Hukuki dayanak

• Vergi Usul Kanunu md. 238 — Ücret bordrosuİşverenler her ay ödedikleri ücretler için ücret bordrosu tutmak zorundadır. Bordroya en az şunlar yazılır: çalışanın soyadı, adı ve ücreti aldığına dair imzası veya mührü (ödemede ayrıca makbuz alınıyorsa bordroya imza konulması şart değildir); varsa vergi karnesinin tarih ve numarası; birim ücret (aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı); çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre; ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı. Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafta gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenir ve işyeri sahibi veya müdürü ile bordroyu düzenleyen kişi tarafından imzalanır. İşveren bu esaslara uymak şartıyla bordroyu dilediği biçimde düzenleyebilir.
• Vergi Usul Kanunu md. 253 — Saklama süresiDefter tutmak zorunda olanlar, defterlerini ve kanunun "Vesikalar" kısmında sayılan belgeleri (ücret bordrosu bu kısımdadır) ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl süreyle saklamak zorundadır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 37 — Ücret hesap pusulasıİşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemenin ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintinin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 32 ve 35 — Ödeme ve haciz sınırıÜcret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkak kural olarak Türk parası ile işyerinde veya özel olarak açılan banka hesabına ödenir (md. 32). İşçinin aylık ücretinin dörtte birinden fazlası haczedilemez veya başkasına devir ve temlik olunamaz; nafaka borcu alacaklılarının hakları saklıdır (md. 35).
• Gelir Vergisi Kanunu md. 23/18 — Asgari ücret istisnasıÖdemenin yapıldığı ayda geçerli asgari ücretin aylık brüt tutarından işçi sosyal güvenlik primi ve işsizlik sigortası primi düşüldükten sonra kalan tutara isabet eden ücret gelir vergisinden istisnadır. İstisnayı aşan ücretin vergisi hesaplanırken istisna tutarına isabet eden vergi düşülür; birden fazla işverenden ücret alanlarda istisna yalnız en yüksek ücrete uygulanır.

Zorunlu alanlar

• Dönem ve işyeriBordronun ait olduğu ay ve yıl baş tarafta yazılır (VUK md. 238). İşyeri unvanı ve, prim bildirimiyle eşleşmesi için, SGK işyeri sicil numarası eklenir.
• Çalışan kimliğiAd soyad, T.C. kimlik numarası, sicil numarası ve görev. Her satır bir çalışandır.
• Birim ücret ve süreAylık, gündelik, saatlik veya parça başı ücret ile ücretin ilgili olduğu gün sayısı (VUK md. 238). Eksik gün varsa nedeni ayrıca not edilir.
• Brüt kazanç kalemleriAsıl ücret, fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücreti, prim ve ikramiye ayrı sütunlarda. Aynı kalemler çalışana verilen pusulada da ayrı gösterilir (4857 md. 37).
• Yasal kesintilerSGK işçi primi, işsizlik sigortası işçi primi, gelir vergisi matrahı, gelir vergisi ve damga vergisi; asgari ücret istisnası ayrı satırda (GVK md. 23/18).
• Diğer kesintiler ve net ödemeAvans mahsubu, icra ve nafaka kesintisi ve net ödenen tutar. İcra kesintisi aylık ücretin dörtte birini aşamaz; nafaka alacakları saklıdır (4857 md. 35).
• İmzalarÇalışanın ücreti aldığına dair imzası (ödemede ayrıca makbuz alınıyorsa şart değildir) ile bordroyu düzenleyen kişinin ve işyeri sahibi veya müdürünün imzası (VUK md. 238).

Opsiyonel alanlar

• Kümülatif gelir vergisi matrahıYıl başından o aya kadar biriken matrah; çalışanın hangi ayda üst dilime geçtiğini gösterir.
• İşveren paylarıSGK işveren primi, işsizlik sigortası işveren primi ve varsa teşvik indirimi. Çalışana ödenen tutarı değiştirmez, işveren maliyetini gösterir.
• Yemek ve yol yardımıİstisna kapsamında kalan kısım ile matraha giren kısım ayrı sütunda gösterilir.
• Ödeme yöntemi ve tarihiBanka hesabına mı işyerinde mi ödendiği ve ödeme günü (4857 md. 32). Banka ödemesinde dekont bordroya iliştirilir.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Pusulayı bordro yerine koymakPusula çalışana verilen belgedir; işverenin aylık toplu kaydı olan bordronun yerini tutmaz. İkisi aynı rakamları taşır ama ayrı yükümlülüktür (VUK md. 238, 4857 md. 37).
• Kalemleri tek tutarda toplamakFazla çalışma, tatil ücreti ve ikramiyeyi asıl ücretle tek tutarda yazmak hangi kalemin ödendiğini göstermez; pusulada bu kalemlerin ayrı ayrı gösterilmesi zorunludur (4857 md. 37).
• Tarih ve imzayı atlamakBordro ertesi ayın yirminci gününe kadar tarihlenip işyeri sahibi veya müdürü ile düzenleyen kişi tarafından imzalanır (VUK md. 238). Tarihsiz ve imzasız tablo bu şekli karşılamaz.
• Haciz sınırını aşmakİcra kesintisi aylık ücretin dörtte birini aşamaz; nafaka alacakları saklıdır (4857 md. 35). Kesinti bordroda ayrı satırda gösterilir.
• Bordroyu erken imha etmekBordro, ilgili olduğu yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır (VUK md. 253). Süre dolmadan atılan bordro, ödemenin belgesini ortadan kaldırır.