Savunma İstek Yazısı: Fesih Öncesi Savunma Nasıl İstenir?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi feshi usulden korumaktır. Savunma alınmadan yapılan davranış veya verim feshi, isnat doğru bile olsa geçersiz sayılır. Yazı ve tebliğ kaydı, savunma adımının atıldığının ispatıdır; dosya bu belge olmadan mahkemeye taşınamaz.

İkinci işlevi isnadı somutlaştırmaktır. "Hakkınızda şikâyet var" gibi genel bir çağrı savunma isteme sayılmaz; işçinin hangi gün, hangi davranışı nedeniyle savunmasının istendiği yazıda açıkça belirtilir. Somut isnat, hem işçinin etkili yanıtını hem işverenin tutarlı dosyasını mümkün kılar.

Üçüncü işlevi süre disiplinini kurmaktır. Yazıda işçiye yanıt için makul bir süre tanınır ve tebliğ tarihi kayda bağlanır. Süre dolmadan fesih yapılmaz; süresinde yanıt gelmezse bu durum tutanakla belgelenip dosyaya işlenir.

Savunma istek yazısı örnek metni

Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. Somut isnat cümlesi ve yanıt süresi çıkarılmamalı, tebliğ kaydı alınmalıdır.

[Şirket Ticaret Unvanı] / İnsan Kaynakları

SAVUNMA İSTEMİ

Ad Soyad: [.....] / Sicil: [.....] / Görev / Departman: [.....]
Tarih: [gg.aa.yyyy] / Sayı: [.....]

4857 sayılı İş Kanunu'nun 19. maddesi uyarınca savunmanız istenmektedir.

İsnat edilen olay: [gg.aa.yyyy] tarihinde [olayın açık anlatımı; örn. izinsiz ve mazeretsiz olarak işe gelmediğiniz, [tarih] ve [sayı]lı devamsızlık tutanağıyla tespit edilmiştir].

Yukarıda belirtilen hususa ilişkin yazılı savunmanızı, bu yazının size tebliğinden itibaren [.....] gün içinde İnsan Kaynakları birimine vermeniz gerekmektedir.

Süresi içinde savunma vermemeniz hâlinde durum tutanakla belgelenecek ve dosyanız mevcut bilgi ve belgeler esas alınarak değerlendirilecektir. Savunma vermemeniz, isnadı kabul ettiğiniz anlamına gelmez.

Düzenleyen: [Ad Soyad, Unvan]   İmza:
Tebliğ: Elden teslim [.....] Tarih: [gg.aa.yyyy] İmza: / Posta gönderi no: [.....] / KEP ileti no: [.....]

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 19 — Savunma alma zorunluluğuHakkındaki iddialara karşı savunması alınmadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez. Kural, iş güvencesi kapsamındaki fesihlere ilişkindir; işletmenin gereklerine dayanan fesihlerde savunma şartı işletilmez.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 18 — Geçerli neden ve ispat yüküFesih için işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından kaynaklanan geçerli bir neden gerekir ve feshin geçerli nedene dayandığını ispat yükümlülüğü işverendedir. Savunma istemi ve yanıtı, bu ispatın çekirdek belgeleridir; dosya ne kadar erken kurulursa fesih o kadar sağlam durur.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 25-II — Savunma aranmayan derhal fesihAhlak ve iyi niyet kurallarına aykırı davranışlar nedeniyle tanınan derhal fesih hakkının kullanılmasında savunma alma şartı aranmaz. Hangi rejimin yürüyeceği baştan netleştirilir: derhal fesih yolundaysanız savunma yazısı değil, altı iş günü kuralına uyan hızlı bir fesih bildirimi gerekir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 26 — Altı iş günü ve bir yıl süresiHaklı nedenle derhal fesih yetkisi, ahlaka aykırı fiilin öğrenilmesinden itibaren altı iş günü ve her hâlde fiilin işlenmesinden bir yıl içinde kullanılmalıdır. Savunma yazışmasının uzaması bu hak düşürücü süreleri durdurmaz; dosya takvimi bu iki sınıra göre kurulur.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 25-II/g — Devamsızlıkta derhal fesih ölçüsüİzinsiz veya haklı sebep olmaksızın ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki kez tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü devamsızlık, işverene derhal fesih hakkı verir. Ölçü tutarsa fesih savunmasız yapılabilir; ölçü tutmuyorsa davranış feshi yoluna dönülür ve savunma şartı doğar.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyası kaydıSavunma istemi, tebliğ belgesi, işçinin yanıtı veya yanıtsızlık tutanağı ve dayanak tutanaklar çalışanın özlük dosyasında birlikte saklanır. Yazışmanın tamamı tek dosyada durmadıkça fesih savunması parça parça kalır.

Zorunlu alanlar

• Muhatap (çalışanın kimlik ve sicil bilgisi)Ad soyad, sicil veya personel numarası, görev ve departman. Yazının doğru kişiye ve doğru özlük dosyasına bağlanması için gerekir.
• Somut isnat cümlesiHangi tarihte, hangi davranışın veya verim eksikliğinin isnat edildiği; dayanak tutanak ve kayıtların sayılması. Genel ifadeler ("hakkınızda şikâyetler var") savunma isteme sayılmaz; metnin en kritik satırıdır.
• Dayanak tutanak referansıDevamsızlık tutanağı, uyarı yazısı, performans kaydı gibi isnadın dayandığı belgelerin tarih ve sayısı. Savunma ile dayanak aynı olayı anlatmalıdır.
• Yasal dayanak atfıSavunmanın 4857 md. 19 uyarınca istendiğinin tek cümlelik kaydı. İşçiye hakkının hatırlatılması, yazının ciddiyetini ve dosyanın usul bütünlüğünü güçlendirir.
• Makul yanıt süresiSavunmanın hangi tarihe kadar, nereye verileceği. Kanunda sabit gün sayısı yoktur; uygulamada birkaç günlük süre makul sayılır. Sürenin yazıda açıkça belirtilmesi gerekir.
• Yanıt verilmezse izlenecek yolun kaydıSüresinde savunma verilmemesi hâlinde durumun tutanakla belgeleneceği ve dosyanın mevcut hâliyle değerlendirileceğinin belirtilmesi. Vermemenin ikrar sayılmadığı ayrıca yazılır.
• Tebliğ kaydıYazının işçiye ulaştırılma biçimi ve tarihi: elden imza karşılığı, iadeli taahhütlü posta veya KEP. Ulaşmayan yazı yok hükmündedir; tebliğ belgesi yazı kadar saklanır.
• Düzenleme tarihi ve yetkili imzaYazıyı düzenleyen yöneticinin adı, unvanı ve imzası ile düzenleme tarihi. Süre hesabı tebliğ tarihinden yürür; tarih eksikse süre tartışmalı hâle gelir.

Opsiyonel alanlar

• Önceki uyarıların özetiAynı davranışa ilişkin daha önce verilmiş sözlü veya yazılı uyarıların tarihleri. Tekrar eden davranışta fesih dosyasını güçlendirir; ilk olayda boş bırakılır.
• Tanık bilgisiOlayı gören çalışanların adları. Savunma yanıtıyla çelişki çıkarsa tanık beyanına başvurulur; isimlerin dosyada hazır olması süreci hızlandırır.
• Performans ölçütleriVerim isnadında hedeflenen ve gerçekleşen değerler. Ölçülebilir kriter yoksa verim isnadı sübjektif kalır; varsa yazıya eklenir.
• Sendika temsilcisi bilgilendirmesiİşyerinde sendika varsa temsilcinin bilgilendirildiğinin kaydı. Zorunlu değildir ancak uyuşmazlıkta iyi niyet göstergesidir.
• Türkçe bilmeyen çalışan için çeviri notuÇalışanın anlamadığı dilde yazı tebliğ edilemez. Gerekiyorsa çevirisinin eklendiği ve anlatıldığı kayda geçirilir.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Genel ifadelerle "savunma" istemekEn sık hata budur: isnat somut yazılmaz, "hakkınızdaki iddialara cevap verin" denir. Böyle bir çağrı savunma isteme sayılmaz; feshin geçersizliğine engel olmaz. Tarih, olay ve dayanak yazıda olmalıdır.
• Süre tanımadan veya süre dolmadan feshetmekYanıt süresi yazılmayan çağrı eksiktir; süresi dolmadan yapılan fesih savunmasız fesih gibi değerlendirilir. Süre makul olmalı ve tebliğ tarihinden hesaplanmalıdır.
• Savunma istemini fesih bildirimi sanmakİstem yazısı bir çağrıdır, fesih değildir. Savunma alındıktan sonra ayrıca gerekçeli fesih bildirimi düzenlenmeden sözleşme sona ermez. İki belge birbirine karıştırılmamalıdır.
• Derhal fesih yolunda savunmayla vakit kaybetmekMd. 25-II kapsamındaki fiilde savunma şartı yoktur; yazışmayı uzatmak altı iş günlük hak düşürücü süreyi tüketir. Süre dolduktan sonra yapılan fesih, isnat doğru olsa bile düşer.
• Tebliği kayda bağlamamakYazı ulaştırılmadıysa savunma istenmemiş sayılır. Elden tebliğde imza alınmaz, postada gönderi belgesi saklanmazsa işveren savunma adımını ispatlayamaz.
• Savunma vermemeyi ikrar saymakYanıtsızlık, isnadın kabulü değildir. "Savunma vermediği için suçunu kabul etmiştir" gerekçesiyle fesih, dosyadaki diğer delillerle desteklenmedikçe ayakta durmaz.
• Yanıtı okumadan şablon fesih yapmakGelen savunma değerlendirilmeden, aynı gün basılmış bir fesih bildirimi dosyaya girerse savunma adımı göstermelik sayılır. Değerlendirme kaydı dosyada görünür olmalıdır.
• İşletme gerekçeli fesihte savunma aramakEkonomik veya organizasyonel gerekçeli fesihlerde md. 19 savunma şartı işletilmez. Yanlış rejimde savunma istemek dosyayı karıştırmaktan başka işe yaramaz.