İzin Devir ve Bakiye Bildirim Formu: Devreden Günleri Yazıya Dökmek

Ne işe yarar?

Formun birinci işlevi hesabı ortak hâle getirmektir. Çalışan bakiyesini yılda bir kez yazılı olarak gördüğünde, hatalar aylar sonra değil aynı hafta içinde ortaya çıkar. Sonradan yürütülen "ben 2023'te beş gün kullanmıştım" tartışmalarının çoğu, bakiyenin hiç bildirilmemiş olmasından doğar.

İkinci işlevi planlamayı başlatmaktır. Yıllık izin işveren tarafından bölünemez ve iznin sürekli biçimde verilmesi zorunludur; bölünme ancak tarafların anlaşmasıyla ve bölümlerden biri on günden az olmamak üzere mümkündür. Devreden bakiyesi büyümüş bir çalışanın bu kurala uygun izin kullanabilmesi için planın yılın başında yapılması gerekir. Form, bu planlamayı tetikleyen belgedir.

Üçüncü işlevi yükümlülüğün yerine getirildiğini göstermektir. İzin kaydını tutmak ve saklamak işverenin yükümlülüğüdür; iznin fiilen kullandırıldığını ispat yükü de işverendedir. Her yıl imzalı bildirim alınan bir işyerinde bakiye zinciri kesintisiz belgelenmiş olur ve sözleşme sona erdiğinde ödenecek izin ücreti tartışmasız hesaplanır.

İzin devir ve bakiye bildirim formu örnek metni

Köşeli parantezleri doldurun. Metin bir feragat veya "kullanılmazsa yanar" kaydı içermez ve içermemelidir; amacı bakiyeyi bildirmek ve planlamayı başlatmaktır.

[Şirket Ticaret Unvanı]
İnsan Kaynakları Departmanı

Sayın [Ad Soyad]
T.C. Kimlik No: [.....] — Sicil No: [.....] — Departman: [.....] — Unvan: [.....]

Konu: [yyyy] dönemi yıllık ücretli izin bakiyeniz ve ertesi döneme devir bildirimi hakkındadır.

Şirketimizde [gg.aa.yyyy] tarihinden bu yana görev yapmaktasınız. Yıllık ücretli izne hak kazandığınız tarih [gg.aa.yyyy], hâlihazırdaki kıdeminiz [.. yıl .. ay] olup kıdeminize karşılık gelen yıllık izin süreniz [14 / 20 / 26] iş günüdür.

İZİN HESABINIZ
Önceki dönemlerden devreden ................................ [.....] iş günü
[yyyy] döneminde hak edilen ................................ [.....] iş günü
Toplam kullanılabilir hak ................................... [.....] iş günü
[yyyy] döneminde kullanılan ................................ [.....] iş günü
ERTESİ DÖNEME DEVREDEN BAKİYE ............................. [.....] iş günü

Dönem içinde kullandığınız izinler:
1) [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] arası, [.....] iş günü
2) [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] arası, [.....] iş günü
(İzin sürenize rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmamıştır.)

Kullanılmayan yıllık izin günleriniz ertesi döneme kendiliğinden devreder; devir için ayrıca talepte bulunmanız gerekmez. Yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez ve bakiyeniz iş ilişkisi devam ettiği sürece geçerliliğini korur.

PLANLAMA
Devreden bakiyenizi kullanmayı planladığınız tarihleri, iznin başlangıcından en az bir ay önce yazılı olarak İnsan Kaynakları birimine iletmenizi rica ederiz. İzninizi bölerek kullanmak isterseniz, tarafların anlaşmasıyla bölümler hâlinde kullanım mümkündür; ancak bölümlerden biri on günden az olamaz.
Planladığınız kullanım (çalışan tarafından doldurulacaktır):
1) [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] arası, [.....] iş günü
2) [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] arası, [.....] iş günü

İzin ücretiniz, izne başlamanızdan önce peşin olarak ödenecek veya avans olarak verilecektir.

İTİRAZ
Yukarıdaki hesaba ilişkin itirazınızı, bu bildirimin tarafınıza tebliğ edildiği tarihten itibaren [.....] iş günü içinde İnsan Kaynakları birimine yazılı olarak iletebilirsiniz. İtirazınız izin kayıt belgesi, izin talep formlarınız ve puantaj kayıtları üzerinden incelenerek sonucu tarafınıza yazılı olarak bildirilecektir.

Bilgilerinize sunarız.

Tarih: [gg.aa.yyyy]
[Şirket Ticaret Unvanı] adına
Ad Soyad / Unvan: [.....]        İmza / Kaşe:

Tebellüğ eden — Ad Soyad: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza: ..............
(İmza, bakiyenin kabul edildiği anlamına gelmez; bildirimin teslim alındığını gösterir. İmzadan imtina hâlinde iki tanık huzurunda tutanak düzenlenir.)

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 53 — Hak ve vazgeçilemezlikYıllık ücretli izin hakkı, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmakla doğar. İzin süresi kıdeme göre 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) 14 iş günü, 5 yıldan fazla 15 yıldan az ise 20 iş günü, 15 yıl ve daha fazlasında 26 iş gününden az olamaz. Onsekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle elli ve daha yukarı yaştaki işçilere verilecek izin yirmi günden az olamaz. Niteliği itibarıyla bir yıldan az süren mevsimlik ve kampanya işlerinde çalışanlar hakkında bu hükümler uygulanmaz. Yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 54 — Sürenin hesabıYıllık ücretli izne hak kazanmak için gerekli sürenin hesabında, işçilerin aynı işverenin bir veya çeşitli işyerlerinde çalıştıkları süreler birleştirilerek göz önüne alınır. Bir yıllık süre içinde çalışılmış gibi sayılan hâller kanunda ayrıca sayılmıştır. Devreden bakiyenin doğru hesaplanması, kıdemin doğru hesaplanmasına bağlıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — Bölünme, tatiller ve mahsup yasağıYıllık ücretli izin işveren tarafından bölünemez; iznin kanunda gösterilen süreler içinde işveren tarafından sürekli bir şekilde verilmesi zorunludur. Ancak izin süreleri, tarafların anlaşmasıyla bir bölümü on günden aşağı olmamak üzere bölümler hâlinde kullanılabilir. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. İşveren tarafından yıl içinde verilmiş bulunan diğer ücretli ve ücretsiz izinler veya dinlenme ve hastalık izinleri yıllık izne mahsup edilemez.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretinin peşin ödenmesiİşveren, yıllık ücretli iznini kullanan her işçiye, yıllık izin dönemine ilişkin ücretini ilgili işçinin izine başlamasından önce peşin olarak ödemek veya avans olarak vermek zorundadır. Bu ücret, izin süresine rastlayan dönemde çalışılmış gibi hesaplanır. Devreden günler kullanıldığında da aynı kural geçerlidir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 59 — Sona ermede izin ücretiİş sözleşmesinin herhangi bir nedenle sona ermesi hâlinde, işçinin hak kazanıp da kullanmadığı yıllık izin sürelerine ait ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti üzerinden kendisine veya hak sahiplerine ödenir. İş ilişkisi devam ederken yıllık izin ücrete dönüştürülemez; devreden bakiye yalnızca sözleşmenin sona ermesiyle ücret alacağına dönüşür.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 32 — Ücret alacaklarında zamanaşımıÜcret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Kullanılmayan izin, iş ilişkisi devam ettiği sürece bir ücret alacağı hâline gelmediğinden bakiye bu aşamada zamanaşımına uğramaz; izin ücreti alacağı bakımından süre, sözleşmenin sona ermesiyle işlemeye başlar.
• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği — Kayıt ve talep düzeniİşveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren izin kayıt belgesini tutmak ve saklamakla yükümlüdür. İşçi, hak ettiği yıllık ücretli iznini kullanmak istediği zamandan en az bir ay önce işverene yazılı olarak bildirir. Yüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde izin çizelgelerinin hazırlanmasında izin kurulu görev alır. Bakiye bildirimi, bu talep ve çizelge düzeninin yıl başındaki girdisidir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 103 — Aykırılığın yaptırımıİzin ücretini ödemeyen veya eksik ödeyen, sözleşmesi sona eren çalışana hak edilmiş izin ücretini ödemeyen ve yıllık izne ilişkin yönetmelik hükümlerine aykırı olarak izin kullandırmayan veya eksik kullandıran işveren ile işveren vekiline, bu durumda olan her işçi için ayrı ayrı idari para cezası uygulanır.

Zorunlu alanlar

• Bildirimin dönemi ve tarihiHangi dönemin kapanışına ilişkin olduğu ve bildirimin düzenlendiği tarih. Bakiye bir tarihe bağlı olmadan bildirildiğinde, sonradan hangi güne ait olduğu tartışmalı kalır.
• İşveren ve çalışan bilgileriTicaret unvanı; çalışanın ad soyadı, T.C. kimlik numarası, sicil numarası, departman ve unvanı. Belgenin doğru özlük dosyasına bağlanmasını sağlar.
• İşe giriş tarihi ve kıdemHak kazanma tarihinin ve kıdem basamağının dayanağı. Aynı işverenin bir veya değişik işyerlerinde geçen süreler birleştirilerek dikkate alınır.
• İzne hak kazanılan tarihHakkın doğduğu tarih. Bu tarih takvim yılıyla çakışmaz; bildirimde gösterilmediğinde "yeni yılın hakkı ne zaman ekleniyor" sorusu her yıl tekrar sorulur.
• Dönem içinde hak edilen gün sayısıKıdeme göre 14, 20 veya 26 iş günü taban değerleridir. Onsekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle elli ve daha yukarı yaştaki işçilerde taban 20 iş günüdür. Sözleşmeyle artırılmışsa artırılan süre yazılır.
• Önceki dönemlerden devreden gün sayısıGeçmiş yıllardan kullanılmayan günler. Kullanılmayan izin yanmaz; bu satır olmadan bildirim, bakiyeyi olduğundan düşük gösterir.
• Dönem içinde kullanılan iş günü ve tarihleriKullanımlar tarihleriyle listelenir. Takvim günü değil iş günü yazılır; izne rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri sayılmaz.
• Ertesi döneme devreden toplam bakiyeBildirimin asıl konusu olan sayı. Devreden ve dönem hakkı ayrı ayrı gösterildikten sonra toplam olarak yazılır; ertesi dönemin başlangıç değeri budur.
• Planlama davetiÇalışandan, devreden günleri hangi tarihlerde kullanmayı planladığını bildirmesinin istenmesi. İzin, kullanmak istenen zamandan en az bir ay önce yazılı olarak bildirilir; bu cümle o süreci başlatır.
• İtiraz süresi ve kanalıBakiyeye itirazın hangi süre içinde, kime ve nasıl iletileceği. İtiraz kanalı açılmayan bir bildirim, tek taraflı bir tebliğ görüntüsü verir ve ispat değerini zayıflatır.
• Çalışanın tebellüğ imzasıBildirimin teslim alındığına ilişkin imza ve tarih. İmza, bakiyenin kabul edildiği anlamına gelmez; belgenin tebliğ edildiğini gösterir. İmzadan kaçınılırsa iki tanık huzurunda tutanak düzenlenir.

Opsiyonel alanlar

• Bölünme planı tablosuDevreden bakiyenin hangi bölümler hâlinde kullanılacağı. Bölümlerden biri on günden az olamaz; planın tabloda gösterilmesi, kurala uygun bir takvim kurulmasını kolaylaştırır.
• Yol izni bilgisiİzni işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek çalışana, istemi ve belgelemesi hâlinde dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir. Yıllık izin süresinden sayılmaz.
• İzin ücretinin ödenme usulüİzin ücretinin izne başlamadan önce peşin ödeneceğinin veya avans olarak verileceğinin hatırlatılması. Uygulamada en sık atlanan yükümlülüklerden biridir.
• Diğer izin türlerinin ayrı gösterimiMazeret, ücretsiz ve idari izinlerin bilgi amaçlı ayrı listelenmesi. Bunlar yıllık izin bakiyesinden düşülmez ve yıllık izne mahsup edilemez; aynı tabloda gösterilecekse tür sütunu eklenir.
• İzin kurulu çizelge numarasıYüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde izin kurulunun hazırladığı çizelgeye atıf. Planlamanın hangi çerçevede yapılacağını gösterir.
• Elektronik bildirim ve okundu kaydıBildirim çalışan portalı veya kurumsal e-posta ile yapılıyorsa gönderim tarihi, kanal ve okundu/onay kaydı. Islak imza alınamayan hâllerde tebliğin izlenebilirliğini sağlar.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Bakiyeye devir tavanı koymakİşyeri politikasıyla "en fazla on gün devreder, fazlası yanar" kuralı getirmek mümkün değildir. Yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez ve kullanılmayan günler kümülatif olarak birikir. Böyle bir kayıt içeren bildirim, hakkı sınırlama girişiminin yazılı delili hâline gelir.
• Bildirime feragat cümlesi eklemek"İzin alacağım kalmamıştır", "bakiyemi kabul ediyor, başkaca talebim olmadığını beyan ederim" gibi ifadeler bildirimi bir ibra metnine dönüştürmeye çalışır. Bildirim, hesabı duyuran bir belgedir; feragat işlevi yüklenmesi hem amacını bozar hem de belgenin tamamına gölge düşürür.
• Devreden günleri paraya çevirmeyi teklif etmekİş ilişkisi devam ederken yıllık izin ücrete dönüştürülemez; izin fiilen kullandırılmalıdır. Bakiyenin ücretle kapatılması yalnızca sözleşmenin sona ermesi hâlinde söz konusudur. Bildirimde böyle bir teklif yer alması, iznin kullandırılmadığının kaydı olur.
• Devreden ile dönem hakkını tek rakamda toplamakYalnızca "kalan: 27 gün" yazan bir bildirim, çalışanın hesabı doğrulamasını imkânsız kılar ve itirazı yıllar sonraya erteler. Dört bileşen ayrı satırda gösterilmelidir: devreden, dönem hakkı, kullanılan, ertesi döneme devreden.
• Takvim günü üzerinden kullanım yazmakİzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Bildirimde takvim günü esas alındığında kullanılan gün olduğundan fazla, bakiye olduğundan az görünür.
• Mazeret ve ücretsiz izinleri bakiyeden düşmekYıl içinde verilen diğer ücretli ve ücretsiz izinler ile dinlenme ve hastalık izinleri yıllık izne mahsup edilemez. Bunları aynı hesaba katan bir bildirim, çalışanın yıllık izin hakkını doğrudan eksiltir.
• Bölünme kuralını atlayarak plan istemekDevreden yirmi günlük bakiyenin "işler yoğun olmadıkça birer gün" kullandırılması planlanıyorsa kural baştan ihlal edilmiş olur. Bölünme tarafların anlaşmasına bağlıdır ve bölümlerden biri on günden az olamaz; bu sınır bildirimde yazılı olmalıdır.
• İtiraz kanalı açmamakTek yönlü tebliğ edilen ve itiraz yolu gösterilmeyen bir bildirim, çalışan açısından bilgilendirme değil dayatma görüntüsü verir. Üstelik itirazın erken alınması işverenin de yararınadır: hata varsa aylar içinde düzeltilir, ayrılış anındaki toplu uyuşmazlığa dönüşmez.
• Bildirimi yapıp izin kullandırmamakHer yıl bakiye bildirilip hiç izin planlanmıyorsa belge, iznin kullandırılmadığının düzenli tutulmuş kaydına dönüşür. Bildirim bir amaç değil, planlamanın başlangıcıdır; yüksek bakiyeli çalışanlar için takvim oluşturulmadığında işveren kendi aleyhine bir arşiv üretmiş olur.
• İmzayı kabul beyanı sanmakTebellüğ imzası, belgenin teslim alındığını gösterir; bakiyenin doğruluğunun kabulü anlamına gelmez. Metinde bu ayrımın yazılı olması hem çalışanı hem işvereni korur ve imzanın sonradan feragat gibi yorumlanmasını engeller.