Personel Özlük Dosyasında Neler Olmalı? Belgeler ve Saklama Süreleri

Özlük Dosyası Nedir, Neden Yasal Zorunluluk?

Özlük dosyası, işverenin çalıştırdığı her işçi için ayrı ayrı düzenlemek zorunda olduğu, işçinin kimlik bilgileriyle birlikte iş ilişkisi boyunca üretilen tüm belge ve kayıtları içeren dosyadır. Dayanağı 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesidir: İşveren, bu dosyada işçi hakkında mevzuat gereği düzenlemek zorunda olduğu belgeleri saklamak ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

Özlük dosyasının işlevi yalnızca denetimden geçmek değildir. İş davalarının büyük bölümünde ispat yükü işverendedir: Fazla mesainin ödendiğini, yıllık iznin kullandırıldığını, savunmanın alındığını, zimmetin teslim edildiğini belgeleyemeyen işveren, davayı kâğıt üzerinde kaybetmiş sayılır. Ayrıca aynı madde işverene, bu bilgileri dürüstlük kuralına uygun ve hukuka uygun biçimde kullanma, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamama yükümlülüğü de getirir. Özlük dosyası tutmayan ya da eksik tutan işverene, her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenen idari para cezası uygulanır.

İşe Girişte Toplanması Gereken Belgeler (Kontrol Listesi)

Dosyanın iskeleti işe giriş aşamasında kurulur. Yeni bir çalışan için tipik kontrol listesi şöyledir:

• İş sözleşmesi — imzalı yazılı sözleşme; yazılı sözleşme yoksa iki ay içinde verilmesi zorunlu çalışma koşulları belgesi.
• SGK işe giriş bildirgesi — kural olarak işe başlamadan önce verilmiş olmalı; dosyada bir örneği bulunmalı.
• Kimlik bilgileri — nüfus cüzdanı fotokopisi ve ikametgâh/adres beyanı.
• Vesikalık fotoğraf ve iletişim-acil durum bilgileri formu.
• Diploma ve sertifikalar — işin gerektirdiği mesleki yeterlilik belgeleri dahil.
• Sağlık raporu — işe giriş muayenesi; tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde işyeri hekiminden ya da yetkili sağlık biriminden alınmış olmalı.
• Adli sicil kaydı — işin niteliği gerektiriyorsa.
• Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için).
• Engellilik indirimi yararlanılacaksa ilgili derece belgesi; 2026 itibarıyla indirim tutarları aylık 12.000 TL (1. derece), 7.000 TL (2. derece) ve 3.000 TL'dir (3. derece).
• İSG işe başlama eğitimi katılım ve değerlendirme belgeleri.
• Varsa önceki işyerinden alınan çalışma belgesi ve kıdeme esas hizmet dökümü.

Aday aşamasında toplanan CV ve başvuru formlarının yalnızca işe alınanlar için dosyaya taşınması, alınmayan adayların verilerinin ise makul süre sonunda imha edilmesi KVKK açısından önemlidir; başvuru sürecini dijital yöneten bir işe alım sistemi bu ayrımı baştan kurmayı kolaylaştırır.

Çalışma Süresince Dosyaya Eklenen Belgeler: İzin, Rapor, Zimmet, Tutanak

Özlük dosyası bir kez kurulup rafa kaldırılan bir klasör değildir; iş ilişkisi boyunca yaşayan bir kayıt olarak beslenir. Çalışma süresince dosyaya girmesi gerekenler:

• Yıllık izin kayıtları: İzin talep formları ve imzalı yıllık izin kayıt belgesi. 2026 itibarıyla yıllık izin hakkı kıdeme göre 14, 20 veya 26 iş günüdür; izin takibini otomatik yapan bir sistem hem hesabı hem belgeleme yükünü ortadan kaldırır.
• İstirahat raporları: Hastalık dönemlerine ait raporlar ve SGK bildirimleri. Raporlu sürecin nasıl yönetileceği ayrı bir konudur; ayrıntılar için istirahat raporu süreci rehberine bakabilirsiniz.
• Ücret ve bordro belgeleri: İmzalı ücret bordroları, zam ve terfi yazıları, ücret değişikliği onayları.
• Zimmet tutanakları: Bilgisayar, telefon, araç gibi teslim edilen demirbaşların imzalı teslim ve iade tutanakları — format ve içerik için zimmet tutanağı rehberi yol gösterir.
• Disiplin süreçleri: İhtar ve uyarı yazıları, savunma talepleri ve işçinin yazılı savunmaları, devamsızlık tutanakları. İş Kanunu md. 25/II'ye dayalı fesihlerde bu evrak zinciri belirleyicidir.
• Çalışma süresi kayıtları: Puantaj ve giriş-çıkış kayıtları, fazla mesai onayları. Elektronik devam kayıtlarının nasıl tutulduğunu PDKS rehberinde anlattık.
• Periyodik İSG belgeleri: Yenileme eğitimleri, periyodik sağlık muayeneleri, kişisel koruyucu donanım teslim tutanakları.

İşten Ayrılışta Tamamlanacak Evraklar: İbraname, SGK Çıkış, Çalışma Belgesi

Dosya, iş ilişkisi biterken tamamlanır — ve en kritik hatalar genellikle bu aşamada yapılır:

1. Fesih belgesi: İşçinin istifa dilekçesi ya da işverenin yazılı, gerekçeli fesih bildirimi. İş güvencesi kapsamındaki fesihlerde gerekçenin açık ve yazılı olması şarttır.
2. SGK işten ayrılış bildirgesi: Fesihten itibaren yasal süresi içinde verilir; doğru çıkış kodu seçimi işsizlik ödeneği ve kıdem tazminatı hakkını doğrudan etkiler.
3. Çalışma belgesi: İş Kanunu md. 28 gereği işveren, ayrılan işçiye işinin türünü ve süresini gösteren belgeyi vermek zorundadır.
4. Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları: Hesap dökümü ve ödeme dekontları dosyaya girer. 2026'nın ikinci yarısında (Temmuz–Aralık) kıdem tazminatı tavanı 73.729,87 TL'dir.
5. İbraname: Türk Borçlar Kanunu md. 420'ye göre ibranamenin geçerli olması için yazılı olması, fesihten en az bir ay sonra düzenlenmesi, alacak kalemlerinin tür ve tutar olarak açıkça yazılması ve ödemenin banka aracılığıyla yapılmış olması gerekir. Bu şartları taşımayan ibraname kesin hükümsüzdür.
6. İade tutanakları: Zimmetli malzemelerin iadesi ve varsa hasar tespiti tutanakları.

Ayrılış evrakının eksiksiz kapatılması, yıllar sonra açılabilecek işçilik alacağı davalarında işverenin elindeki tek savunma setidir.

Ayrılış hesabındaki tutarları önceden görmek için kıdem tazminatı hesaplama, ihbar tazminatı hesaplama ve kullanılmayan izinler için yıllık izin ücreti hesaplama araçlarını kullanabilirsiniz; süreçlerin hukuki çerçevesini ihbar süresi rehberinde bulabilirsiniz.

Saklama Süreleri Tablosu: Hangi Belge Kaç Yıl Saklanır?

Tek bir "özlük dosyası saklama süresi" yoktur; süre, belgenin dayandığı mevzuata göre değişir. Süreler kural olarak iş ilişkisinin sona erdiği tarihten itibaren işler:

Belge grubu	Asgari saklama süresi	Dayanak
SGK'ya ilişkin belgeler (bildirgeler, prim belgeleri, ücret bordroları)	10 yıl	5510 sayılı Kanun md. 86
Ücret ve tazminat alacaklarına esas kayıtlar	5 yıl (alacak zamanaşımı); ihtiyaten 10 yıl önerilir	İş Kanunu ek md. 3, TBK zamanaşımı
İş sözleşmesi, fesih evrakı, ibraname	10 yıl	Genel zamanaşımı (TBK md. 146)
İSG kayıtları ve kişisel sağlık dosyaları	15 yıl	İSG mevzuatı (sağlık gözetimi)
Bazı yüksek riskli işlerdeki maruziyet kayıtları	Mevzuatta öngörülen daha uzun özel süreler (40 yıla kadar)	İlgili özel yönetmelikler
Vergiye esas belgeler (bordro, ücret hesap pusulası)	5 yıl	VUK md. 253

Pratik kural: Dosyanın tamamını çıkıştan itibaren en az 10 yıl, sağlık dosyalarını 15 yıl saklayın; riskli işlerde ilgili özel yönetmeliğe bakın.

KVKK Boyutu: Özel Nitelikli Veriler, Erişim Yetkisi ve İmha

Özlük dosyası, KVKK açısından bir kişisel veri deposudur ve içindeki bazı belgeler özel nitelikli veri barındırır: sağlık raporları, adli sicil kaydı, engellilik belgeleri, sendika üyeliği bilgileri KVKK md. 6 kapsamındadır ve ancak kanunda öngörülen hâllerde ya da uygun hukuki sebeple işlenebilir. Bu nedenle:

• Erişim yetkisi sınırlanmalı: Dosyaya kimin erişebildiği tanımlı olmalı; sağlık verilerine erişim kural olarak işyeri hekimi ve yetkili birimle sınırlı tutulmalıdır. "Herkesin açabildiği ortak klasör" başlı başına ihlal riskidir.
• Amaçla sınırlılık: Belgeler yalnızca iş ilişkisinin gerektirdiği amaçlarla kullanılabilir; İş Kanunu md. 75 zaten işverene işçi bilgilerini hukuka uygun kullanma ve gizlilik yükümlülüğü getirir.
• Aydınlatma ve envanter: Çalışana işe girişte aydınlatma metni verilmeli, özlük verileri işleme envanterine ve saklama-imha politikasına işlenmelidir.
• Saklama süresi = imha takvimi: KVKK'ya göre süresi dolan veri silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir; imha yükümlülüğü doğduktan sonra periyodik imha en geç altı aylık dönemlerde yapılır. "Ne olur ne olmaz, sonsuza dek saklayalım" yaklaşımı, saklama yükümlülüğü kadar ciddi bir ihlaldir.
• Çalışanın başvuru hakkı: Çalışan, KVKK md. 11 kapsamında kendisiyle ilgili verilerin neler olduğunu öğrenme ve düzeltilmesini isteme hakkına sahiptir; işveren başvuruyu en geç 30 gün içinde yanıtlamalıdır.

Kağıt Arşivden Buluta: Dijital Özlük Dosyası Nasıl Kurulur?

Mevzuat özlük dosyasının kâğıt ortamda tutulmasını şart koşmaz; önemli olan belgelerin eksiksiz, erişilebilir ve denetimde ibraz edilebilir olmasıdır. Islak imza gerektiren belgelerin (iş sözleşmesi, ibraname, zimmet tutanağı gibi) aslını saklayıp taranmış kopyasıyla çalışmak, güvenli e-imza/KEP kullanılan süreçlerde ise doğrudan elektronik belgeyle ilerlemek yaygın ve kabul gören uygulamadır.

Dijital özlük dosyasına geçerken şu adımlar işleyen bir sistem kurar:

1. Standart klasör şablonu: Her çalışan için aynı yapıda (işe giriş / çalışma dönemi / ayrılış) dijital dosya açın; eksik belge listesi şablondan otomatik görünsün.
2. Yetki matrisi: Kim hangi belgeyi görebilir, kim yükleyebilir — özellikle sağlık ve adli sicil belgeleri için ayrı yetki katmanı tanımlayın.
3. Belge yaşam döngüsü: İzin formu, rapor, zimmet ve bordro gibi belgeler ilgili süreçten otomatik dosyaya aksın; elle tarama-yükleme istisna kalsın.
4. Saklama ve imha takvimi: Çıkış tarihine bağlı otomatik saklama süresi ve imha hatırlatması kurun.

Bulut tabanlı bir İK platformu bu kurguyu hazır sunar: empuno'da izin, rapor, zimmet ve bordro kayıtları zaten çalışan bazında birikir; şirket evrakları ve çalışan belgeleri için merkezi ve güvenli kurumsal evrak deposu ile dosyalar dağınık klasörlerden tek yetkili depoya taşınır. Bu rehberdeki belge kontrol listesini ve saklama takvimini uçtan uca dijitalde kurmak için empuno dijital özlük dosyası modülünü inceleyebilirsiniz.