Yıllık İzin Ücreti Ödeme Formu: Peşin Ödeme ve Fesihte Kullanılmayan İzin
Yıllık izin ücreti iki ayrı anda ödenir ve ikisinin de kâğıt izi bırakması gerekir. Birincisi izin kullanılırken: İş Kanunu md. 57 uyarınca izin günlerinin ücreti izne başlamadan önce peşin olarak ya da avans olarak ödenir. İkincisi iş sözleşmesi sona erdiğinde: md. 59 uyarınca hak kazanılıp kullanılmayan izin günlerinin ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden ödenir. İki durumda da uyuşmazlık aynı yerden çıkar — kaç gün, hangi ücretle ve ne zaman ödendiği sonradan ispatlanamaz. Bu form ödemenin nedenini, gün sayısını, çıplak brüt günlük ücreti, kesintileri ve net tutarı tek sayfada toplar ve çalışanın imzasıyla kapatır. Aşağıda formun alanları, doldurma adımları, örnek metin ve sık yapılan hatalar var; tutarı önceden görmek için empuno'nun ücretsiz yıllık izin ücreti hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Bu belge empuno İK Şablonları koleksiyonunun parçasıdır: 74 ücretsiz şablon, Word ve PDF olarak indirilebilir, mevzuat değiştikçe empuno tarafından güncellenir.
Şablonu Word (.docx) olarak indirip kendi şirket bilgilerinizle düzenleyebilir, PDF olarak indirip doğrudan yazdırabilirsiniz. İki dosyanın metni aynıdır; ikisi de ücretsizdir ve indirmek için kayıt gerekmez.
Ne işe yarar?
Birinci işlevi ödemenin nedenini ayırmaktır. Peşin ödenen izin ücreti ile fesihte ödenen kullanılmayan izin ücreti farklı hükümlere dayanır, farklı tarihteki ücretle hesaplanır ve bordroda farklı yerde görünür. Formun başındaki tek işaret kutusu, hangi durumun söz konusu olduğunu belgenin kendisine yazdırır.
İkinci işlevi hesabı görünür kılmaktır. Gün sayısı, günlük ücretin nasıl bulunduğu (aylık çıplak brüt ücret / 30) ve brüt tutar formda satır satır yazılır. Çalışan imzaladığı rakamın nereden geldiğini görür; itiraz hâlinde tartışma tutarın tamamına değil, hatalı olan tek satıra iner.
Üçüncü işlevi ispattır. İzin ücretinin ödendiğini gösterme yükü işverendedir. İmzalı form, banka dekontu ve bordrodaki ayrı kalem birlikte saklandığında, yıllar sonra gelen bir alacak talebinde kayıt eksiksiz olur.
Yıllık izin ücreti ödeme formu örnek metni
Köşeli parantezleri doldurun. Form ödemenin makbuzudur; ibraname değildir ve çalışanın başka alacaklarından vazgeçtiği anlamına gelmez.
[Şirket Ticaret Unvanı] İnsan Kaynakları Departmanı YILLIK İZİN ÜCRETİ ÖDEME FORMU İşyeri unvanı: [.....] SGK İşyeri Sicil No: [.....] Çalışan: [Ad Soyad] T.C. Kimlik No: [.....] Sicil No: [.....] Departman / Unvan: [.....] İşe giriş tarihi: [gg.aa.yyyy] ÖDEME NEDENİ (birini işaretleyin) [ ] İzne başlamadan önce peşin ödeme (4857 md. 57) — İzin başlangıcı: [gg.aa.yyyy] İşbaşı: [gg.aa.yyyy] [ ] İş sözleşmesinin sona ermesi nedeniyle kullanılmayan izin ücreti (4857 md. 59) — Sona erme tarihi: [gg.aa.yyyy] HESAP Ücretlendirilen izin günü ................................ [.....] iş günü (İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri sayılmamıştır.) Aylık çıplak brüt ücret .................................. [.....] TL Günlük brüt ücret (aylık çıplak brüt / 30) ............... [.....] TL BRÜT İZİN ÜCRETİ (gün × günlük ücret) ..................... [.....] TL Yasal kesintiler: [kalem] [.....] TL / [kalem] [.....] TL / [kalem] [.....] TL NET ÖDENEN TUTAR .......................................... [.....] TL Bakiye kaynağı: [yyyy-yyyy] izin yılı [.....] gün + [yyyy-yyyy] izin yılı [.....] gün (izin kayıt belgesiyle aynıdır) ÖDEME Ödeme tarihi: [gg.aa.yyyy] Yöntem: [banka havalesi / EFT] Dekont / işlem no: [.....] Bordro dönemi: [aa.yyyy] — izin ücreti bordroda ayrı kalem olarak gösterilmiştir. Yukarıda gün sayısı ve hesabı gösterilen yıllık izin ücretinin tarafıma ödendiğini beyan ederim. Çalışan — Ad Soyad: [.....] Tarih: [gg.aa.yyyy] İmza: .............. İşveren / İK adına — Ad Soyad / Unvan: [.....] Tarih: [gg.aa.yyyy] İmza / Kaşe: (İmzadan kaçınılması hâlinde durum iki tanık huzurunda tutanağa bağlanır; ödeme ayrıca banka kaydıyla ispatlanır.)
Örnek hesap: fesihte 12 gün kullanılmayan izin
Sözleşmesi sona eren bir çalışanın imzalı izin kayıt belgesinde 12 iş günü kullanılmamış bakiye görünüyor ve sözleşmenin sona erdiği tarihteki aylık çıplak brüt ücreti 45.000 TL. Günlük ücret 45.000 / 30 = 1.500 TL, brüt izin ücreti 12 × 1.500 = 18.000 TL olur. Bu günlerin bir kısmı yıllar önce hak edilmiş olsa da hesap son ücret üzerinden yapılır (md. 59). Yol yardımı, prim veya fazla mesai ortalaması tutara eklenmez; çıplak ücret esastır. Brüt tutar net ödemeye çevrilirken her kesinti formda ayrı satırda gösterilir; tek satırlık net tutar, itirazda hesabı açıklayamaz.
Hukuki dayanak
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretinin peşin ödenmesiİşveren, yıllık ücretli izin süresine ait ücretleri işçinin izne başlamasından önce peşin olarak veya avans olarak ödemek zorundadır. Hesapta çıplak ücret esas alınır; fazla çalışma karşılıkları, primler ve sosyal yardımlar izin ücretine katılmaz.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 59 — Sözleşme sona erdiğinde kullanılmayan izinİş sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiğinde, işçinin hak kazanıp da kullanmadığı yıllık izin sürelerine ait ücret, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti üzerinden kendisine veya hak sahiplerine ödenir. Bu ücrete ilişkin zamanaşımı sözleşmenin sona erdiği tarihten itibaren başlar.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — İzin günlerinin sayılmasıİzin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Formda ücretlendirilen gün sayısı bu nedenle takvim günü olarak değil, izin iş günü olarak yazılır.
- 4857 sayılı İş Kanunu ek md. 3 — ZamanaşımıKullanılmayan yıllık izin ücreti alacağı beş yıllık zamanaşımına tabidir ve süre sözleşmenin sona erdiği tarihte başlar. İmzalı form ve ödeme dekontu en az bu süre boyunca saklanmalıdır.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 37 — Ücret hesap pusulasıİşveren ücret ödemelerinde işçiye ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. İzin ücreti bordroda ayrı kalem olarak gösterilir; bu form pusulanın yerine geçmez, onu tamamlar.
Zorunlu alanlar
- Ödeme nedeniİki seçenekten biri işaretlenir: izne başlamadan önce peşin ödeme (md. 57) ya da iş sözleşmesinin sona ermesi nedeniyle kullanılmayan izin ücreti (md. 59). Nedeni yazılmayan form, hangi tarihteki ücretin esas alınması gerektiğini de söylemez.
- Çalışan ve işyeri bilgileriAd soyad, T.C. kimlik no, sicil no ve işe giriş tarihi; fesihte ayrıca sözleşmenin sona erdiği tarih. İşyeri unvanı ve SGK işyeri sicil numarası.
- İzin dönemi veya bakiye kaynağıPeşin ödemede iznin başlangıç ve işbaşı tarihleri; fesihte kullanılmayan günlerin hangi izin yıllarından geldiği. Sayı, imzalı izin kayıt belgesindeki bakiyeyle aynı olmalıdır.
- Ücretlendirilen gün sayısıİş günü olarak yazılır. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz (md. 56).
- Aylık çıplak brüt ücret ve günlük ücretGünlük ücret, aylık çıplak brüt ücretin 30'a bölünmesiyle bulunur. Fazla mesai, prim, ikramiye ve sosyal yardımlar eklenmez; fesihte esas alınan ücret sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücrettir.
- Brüt tutar, kesintiler ve net ödemeBrüt tutar, gün sayısı ile günlük ücretin çarpımıdır. Her kesinti ayrı satırda gösterilir; ele geçen net tutar bu satırların sonucudur ve bordrodaki kalemle birebir tutmalıdır.
- Ödeme tarihi ve yöntemiPeşin ödemede tarih iznin başlangıcından önce olmalıdır. Banka ile ödemede dekont veya işlem numarası yazılır.
- Çalışan ve işveren imzasıÇalışan imzası ödemenin teslim alındığını gösterir. İmzadan kaçınılırsa durum iki tanık huzurunda tutanağa bağlanır; ödeme ayrıca banka kaydıyla ispatlanır.
Opsiyonel alanlar
- Yol izniİznini işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek çalışana, talep etmesi ve belgelemesi kaydıyla gidiş ve dönüş için toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir (md. 56). Ücretsiz olduğu için tutara eklenmez; yalnızca gün kaydı için yazılır.
- Avans mahsubuİzin ücreti avans olarak verilmişse avansın tarihi ve sonraki bordroda mahsup edildiği dönem.
- İzin kayıt belgesi referansıFormun dayandığı kayıt belgesinin dönem veya satır bilgisi. Form ile kayıt belgesi aynı gün sayısını göstermelidir.
- Bordro dönemiÖdemenin göründüğü bordro ayı; fesihte çıkış bordrosu.
Doldurma adımları
Peşin ödeme mi, fesihte kullanılmayan izin ücreti mi? Hangi tarihteki ücretin esas alınacağı buradan ayrıldığı için formun ilk satırı budur.
Gün sayısını hafızadan ya da talep formundan değil, imzalı izin kayıt belgesinden alın. İzne rastlayan hafta tatili ve genel tatil günlerini saymayın; izin iş günü üzerinden hesaplanır.
Aylık çıplak brüt ücreti 30'a bölün. Fesihte sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti esas alın; yıllar önce hak edilmiş günler de bu ücretle ödenir.
Brüt tutardan yapılan her kesintiyi ayrı satırda gösterin. Hangi kalemlerin uygulanacağı ödeme nedenine göre değişir; ayrıntı yıllık izin ücreti rehberindedir. Tek satırlık "net ödeme", itirazda hesabı açıklayamaz.
Peşin ödemeyi iznin başlangıcından önce yapın. Banka ile ödemede dekont numarasını forma işleyin; nakit ödeme ispatı zayıflatır.
Çalışan ve işveren imzalı formu dekont ve bordro çıktısıyla birlikte saklayın. Zamanaşımı beş yıl olduğundan kayıt en az bu süre boyunca erişilebilir kalmalıdır.
Sık yapılan hatalar
- Giydirilmiş ücretle hesaplamakKıdem tazminatı giydirilmiş ücretten, yıllık izin ücreti çıplak ücretten hesaplanır. Aynı günlük ücreti iki hesapta birden kullanmak ya izin ücretini şişirir ya da kıdemi eksik öder.
- Takvim günü üzerinden saymakBayram haftasına denk gelen izinde tatil günlerini de izinden düşmek, çalışanı her seferinde alacaklı bırakır; fesihte bu farklar toplu alacak olarak geri döner.
- Fesihte eski ücreti kullanmakKullanılmayan izin, hak edildiği yılın ücretiyle değil sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücretle ödenir. Eski ücretle yapılan hesap aradaki farkı alacak olarak bırakır.
- Çalışma sürerken izni paraya çevirmekYıllık izin hakkından vazgeçilemez. İş ilişkisi devam ederken "izin kullanmayayım, ücretini alayım" anlaşması geçersizdir; ödenen tutar iznin kullandırıldığını ispatlamaz ve günler bakiyede kalmaya devam eder.
- Formu ibraname yerine koymakÖdeme formu yalnızca bu ödemenin makbuzudur. İbra için Türk Borçlar Kanunu md. 420 şartları ayrıca aranır: sözleşmenin sona ermesinden itibaren en az bir ay geçmesi, alacağın türü ve miktarının açıkça yazılması ve ödemenin eksiksiz olarak banka aracılığıyla yapılması.
- Ödeme tarihini iznin sonrasına yazmakmd. 57 izin ücretinin izne başlamadan önce peşin veya avans olarak ödenmesini ister. Formdaki ödeme tarihi iznin başlangıcından sonraysa belge, kurala uyulmadığını kendisi gösterir.
Sık Sorulan Sorular
Yıllık izin ücreti ödeme formu ne işe yarar?
Yıllık izin ücreti ne zaman ödenir?
Kullanılmayan izin ücreti hangi ücretle hesaplanır?
Bayrama veya hafta tatiline denk gelen izin günleri nasıl sayılır?
Bu form ibraname yerine geçer mi?
Kullanılmayan izin ücretinde zamanaşımı ne kadar?
İzin ücretinin tutarını önceden nasıl hesaplarım?
Yıllık İzin Ücreti Ödeme Formu konusunda empuno nasıl yardımcı olur?
Bu form örnektir; işyerinizin bordro düzenine ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Form yalnızca ödemenin makbuzudur, ibraname değildir. İzin ücretinin ödendiğini ispat yükü işverendedir; tereddüt hâlinde bir iş hukuku uzmanına veya mali müşavirinize danışın.
Bu sayfadaki şablonlar genel bilgilendirme amaçlı örnek belgelerdir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Her işyerinin koşulları farklıdır: formları kullanmadan önce şirketinize uyarlayın, güncel mevzuatı kontrol edin ve tereddüt ettiğiniz konularda bir iş hukuku uzmanına danışın. Şablonların kullanımından doğabilecek sonuçlardan empuno sorumlu tutulamaz.