Yıllık İzin Talep Formu: Bakiyesi ve Bölme Kontrolüyle Doğru Talep

Ne işe yarar?

Birinci işlevi talebi hakka bağlamaktır. Form, hangi izin yılına karşılık kaç gün istendiğini ve talep öncesi bakiyeyi tek satırda gösterir. Bakiye görünmeden onaylanan talep, hak edilmemiş iznin kullandırılması veya hak edilmiş iznin eksik gösterilmesi riskini taşır.

İkinci işlevi bölme kuralını talebin doğduğu anda denetlemektir. Parçalardan birinin 10 günden az olamayacağı kuralı, çizelgede değil talepte kontrol edilirse geçersiz bölme hiç doğmaz. Onaylanan her parça, kurala uygunluğunu formun üzerinde taşır.

Üçüncü işlevi peşin ücret ile kayıt zincirini başlatmaktır. İzin ücreti izne başlamadan önce peşin ödenir; formdaki ücret ödeme kaydı, bordronun bu ödemeyi zamanında yaptığının ilk işaretidir. Onaylanan talep aynı zamanda izin kayıt belgesinin ve puantajın kaynak belgesidir.

Yıllık izin talep dilekçesi metni

Matbu form yerine dilekçe isteniyorsa aşağıdaki metin yeterlidir. Köşeli parantezleri kendi bilgilerinizle değiştirin; bakiye satırını boş bırakmayın.

[Şirket Ticaret Unvanı]
İnsan Kaynakları Departmanına

Konu: [.....] hizmet yılına ait yıllık ücretli izin talebim hakkında.

[Departman] biriminde [görev/unvan] olarak çalışmaktayım. [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] tarihleri arasında toplam [.....] iş günü yıllık ücretli iznimi kullanmak istiyorum. İşbaşı tarihim [gg.aa.yyyy] olacaktır.

Talep öncesi bakiyem: [hakediş ..... gün + devreden ..... gün − kullanılan ..... gün = kalan ..... gün]. Talep ettiğim süre bakiyemi aşmamaktadır.

İzin dönemimde sorumluluğumdaki işler [ad soyad] tarafından yürütülecek olup devir teslimi izin başlangıcından önce tamamlayacağım. Talebimin değerlendirilmesini ve izin ücretimin 4857 sayılı Kanun'un 57. maddesi uyarınca izne başlamadan önce ödenmesini arz ederim.

Tarih: [gg.aa.yyyy]
Ad Soyad / Sicil No: [.....]
İmza:

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 53 — Yıllık ücretli izin hakkı ve sürelerHak, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmakla doğar. Süre kıdeme göre 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) 14 iş günü, 5 yıldan fazla 15 yıldan az ise 20 iş günü, 15 yıl ve daha fazlasında 26 iş günüdür. 18 yaşını doldurmamış ve 50 yaşını aşmış çalışanlarda taban her hâlükârda 20 iş günüdür.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — Bölünme ve tatillerİzin, tarafların anlaşmasıyla bölünebilir; ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. İzni başka yerde geçirecek çalışana, talebi ve belgelemesi hâlinde gidiş-dönüş için toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretinin peşin ödenmesiİşveren, yıllık ücretli iznini kullanan çalışana izin dönemine ilişkin ücretini izne başlamasından önce peşin ödemek veya avans olarak vermek zorundadır. Ödemenin izin dönüşündeki normal bordroya bırakılması kurala uygun değildir.
• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği — Yazılı talep ve kayıt belgesiÇalışan, iznini kullanmak istediği tarihten önce talebini yazılı olarak bildirir; işveren izin kullanma tarihini belirleme yetkisini işin durumuna göre kullanır. İşveren, çalışanların izinlerini gösteren bir izin kayıt belgesi tutmak ve saklamakla yükümlüdür; talep formu bu kaydın kaynak belgesidir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 59 — Sözleşmenin sona ermesiİş sözleşmesi sona erdiğinde hak kazanılıp kullanılmayan izin süresine ait ücret, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden ödenir. İş ilişkisi sürerken izin paraya çevrilemez; bu yüzden bakiye hesabı doğrudan para hesabıdır.

Zorunlu alanlar

• Talep tarihiFormun doldurulduğu gün. Talebin, kullanılmak istenen tarihten önce yazılı bildirildiğinin kaydıdır.
• Çalışan bilgileriAd soyad, sicil numarası, departman ve unvan. İzin kayıt belgesi ve puantajla birebir eşleşmelidir.
• İzin yılıTalebin hangi hizmet yılına karşılık olduğu (işe giriş yıl dönümüne göre). İzin yılı ile takvim yılı aynı şey değildir; yanlış yıla yazılan kullanım bakiyeyi kaydırır.
• Talep öncesi bakiyeO izin yılına ait hakediş ile devreden günlerin toplamı ve daha önce kullanılanların düşülmüş hâli. Talep, bakiyeyi aşamaz.
• Başlangıç ve işbaşı tarihiİznin ilk günü ile işe dönüş günü. Sadece bitiş yazmak yetmez; işbaşı günü belirsizliği devamsızlık tartışmasının en sık nedenidir.
• Talep edilen iş günü sayısıTakvim günü değil iş günü yazılır; araya giren hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz ve bakiyeden düşülmez.
• Bölme uygunluk işaretiBölünerek kullanılıyorsa bu parçanın 10 günden az olmadığını gösteren kontrol. Kurala aykırı parça onaylanmaz.
• Çalışan imzasıTalebin çalışanın kendi iradesiyle yapıldığını gösterir; imzasız form ispat değeri taşımaz.
• Yönetici ve İK onayı (tarihli imza)Onay tarihi, iznin hangi tarihte kesinleştiğini gösterir. Onaylanan izin, izin kayıt belgesine ve aynı dönemin puantajına işlenir.

Opsiyonel alanlar

• Kalan bakiye (talep sonrası)Bakiyeden talebin düşülmüş hâli. Çalışanın yıl içinde ne kadar hakkı kaldığını görmesi, yıl sonu yığılmayı önler.
• Yol izni talebiİzin başka bir yerde geçirilecekse, belgelemek kaydıyla gidiş-dönüş için toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni. Yıllık izin bakiyesinden düşülmez.
• İzin ücretinin peşin ödeneceği tarihÜcretin izne başlamadan önce ödeneceği gün. Bordro kapanışının bu tarihe göre planlanmasını sağlar.
• Yerine bakacak kişi ve devredilen işlerOperasyonel süreklilik için; formda yazılıysa dönüşte devir tartışması çıkmaz.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Genel formla yetinip bakiyeyi dışarıda bırakmakBakiyesi formda görünmeyen talep, hak edilmemiş iznin kullandırılmasının en kısa yoludur. Yıllık izne özgü formun varlık nedeni bu satırdır.
• Takvim günü ile iş gününü karıştırmakAralığa düşen hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden düşülemez. Takvim aralığını olduğu gibi bakiyeden düşmek, çalışanın hakkını eksik kullandırmaktır.
• İzin yılını takvim yılıyla karıştırmakHer çalışanın izin yılı işe giriş tarihine göre işler. Talebi takvim yılına yazmak, hakediş tarihlerini kaydırır ve bakiye hesabını bozar.
• 10 günlük bölme kuralını atlamakBölümlerden birinin en az 10 gün olması kuralı talepte denetlenmezse, geçersiz bölme onaylanmış olur. Yılın tamamını kısa parçalara bölmek mevzuata aykırıdır.
• Peşin ücreti forma yazmamakÜcretin izinden önce ödeneceği tarih formda yoksa bordro kapanışı bunu kendiliğinden üretmez. Ödeme izne yetişmezse kural ihlali doğar.
• Sözlü izin ve imzasız kayıtİznin kullandırıldığını ispat yükü işverendedir. İmzalı talep ve kayıt belgesi yoksa, izin kullandırılmamış sayılma riski doğar.
• Onaylanan talebi puantaja işlememekTalep onaylanıp puantaja işlenmezse, izinli gün çalışılmış görünür veya tam tersi olur. Üç kaydın eşleşmemesi, bordro ile fiili çalışma arasındaki en sık uyuşmazlık kaynağıdır.