Telafi Çalışması Formu: Çalışılmayan Süre Nasıl Kapatılır?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi çalışılmayan sürenin nedenini ve miktarını kayda bağlamaktır. Telafi, ancak telafi edilebilir bir çalışılmama hâline dayanıyorsa geçerlidir: zorunlu nedenlerle işin durması, bayram öncesi veya sonrası işyerinin tatil edilmesi ya da işçinin talebiyle kendisine izin verilmesi. Neden yazılmayan bir telafi programı, denetimde fazla çalışma gibi okunur.

İkinci işlevi dört aylık süreyi ve günlük sınırları işletmektir. Süre, çalışılmayan dönemi izleyen dört aydır ve program bu dilimin içine sığmalıdır; günlük telafi üç saati, günlük toplam çalışma on bir saati aşamaz. Form, bu iki hesabı program kurulurken yaptırır, ay sonunda değil.

Üçüncü işlevi puantaj ve bordroyla tutarlılığı sağlamaktır. Çalışılmayan günler puantaja nedeni yazılarak işlenir, telafi günlerindeki ek saatler ayrı kodlanır ve bordroda normal ücret karşılığıyla görünür. Telafi saati bordroda zamlı gösterilirse kayıt kendi kendini yalanlar.

Telafi çalışması formu ve program çizelgesi örnek metni

Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. Günlük üç saat ve tatil günü yasaklarını program kurarken denetleyin, sonradan değil.

[Şirket Ticaret Unvanı] — TELAFİ ÇALIŞMASI FORMU
Düzenleme tarihi: [gg.aa.yyyy]

ÇALIŞILMAYAN DÖNEM
Tarih aralığı: [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy]
Neden: [zorunlu duruş / bayram öncesi-sonrası tatil / işçi talebiyle izin]
Çalışılmayan toplam süre: [.....] saat
Dört aylık son gün: [gg.aa.yyyy]

TELAFİ PROGRAMI (günde en çok 3 saat; günlük toplam en çok 11 saat; tatil günü yok)
Gün / Tarih        Normal mesai      Telafi saati   Günlük toplam   Kalan bakiye
[.....] / [.....]  [.....]           [.....]        [.....]         [.....]
[.....] / [.....]  [.....]           [.....]        [.....]         [.....]
[.....] / [.....]  [.....]           [.....]        [.....]         [sıfır]

KAPSANAN ÇALIŞANLAR
Ad soyad / Sicil        İmza        Tarih
[.....] / [.....]       ..........  [gg.aa.yyyy]
[.....] / [.....]       ..........  [gg.aa.yyyy]

BİLDİRİM KAYDI
Program [gg.aa.yyyy] tarihinde [ilan panosu / yazılı tebliğ / kurumsal e-posta] yoluyla duyurulmuştur.

PUANTAJ NOTU: Çalışılmayan günler [kod] ile, telafi günlerindeki ek saatler [kod] ile işlenecek; bordroda normal ücret karşılığı gösterilecektir.

Hazırlayan: [.....]   Onaylayan: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 64 — Telafi çalışmasıZorunlu nedenlerle işin durması, ulusal bayram ve genel tatillerden önce veya sonra işyerinin tatil edilmesi veya benzer nedenlerle işyerinde normal çalışma sürelerinin önemli ölçüde altında çalışılması veya tamamen tatil edilmesi ya da işçinin talebi ile kendisine izin verilmesi hâllerinde, işveren çalışılmayan süreler için telafi çalışması yaptırabilir. Telafi çalışması, çalışılmayan süreyi izleyen dört ay içinde yaptırılır ve günde üç saatten fazla olamaz; tatil gününde telafi çalışması yaptırılamaz. Bu çalışmalar fazla çalışma veya fazla sürelerle çalışma sayılmaz.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 63 — Günlük on bir saat tavanıGünlük çalışma süresi her hâlde on bir saati aşamaz. Üç saatlik telafi, normal mesainin üzerine eklendiğinde günün toplamı bu tavanı aşıyorsa program yeniden kurulur; tavanı aşan kısım telafi sayılmaz. Tavana ara dinlenme süreleri dahil değildir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 41 — Fazla çalışmadan ayrımıHaftalık kırk beş saati aşan çalışmalar fazla çalışmadır ve zamlı ödenir; telafi çalışması ise bu kapsamın dışındadır ve karşılığı normal ücret üzerinden ödenir. Aynı saat hem telafi hem fazla çalışma olamaz. Programda bir saatin hangi nitelikle yazıldığı, bordrodaki karşılığını belirler.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyası kaydıİşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanundan doğan yükümlülükleri nedeniyle düzenlediği belgeleri saklar. Telafi programı, çalışan bildirimi ve telafi günlerinin puantaj kayıtları bu dosyada tutulur; sözlü programın ispatı yoktur.
• 5510 sayılı Kanun — Eksik gün bildirimiAy içinde otuz günden az çalışan sigortalıların eksik çalışma nedeninin aylık bildirimde gösterilmesi gerekir. Çalışılmayan süre telafiyle kapatılsa bile, çalışılmayan günlerin ait olduğu ayın bildiriminde nedeni ve dayanak belgeleri gösterilir; telafi çalışması yapılan ayın prim gün sayısı ayrıca hesaplanır.
• 6698 sayılı KVKK — ÖlçülülükKişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Telafi formuna çalışılmayan sürenin nedeni yazılırken sağlık teşhisi gibi gereğinden fazla ayrıntıya girilmez; "istirahat raporlu" veya "ücretsiz izinli" kodu yeterlidir.

Zorunlu alanlar

• İşyeri bilgisiFormun hangi işyerine ait olduğu. Birden çok işyeri dosyası bulunan şirketlerde telafi programı işyeri bazında kurulur.
• Çalışılmayan dönemİşin durduğu veya tatil edildiği günler, tarih aralığıyla. Dört aylık süre bu dönemin bitiminden işlemeye başlar; başlangıç tarihi yanlış yazılırsa süre hesabı da yanlış olur.
• Çalışılmama nedeniZorunlu duruş, bayram öncesi veya sonrası tatil, işçinin talebiyle izin gibi kanundaki hâllerden hangisi olduğu. Neden, telafinin hukuki dayanağıdır; boş bırakılamaz.
• Çalışılmayan toplam süreKapatılacak toplam saat. Programın tamamı bu toplamı karşılayacak günlere dağıtılır; toplam bilinmeden günlük telafi belirlenemez.
• Dört aylık son günÇalışılmayan dönemi izleyen dört ayın bittiği tarih. Telafi programının tamamı bu tarihe kadar bitmelidir; sığmayan kısım telafiyle kapatılamaz.
• Telafi günleri ve saatleriHangi gün, mesaiye ek olarak kaç saat telafi yapılacağı. Günlük telafi üç saati, günlük toplam çalışma on bir saati aşamaz; tatil gününe telafi yazılamaz.
• Kapsanan çalışanlarTelafiye katılacak çalışanların adı, sicil numarası ve imzası. Telafi, çalışılmayan dönemde fiilen çalışmamış olanlara uygulanır; o dönemde çalışmış olana telafi yazılmaz.
• Çalışan bildirimi kaydıProgramın çalışanlara önceden duyurulduğunun kaydı: duyuru tarihi, yöntemi ve ilan panosu ya da yazılı tebliğ referansı. Habersiz başlatılan programa itiraz edilir.
• Puantaj işleme notuÇalışılmayan günlerin ve telafi günlerindeki ek saatlerin puantajda hangi kodla gösterileceği. Telafi saati, fazla çalışma satırına değil ayrı bir satıra yazılır.

Opsiyonel alanlar

• Bölüm veya posta ayrımıTelafinin bölüm bölüm farklı günlerde yapılması hâlinde hangi bölümün hangi gün telafi edeceği. Üretimin aksamaması için vardiya çizelgesiyle birlikte planlanır.
• Bayram tatili ekiBayram öncesi veya sonrası tatil edilmişse tatil kararının tarihi ve kapsamı. Tatil kararı ile telafi programı birbirine atıfla bağlanır.
• İşçi talepli izin ekiÇalışılmama işçinin talebiyle verilen izne dayanıyorsa izin talebinin tarih ve sayısı. Talep yoksa bu hâle dayanılamaz.
• Kümülatif takip sütunuHer telafi günü sonunda kalan bakiye saat. Programın yarıda kalması hâlinde ne kadarının kapatıldığı bu sütundan okunur.
• Bordro karşılığı notuTelafi saatlerinin bordroda normal ücret karşılığıyla gösterildiğinin notu. Zamlı gösterim, kaydın telafi niteliğini ortadan kaldırır.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Telafiyi fazla mesai gibi bordrolamakEn pahalı hata budur: telafi saati zamsız, fazla çalışma zamlı ödenir. Puantajda telafi yazıp bordroda zamlı gösteren işyeri, kaydın telafi niteliğini kendi eliyle ortadan kaldırır ve denetimde fazla çalışma borcu çıkarır.
• Dört aylık süreyi kaçırmakSüre, çalışılmayan dönemi izleyen dört aydır ve uzatılamaz. Programı son aya sıkıştıran işyerlerinde günlük sınırlar aşılır; programı sarkıtan işyerlerinde ise kalan bakiye telafiyle kapatılamaz hâle gelir.
• Günde üç saatten fazla telafi yazmakÜç saati aşan kısım telafi sayılmaz. Aşılan programda tavanı aşan saatler fazla çalışma gibi değerlendirilir ve zamlı ödeme doğar; üstelik günlük on bir saatlik tavan ayrıca denetlenir.
• Tatil gününe telafi koymakTatil gününde telafi çalışması yaptırılamaz. Tatil günü çalıştırılan işçiye tatil çalışmasının karşılığı ödenir; o gün "telafi" yazmak kaydı bozar ve ayrıca ödeme doğurur.
• Nedeni dosyaya yazmamakTelafi, ancak kanundaki hâllerden birine dayanıyorsa geçerlidir. Nedeni yazılmayan program, denetimde fazla çalışmanın kılıfı gibi görünür. Duruş tutanağı, tatil kararı veya izin talebi forma eklenir.
• Programı duyurmadan başlatmakÇalışan, hangi gün mesaiye kalacağını önceden bilmelidir. Habersiz başlatılan programda devamsızlık tartışması çıkar ve ispat yükü işverende kalır; duyuru kaydı bu tartışmayı kapatır.
• Serbest zamanla karıştırmakSerbest zaman, yapılmış fazla çalışmanın izne çevrilmiş karşılığıdır; telafi ise çalışılmayan sürenin sonradan kapatılmasıdır. İkisi zıt yönlüdür ve aynı saate ikisi birden yazılamaz.
• Denkleştirme sanmakDenkleştirme, yoğun haftaların ortalamayla dengelendiği önceden kurulu bir düzendir; telafi, yaşanmış bir çalışılmamanın sonradan kapatılmasıdır. Denkleştirme anlaşması olmadan "ortalama tutuyor" demek telafiyi karşılamaz.