Yıllık İzin Defteri Örneği: İşyerinin Tamamını Tek Kayıtta İzlemek
Yıllık izin defteri, bir işyerinde çalışan herkesin izin durumunu aynı tabloda, dönem dönem gösteren toplu kayıttır. Çalışan bazında tutulan izin kayıt belgesinden farkı kapsamındadır: kayıt belgesi tek bir çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar bütün izin geçmişini imzalarıyla biriktirir; defter ise bir dönemin (genellikle takvim yılının) fotoğrafını çeker ve devreden bakiyeleri tek ekranda karşılaştırılabilir hâle getirir. İkisi birbirinin alternatifi değildir. Denetimde ve yıl sonu kapanışında ilk bakılan tablo defterdir; bir satırda tereddüt doğduğunda ise o çalışanın imzalı kayıt belgesine inilir. Aşağıda defterin taşıması gereken sütunlar, örnek satır düzeni, izin çizelgesiyle ilişkisi ve en sık yapılan hatalar var.
Bu belge empuno İK Şablonları koleksiyonunun parçasıdır: 74 ücretsiz şablon, Word ve PDF olarak indirilebilir, mevzuat değiştikçe empuno tarafından güncellenir.
Şablonu Word (.docx) olarak indirip kendi şirket bilgilerinizle düzenleyebilir, PDF olarak indirip doğrudan yazdırabilirsiniz. İki dosyanın metni aynıdır; ikisi de ücretsizdir ve indirmek için kayıt gerekmez.
Ne işe yarar?
Defterin birinci işlevi bütünü görmektir. Tek tek dosyalara bakarak "işyerinde toplam kaç gün izin borcu birikti", "hangi çalışanın bakiyesi anormal büyüdü", "kim hak kazandığı hâlde hiç izin kullanmadı" sorularına cevap vermek mümkün değildir. Bu üç soru hem yıl sonu kapanışının hem de izin planlamasının çıkış noktasıdır ve ancak toplu bir tabloda görünür hâle gelir.
İkinci işlevi devir hesabını taşımaktır. Yıllık izin hakkı kümülatiftir: kullanılmayan günler yanmaz, sonraki döneme devreder. Defterin her satırında "önceki dönemden devreden", "bu dönem hak edilen" ve "dönem sonu bakiye" ayrı sütunlarda durmazsa, ertesi yıl hesap yalnızca o yılın hakkı üzerinden yapılır ve bakiye sistematik olarak eksik görünür. Sözleşme sona erdiğinde ödenecek izin ücretindeki hataların çoğu buradan doğar.
Üçüncü işlevi planlamayı mümkün kılmaktır. İzin çizelgesi, defterdeki bakiyeler üzerine kurulur: hangi ayda kaç kişinin izinde olabileceği, aynı ekipten kaç kişinin aynı anda çıkabileceği ve 10 günlük bölünme kuralının nasıl uygulanacağı ancak toplu tabloyla planlanabilir. Yüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde bu planı hazırlayan izin kurulunun çalışması da bu defter üzerinden yürür.
Yıllık izin defteri örnek düzeni
Aşağıdaki düzeni kendi defterinize veya elektronik tablonuza uyarlayabilirsiniz. Köşeli parantezleri doldurun; toplu defter, çalışan bazında tutulan imzalı izin kayıt belgesinin yerine geçmez, onunla birlikte tutulur.
YILLIK ÜCRETLİ İZİN DEFTERİ — [01.01.yyyy – 31.12.yyyy] DÖNEMİ İşyeri unvanı: [.....] SGK İşyeri Sicil No: [.....] Defteri tutan / onaylayan: [Ad Soyad — Unvan] Son güncelleme: [gg.aa.yyyy] A) DÖNEM ÖZET TABLOSU Sıra | Sicil | Ad Soyad | Departman | İşe giriş | Hak kazanma | Kıdem | Dönem hakkı | Devreden | Toplam hak | Kullanılan | Dönem sonu bakiye 1 | [.....] | [.....] | [.....] | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.. yıl] | [14 / 20 / 26] | [.....] | [.....] | [.....] | [.....] 2 | [.....] | [.....] | [.....] | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.. yıl] | [14 / 20 / 26] | [.....] | [.....] | [.....] | [.....] 3 | [.....] | [.....] | [.....] | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.. yıl] | [14 / 20 / 26] | [.....] | [.....] | [.....] | [.....] TOPLAM | | | | | | | [.....] | [.....] | [.....] | [.....] | [.....] B) DÖNEM İÇİ KULLANIM DÖKÜMÜ (her kullanım ayrı satır) Sicil | Ad Soyad | İzin başlangıcı | İşbaşı tarihi | Kullanılan iş günü | Yol izni | İzin ücreti ödeme tarihi | Kalan bakiye | Çalışan imzası [.....] | [.....] | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | [yok / .. gün] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | .............. [.....] | [.....] | [gg.aa.yyyy] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | [yok / .. gün] | [gg.aa.yyyy] | [.....] | .............. C) DÖNEM İÇİNDE AYRILANLAR (kapanış bloğu — satır silinmez) Sicil | Ad Soyad | Ayrılış tarihi | Ayrılışta kalan bakiye | Ödenen izin ücreti tarihi | Bordro dönemi [.....] | [.....] | [gg.aa.yyyy] | [.....] iş günü | [gg.aa.yyyy] | [aa.yyyy] Notlar 1) İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz (4857 md. 56). 2) İzin bölünerek kullanılmışsa bölümlerden biri on günden az olamaz (4857 md. 56). 3) İzin ücreti, izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir (4857 md. 57). 4) Mazeret, ücretsiz ve idari izinler yıllık izin bakiyesinden düşülmez; yıllık izne mahsup edilemez. [Yüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde] İzin kurulu çizelge no: [.....] Karar tarihi: [gg.aa.yyyy]
İzin çizelgesi (planlama tablosu) nasıl kurulur?
Çizelge, defterin bakiye sütunları üzerine kurulan ileriye dönük plandır. Çalışanlar iznini kullanmak istedikleri zamandan en az bir ay önce yazılı olarak bildirir; talepler departman ve ay kırılımıyla bir tabloya işlenir. Satırlara çalışanları, sütunlara ayları veya haftaları yazın; her hücreye planlanan gün sayısını girin ve her ay için "aynı anda izinde olabilecek azami kişi sayısı" satırını en alta ekleyin. Çizelgeyi hazırlarken üç kısıtı birlikte gözetin: bölümlerden birinin on günden az olamayacağı kuralı, hak kazanma tarihlerinin takvim yılıyla çakışmaması ve devreden bakiyesi büyümüş çalışanlara öncelik verilmesi. Yüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde çizelgeyi izin kurulu hazırlar ve işveren onayına sunar; kurul bulunmayan işyerlerinde bu iş işveren veya vekilince yürütülür. Çizelgeyi hazırlayan, çalışanın istediği tarihle bağlı değildir; ancak çizelgeler çalışanın talebi ve iş durumu dikkate alınarak düzenlenir. Onaylanan çizelge işyerinde ilan edilir ve değişiklikler aynı tabloda tarihiyle işlenir.
Hukuki dayanak
- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği md. 20 — Yıllık izin kaydı: kayıt belgesi, izin defteri veya kartoteksİşveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren izin kayıt belgesini tutmak ve saklamakla yükümlüdür. Kayıtta işçinin izne hak kazandığı tarih, hak ettiği ve kullandığı izin süreleri ile kalan bakiyesi yer alır. Yönetmeliğin 20 nci maddesi iki biçim tanır: işveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren ve örneği Yönetmeliğe ekli (EK-I) yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır; her işçinin yıllık izin durumunu aynı esaslara göre düzenleyeceği izin defteri veya kartoteks sistemiyle de takip edebilir. Günlük dilde "yıllık izin defteri" denen kayıt, maddedeki bu ikinci biçimdir. Zorunlu olan biçim değil içeriktir: hangi düzen seçilirse seçilsin kayıt, ekli örnekteki bilgileri aynı esaslara göre taşımalı ve kullanım çalışanın imzasıyla belgelenmelidir.
- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği — İzin kurulu ve izin çizelgesiİşçi sayısı yüzden fazla olan işyerlerinde, işveren veya işveren vekilini temsilen bir, işçileri temsilen iki kişi olmak üzere üç kişilik izin kurulu kurulur. Kurul, izin çizelgelerinin hazırlanmasında görev alır ve çalışmalarını işveren onayına sunar. İzin kurulu bulunmayan işyerlerinde yıllık izinlerin verilmesi işveren veya işveren vekilince yürütülür; kayıt tutma yükümlülüğü her iki hâlde de aynıdır.
- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği — İzin isteğinin bildirimiİşçi, hak ettiği yıllık ücretli iznini kullanmak istediği zamandan en az bir ay önce işverene yazılı olarak bildirir. Bildirimde adı soyadı, varsa sicil numarası, izni hangi tarihler arasında kullanmak istediği ve ücretsiz yol izni isteyip istemediği belirtilir. Defter ve çizelge, bu taleplerin toplandığı ve sıraya konduğu zemindir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 53 — İzin süreleri ve vazgeçilemezlikYıllık ücretli izin hakkı, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmakla doğar. İzin süresi kıdeme göre 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) 14 iş günü, 5 yıldan fazla 15 yıldan az ise 20 iş günü, 15 yıl ve daha fazlasında 26 iş gününden az olamaz. Onsekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle elli ve daha yukarı yaştaki işçilere verilecek izin yirmi günden az olamaz. Yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — Bölünme, tatiller, mahsup yasağı ve yol izniYıllık ücretli izin işveren tarafından bölünemez; iznin sürekli biçimde verilmesi zorunludur. Taraflar anlaşarak izni bölebilir, ancak bölümlerden biri on günden az olamaz. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Yıl içinde verilmiş diğer ücretli ve ücretsiz izinler ile dinlenme ve hastalık izinleri yıllık izne mahsup edilemez. İzni başka bir yerde geçirecek çalışana, istemi ve belgelemesi hâlinde dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretinin peşin ödenmesiİşveren, yıllık ücretli iznini kullanan çalışana izin dönemine ilişkin ücretini iznin başlamasından önce peşin ödemek veya avans olarak vermek zorundadır. Defterde ödeme tarihi için ayrı bir sütun bulunması, bu yükümlülüğün dönem genelinde yerine getirilip getirilmediğini tek bakışta gösterir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 59 — Sözleşmenin sona ermesiİş sözleşmesinin sona ermesi hâlinde, hak kazanılıp kullanılmayan izin süresine ait ücret, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret üzerinden ödenir. İş ilişkisi sürerken yıllık izin paraya çevrilemez. Dönem içinde ayrılan çalışanların defterden silinmeyip kapanış satırıyla kapatılması, bu ödemenin dayanağını korur.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 103 — Aykırılığın yaptırımıİzin ücretini ödemeyen veya eksik ödeyen, sözleşmesi sona eren çalışana hak edilmiş izin ücretini ödemeyen ve yıllık izne ilişkin yönetmelik hükümlerine aykırı olarak izin kullandırmayan veya eksik kullandıran işveren ile işveren vekiline, bu durumda olan her işçi için ayrı ayrı idari para cezası uygulanır. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 son fıkra — Alt işverende izin kaydıAlt işveren işçilerinden, alt işvereni değiştiği hâlde aynı işyerinde çalışmaya devam edenlerin yıllık ücretli izin süresi, aynı işyerinde çalıştıkları süreler dikkate alınarak hesaplanır. Asıl işveren, alt işveren tarafından çalıştırılan işçilerin hak kazandıkları yıllık ücretli izin sürelerinin kullanılıp kullanılmadığını kontrol etmek ve ilgili yıl içinde kullanılmasını sağlamakla; alt işveren ise tutmak zorunda olduğu izin kayıt belgesinin bir örneğini asıl işverene vermekle yükümlüdür. Taşeron çalışanı bulunan işyerlerinde defter bu nedenle iki katmanlıdır: kaydı alt işveren tutar, asıl işveren örneğini toplar ve kullandırılıp kullandırılmadığını izler.
- 4857 sayılı İş Kanunu ek md. 3 ve md. 59 — Zamanaşımı ve saklanma süresiYıllık izin ücretinin zamanaşımı süresi beş yıldır ve bu süre, iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren işlemeye başlar. Yönetmelik defter için ayrı bir saklama süresi yazmaz; uygulamada süreyi belirleyen ölçü budur. Kayıt, çalışanın ayrılışından itibaren en az beş yıl boyunca ibraz edilebilir durumda tutulmalıdır: bu sürede açılacak bir izin ücreti davasında iznin kullandırıldığını gösterme yükü işverendedir.
- 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyası ve saklamaİşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanundan doğan yükümlülükler nedeniyle düzenlediği belgeleri bu dosyada saklar. İşyeri geneli defter işyeri dosyasında; çalışan bazındaki imzalı izin kayıt belgesi, talep formları ve ödeme kayıtları ise ilgili çalışanın özlük dosyasında saklanır.
Zorunlu alanlar
- Defterin dönemiHangi dönemi kapsadığı (örneğin 01.01.2026 – 31.12.2026). Dönem yazılmadığında devreden ve kalan sütunlarının hangi tarihe ait olduğu belirsiz kalır.
- İşyeri ve işveren bilgileriTicaret unvanı ve SGK işyeri sicil numarası. Birden fazla işyeri varsa her işyeri için ayrı defter tutulması, denetimde istenen tabloyla birebir örtüşmeyi sağlar.
- Çalışan satırı: sicil, ad soyad, departmanHer çalışan tek satırda. Sicil numarası olmadan aynı adı taşıyan çalışanlar karışır; departman sütunu ise planlama yaparken aynı ekipten kaç kişinin izinde olduğunu gösterir.
- İşe giriş tarihiİzne hak kazanma tarihinin ve kıdem basamağının hesaplandığı temel veri. Aynı işverenin bir veya değişik işyerlerinde geçen süreler birleştirilerek dikkate alınır.
- İzne hak kazanılan tarihHakkın doğduğu tarih. Hak, deneme süresi dahil en az bir yıllık çalışmayla doğar ve her yıl aynı tarihte yenilenir. Bu tarih takvim yılıyla çakışmaz; defterin en çok yanlış doldurulan sütunu budur.
- Kıdem ve dönem hakkı (iş günü)Kıdeme göre 14, 20 veya 26 iş günü taban değerleridir. Onsekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle elli ve daha yukarı yaştaki işçilerde taban 20 iş günüdür. Sözleşme veya toplu iş sözleşmesiyle artırılmışsa artırılan süre yazılır.
- Önceki dönemden devredenGeçmiş yıllardan kullanılmayan günler. Yıllık izin hakkı kümülatiftir; bu sütun boş bırakıldığında bakiye olduğundan düşük görünür ve ayrılışta ödenecek izin ücreti eksik hesaplanır.
- Toplam kullanılabilir hakDevreden ile dönem hakkının toplamı. Çalışanla yapılan izin görüşmesinde konuşulan sayı budur; ayrı bir sütun olarak gösterilmesi, iki bileşenin karışmasını önler.
- Dönem içinde kullanılan iş günüTakvim günü değil iş günü. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz ve bu sütuna yazılmaz.
- Dönem sonu kalan bakiyeHer kullanımdan sonra güncellenen kalan gün sayısı. Defterin en çok denetlenen alanıdır; puantaj ve bordroyla tutarlı olmak zorundadır.
- Kullanım dökümü satırlarıHer izin kullanımı için ayrı satır: başlangıç tarihi, işbaşı tarihi, kullanılan iş günü. İşbaşı gününün belirsizliği, devamsızlık tartışmalarının en sık nedenidir.
- Defteri tutan ve onaylayanKaydı güncelleyen kişinin adı, unvanı, güncelleme tarihi ve imzası. Defterin kim tarafından ve ne zaman güncellendiği izlenebilir olmalıdır.
Opsiyonel alanlar
- İzin çizelgesi numarası ve kurul kararıYüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde izin kurulunun hazırladığı çizelgeye ve karar tarihine atıf. İznin hangi plan çerçevesinde kullandırıldığını gösterir.
- Yol izni sütunuİzni işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçiren çalışana, istemi ve belgelemesi hâlinde verilen dört güne kadar ücretsiz yol izni. Yıllık izin süresinden sayılmaz; ayrı sütunda izlenmelidir.
- İzin ücreti ödeme tarihiİzin ücreti izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir. Ödeme tarihinin sütun olarak tutulması, uyumun dönem genelinde denetlenmesini sağlar.
- Bölünme sütunuİzin bölünerek kullanıldıysa bölüm sayısı ve en uzun bölümün gün sayısı. Bölümlerden birinin on günden az olamayacağı kuralına uyulup uyulmadığı ancak böyle izlenir.
- Diğer izin türleri için ayrı sütunMazeret, ücretsiz ve idari izinler yıllık izin bakiyesinden düşülmez ve yıllık izne mahsup edilemez. Aynı defterde izlenecekse tür sütunu eklenir, bakiye hesabına dahil edilmez.
- Ayrılan çalışanlar için kapanış bloğuDönem içinde ayrılanların satırı silinmez; ayrılış tarihi, kalan bakiye ve bu bakiye için ödenen izin ücreti kapanış bloğuna taşınır.
- Departman kapasitesi notuAynı anda izinde olabilecek azami kişi sayısı. Planlama tarafını defterin içinde tutmak, izin taleplerinin sıraya konmasını kolaylaştırır.
Doldurma adımları
Genellikle takvim yılı esas alınır. Kapsamı işyeri bazında tutun: birden fazla işyeri tek deftere sıkıştırıldığında hem sicil karışıklığı doğar hem de denetimde istenen tabloyla örtüşmez.
Yeni dönemi açarken önceki dönemin kalan bakiyelerini olduğu gibi aktarın. Devreden sütunu sıfırdan başlatılan bir defter, ilk günden yanlış bir tabloya oturur; yıllık izin hakkı kümülatiftir ve kullanılmayan günler yanmaz.
Hak, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmayla doğar ve çalışanın işe giriş tarihine bağlıdır. Bu tarih takvim yılıyla çakışmaz: dönem içinde hak kazanan çalışanların satırında hem eski hem yeni hak birlikte görünmelidir.
Taban süreler 14, 20 ve 26 iş günüdür; onsekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle elli ve daha yukarı yaştaki işçilerde taban 20 iş günüdür. Sözleşmeyle artırılmış süre varsa deftere o süre yazılır ve dayanağı not edilir.
Her kullanım ayrı satırda: başlangıç, işbaşı ve kullanılan iş günü. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz; bunları saymak, iznin eksik kullandırılması sonucunu doğurur.
İzin tarafların anlaşmasıyla bölünebilir, ancak bölümlerden biri on günden az olamaz. Yılın tamamı birer ikişer gün kullandırılmışsa defter bunu doğrudan gösterir; bu tablo, kuralın ihlal edildiğinin kendi elinizle tutulmuş belgesidir.
Talepler en az bir ay önce yazılı olarak alınır; çizelge, bakiyeler ve iş durumu birlikte gözetilerek hazırlanır. Yüzden fazla işçi çalıştıran işyerlerinde çizelgeyi izin kurulu hazırlar ve işveren onayına sunar.
Toplu defter tek başına ispat aracı değildir: kullanımın çalışanın imzasıyla belgelenmesi gerekir. Defteri özet tablo, imzalı izin kayıt belgesini asıl dayanak olarak konumlandırın.
Defterdeki izin günleri, aynı dönemin puantajı ve bordrosuyla birebir tutmalıdır. İki kaydın çelişmesi denetimde ilk sorulan sorudur; karşılaştırmayı ay sonu rutinine bağlayın.
Dönem sonu bakiyelerini kesinleştirin, ayrılanların satırını kapanış bloğuna taşıyın ve kalan bakiyeleri çalışanlara yazılı olarak bildirin. Bildirilen bakiye, ertesi dönemin devreden sütununun başlangıç değeridir.
Sık yapılan hatalar
- Defteri takvim yılına, hakkı işe giriş tarihine göre yürütmekDefter genellikle takvim yılı için tutulur, oysa izin hakkı çalışanın işe giriş tarihine bağlı olarak doğar. Bu iki takvim karıştırıldığında, yıl ortasında hak kazanan çalışanın yeni yıl hakkı ya iki kez sayılır ya da hiç eklenmez. Çözüm, hak kazanma tarihi sütununu defterin zorunlu alanı yapmaktır.
- Devreden sütununu hiç açmamakYalnızca "bu yılın hakkı" ve "kullanılan" sütunlarıyla tutulan defter, kümülatif hakkı görünmez kılar. Kullanılmayan izin yanmaz; devreden gösterilmediğinde hem çalışan hem işveren yanlış bir bakiyeyle hareket eder ve ayrılışta ödenecek izin ücreti eksik hesaplanır.
- Toplu defteri imzalı kaydın yerine koymakExcel tablosunda tutulan ve hiç imzalanmayan bir defter, iznin fiilen kullandırıldığını göstermekte zayıf kalır. İspat yükü işverendedir: toplu defter özet tablodur, asıl dayanak çalışan bazında imzalanan izin kayıt belgesi ve talep formlarıdır.
- Takvim günü üzerinden gün düşmekİzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Bu günlerin bakiyeden düşüldüğü bir defter, işyerinin tamamında sistematik olarak eksik izin kullandırıldığını belgeler.
- Bölünmeyi tek satırda toplamakBir çalışanın yıl içindeki tüm kullanımlarını "toplam 14 gün" diye tek hücrede göstermek, bölümlerden birinin on günden az olamayacağı kuralına uyulup uyulmadığını gizler. Her kullanım ayrı satır olmalı, özet tabloya yalnızca toplam yazılmalıdır.
- Ayrılan çalışanın satırını silmekDönem içinde ayrılanların satırı defterden silindiğinde, ayrılışta ödenen izin ücretinin dayanağı da kaybolur. Satır silinmez; ayrılış tarihi, kalan bakiye ve ödeme bilgisi kapanış bloğuna taşınır.
- Mazeret ve ücretsiz izinleri yıllık bakiyeden düşmekEvlilik, ölüm, doğum gibi kanunla tanınan mazeret izinleri ile tarafların anlaşmasına dayanan ücretsiz izin yıllık izin bakiyesinden düşülmez; yıl içinde verilen diğer ücretli ve ücretsiz izinler ile hastalık izinleri yıllık izne mahsup edilemez. Aynı defterde izleniyorlarsa ayrı sütunda tutulmalıdır.
- İzin ücretini izin dönüşüne bırakmakİzin ücreti, izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir. Defterde ödeme tarihi sütunu yoksa bu yükümlülüğe uyulup uyulmadığı hiçbir aşamada görünmez; bir uyuşmazlıkta gösterilmesi de mümkün olmaz.
- Anormal büyüyen bakiyeleri fark etmemekDefterin en değerli çıktısı, izin kullandırılmayan çalışanın erken görünmesidir. Bakiyesi yıllar içinde büyüyen satırlar hem birikmiş bir ödeme yükümlülüğüne hem de izin kullandırma yükümlülüğünün yerine getirilmediğine işaret eder. Yıl sonu kapanışında en yüksek bakiyeli satırları ayrıca listeleyin.
- Defteri yıl sonunda bir kez doldurmakAralık ayında geriye dönük doldurulan defter, kullanım tarihlerini yaklaşık gösterir ve puantajla çelişir. Kayıt, kullanım gerçekleştikçe güncellenmelidir; geriye dönük toplu giriş, kaydın ispat değerini büyük ölçüde düşürür.
Sık Sorulan Sorular
Yıllık izin defteri ile izin kayıt belgesi aynı şey mi?
İzin defteri elektronik ortamda tutulabilir mi?
Defterde devreden bakiye nasıl gösterilir?
İzin çizelgesi hazırlamak zorunlu mu, kim hazırlar?
Defterde hangi günler izin gününden sayılmaz?
Dönem içinde işten ayrılan çalışan defterden çıkarılır mı?
Defter denetimde ne işe yarar?
Bölünme kuralına uyulup uyulmadığı defterden nasıl okunur?
Yıllık izin defteri, izin çizelgesi, izin cetveli ve izin tablosu aynı şey mi?
Yıllık izin defteri ne kadar süre saklanır?
Alt işveren (taşeron) çalışanlarının izin defteri kimde tutulur?
Yıllık İzin Defteri konusunda empuno nasıl yardımcı olur?
Bu düzen örnektir; işyerinizin izin politikasına, vardiya yapısına ve çalışma takvimine göre uyarlanmalıdır. İşyeri geneli defter, çalışan bazında tutulan imzalı izin kayıt belgesinin yerine geçmez; ikisi birlikte tutulur. İzin uyuşmazlıklarında iznin kullandırıldığını ispat yükü işverendedir, tereddüt ettiğiniz hâllerde bir iş hukuku uzmanına danışın.
Bu sayfadaki şablonlar genel bilgilendirme amaçlı örnek belgelerdir; hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Her işyerinin koşulları farklıdır: formları kullanmadan önce şirketinize uyarlayın, güncel mevzuatı kontrol edin ve tereddüt ettiğiniz konularda bir iş hukuku uzmanına danışın. Şablonların kullanımından doğabilecek sonuçlardan empuno sorumlu tutulamaz.