Yıllık İzin Onay Formu Örneği: Talep Nasıl Karşılanır?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi onayı kayda geçirmektir. İznin hangi tarihlerde verileceğini belirleme yetkisi işverene aittir; çalışanın talebi alınır ancak tek başına bağlayıcı değildir. Bu takdirin yazılı kullanılması, "talebim onaylandı sanıyordum" ile "o tarihlere onay vermedim" iddialarını aynı belgede buluşturur.

İkinci işlevi bakiye düşümünü şeffaf kılmaktır. Onaylanan gün sayısı, hangi hizmet yılının bakiyesinden düşüldüğüyle birlikte yazıldığında, kalan bakiye tartışmaya kapanır; tek toplam rakam üzerinden yürütülen izin takibi hatayı gizler.

Üçüncü işlevi kullandırmayı ispatlamaktır. İznin kullandırıldığını ispat yükü işverendedir; imzalı onay ve peşin ödeme kaydı, bu ispatın iki ayağıdır. Kayıt yoksa, kullandırılmış izin de kullandırılmamış sayılır.

Yıllık izin onay formu örnek metni

Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. Red hâlinde gerekçe ve alternatif tarih satırını boş bırakmayın.

[Şirket Ticaret Unvanı]

YILLIK İZİN ONAY FORMU

Çalışan: [ad soyad] / Sicil: [XKMT-001] / Departman: [.....]
Dayanak talep: [talep tarihi] — talep edilen tarihler [gg.aa.yyyy – gg.aa.yyyy]

ONAYLANAN İZİN: [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy], [.....] iş günü
Bakiye düşümü: [.....] hizmet yılı bakiyesinden [.....] gün — kalan bakiye [.....] gün
Peşin ücret: [.....] TL, [tarih] tarihinde [banka — hesap sonu] kanalıyla ödendi
Kayıt: izin kayıt belgesine [tarih] tarihinde işlendi

Onaylayan: [ad soyad — görev]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza:
Çalışan: [.....]   Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza:

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — İznin kullandırılması ve zamanın belirlenmesiYıllık ücretli izin, işveren tarafından yıl içinde kullandırılır; iznin hangi tarihlerde verileceği işverenin yönetim hakkı kapsamında belirlenir, çalışanın talebi de göz önünde bulundurulur. İzin bölünerek kullandırılacaksa bölümlerden birinin en az on gün olması zorunludur. Onay formu, bu takdirin yazılı kullanıldığı belgedir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 53 — İzne hak kazanmaYıllık ücretli izin, deneme süresi dahil en az bir tam yıl çalışmayla kazanılır; hak ay ay birikmez, tam yıl dolmadan oransal izin doğmaz. Onay vermeden önce çalışanın hakedişinin doğmuş ve bakiyesinin yeterli olduğu kontrol edilir; doğmamış haktan avans mahiyetinde kullandırma, toplu izin hâli dışında kural değildir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretinin peşin ödenmesiİşveren, yıllık iznini kullanan işçiye izin dönemine ilişkin ücretini izne başlamasından önce peşin olarak ödemek veya avans olarak vermek zorundadır. Onay, ödeme yapılmadan tamamlanmış sayılmaz; ücretin dönüşteki normal maaş ödemesine bırakılması kurala aykırıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — İzin kayıt belgesiİşveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösteren bir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır. Onaylanan her izin, bu belgeye tarih ve gün sayısıyla işlenir; onay formu tekil işlemin, kayıt belgesi sürekliliğin kanıtıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 103 — Yıllık izin hükümlerine aykırılıkYıllık izni kanuna aykırı olarak kullandırmayan veya eksik kullandıran işverene, bu durumdaki her işçi için ayrı ayrı idari para cezası öngörülmüştür. Tutarlar her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiği için güncel rakam Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının listelerinden izlenir.

Zorunlu alanlar

• Çalışanın kimlik ve sicil bilgisiAd soyad, sicil numarası, departman ve görev. Aynı ad soyada sahip çalışanlarda sicil numarası olmadan yapılan eşleştirme, onayın yanlış kayda işlenmesi riskini doğurur.
• Dayanak talep bilgisiTalebin tarihi ve talep edilen tarihler. Onay, boşlukta duran bir izin değil, belirli bir talebin karşılığıdır; dayanak yazılmayan onay sonradan "hangi talebe verildi" sorusuyla karşılaşır.
• Onaylanan izin tarihleriBaşlangıç ve bitiş tarihi ile iş günü cinsinden gün sayısı. Hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden düşülmediği için, onayda iş günü sayısı ayrıca yazılır.
• Bakiye düşüm kaydıOnaylanan günlerin hangi hizmet yılının bakiyesinden düşüldüğü ve kalan bakiye. Hakediş bazlı düşüm yazılmadan tutulan bakiye, 14 ve 20 günlük yılların karıştığı geçmişte hatayı gizler.
• Peşin ücret ödemesiİzin dönemine ilişkin ücretin ödeme tarihi ve kanalı. Ödeme, izne başlamadan önce yapılır; "dönüşte maaşla birlikte" notu bu satıra yazılamaz.
• Kayıt belgesine işlenme notuOnayın izin kayıt belgesine hangi tarihte işlendiği. Onay formu tekil işlemi, kayıt belgesi sürekliliği gösterir; ikisinden biri eksikse ispat yarım kalır.
• Onay yetkilisinin bilgisiOnayı veren yöneticinin adı, görevi ve tarihi. Yetkisiz verilen onay, çizelgeyle çeliştiğinde kimin takdirini yansıttığı belirsiz kalır.
• Tarafların tarihli imzasıÇalışan ile onay yetkilisinin imzası ve tarih. İmzasız onay formu, iznin gerçekten kullandırıldığını değil, yalnızca planlandığını gösterir.

Opsiyonel alanlar

• Reddedilen talepte alternatif tarihTalep aynen karşılanamıyorsa önerilen alternatif tarihler. Reddin gerekçesiz bırakılması, izin hakkının kullandırılmaması tartışmasına dönüşür; alternatif öneri, işverenin kullandırma iradesini gösterir.
• Bölünmüş kullanımda bölüm detayıİzin parçalı kullandırılıyorsa her bölümün tarihleri ve bölümlerden birinin en az on gün olduğunun kaydı. On güne ulaşmayan dağılım kanuna aykırıdır.
• Vekâlet ve devir notuİzinli çalışanın işlerini üstlenecek kişinin adı. Devir kaydı, izin dönüşü "işler birikti" tartışmasını ve izin sırasında çalışanın aranması baskısını azaltır.
• Yol izni ekiİzin başka ilde geçirilecekse talep edilen dört güne kadar ücretsiz yol izninin kaydı. Yol izni yıllık izinden düşülmez, üzerine eklenir.
• Çizelge referansıOnayın yıllık izin çizelgesinin hangi satırına işlendiği. Çizelge düzeni olan işyerlerinde form ile çizelge birbirini tutmalıdır.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Onayı sözlü verip dosyalamamakEn yaygın hata budur: "konuştuk, anlaştık" ile izin kullandırılır, dosyada iz kalmaz. İznin kullandırıldığını ispat yükü işverendedir; imzasız onay, uyuşmazlıkta kullandırılmamış sayılır ve fesihte ücrete dönüşür.
• Bakiyeyi tek toplam rakamla takip etmekHangi hizmet yılından kaç gün doğduğu görülmeden tutulan bakiye, 14 ve 20 günlük yılların karıştığı geçmişte hatayı gizler. Düşüm, hizmet yılı bazında yazılmalıdır.
• Ücreti dönüşteki maaşa bırakmakİzin ücretinin izne başlamadan önce peşin ödenmesi zorunludur. Dönüşteki normal maaş ödemesine bırakılan izin ücreti, kurala aykırılık ve ayrı bir ceza kalemidir.
• Tatil günlerini izinden saymakİzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden düşülmez. Bunları bakiyeden düşen işyeri, çalışanın iznini eksik kullandırmış olur.
• On günü tutturmayan bölme yapmakBölünerek kullandırılan izinde bölümlerden birinin en az on gün olması zorunludur. 7 + 7 gibi hiçbir bölümü on güne ulaşmayan dağılım kanuna aykırıdır ve her çalışan için ayrı ceza doğurur.
• Reddi gerekçesiz bırakmakTalebi reddedip alternatif önermeyen işveren, kullandırma iradesini gösteremez. Gerekçeli red ve alternatif tarih önerisi, hem planlamayı hem dosyayı korur.
• Rapor günlerini izinden düşmekİzin sırasında alınan istirahat raporunun günleri yıllık izinden sayılmaz; izin o kadar gün uzar veya kalan günler sonra kullandırılır. Raporlu günleri bakiyeden düşmek, eksik kullandırmadır.