Çalışma Belgesi Örneği: Ne Yazılır, Ne Yazılmaz

Ne işe yarar?

Belgenin birinci işlevi ispattır: çalışanın nerede, hangi işi, hangi tarihler arasında yaptığı tek bir kâğıtta işveren imzasıyla sabitlenir. Yeni bir işe başvuruda, meslekî tecrübe şartı aranan yeterlilik ve sınav başvurularında ya da vize gibi idari işlemlerde istenen ilk belge çoğunlukla budur.

İkinci işlevi kapsamı sınırlamaktır. Kanunun aradığı içerik iki başlıktır: işin çeşidi ve süresi. Bunun ötesine geçen bilgiler — fesih sebebi, disiplin geçmişi, performans notu, sağlık durumu — belgenin amacı dışındadır. Yazıldıklarında hem amacı aşan kişisel veri işlenmiş olur hem de çalışanın yeni iş bulmasını zorlaştıran kalıcı bir kayıt üretilir.

Üçüncü işlevi sorumluluğu hatırlatmaktır: belgenin vaktinde verilmemesinden veya içinde doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören çalışan ya da onu işe alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir. Buna ek olarak İş Kanunu, yükümlülüğü hiç yerine getirmeyen ya da belgeye gerçeğe aykırı bilgi yazan işverene her işçi için ayrı ayrı idari para cezası öngörür. Yani çalışma belgesi, unutulduğunda sonucu olmayan bir nezaket evrakı değil, iki ayrı yaptırımı bulunan kanuni bir yükümlülüktür.

Belgenin biçimi ise serbesttir: kanun matbu bir çalışma belgesi formu ya da zorunlu bir dosya türü öngörmez. Metin düzenlenebilir bir Word dosyasında hazırlanıp antetli kâğıda basılabilir ve ıslak imzayla teslim edilebileceği gibi, güvenli elektronik imzalı bir PDF olarak da iletilebilir; belirleyici olan biçim değil, içeriğin doğruluğu ve teslimin kayda geçirilmesidir. Bu sayfadaki metin, 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında çalışanlar için düzenlenen özel sektör çalışma belgesi örneğidir; kamu kurumlarında görev yapan personele verilen hizmet belgesi kendi personel mevzuatına tabidir ve kurumun kendi formu üzerinden düzenlenir.

Çalışma belgesi örnek metni

Köşeli parantezleri doldurun. Metin yalnızca işin çeşidini ve süresini gösterir; fesih sebebi, performans veya değerlendirme ifadesi içermez ve içermemelidir.

[Şirket Ticaret Unvanı]
[Adres] — Vergi Dairesi / No: [.....] — SGK İşyeri Sicil No: [.....]

ÇALIŞMA BELGESİ

Aşağıda kimlik bilgileri yazılı [Ad Soyad], şirketimizin [işyeri / şube adı] biriminde [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy] tarihleri arasında [tam süreli / kısmi süreli] olarak çalışmıştır.

Adı Soyadı: [.....]
T.C. Kimlik No: [.....]
Sicil No: [.....]
Görev / Unvan: [.....]
İşin çeşidi (fiilen yapılan iş): [.....]
İşe başlama tarihi: [gg.aa.yyyy]
İşten ayrılış tarihi: [gg.aa.yyyy]
Toplam çalışma süresi: [.....] yıl [.....] ay [.....] gün

İşbu belge, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 28. maddesi uyarınca ilgilinin talebi üzerine düzenlenmiş olup her türlü resim ve harçtan muaftır.

Düzenleme tarihi: [gg.aa.yyyy]
Evrak No: [.....]

[Şirket Ticaret Unvanı] adına
Ad Soyad / Unvan: [.....]
İmza / Kaşe:

Teslim alan — Ad Soyad: [.....]  Tarih: [gg.aa.yyyy]  İmza:
(Elden teslim mümkün değilse iadeli taahhütlü posta veya KEP kaydı belgeye eklenir.)

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 28 — Çalışma belgesiİşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir. Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir. Bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 99 — İdari para cezasıÇalışma belgesi yükümlülüğünün yaptırımı yalnızca tazminat değildir. 28. maddeye aykırı davranarak işten ayrılan işçiye çalışma belgesi vermeyen ya da düzenlediği belgeye gerçeğe aykırı bilgi yazan işveren veya işveren vekiline, 99. madde uyarınca idari para cezası uygulanır. Ceza işyeri başına değil, belgesi düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı kesilir; bu nedenle toplu çıkışlarda tutar hızla büyür. Tutarlar her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir — 2026 yılı için işçi başına 2.532 TL olarak uygulanmaktadır. Yürürlükteki kesin rakam, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının o yıl yayımladığı idari para cezası cetvelinden doğrulanmalıdır.
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu md. 426 — Hizmet belgesiİşveren, işçinin isteği üzerine her zaman, işin türünü ve süresini içeren bir hizmet belgesi vermekle yükümlüdür. İşçinin açıkça istemde bulunması hâlinde, hizmet belgesinde onun iş görmedeki becerisi ile tutum ve davranışları da belirtilir. Hizmet belgesinin zamanında verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veya işçiyi işe alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir. Bu düzenleme, beceri ve davranış bilgisinin ancak çalışanın açık istemiyle yazılabileceğini gösterir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 8 — Çalışma koşulları belgesi (farklı belge)Yazılı sözleşme yapılmayan hâllerde işveren, işçiye en geç iki ay içinde genel ve özel çalışma koşullarını, günlük ya da haftalık çalışma süresini, temel ücreti ve varsa ücret eklerini, ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini ve fesih hâlinde tarafların uymak zorunda oldukları hükümleri gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür. Bu belge iş ilişkisi sürerken verilir ve çalışma belgesiyle karıştırılmamalıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyasıİşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanundan doğan yükümlülükler nedeniyle düzenlediği belgeleri bu dosyada saklar. Düzenlenen çalışma belgesinin bir nüshası, teslim kaydıyla birlikte bu dosyada tutulmalıdır.
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 4 ve md. 6Kişisel veriler; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak zorundadır. Sağlık bilgileri, sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha sıkı koşullara tabidir. Çalışma belgesine, işin çeşidi ve süresi dışında kalan bilgilerin yazılması bu ilkelerle bağdaşmaz.
• 5510 sayılı Kanun md. 9 — İşten ayrılış bildirimi (ayrı yükümlülük)Sigortalılığı sona erenlerin durumu, işverenleri tarafından kanunda öngörülen süre içinde Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilir. Bu bildirim (işten ayrılış bildirgesi) çalışma belgesinden ayrı bir yükümlülüktür: biri Kuruma yapılan elektronik bir bildirim, diğeri çalışana verilen imzalı bir belgedir. Biri diğerinin yerine geçmez.

Zorunlu alanlar

• Belgenin adıBaşlığa açıkça "Çalışma Belgesi" yazılır. Başlıksız veya "bonservis" başlıklı bir yazı, talep edilen belgenin verilip verilmediği tartışmasını doğurur.
• İşveren bilgileriTicaret unvanı, adres, vergi dairesi ve numarası. Belgenin hangi tüzel kişilik adına düzenlendiği tereddütsüz anlaşılmalıdır.
• Çalışanın kimlik bilgileriAd soyad ve T.C. kimlik numarası; varsa sicil numarası. Aynı adı taşıyan çalışanların karışmaması için kimlik numarası mutlaka yazılır.
• İşin çeşidi (yapılan iş)Kanunun aradığı iki unsurdan biri. Sadece unvan değil, fiilen yapılan işin niteliği yazılır: "uzman" yerine "satın alma biriminde tedarikçi sözleşmelerinin yürütülmesi" gibi. Yeni işverenin aradığı bilgi budur.
• Çalışma süresiKanunun aradığı ikinci unsur: işe başlama ve ayrılış tarihleri gün-ay-yıl olarak. Aralıklı çalışma varsa dönemler ayrı satırlarda gösterilir, toplam süre ayrıca belirtilir.
• Düzenleme tarihiBelgenin hangi gün düzenlendiği. Talep tarihiyle arasındaki fark, belgenin "vaktinde verilip verilmediği" değerlendirmesinin dayanağıdır.
• Yetkili imza ve kaşeİşvereni temsile yetkili kişinin adı, unvanı, imzası ve şirket kaşesi. İmzasız çıktı belge değildir.
• Teslim kaydıÇalışanın belgeyi teslim aldığına dair imzası ve tarihi; posta ile gönderilmişse iadeli taahhütlü kayıt veya KEP çıktısı. Teslim kaydı, gecikme iddiasına karşı tek somut savunmadır.

Opsiyonel alanlar

• Çalışma biçimiTam süreli, kısmi süreli veya çağrı üzerine çalışma bilgisi. Süre hesabının nasıl okunacağını netleştirir, yanlış anlaşılmayı önler.
• İşyeri / şube ve SGK işyeri sicil numarasıBirden fazla işyeri bulunan şirketlerde hangi işyerinde çalışıldığını gösterir; SGK hizmet dökümüyle karşılaştırmayı kolaylaştırır.
• Talep üzerine beceri ve davranış bilgisiTürk Borçlar Kanunu md. 426 uyarınca yalnızca çalışan açıkça istediğinde eklenir. Talebin yazılı alınması, sonradan "istemediğim hâlde yazılmış" tartışmasını önler.
• Aralıklı çalışma dönemleriÇalışan aynı işyerinde farklı dönemlerde çalışmışsa her dönem ayrı satırda gösterilir; toplam süre ayrıca yazılır.
• Nüsha ve evrak kaydı numarasıBelgeye evrak numarası verilmesi, özlük dosyasındaki nüsha ile çalışandaki nüshanın eşleşmesini sağlar.
• Harç ve resim muafiyeti ibaresi4857 md. 28 uyarınca bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır. İbarenin yazılması, belgeyi teslim alan üçüncü kişiler için bilgilendiricidir.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Çalışma belgesini referans mektubuyla karıştırmakÇalışma belgesi kanuni bir yükümlülüktür ve içeriği işin çeşidi ile süresidir. Referans mektubu (bonservis) ise kanunla düzenlenmemiş, tamamen işverenin takdirinde olan bir tavsiye yazısıdır. "Referans vermiyoruz" demek, çalışma belgesi vermeme gerekçesi olamaz.
• Belgeye fesih sebebini veya çıkış kodunu yazmakFesih sebebi ve SGK çıkış kodu belgenin kapsamı dışındadır. Bu bilgilerin yazılması hem amacı aşan kişisel veri işlemedir hem de çalışanın yeni iş bulmasını zorlaştıran, gereksiz bir olumsuz kayıt üretir.
• Belgeyi başka bir işleme şart bağlamak"Önce ibranameyi imzala", "zimmeti tam teslim et, sonra veririz" gibi şartlar belgenin verilmesini geciktirir. Gecikmeden zarar doğarsa tazminat sorumluluğu gündeme gelir; zimmet ve ibra tartışması ayrı yürütülmesi gereken bir konudur.
• Gerçeğe aykırı süre veya görev yazmakÇalışılan süreyi kısa göstermek, görevi olduğundan düşük veya yüksek yazmak belgeyi "doğru olmayan bilgi içeren belge" hâline getirir. Bundan zarar gören çalışan da onu işe alan yeni işveren de eski işverenden tazminat isteyebilir.
• Sözlü teyitle yetinmekTelefonda bilgi vermek ya da "arayan olursa söyleriz" demek belgenin yerini tutmaz. Çalışanın elinde imzalı bir belge bulunmalıdır; ayrıca sözlü teyitte hangi bilginin paylaşıldığı da denetlenemez.
• İşten ayrılış bildirgesini belge yerine saymakSGK işten ayrılış bildirgesi Kuruma yapılan bir bildirimdir ve çıkış kodunu içerir; çalışma belgesi ise çalışana verilen, işin çeşidini ve süresini gösteren imzalı belgedir. Biri diğerinin yerine geçmez.
• Belge için ücret talep etmekBelge, işverenin kanundan doğan yükümlülüğüdür ve her türlü resim ve harçtan muaftır. Düzenlenmesi karşılığında çalışandan bedel istenmesinin dayanağı yoktur.
• Nüsha saklamamakVerilen belgenin bir örneği özlük dosyasında tutulmazsa, yıllar sonra gelen "belge verilmedi" veya "belgede şu yazıyordu" iddiasına karşı elinizde hiçbir kayıt kalmaz.
• Belgeyi yalnızca ıslak imzalı kâğıt sanmakKanun çalışma belgesi için matbu bir form ya da zorunlu bir dosya türü öngörmez. Metin düzenlenebilir bir Word dosyasında hazırlanıp çıktı alınarak ıslak imzayla verilebileceği gibi, güvenli elektronik imzalı bir PDF olarak e-posta veya KEP ile de gönderilebilir. Asıl hata biçimi tartışmak değil, teslimi kayıt altına almamaktır: hangi yol seçilirse seçilsin, belgenin çalışana ulaştığını gösteren bir kayıt kalmalıdır.
• Çalışma koşulları belgesiyle karıştırmakYazılı sözleşme yapılmayan hâllerde iki ay içinde verilen çalışma koşulları belgesi (md. 8) iş ilişkisi sürerken düzenlenir ve ücret, çalışma süresi gibi koşulları gösterir. Çalışma belgesi ise ayrılışta düzenlenir ve ücret bilgisi içermez.