Eksik Gün Bildirim Formu Örneği: Eksik Gün Nasıl Belgelenir?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi eksik günü ölçülebilir kılmaktır. Form, hangi çalışanın hangi ayda kaç gün eksik çalıştığını ve bu sayının puantajdaki hangi günlerden geldiğini tek sayfada toplar; bordro ile bildirim arasındaki sayı farkı, bu sayfada kapanır.

İkinci işlevi neden seçimini belgeye bağlamaktır. Eksik gün nedeni Kurumun belirlediği nedenler arasından seçilir; form, seçilen nedenin hangi dayanak belgeye dayandığını ve belgenin nerede saklandığını kaydeder. Denetimde sorulan ilk soru "neden" değil, "nedenin belgesi nerede" sorusudur.

Üçüncü işlevi aylık kapanışı disipline etmektir. Form, puantaj kesinleşmeden bordroya, bordro kesinleşmeden bildirime geçilmemesini sağlayan bir kontrol listesidir; eksik gün ayı kapanmadan netleşir, sonraki ayın düzeltme borcu doğmaz.

Eksik gün bildirim formu örnek metni

Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. Neden satırını Kurumun belirlediği nedenler arasından seçerek yazın; serbest metin kullanmayın.

[Şirket Ticaret Unvanı]        SGK İşyeri Sicil No: [.....]
EKSİK GÜN BİLDİRİM FORMU
Dönem: [Eylül 2026]      Düzenleme tarihi: [gg.aa.yyyy]

Çalışan: [ad soyad] / Sicil: [XKMT-001]

PUANTAJ ÖZETİ
Çalışılan gün: [.....]   Hafta tatili: [.....]   Ücretli izin: [.....]
Ücretsiz izin: [.....]   Rapor: [.....]   Devamsızlık: [.....]

Prim gün sayısı: [.....]   Eksik gün sayısı: [.....]

EKSİK GÜN NEDENLERİ
Tarihler                    Neden kodu              Dayanak belge
[gg–gg.aa.yyyy]             [istirahat]             [rapor tarihi/no, dosyada]
[gg–gg.aa.yyyy]             [ücretsiz izin]         [talep tarihi, dosyada]

BORDRO KARŞILAŞTIRMASI: [uyumlu / fark var — açıklama: .....]

ONAY
Hazırlayan: [.....]   Kontrol eden: [.....]   Onaylayan: [.....]
Tarih: [gg.aa.yyyy]   İmza / Kaşe:

Hukuki dayanak

• 5510 sayılı Kanun md. 86 — Bildirim ve belge düzeniİşveren, sigortalıların prime esas kazançları ile hizmet bilgilerini aylık bildirimle Kuruma vermekle yükümlüdür. Ay içinde otuz günden az çalışanların eksik çalışma nedeni bildirimde gösterilir; nedeni doğrulayan belgeler işyerinde saklanır ve denetimde ibraz edilir.
• 5510 sayılı Kanun md. 86 — Kayıtların saklanması ve ibrazıİşverenler, işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi hâlinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır. Eksik gün formu, puantaj ve dayanak belgeler bu kapsamdadır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — İşçi özlük dosyasıİşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı bu dosyada saklar. Eksik günün dayanağı olan rapor, ücretsiz izin talebi ve devamsızlık tutanağı özlük dosyasında tutulur.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 32 — Ücret ve zamanaşımıÜcret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Eksik gün kaydı ücret hesabının da dayanağı olduğundan, hangi günlerin neden çalışılmadığını gösteren kayıtların en az bu süre boyunca erişilebilir tutulması gerekir.
• Sosyal sigorta mevzuatı — Neden kodları ve resen tamamlamaEksik gün nedeni, Kurumun belirlediği nedenler arasından seçilir (istirahat, ücretsiz izin, devamsızlık, puantaj kayıtları, kısmi süreli çalışma gibi). Belgeyle doğrulanamayan eksik günler Kurumca otuz güne tamamlatılır; bu, prim farkı ve gecikme zammı yanında teşvik kaybı riski doğurur.

Zorunlu alanlar

• İşyeri ve SGK işyeri sicil bilgisiFormun hangi işyeri dosyasına ait olduğu. Birden çok dosyası bulunan şirketlerde eksik günün yanlış dosyaya işlenmesi, bildirimin de yanlış dosyaya gitmesi demektir.
• Bildirim dönemiEksik günün ait olduğu ay ve yıl. Puantaj dönemi ile bordro dönemi farklı ise (örneğin 26–25 arası kesim), hangi dönemin esas alındığı formun başında açıkça yazılmalıdır.
• Çalışanın kimlik ve sicil bilgisiAd soyad ve sicil numarası. Aynı ad soyada sahip çalışanlarda sicil numarası olmadan yapılan eşleştirme, eksik günün yanlış kişiye yazılması riskini doğurur.
• Puantaj özetiÇalışılan gün, hafta tatili, ücretli izin, ücretsiz izin, rapor ve devamsızlık gün sayıları. Eksik gün sayısı bu özetten türetilir; özet olmadan yazılan sayı denetimde savunulamaz.
• Prim gün sayısı ve eksik gün sayısıAy için bildirilecek prim günü ile otuz günden eksik kalan gün sayısı. Hafta tatili ve ücretli izin günleri prim gününe dahildir; ücretsiz izin ve raporlu günler eksik gün doğurur.
• Eksik gün nedeniKurumun belirlediği nedenler arasından seçilen gerekçe. Birden fazla neden bir aradaysa her gün grubunun nedeni ayrı yazılır; tek kodla geçiştirilen karışık aylar denetimde çözülür.
• Dayanak belge ve saklama yeriNedeni doğrulayan belgenin türü, tarihi ve dosyadaki yeri (rapor, ücretsiz izin talebi, tutanak, puantaj cetveli). Belgesi yazılmayan neden, bildirimde seçilmiş olsa bile doğrulanmamış sayılır.
• Hazırlayan, kontrol eden ve onaylayanFormu dolduran, kontrol eden ve onaylayan kişilerin adı, unvanı ve tarihi. Eksik gün, bordro ve bildirim üçlüsünü aynı gözün kapatması hatayı gizler; kontrol ayrı bir imza olmalıdır.

Opsiyonel alanlar

• Gün gün döküm ekiEksik günlerin hangi tarihlere denk geldiğini gösteren liste. Puantaj cetvelinin ilgili satırlarının fotokopisi bu ekin yerine geçer; önemli olan tarihin seçili kodla eşleşmesidir.
• Kısmi süreli çalışma notuÇalışan kısmi süreli ise sözleşmedeki haftalık gün sayısı. Kısmi süreli çalışmada eksik gün düzenin doğal sonucudur; sözleşme örneği dayanak belgelere eklenir.
• İstirahat raporu referansıRapor başlangıç ve bitiş tarihleri ile e-Vizite bildiriminin yapıldığına dair not. Rapor parası, işverenin çalışılmadığına dair bildirimi girmeden ödenmez; raporlu günün bildirimi ile vizite girişi birbirini tutmalıdır.
• Teşvik kontrolüEksik günün yararlanılan prim teşvikine etkisi. Bildirim disiplinindeki aksama teşvik hakkını riske atar; form kapanmadan teşvik koşulları gözden geçirilir.
• Düzeltme kaydıBildirim verildikten sonra fark edilen hatalarda verilen ek veya düzeltme bildiriminin tarihi ve kapsamı. Sessiz düzeltme yapılmaz; her düzeltme tarih ve gerekçesiyle kayda geçirilir.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Eksik günü puantajsız bildirmekPuantaj cetveli olmadan seçilen neden, dayanağı olmayan bir beyandır. Denetimde ilk istenen belge puantajdır; cetveldeki gün sayısı ile bildirilen prim günü tutmuyorsa neden kodu ne olursa olsun kayıt savunmasız kalır.
• Nedeni serbest metinle yazmakKurumun belirlediği nedenler dururken açıklamaya serbest cümle yazmak, bildirimin sistemde yanlış koda düşmesine yol açar. Neden listesinden seçim yapın ve formdaki ifadeyle bildirimdeki kodu aynı tutun.
• Ücretli günleri eksik güne katmakHafta tatili ve ücretli izin günleri prim gününe dahildir; bunları eksik gün saymak primi eksik bildirir. Tersi hata da yaygındır: ücretsiz izin ve rapor günlerini çalışılmış gibi bildirmek. İkisi de prim farkı ve ceza doğurur.
• Devamsızlığı tutanaksız nedene bağlamakDevamsızlık nedeni seçilip dosyaya tutanak konulmadığında, neden bildirimde görünür ama doğrulanamaz. Devamsızlık aynı gün düzenlenmiş, tanık imzalı tutanakla desteklenmelidir.
• Dayanak belgeyi Kuruma göndermekRapor ve dilekçe gibi belgeler kural olarak Kuruma verilmez; denetimde ibraz edilmek üzere işyerinde saklanır. Belgeleri postayla göndermek dosyayı boşaltır, denetimde ibraz edilecek belge kalmaz.
• Bordro ile bildirimi uzlaştırmamakPuantajda görünen ama bordroda karşılığı olmayan bir gün veya bordroda ödenip puantajda görünmeyen bir ödeme, bildirime taşınan hatadır. Üç belgenin sayıları bildirimden önce aynı masada karşılaştırılmalıdır.
• Formu imzasız arşivlemekKimin hangi sayıya dayanarak hangi nedeni seçtiği belli olmayan bir form, sorumluluğu dağıtır. Hazırlayan ve kontrol eden imzası olmadan arşivlenen form, hata bulunduğunda "kim yaptı" sorusunu cevapsız bırakır.