İşe Başlatma Kontrol Listesi: Hangi Adım Ne Zaman?

Ne işe yarar?

İşe giriş sürecinin riski, tek bir büyük hatadan değil, birbirine bağlı küçük atlamalardan doğar: bildirge bir gün geç verilir, sağlık raporu alınmadan tehlikeli işe başlatılır, özlük dosyası yarım kalır. Liste, bu adımların hepsini tek sayfada tutar.

İkinci işlevi devir edilebilirliktir: işe alımı kim yaparsa yapsın aynı sıra izlenir, kontrol edilebilir bir kayıt kalır.

Üçüncü işlevi denetim hazırlığıdır. Özlük dosyasında hangi belgenin bulunması gerektiği ve hangi eğitimin verildiği, denetimde ilk sorulan konulardır.

Hukuki dayanak

• 5510 sayılı Kanun md. 8 — Sigortalı işe giriş bildirgesiSigortalı işe giriş bildirgesi, kural olarak sigortalının çalışmaya başladığı tarihten önce (en geç bir gün önce) Kuruma verilir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işlerinde çalışanlar için işe başlatıldığı gün, ilk defa tescil edilen işyerlerinde ise işyeri tescilinden itibaren belirlenen süre içinde bildirim yapılabilir. Süresinde verilmeyen bildirge idari para cezasına tabidir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 8 — İş sözleşmesiSüresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı yapılması zorunludur. Yazılı sözleşme yapılmayan hâllerde işveren, en geç iki ay içinde çalışana; genel ve özel çalışma koşullarını, ücret ve ödeme dönemini, süreyi ve fesih hükümlerini gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — Özlük dosyasıİşveren, çalıştırdığı her çalışan için bir özlük dosyası düzenler; kimlik bilgileri, iş sözleşmesi ve iş ilişkisi nedeniyle düzenlenen belgeleri burada saklar ve istendiğinde yetkililere gösterir. Dosyadaki bilgileri hukuka uygun olarak kullanmak ve gizliliğini korumak da işverenin yükümlülüğüdür.
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu md. 15 ve 17İşveren, çalışanların işe girişlerinde sağlık gözetimine tabi tutulmasını sağlar; tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde işe başlamadan önce sağlık raporu alınması zorunludur. Ayrıca çalışanlara, işe başlamadan önce ve iş değişikliğinde iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilir; eğitim kayıtları saklanır.
• 4632 sayılı Kanun ek md. 2 — BES otomatik katılımKapsamdaki çalışanlar, işverenleri aracılığıyla bireysel emeklilik sistemine otomatik olarak dahil edilir. Çalışanın cayma hakkı ve süresi mevzuatta düzenlenmiştir; işe giriş sürecinde bu adımın atlanmaması gerekir.
• 6698 sayılı KVKK md. 10 ve md. 6İşe giriş sırasında toplanan kimlik, iletişim, banka ve sağlık verileri için aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilir. Sağlık raporu gibi özel nitelikli veriler için ek koşullar ve ayrı saklama disiplini gerekir.

Zorunlu alanlar

• İş sözleşmesi (imzalı, iki nüsha)Ücret, çalışma süresi, görev tanımı, deneme süresi ve varsa rekabet yasağı hükümleri. Bir nüsha çalışanda kalır.
• SGK işe giriş bildirgesiKural olarak işe başlamadan önce verilir; sektöre özgü istisnalar saklıdır. Bildirge çıktısı özlük dosyasına konur.
• Kimlik ve iletişim belgeleriNüfus cüzdanı fotokopisi, adres ve iletişim bilgileri, banka IBAN'ı, acil durumda ulaşılacak kişi.
• Diploma ve mesleki belgelerÖğrenim durumu belgesi, mesleki yeterlilik belgesi, ehliyet veya işin gerektirdiği sertifikalar.
• İSG eğitimi kaydıİşe başlamadan önce verilen iş sağlığı ve güvenliği eğitiminin tarihi, süresi, içeriği ve imzalı katılım kaydı.
• İşe giriş sağlık raporuTehlikeli ve çok tehlikeli işlerde zorunludur; işyeri hekimi veya yetkili kuruluş tarafından düzenlenir.
• KVKK aydınlatma metniHangi verinin hangi amaçla işlendiğini gösteren metnin tebliği; imzalı veya kayıt altına alınmış olmalı.
• Zimmet tutanağıBilgisayar, telefon, kart, üniforma veya araç teslim edilmişse imzalı tutanak.
• Özlük dosyasının açılmasıYukarıdaki tüm belgelerin tek bir dosyada toplanması ve gizliliğinin sağlanması.

Opsiyonel alanlar

• Oryantasyon programıİlk gün, ilk hafta ve ilk ay planı; kime rapor vereceği, hangi eğitimleri alacağı.
• Gizlilik ve bilgi güvenliği taahhüdüŞirket verilerine erişimi olan pozisyonlarda ayrı bir taahhüt belgesi.
• Sistem ve erişim açılışlarıE-posta, uygulama hesapları, kartlı geçiş ve PDKS tanımı.
• Deneme süresi değerlendirme takvimiDeneme süresi sonunda yapılacak değerlendirmenin tarihi ve kriterleri.
• Teşvik uygunluk kontrolüYeni istihdamın SGK teşviklerinden yararlanıp yararlanamayacağının işe giriş öncesinde kontrolü.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Bildirgeyi işe başladıktan sonra vermekKural, çalışmaya başlamadan önce bildirimdir. İstisna kapsamında olmayan işlerde geç bildirim idari para cezası doğurur ve denetimde ilk bakılan kalemdir.
• Sağlık raporu olmadan işe başlatmakTehlikeli ve çok tehlikeli işlerde rapor işe başlamadan önce alınmalıdır. Sonradan tamamlanan rapor, arada yaşanan bir kazada işvereni korumaz.
• İSG eğitimini kayıtsız yapmakEğitim verilmiş olsa bile imzalı katılım kaydı yoksa, verilmemiş sayılma riski doğar.
• Özlük dosyasını yarım bırakmakBelgelerin bir kısmı e-postada, bir kısmı çekmecede kalır. Denetimde ya da uyuşmazlıkta dosyanın bütünlüğü aranır.
• Deneme süresini sözleşmede düzenlememekDeneme süresi ancak sözleşmede kararlaştırılmışsa uygulanabilir; sonradan "deneme süresindeydi" denilerek fesih yapılamaz.
• Zimmeti sözlü teslim etmekİlk gün verilen telefon ve bilgisayar tutanaksız teslim edildiğinde, ayrılışta iade takibi imkânsızlaşır.