İş Başvuru Formu Örneği: KVKK Uyumlu Aday Verisi

Ne işe yarar?

Formun birinci işlevi, seçimi karşılaştırılabilir hâle getirmektir. Aynı pozisyona başvuran herkesten aynı bilgilerin aynı biçimde istenmesi, kararı kişisel izlenimden çıkarıp ölçütlere bağlar. Ayrımcılık iddiasına karşı en güçlü savunma da budur: herkese aynı soruların sorulduğu, karara esas ölçütlerin önceden belirlendiği bir süreç.

İkinci işlevi, her alanın hukuki sebebini görünür kılmaktır. Kişisel veriler yalnızca işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenebilir. Bir alanı forma koymadan önce cevaplamanız gereken soru şudur: bu bilgi olmadan bu pozisyon için karar veremez miyim? Cevap "verebilirim" ise o alan formda olmamalıdır.

Üçüncü işlevi sınır çizmektir. Formda yer almayan bir soru, mülakatta sözlü olarak sorulduğunda sorumluluk ortadan kalkmaz — hatta yazılı iz bırakmadığı için daha risklidir. Formu, işe alım ekibinin neyi sorup neyi sormayacağını gösteren bir iç kural olarak da kullanın.

İş başvuru formu örnek metni

Aşağıdaki gövde, çoğu ofis ve saha pozisyonu için yeterli olan asgari alanları içerir. Pozisyona özgü bir bilgi eklerken kendinize "bu olmadan karar veremez miyim?" diye sorun. Köşeli parantezleri doldurun.

[Şirket Ticaret Unvanı] — İŞ BAŞVURU FORMU

Başvurulan pozisyon: [.....]        Başvuru tarihi: [gg.aa.yyyy]
Başvuru kaynağı: [ ] İlan  [ ] Kariyer sayfası  [ ] Referans  [ ] Diğer: [.....]

1) KİMLİK VE İLETİŞİM
Ad Soyad: [.....]
Telefon: [.....]        E-posta: [.....]
İkamet edilen il/ilçe: [.....]   (Yalnızca çalışma yeri bakımından gerekliyse istenir.)

2) EĞİTİM
Son mezun olunan okul / bölüm: [.....]        Mezuniyet yılı: [.....]
Pozisyonla ilgili sertifika / belge: [.....]
Yabancı dil ve düzeyi: [.....]   (İşin gereğiyse.)

3) İŞ DENEYİMİ
Kurum: [.....]  Görev: [.....]  Süre: [aa.yyyy] – [aa.yyyy]
Kurum: [.....]  Görev: [.....]  Süre: [aa.yyyy] – [aa.yyyy]
Pozisyona ilişkin kısa açıklama: [.....]

4) POZİSYONA ÖZGÜ BİLGİLER
Sürücü belgesi sınıfı: [.....]   (Yalnızca araç kullanımı işin gereğiyse.)
Mesleki yeterlilik belgesi: [.....]   (Mevzuatın zorunlu tuttuğu işlerde.)
Çalışma izni durumu: [ ] Gerekmiyor  [ ] Mevcut  [ ] Başvurulacak   (Yabancı uyruklu adaylar için.)

5) İSTEĞE BAĞLI BİLGİLER  (Boş bırakılması başvuruyu etkilemez.)
Ücret beklentisi: [.....]        İşe başlayabileceği tarih: [.....]
Referans (adayın onayıyla): Ad Soyad [.....]  Kurum/Unvan [.....]  İletişim [.....]
Portfolyo / çalışma örneği bağlantısı: [.....]

6) BEYAN VE BİLGİLENDİRME
Bu formda verdiğim bilgilerin doğru olduğunu; bilgilerin gerçeğe aykırı olması hâlinde başvurumun geçersiz sayılabileceğini beyan ederim.
[ ] Aday Aydınlatma Metni ([bağlantı/adres]) başvurumdan önce tarafıma sunulmuştur.

Ad Soyad: [.....]        Tarih: [gg.aa.yyyy]        İmza:

— — —
Bu formda sağlık durumu, engellilik geçmişi, gebelik veya çocuk planı, medeni hâl, din ve inanç, siyasi görüş, sendika üyeliği, etnik köken, cinsel hayat ve adli sicil bilgisi SORULMAZ. İşe giriş sağlık muayenesi, işe alım kararından sonra işyeri hekimi tarafından yapılır.

Hukuki dayanak

• 6698 sayılı KVKK md. 4 — Genel ilkelerKişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun işlenir. Başvuru formundaki her alan bu beş ilkeye ayrı ayrı uymak zorundadır.
• 6698 sayılı KVKK md. 5 — İşleme şartları ve açık rızanın yeriKişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez; ancak kanunun saydığı şartlardan birinin varlığı hâlinde açık rıza aranmaz. Bunlar arasında "bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması" ile "ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması" yer alır. İş sözleşmesinin kurulmasına yönelik başvuru verileri kural olarak bu şartlara dayanır; bu nedenle formun tamamını açık rızaya bağlamak yanlış bir kurgudur.
• 6698 sayılı KVKK md. 6 — Özel nitelikli kişisel verilerKişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Bu veriler yalnızca kanunda sınırlı olarak sayılan hâllerde işlenebilir; bunların başında ilgili kişinin açık rızası gelir, istihdam ve iş sağlığı ve güvenliği alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması da sayılan hâller arasındadır. Başvuru formu, bu verilerin doğal yeri değildir.
• 6698 sayılı KVKK md. 7, 10, 11 ve 13 — İmha, aydınlatma, haklar ve başvuruİşlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel veriler resen veya talep üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. Veri sorumlusu, verilerin elde edilmesi sırasında kimliğini, işleme amacını, aktarılabileceği tarafları, toplama yöntemini ve hukuki sebebini bildirmekle yükümlüdür. İlgili kişi; verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme ve işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme haklarına sahiptir. Veri sorumlusuna yapılan başvurular en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 5 — Eşit davranma ilkesiİş ilişkisinde dil, ırk, renk, cinsiyet, engellilik, siyasal düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep ve benzeri sebeplere dayalı ayrım yapılamaz. İşveren, biyolojik veya işin niteliğine ilişkin sebepler zorunlu kılmadıkça, bir işçiye iş sözleşmesinin yapılmasında, şartlarının oluşturulmasında, uygulanmasında ve sona ermesinde cinsiyet veya gebelik nedeniyle doğrudan veya dolaylı farklı işlem yapamaz. Bu hüküm, ayrımcılık yasağının işe alım aşamasını da kapsadığını açıkça gösterir.
• 6701 sayılı Kanun md. 6 — İstihdamda ayrımcılık yasağıİşveren veya işveren tarafından yetkilendirilmiş kişi; iş ilanı, iş başvurusu, işe alım şartları, çalışma ve çalışmanın sona erdirilmesi süreçlerinde kanunda sayılan ayrımcılık temellerine dayalı ayrım yapamaz. Türkiye İnsan Hakları ve Eşitlik Kurumu bu yasağa aykırılık hâlinde inceleme yapmaya ve idari yaptırım uygulamaya yetkilidir; yani ayrımcılık riski yalnızca iş mahkemesiyle sınırlı değildir.
• 6356 sayılı Kanun md. 25 — Sendika özgürlüğünün güvencesiİşçilerin işe alınmaları; belli bir sendikaya girmeleri veya girmemeleri, belli bir sendikadaki üyeliği sürdürmeleri veya üyelikten çekilmeleri ya da herhangi bir sendikaya üye olmaları veya olmamaları şartına bağlı tutulamaz. Bu nedenle başvuru formunda sendika üyeliğinin sorulması hem özel nitelikli veri işleme hem de sendikal güvence bakımından sakıncalıdır.
• 6331 sayılı Kanun md. 15 ve 4857 md. 30 — Sağlık ve engelli kadroİşveren, çalışanların işe girişlerinde sağlık muayenelerinin yapılmasını sağlamakla yükümlüdür; sağlık gözetiminden doğan maliyet çalışana yansıtılamaz ve sağlık bilgileri gizli tutulur. Yani sağlık değerlendirmesi başvuru formuyla değil, işe alım kararından sonra işyeri hekimi eliyle yapılır. Elli veya daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerleri ise yüzde üç oranında engelli işçi çalıştırmakla yükümlüdür; engellilik bilgisi bu kapsamda istenecekse gerekçesi yazılmalı ve beyan tamamen isteğe bağlı bırakılmalıdır.

Zorunlu alanlar

• Başvurulan pozisyon ve başvuru tarihiVerinin hangi amaçla toplandığını sabitler. Saklama süresi de bu tarihten işlemeye başlar.
• Ad soyadAdayın kimliğini belirlemek için yeterlidir. T.C. kimlik numarası başvuru aşamasında gerekli değildir; işe alım kararından sonra, sosyal güvenlik ve özlük işlemleri için toplanır.
• İletişim bilgisiTelefon ve e-posta. Sürecin yürütülebilmesi için zorunludur; ev adresinin başvuru aşamasında istenmesi çoğu pozisyon için ölçüsüzdür.
• Eğitim bilgileriPozisyonun gerektirdiği ölçüde: mezun olunan okul, bölüm ve mezuniyet yılı. İlkokuldan itibaren tüm eğitim geçmişini istemek amaçla sınırlılık ilkesine aykırıdır.
• İş deneyimiÇalışılan kurumlar, görev ve süreler. Ayrılma nedeninin sorulması yaygındır ancak zorunlu tutulmamalı, adayın beyanına bırakılmalıdır.
• Pozisyonun gerektirdiği belge ve yetkinliklerSürücü belgesi, mesleki yeterlilik belgesi, sertifika, yabancı dil düzeyi gibi bilgiler yalnızca işin gereğiyse istenir. "Her ihtimale karşı" toplanan belge bilgisi ölçüsüzdür.
• Çalışma izni durumuYabancı uyruklu adaylarda çalışma izni bulunup bulunmadığı ya da alınması gerekip gerekmediği. Uyruk bilgisi bu amaçla ve yalnızca bu ölçüde istenir; etnik köken sorusuna dönüştürülemez.
• Aydınlatma metninin sunulduğuna dair kayıtAydınlatma, veriler elde edilmeden önce yapılmalıdır. Formda "Aday Aydınlatma Metni tarafıma sunulmuştur" satırı ve metnin bağlantısı bulunmalıdır. Bu bir onay kutusu değil, bilgilendirme kaydıdır.
• Beyanın doğruluğu ve imzaVerilen bilgilerin doğru olduğu beyanı ile ıslak imza veya elektronik başvurularda onay kaydı. Yanlış beyanın işe alım kararını etkileyebileceği kısaca belirtilir.

Opsiyonel alanlar

• Maaş beklentisiİsteğe bağlı bırakılmalıdır. Zorunlu tutulduğunda özellikle ücret pazarlığında dezavantajlı gruplar için ayrımcı sonuç doğurabilir.
• İşe başlayabileceği tarihPlanlama için yararlıdır; adayın mevcut işindeki ihbar süresini de gösterir.
• ReferanslarAdayın açık onayı olmadan referans araması yapılmamalıdır — mevcut işverene yapılan bir arama adayın işini riske atabilir. Ayrıca referans olarak gösterilen kişi de bir ilgili kişidir; onun verisinin işlendiği konusunda bilgilendirilmesi gerekir.
• FotoğrafSahne, model, oyunculuk gibi görünümün işin gereği olduğu pozisyonlar dışında zorunlu tutulmamalıdır. Fotoğraf, cinsiyet, yaş, etnik köken ve inanç konusunda çıkarım yapılmasına zemin hazırladığı için ayrımcılık riskini artırır.
• Askerlik durumuYalnızca istihdam planlaması bakımından gerçekten belirleyiciyse ve isteğe bağlı olarak sorulur. Zorunlu alan hâline getirilmesi cinsiyete dayalı dolaylı ayrımcılık tartışması doğurur.
• Engelli kadro beyanıEngellilik sağlık verisidir. İstenecekse gerekçesi (kanuni kota yükümlülüğü ve işyerinde gerekli düzenlemelerin yapılabilmesi) formda açıkça yazılmalı, beyan tamamen isteğe bağlı bırakılmalı ve özel nitelikli veri rejimine uygun işlenmelidir.
• Aday havuzunda saklanma açık rızasıBaşvurulan pozisyon dışındaki ilanlar için verinin ileride de değerlendirilmesi, ilk toplama amacının ötesindedir ve ayrı bir açık rıza gerektirir. Ayrı bir kutucuk olmalı, işaretlenmemiş gelmeli ve başvurunun kabul şartı yapılmamalıdır.
• Portfolyo veya çalışma örneğiTasarım, yazılım, içerik gibi alanlarda ölçülebilir en iyi veridir. Ücretsiz iş yaptırmaya dönüşen kapsamlı vaka çalışmalarından kaçının.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Formun tamamını açık rızaya bağlamakBaşvuru sürecinin temel verileri, iş sözleşmesinin kurulmasıyla doğrudan ilgili olduğu için açık rıza gerektirmez. "Tüm verilerimin işlenmesine izin veriyorum" tipi tek bir onay kutusu, hem gereksiz hem de rızanın özgür iradeyle verilmediği eleştirisine açıktır — çünkü aday işaretlemezse başvuramaz.
• Aydınlatma ile açık rızayı tek metinde birleştirmekAydınlatma bir bilgilendirmedir ve her hâlde yapılır; açık rıza ise ayrı, özgür ve belirli bir irade beyanıdır. İkisini tek kutuda toplayan formlar, hangisine onay verildiğini gösteremez.
• Özel nitelikli veri sormakSağlık, din, sendika üyeliği, siyasi görüş, etnik köken, cinsel hayat ve adli sicil kaydı özel nitelikli kişisel veridir ve yalnızca kanunda sınırlı olarak sayılan hâllerde işlenebilir. Başvuru formuna standart alan olarak konulması, veri ihlaline en açık kısımdır.
• Gebelik, evlilik veya çocuk planı sormakİşveren, biyolojik ya da işin niteliğine ilişkin zorunlu sebepler dışında iş sözleşmesinin yapılmasında cinsiyet veya gebelik nedeniyle farklı işlem yapamaz. Bu sorular hem ayrımcılık yasağını ihlal eder hem de gereksiz veri toplanmasıdır; mülakatta sözlü sorulması durumu değiştirmez.
• İlanda ve formda yaş ya da cinsiyet sınırı koymakİşin niteliği gerçekten zorunlu kılmadıkça "erkek eleman aranıyor", "35 yaş altı" gibi ölçütler istihdamda ayrımcılık yasağına aykırıdır ve idari yaptırım riski doğurur.
• Saklama süresi yazmamak, CV'leri süresiz saklamakKişisel veriler yalnızca işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanabilir. Yıllar öncesine ait CV'lerin ortak klasörlerde durması, hem ilkelere aykırıdır hem de bir veri ihlalinde etki alanını büyütür.
• Referans aramasını adaya haber vermeden yapmakÖzellikle hâlen çalışan adaylarda mevcut işverene yapılan arama, adayın işini kaybetmesine yol açabilir. Referans görüşmesi adayın açık onayıyla ve gösterdiği kişilerle sınırlı yapılmalıdır.
• Sosyal medyayı sınırsız taramakAleni bir hesabın görülebilir olması, oradaki her bilginin işe alım kararında kullanılabileceği anlamına gelmez. Pozisyonla bağlantısı olmayan siyasi görüş, inanç veya özel hayat bilgilerinin karara etki etmesi, hem ölçülülük ilkesine hem ayrımcılık yasağına aykırıdır.
• Yapay zekâ elemesini gizlemekAdayın, münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme hakkı vardır. Otomatik ön eleme kullanılıyorsa aydınlatma metninde belirtilmeli ve nihai kararda insan değerlendirmesi korunmalıdır.
• Formdan çıkardığınız soruyu mülakatta sözlü sormakYazılı formu temizleyip aynı soruları mülakatta sormak, riski azaltmaz. Görüşmecileri neyin sorulamayacağı konusunda eğitin ve mülakat soru setini de aynı ölçütlere göre hazırlayın.