Fiş Tarama ile Masraf Takip Programı
Çalışanınız fişin fotoğrafını çeker; yapay zeka tutarı, tarihi, KDV'yi ve işletme adını saniyeler içinde okur. Siz tek dokunuşla onaylarsınız, muhasebeye hazır rapor kendiliğinden oluşur.
Kısa Cevap: Masraf takip programı, personelin iş amaçlı harcamalarını belge esaslı biçimde kayıt altına alıp onay ve muhasebe süreçlerine bağlayan harcama yönetimi yazılımıdır. empuno'da beyan, fişin fotoğrafını çekmekle başlar: tutar, tarih, KDV ve işletme adı yapay zekâ tarafından okunur; fişteki kartın son dört hanesi kayıtlı şirket kartlarıyla otomatik eşleştirilir ve onaylanan masraflar muhasebeye hazır dönemsel raporlarda toplanır.
Neler Sunar
-
Fotoğraf çek, gerisini AI halletsin
— Mobil uygulamadan fiş veya faturanın fotoğrafı çekilir; yapay zeka tutar, tarih, KDV ve işletme adını otomatik çıkarır. Elle veri girişi ve okunmayan fiş derdi biter.
-
Tek dokunuşla onay akışı
— Gelen masraf beyanları yönetici panelinde toplanır; onay veya red tek dokunuşla verilir, çalışan durumu anında görür. Harcama onay süreci e-posta ve mesaj trafiğinden kurtulur.
-
Kategori bazlı sınıflandırma
— Her masraf yemek, ulaşım, konaklama gibi kategorilere ayrılır ve şirket kartı ile eşleştirilir. Hangi kaleme ne kadar harcandığı her an nettir.
-
Muhasebeye hazır raporlar
— Dönemsel masraf raporları otomatik oluşur; mali müşaviriniz Muhasebeci Portalı üzerinden fişleri görür ve 'muhasebeye işlendi' olarak işaretler. Ay sonu Excel toplama devri kapanır.
-
Çalışana mobil şeffaflık
— Çalışanlar kendi masraf geçmişini, onay durumunu ve tutarları iOS ve Android uygulamasından takip eder. 'Masrafım onaylandı mı?' soruları İK'ya hiç gelmez.
-
Kategori bazlı harcama analizi
— Dönem ve kategori kırılımlı analizlerle şirketin nereye harcadığını tek bakışta görürsünüz. Bütçe kararlarını tahminle değil veriyle verirsiniz.
-
Bordro ve İK ile aynı sistemde
— Masraf yönetimi; bordro, avans ve izin modülleriyle aynı platformda çalışır. Personel masraf yönetimi için ayrı bir program kurmanıza gerek kalmaz.
-
Şirket kartlarıyla otomatik eşleşme
— Şirket kartlarınızı banka adı, son dört hane ve kart sahibi bilgisiyle kaydedin; yapay zeka fişteki kartın son dört hanesini okur ve harcamayı kayıtlı kartla otomatik eşleştirir. Güvenlik için kartın tam numarası sistemde hiçbir zaman saklanmaz.
Nasıl Çalışır
-
Fişin fotoğrafını çekin — Çalışan, harcamayı yaptığı anda fiş veya faturanın fotoğrafını mobil uygulamadan çeker. Fişi saklama, biriktirme ve ay sonunda İK'ya taşıma zorunluluğu ortadan kalkar.
-
Yapay zeka verileri okusun — Yapay zeka fotoğraftaki tutarı, tarihi, KDV'yi ve işletme adını otomatik çıkarır; masraf kategorisiyle birlikte beyan formu saniyeler içinde hazırlanır.
-
Yönetici tek dokunuşla onaylasın — Beyan, yöneticinin onay ekranına düşer; onay veya red tek dokunuşla verilir, çalışan sonucu anında mobilden görür.
-
Muhasebeye hazır rapor alın — Onaylanan masraflar dönemsel raporlarda toplanır; muhasebeciniz fişlere doğrudan erişir ve işlediği kayıtları sistem üzerinden işaretler.
Sıkça Sorulan Sorular
Masraf takip programı nedir, ne işe yarar?
Masraf takip programı, çalışanların iş harcamalarını beyan etmesini, yöneticilerin onaylamasını ve muhasebenin raporlamasını tek sistemde toplayan yazılımdır. Kayıp fişleri, elle veri girişini ve ay sonu masraf karmaşasını ortadan kaldırır; hangi kategoriye ne kadar harcandığını anlık gösterir.
Fiş tarama uygulaması nasıl çalışır?
Çalışan, mobil uygulamadan fişin veya faturanın fotoğrafını çeker; yapay zeka görüntüdeki tutarı, tarihi, KDV'yi ve işletme adını otomatik okur. empuno'da bu bilgiler saniyeler içinde masraf beyanına dönüşür, çalışanın yalnızca kontrol edip göndermesi yeterlidir.
Personel masraf yönetimi için ayrı bir muhasebe programı gerekir mi?
Gerekmez. Onaylanan masraflar dönemsel raporlarda otomatik toplanır; mali müşaviriniz Muhasebeci Portalı üzerinden fişlere doğrudan erişir ve işlediği kayıtları 'muhasebeye işlendi' olarak işaretler. Böylece e-posta ve Excel ile veri taşımaya gerek kalmaz.
Harcama onay sistemi nasıl işler, kimler onay verebilir?
Çalışanın gönderdiği masraf beyanı yetkili yöneticinin ekranına düşer; yönetici tek dokunuşla onaylar veya gerekçesiyle reddeder. Yetkiler granüler izin sistemiyle belirlenir, çalışan da sürecin her adımını mobil uygulamasından takip eder.
Masraf beyan programında KDV bilgisi otomatik ayrılır mı?
Evet. Yapay zeka fiş üzerindeki KDV tutarını toplam tutardan ayrı olarak okur ve kayda işler. Böylece muhasebe tarafında KDV ayrıştırması için ek bir hesaplama yapılmaz, raporlar vergi kırılımıyla hazır gelir.
Çalışan verileri ve fiş görüntüleri güvende mi?
empuno bulut tabanlı çalışır ve kişisel verileri KVKK'ya uygun şekilde işler. Fiş görüntülerine yalnızca yetkili yöneticiler ve davet edilen muhasebeci erişebilir; çalışan sadece kendi masraf geçmişini görür.
Şirket kartı harcamaları masraf takibine nasıl bağlanır?
Şirketinizin kredi ve banka kartlarını banka adı, son dört hane ve kart sahibi bilgisiyle sisteme kaydedersiniz; kartın tam numarası hiçbir zaman saklanmaz. Fiş taranırken yapay zeka fiş üzerindeki kartın son dört hanesini okur ve harcamayı kayıtlı kartla otomatik eşleştirir; masraf detayında harcamanın hangi kartla yapıldığı ve kart sahibi görünür. Yönetici kendi masrafında ödeme şeklini açıkça kart olarak seçerse kayıt otomatik 'ödendi' durumuna geçer.
Fişin fotoğrafını çektikten sonra kağıt fişi saklamam gerekir mi?
Fişin fotoğrafını çekip masraf beyanını dijital tamamlamak süreci hızlandırır; ancak vergi mevzuatındaki belge saklama yükümlülükleri şirketin durumuna ve belge türüne göre değişebildiğinden, kağıt fişlerin imhası konusunda mali müşavirinize danışmanız en doğrusudur. empuno'da fiş görüntüsü masraf kaydıyla birlikte arşivlenir ve muhasebeciniz bu görüntülere Muhasebeci Portalı üzerinden doğrudan erişir; kağıt fiş kaybolsa bile harcamanın dijital kaydı sistemde durur.
Şirket harcamalarını kategori bazında analiz edebilir miyim?
Evet; masraflar yemek, ulaşım, konaklama gibi kategorilere ayrılır ve dönem-kategori kırılımlı analizlerle şirketin nereye ne kadar harcadığı tek bakışta görülür. Bu sayede bütçe kararlarını tahmin yerine gerçek harcama verisiyle verebilir, artış gösteren kalemleri erkenden fark edebilirsiniz. empuno'da bu analizler ek bir raporlama çalışması gerektirmeden, onaylanan masraflardan kendiliğinden oluşur.
Çalışan, masraf beyanının onaylanıp onaylanmadığını nereden görür?
empuno'da çalışan, gönderdiği masraf beyanının onaylandığını veya reddedildiğini iOS ve Android mobil uygulamasından anlık takip eder; masraf geçmişi, tutarlar ve onay durumu kendi ekranında listelenir. Bu şeffaflık sayesinde onay durumunu sormak için İK'ya veya yöneticiye ayrıca yazmaya gerek kalmaz; süreç iki taraf için de hızlanır.
Masraf yönetimi nedir?
Masraf yönetimi, çalışanların iş için yaptığı harcamaların beyan edilmesinden şirket kasasından geri ödenmesine kadar geçen sürecin tamamıdır. Dört adımdan oluşur: harcamanın belgesiyle (fiş, fatura) beyan edilmesi, yetkili yönetici tarafından onaylanması, muhasebeye işlenip kategori ve KDV kırılımıyla kaydedilmesi ve çalışana iadesinin ya da şirket kartı harcamasının kapatılması. Yazılım kullanılıp kullanılmamasından bağımsız olarak amacı aynıdır: her harcamanın belgeli, onaylı ve raporlanabilir olması. Süreç e-posta ve tablo dosyalarıyla yürütüldüğünde en sık kaybedilen şey belge, en sık tartışılan şey ise onayın kim tarafından verildiğidir.
Personel masraf sistemi nedir?
Personel masraf sistemi, masraf yönetimi sürecinin çalışan tarafını dijitalleştiren yapıdır: çalışan harcamasını kendi telefonundan beyan eder, onay durumunu takip eder ve geri ödemesini görür. Klasik masraf formundan farkı, verinin çalışanın elle doldurduğu alanlardan değil belgenin kendisinden üretilmesidir. empuno'da çalışan yalnızca fişin fotoğrafını çeker; tutar, tarih, KDV ve işletme adı yapay zeka tarafından okunur, kayıt yöneticinin onayına düşer, onaylanan tutar bordroya veya geri ödemeye bağlanır. Böylece hem çalışanın form doldurma yükü hem İK'nın veri girişi ortadan kalkar.
Masraf takip programını satın almadan deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açarak masraf yönetimi dahil tüm modülleri deneyebilirsiniz; fiş yükleme, onay akışı ve raporları uçtan uca test edebilirsiniz.
Masraf Yönetimi (Fiş Tarama) ne kadar, aylık maliyeti nedir?
empuno çalışan başına aylık $1,00 olarak fiyatlanır ve Masraf Yönetimi (Fiş Tarama) bu fiyata dahildir. Modül modül satın alma, paket kademesi veya "Pro / Enterprise" ayrımı yoktur: bütün modüller her hesaba dahildir, dolayısıyla bu modülün ayrı bir ücreti yoktur. İlk 2 kullanıcı süresiz ücretsizdir — bu bir deneme süresi değildir. Ücretlendirme yalnızca bu sınırın üzerine çıkıldığında başlar; faturalanan en az kullanıcı sayısı 3, yani ücretli plana geçen bir işletmenin aylık alt sınırı $3,00. Çalışan sayınız düşerse fatura da düşer. Liste fiyatı USD cinsindendir; ödeme sırasında tutar işlem anındaki kur üzerinden yerel para biriminize çevrilerek tahsil edilir, bu nedenle sabit bir Türk Lirası tutarı yayınlamıyoruz. Ekip büyüklüğüne göre aylık ve yıllık toplamları /fiyatlandirma sayfasındaki tabloda görebilirsiniz.
Masraf karmaşasına bugün son verin
Fiş fotoğrafından muhasebe raporuna uzanan akışı ücretsiz hesabınızla deneyin; kurulum ve taahhüt gerektirmez.
Ücretsiz Başla
Diğer Özellikler