Personel Bilgi Formu Örneği: Hangi Bilgi Sorulur, Hangisi Sorulmaz?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi özlük dosyasını başlatmaktır. İşveren her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları saklar (4857 md. 75). Formdaki kimlik ve işe giriş bilgileri dosyanın ilk sayfasıdır; iş sözleşmesi, bildirge ve sağlık raporu bunun üzerine eklenir.

İkinci işlevi işe giriş bildirgesini ve bordroyu zamanında kurmaktır. Sigortalı işe giriş bildirgesi, kural olarak sigortalılık başlangıcından önce verilir (5510 md. 8); kimlik ve adres bilgisi işin ilk gününe kalırsa bildirim gecikir. Ücret banka hesabına ödenecekse (4857 md. 32) hesap bilgisi de ilk bordrodan önce gerekir.

Üçüncü işlevi veri toplamayı sınırlı tutmaktır. Kişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır (6698 sayılı KVKK md. 4). Form, hangi bilginin neden istendiğini gösteren bir listedir; amacı olmayan alan formdan çıkarılır.

Personel bilgi formu örneği

Köşeli parantezleri doldurun. E bölümündeki isteğe bağlı alanları işinizde gerçek bir amaç yoksa formdan silin.

PERSONEL BİLGİ FORMU
İşveren: [Ticaret unvanı]  —  SGK işyeri sicil no: [.....]

A. KİMLİK VE İLETİŞİM (zorunlu)
Adı Soyadı: [.....]
T.C. Kimlik No: [.....]
Doğum tarihi / yeri: [gg.aa.yyyy] / [.....]
Yerleşim yeri adresi: [.....]
Cep telefonu: [.....]  E-posta: [.....]

B. İŞE GİRİŞ VE ÖDEME (zorunlu)
İşe giriş tarihi: [gg.aa.yyyy]  Unvan: [.....]
Departman: [.....]  Çalışacağı işyeri: [.....]
Daha önce sigortalı çalıştım: [ ] Evet  [ ] Hayır   İlk sigorta giriş yılı: [yyyy]
Ücretin yatırılacağı banka: [.....]  IBAN: TR[.....]

C. EĞİTİM VE MESLEKİ BELGELER
Son mezun olunan okul / bölüm: [.....]
İşin gerektirdiği sertifika veya mesleki belge: [.....]  Geçerlilik: [gg.aa.yyyy]

D. ACİL DURUMDA ARANACAK KİŞİ
Adı Soyadı: [.....]  Yakınlığı: [.....]  Telefon: [.....]
(Bu kişinin bilgisini onun bilgisi dahilinde veriyorum.)

E. İSTEĞE BAĞLI BİLGİLER (yalnızca belirtilen amaç için)
Engellilik durumu (engellilik indirimi için; teşhis yazmayın): [ ] Yok  [ ] Var, oran: [%..]  Rapor tarihi: [gg.aa.yyyy]
Medeni durum / çocuk sayısı (şirket aile yardımı için): [.....]
Sürücü belgesi sınıfı ve geçerlilik (şirket aracı için): [.....]

F. BEYAN VE AYDINLATMA
Bu formdaki bilgilerin doğru olduğunu, değişiklikleri en geç 15 gün içinde yazılı bildireceğimi beyan ederim. Kişisel verilerimin işlenmesine ilişkin çalışan aydınlatma metni tarafıma [gg.aa.yyyy] tarihinde teslim edilmiştir.

ÇALIŞAN: [Ad Soyad]  Tarih: [gg.aa.yyyy]  İmza: ..........
Teslim alan (İK): [Ad Soyad]  İmza: ..........

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 75 — İşçi özlük dosyasıİşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler; bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklar ve istendiğinde yetkili mercilere gösterir. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
• 5510 sayılı Kanun md. 8 — Sigortalı bildirimiİşveren, hizmet akdiyle çalışan sigortalıyı sigortalılık başlangıç tarihinden önce sigortalı işe giriş bildirgesiyle Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirir; inşaat, balıkçılık ve tarım işyerleri gibi hâllerde en geç çalışmaya başlatıldığı gün.
• 6698 sayılı KVKK md. 4 ve 5 — İlkeler ve işleme şartlarıKişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenir. Kanunlarda açıkça öngörülmesi, iş sözleşmesinin kurulması veya ifası ve işverenin hukuki yükümlülüğü hâllerinde açık rıza aranmaz.
• 6698 sayılı KVKK md. 6 — Özel nitelikli kişisel veriIrk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri ile biyometrik ve genetik veriler özel niteliklidir. 7499 sayılı Kanun'la yapılan değişiklikle bu veriler açık rıza ya da sayılı şartlardan biriyle işlenebilir; bunlardan biri istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olmasıdır.
• 6698 sayılı KVKK md. 10 — Aydınlatma yükümlülüğüVeri sorumlusu, veriyi elde ederken ilgili kişiye kimliğini, verinin hangi amaçla işleneceğini, kimlere aktarılabileceğini, toplama yöntemini ve hukuki sebebini ve ilgili kişinin haklarını bildirir.
• 4857 md. 5 ve 6356 sayılı Kanun md. 25 — Ayrım yasağıİş ilişkisinde dil, ırk, renk, cinsiyet, engellilik, siyasal düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep ve benzeri sebeplere dayalı ayrım yapılamaz. İşe alım, belli bir sendikaya üye olma ya da olmama şartına bağlanamaz.

Zorunlu alanlar

• Kimlik bilgileriAd soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve yeri. Bilgiyi beyandan değil kimlik belgesinden alın; özlük dosyasındaki ve bildirgedeki kayıt aynı olmalıdır.
• İletişim ve adresYerleşim yeri adresi, cep telefonu ve e-posta. Tebligat ve bordro pusulası gönderimi bu bilgilere dayanır.
• İşe giriş bilgileriİşe giriş tarihi, unvan, departman ve çalışacağı işyeri; daha önce sigortalı çalıştıysa ilk sigorta giriş yılı. İlk giriş tarihi emeklilik rejimini ve kıdem tazminatı riskinin ne zaman doğacağını belirler.
• Ödeme bilgisiÜcretin yatırılacağı hesabın banka adı ve IBAN'ı; hesap çalışanın kendi adına olmalıdır.
• Eğitim ve mesleki belgelerSon mezuniyet, işin gerektirdiği sertifika, ehliyet veya mesleki yeterlilik belgesi. İşle ilgisi olmayan belge istenmez.
• Acil durumda aranacak kişiAd soyad, yakınlık ve telefon. Bu üçüncü kişinin verisidir; çalışan bilgiyi o kişinin bilgisiyle verir, amaç yalnızca acil durumda ulaşmaktır.
• Aydınlatma ve beyanAydınlatma metninin teslim edildiğine dair satır ve çalışanın "bilgiler doğrudur, değişiklikleri bildiririm" beyanı; tarih ve imza.

Opsiyonel alanlar

• Engellilik durumuÖzel nitelikli sağlık verisidir. Yalnızca çalışan beyan ederse ve engellilik indirimi ya da engelli çalıştırma yükümlülüğü için gerekiyorsa; teşhis değil, oran ve rapor tarihi yazılır.
• Medeni durum ve çocuk sayısıKanuni bir bordro kalemi için gerekmez; toplu iş sözleşmesi veya şirket politikası aile yardımı öngörüyorsa istenir.
• Askerlik durumuTecil veya terhis bilgisi; yalnızca askerlik nedeniyle işe ara verme planlaması için, işe alım ya da ücret kararına dayanak yapılmadan.
• Kan grubuSağlık verisidir; zorunlu alan yapılmaz. İstenecekse ayrı ve geri alınabilir açık rızaya bağlanır.
• Sürücü belgesiŞirket aracı kullanılacaksa belge sınıfı ve geçerlilik tarihi.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Din, mezhep veya sendika üyeliği sormakBu bilgiler özel niteliklidir (KVKK md. 6) ve işe alım ya da çalışma koşullarında ayrıma dayanak yapılamaz (4857 md. 5; 6356 md. 25). Aidat kesintisi gerekiyorsa bilgi yetkili sendikanın işverene yazılı başvurusuyla gelir (6356 md. 18) ve yalnızca kesinti için işlenir; bilgi formunda sorulmaz.
• Kan grubunu zorunlu alan yapmakEski formlardan kalan bu alan sağlık verisidir. Kanuni bir yükümlülük yoksa zorunlu tutulamaz; isteğe bağlı ve ayrı rızayla alınır.
• Adli sicil kaydını herkesten istemekCeza mahkûmiyeti verisi özel niteliklidir; adli sicil kaydı yalnızca işin niteliğinin gerektirdiği ve mevzuatın aradığı pozisyonlarda istenir, her çalışandan rutin olarak toplanmaz.
• Aydınlatmayı rıza kutusuna çevirmekFormun altına "tüm verilerimin işlenmesine rıza gösteriyorum" yazmak geçerli açık rıza üretmez ve aydınlatma yükümlülüğünü de karşılamaz. Aydınlatma ayrı metinle yapılır; iş sözleşmesi ve kanuni yükümlülük için rıza gerekmez (KVKK md. 5).
• Aday formunu çalışan formu yerine kullanmakİş başvuru formu işe alınmayan adayın da verisini taşır ve başvuru sürecine aittir. İşe alınan çalışan için ayrı bilgi formu doldurun; işe alınmayan adayın verisini amaç ortadan kalkınca silin.