Yıllık İzin Çizelgesi Örneği: Plan Nasıl Kurulur, Ne Yanlış Gider?

Ne işe yarar?

Birinci işlevi çakışmayı önlemektir. Aynı departmandan herkesin temmuza yazıldığı bir tablo, sorunu haziranda gösterir; talep formları tek tek geldiğinde ise sorun izin gününde patlar. Çizelge, kapasiteyi yılın geneline yayar.

İkinci işlevi kural kontrolüdür. Bölümlerden birinin en az 10 gün olması şartı, çizelge satırında parça uzunlukları yan yana durduğunda tek bakışta denetlenir. Kurala aykırı bölünme, onaylanmadan önce çizelgede yakalanır.

Üçüncü işlevi ispat desteğidir. Çizelge tek başına "izin kullandırıldı" demez; ama onaylı talepler ve imzalı izin kayıtlarıyla aynı sayıları söylüyorsa, işverenin izni planlı kullandırdığı iddiası belgesiyle birlikte ayakta durur.

Yıllık izin çizelgesi satır düzeni örneği

Her çalışan bir satırdır; parça sayısı kadar alt satır açılır. Köşeli parantezleri kendi verilerinizle doldurun. İş günü sayıları, araya giren tatil günleri düşüldükten sonra yazılır.

[2026] YILI YILLIK İZİN ÇİZELGESİ — [Şirket Ticaret Unvanı]
İlan tarihi: [gg.aa.yyyy]

Çalışan: [ad soyad] / Sicil: [XKMT-001] / İşe giriş: [gg.aa.yyyy]
Hak edilen: [.....] iş günü (yeni hak [.....] + devreden [.....])
Parça 1: [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy], [.....] iş günü [ ] 10 gün kuralını sağlar
Parça 2: [gg.aa.yyyy] – [gg.aa.yyyy], [.....] iş günü
Yol izni: [.....] gün (ücretsiz, bakiyeden düşülmez)
Çalışan tercihi: [tarih/imza]   İşveren onayı: [tarih/imza]

Revizyon: [tarih] — [değişiklik ve gerekçe] — onay: [.....]

Hukuki dayanak

• 4857 sayılı İş Kanunu md. 53 — Yıllık ücretli izin hakkı ve sürelerHak, aynı işverende deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmakla doğar. Süre kıdeme göre 14, 20 ve 26 iş gününden az olamaz; 18 yaşını doldurmamış ve 50 yaşını aşmış çalışanlarda taban her hâlükârda 20 iş günüdür. Çizelgedeki "hak edilen gün" sütununun dayanağı bu maddedir.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 56 — Bölünme, yol izni ve tatillerİzin tarafların anlaşmasıyla bölünebilir; ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. İzin süresine rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz. İzni başka bir yerde geçirecek çalışana talebi ve belgelemesi hâlinde toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir. Çizelgenin parça uzunluğu ve tatil sütunları bu maddeye göre kurulur.
• Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği — İzin kurulu ve çizelgeYüzün üzerinde işçi çalıştırılan işyerlerinde izin kurulu kurulur; kurul, çalışanların izin isteklerini ve işin durumunu gözeterek izin çizelgesini hazırlar ve ilan eder. Daha küçük işyerlerinde çizelgeyi işveren hazırlar. Çizelgenin ilan edilmesi, planın herkese duyurulduğunun kaydıdır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 55 — Çalışılmış gibi sayılan hâllerHastalık, kaza, analık, grev ve ücretsiz yol izni gibi kanunda sayılan hâllerde geçen süreler, yıllık izin hakkının hesabında çalışılmış gibi sayılır. Hak ediş sütunu doldurulurken bu sürelerin düşülmemesi gerekir; aksi hâlde çalışan eksik hakla plana yazılır.
• 4857 sayılı İş Kanunu md. 57 — İzin ücretiİzin dönemine ilişkin ücret, izne başlamadan önce peşin ödenir veya avans olarak verilir. Çizelgede her parçanın yanına ödeme planı notu düşülmesi, bordro tarafının parça parça izni takip edebilmesini sağlar.

Zorunlu alanlar

• Plan yılı ve ilan tarihiÇizelgenin hangi takvim yılına ait olduğu ve çalışanlara duyurulduğu tarih. İlan tarihi, planın sonradan değiştirilip değiştirilmediğinin tartışmasında başlangıç noktasıdır.
• Çalışan kimlik ve işe giriş bilgisiAd soyad, sicil numarası, departman ve işe giriş tarihi. İşe giriş tarihi, hak edilen günün hesabının dayanağıdır; hatalı giriş tarihi tüm satırı kaydırır.
• Hak edilen izin günüKıdeme ve yaş grubuna göre o yıl kullanılabilecek iş günü sayısı; önceki yıldan devreden bakiye ayrı sütunda gösterilir. Devreden ile yeni hak aynı hücrede toplanmaz.
• Planlanan parçalar (başlangıç, bitiş, iş günü)Her parça için başlangıç ve işbaşı tarihleri ile iş günü sayısı. Takvim günü değil iş günü yazılır; araya giren hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz.
• 10 gün kuralı kontrolüParçalardan en az birinin 10 günden az olmadığını gösteren kontrol işareti. Bölünmüş izinlerde bu sütun boş bırakılmaz; kurala aykırı satır onaylanmadan düzeltilir.
• Çalışan tercihi ve işveren onayıÇalışanın istediği dönem ile işverenin iş durumuna göre verdiği onayın tarihli kaydı. İzin zamanını belirleme yetkisi işverendedir; yetkinin kullanıldığı bu satırda görünür.
• İmza veya tebliğ kaydıÇizelgenin çalışana duyurulduğunu gösteren imza ya da kayıt bırakan kanalla tebliğ notu. İmzasız ilan edilen plan, uyuşmazlıkta "haberim yoktu" itirazına açıktır.
• Revizyon kaydıPlan değiştikçe eski satır silinmez; değişiklik tarihi, gerekçesi ve onayıyla yeni satır eklenir. Üzeri çizili çizelge, hangi planın yürürlükte olduğunu belirsizleştirir.

Opsiyonel alanlar

• Departman kapasite notuAynı dönemde izinde olabilecek en fazla kişi sayısı. Kritik postalar ve vardiya düzeni olan işyerlerinde kapasite baştan yazılmazsa çizelge kâğıt üstünde kalır.
• Köprü günü ve tatil işaretleriResmi tatil ile hafta sonu arasındaki tek iş günleri ile ulusal bayram ve genel tatil günlerinin işaretlenmesi. Bu günler izin hesabını ve personel yoğunluğunu birlikte etkiler.
• Yol izni ekiİzni başka yerde geçirecek çalışanın talep ettiği ücretsiz yol izni günleri. Yıllık izin bakiyesinden düşülmez; ayrı sütunda izlenir.
• Devir teslim notuUzun parçalarda (özellikle 10 günlük ana parça) işlerin kime devredildiği. Dönüşte devir tartışması çıkmaması için plan aşamasında yazılır.
• İzin ücreti ödeme planıHer parçanın ücretinin hangi tarihte peşin ödeneceği. Parça parça kullanılan izinlerde ödeme takibi bordro tarafında kaybolabilir; not, takibi çizelgeye bağlar.

Doldurma adımları

Sık yapılan hatalar

• Tüm izni küçük parçalara bölmekOn dörder günlük hakların üçer beşer gün kullandırılması, bölümlerden birinin en az 10 gün olması kuralına aykırıdır. Anlaşma olsa bile kural ortadan kalkmaz; aykırı satır denetimde ve davada ilk görülen yerdir.
• Tatil günlerini iş gününden saymakParça aralığına düşen hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden düşülür sanılır. Düşülmeyen her gün, çalışanın izninin eksik kullandırılması ve bakiyenin hatalı eritilmesidir.
• Devreden bakiyeyi sıfırlamakKullanılmayan izin ertesi yıla devreder; yıl sonunda bakiyeyi silmek hak kaybı doğurur. Çizelgede devreden sütunu ayrı tutulur, yeni hakla karıştırılmaz.
• Çizelgeyi ilan etmemekHazırlanıp duyurulmayan plan, uyuşmazlıkta "haberim yoktu" itirazıyla karşılaşır. İlan tarihi ve tebliğ kaydı, planın yürürlüğünün belgesidir.
• Değişikliği eski satırı silerek yapmakSilinti taşıyan çizelgede hangi planın ne zaman yürürlükte olduğu izlenemez. Değişiklik, tarih ve gerekçeyle yeni satır olarak işlenir.
• Çizelgeyi kullanım belgesi sanmakPlan, iznin kullandırıldığını ispatlamaz. Fiili kullanım, onaylı talep formu ve imzalı izin kayıtlarıyla belgelenir; çizelge bu kayıtlarla aynı sayıları söylemelidir.
• Yol iznini bakiyeden düşmekDört güne kadar ücretsiz yol izni yıllık izin süresinden sayılmaz. Bakiyeden düşülen her yol günü, çalışanın izninin eksik hesaplanmasıdır.