QR Kodlu PDKS ve Web Tabanlı Personel Takip Sistemi
Çalışanlarınız telefonlarıyla QR kod okutarak saniyeler içinde giriş-çıkış yapsın. Kart, terminal veya parmak izi cihazı yatırımı yok; kayıtlar anlık olarak panele, puantaja ve bordroya akar.
Kısa Cevap: PDKS (personel devam kontrol sistemi), çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kaydederek devam durumunu izlenebilir hâle getiren yazılım kategorisidir. empuno bu kategoriye donanımsız bir yaklaşımla girer: okutma, kısa aralıklarla (varsayılan 20 saniyede bir) kendini yenileyen ve konum doğrulaması yapan QR kodlarla gerçekleşir; kart, turnike veya parmak izi terminali gerekmez. Oluşan kayıtlar vardiyalarla eşleşerek puantaja ve bordroya kendiliğinden akar.
Neler Sunar
-
Kısa aralıklarla kendini yenileyen güvenli QR kod
— QR kod kısa aralıklarla otomatik yenilenir; kopyalanamaz, ekran görüntüsüyle paylaşılamaz. Arkadaşına kart okutma dönemi tamamen kapanır.
-
Konum doğrulamalı mobil okutma
— Çalışanlar iOS/Android uygulamasından QR okutur, sistem okutma anında konumu doğrular. Giriş-çıkışın gerçekten iş yerinden yapıldığından emin olursunuz.
-
Sitenize gömülebilir web PDKS
— PDKS ekranını kendi web sitenize veya intranetinize dakikalar içinde gömün. Çalışanlar alıştıkları sayfadan giriş-çıkış yapar, kayıtlar doğrudan empuno paneline düşer.
-
Şube bazlı anlık devam durumu
— Kim geldi, kim geç kaldı, hangi şubede kaç kişi çalışıyor — hepsini tek panelden anlık izleyin. Geç kalma raporları otomatik oluşur.
-
Puantaj ve bordroya otomatik akış
— Giriş-çıkış kayıtları vardiyalarla eşleşerek puantajı kendiliğinden oluşturur; fazla mesai ve eksik günler bordroya doğru yansır. Elle aktarım ve hesap hatası biter.
-
Sıfır donanım maliyeti
— Kart, turnike veya parmak izi terminali almanıza gerek yok. Çalışanların mevcut telefonları ve bir ekran, eksiksiz bir personel devam kontrol sistemi için yeterli.
-
İndirilebilir devam raporları
— Aylık devam ve geç kalma raporlarını tek tıkla indirin, muhasebeci veya mali müşavirinizle kolayca paylaşın.
-
Öğle molası ve gece çalışması ayrı ayrı kayıtta
— Giriş, öğle molası çıkış-dönüşü ve çıkış ayrı ayrı işlenir; gece dönemine denk gelen dakikalar ile vardiyayı aşan süre ayrı hesaplanır. Ay sonunda mola ve gece çalışması tahminle değil kayıtla konuşulur.
-
Unutulan çıkışı sistem kapatır
— Çıkış okutmayı unutan çalışanın kaydı sonsuza kadar açık kalmaz: vardiya bitişine tolerans süresi eklendikten sonra kayıt otomatik kapanır, çok uzun süre açık kalanlar "eksik" olarak işaretlenir ve listede ayırt edilir.
-
QR süresi ve konum yarıçapı şubeye göre ayarlanır
— QR kodun geçerlilik süresini şube bazında 5 ile 300 saniye arasında (varsayılan 20 saniye), konum doğrulama yarıçapını 10 ile 500 metre arasında belirlersiniz. Küçük bir mağaza ile geniş bir tesis aynı ayara mahkûm kalmaz.
-
Okutma günlüğü ve konum sapma oranları
— Her okutma denemesi kayda geçer. Panelde yarıçap dışında kalan okutmaların, konum izni reddedilen denemelerin ve konum doğruluğu 100 metrenin üzerinde olan kayıtların oranı ayrı ayrı görünür; günlüğü şube, olay türü, kaynak ve tarih filtresiyle dışa aktarabilirsiniz.
Nasıl Çalışır
-
Şube ekranınıza QR kodu açın — Girişteki bir ekranda, tablette veya web sitenize gömdüğünüz PDKS ekranında şubeye özel QR kod görüntülenir; kod güvenlik için düzenli olarak kendini yeniler.
-
Çalışan telefonuyla okutsun — Çalışan, empuno mobil uygulamasını açıp QR kodu okutur. Sistem konumu doğrular ve giriş ya da çıkış kaydını saniyeler içinde oluşturur.
-
Kayıtları anlık izleyin — Yönetici panelinde şube bazlı devam durumu, geç kalmalar ve eksik günler anlık görünür; dilediğiniz dönemin raporunu indirin.
-
Puantaj ve bordro kendiliğinden oluşsun — Giriş-çıkış kayıtları vardiyalarla eşleşir, puantaj otomatik hesaplanır ve bordro dönemine hazır şekilde aktarılır. Ek bir veri girişi gerekmez.
Sıkça Sorulan Sorular
PDKS programı nedir, ne işe yarar?
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) programı, çalışanların işe giriş-çıkış saatlerini kayıt altına alan ve devam durumunu raporlayan yazılımdır. Geç kalma, eksik gün ve fazla mesai gibi bilgileri otomatik tespit eder; bu veriler puantaj ve bordro hesaplamalarının temelini oluşturur. Modern PDKS çözümleri kart veya cihaz yerine QR kod ve mobil uygulamayla çalışır.
QR kod ile personel giriş çıkış takibi nasıl çalışır?
İş yerindeki bir ekranda şubeye özel QR kod görüntülenir; çalışan mobil uygulamasıyla bu kodu okutarak giriş veya çıkış kaydı oluşturur. empuno'da QR kod kısa aralıklarla (varsayılan 20 saniyede bir) yenilenir, bu sayede kopyalanamaz ve ekran görüntüsüyle paylaşılamaz. Okutma anında konum doğrulaması yapıldığı için kayıtların gerçekten iş yerinden geldiğinden emin olursunuz.
PDKS için kart okuyucu veya parmak izi cihazı almam gerekir mi?
Hayır. QR kodlu PDKS'de tek ihtiyacınız, QR kodun görüntüleneceği bir ekran (bilgisayar, tablet veya TV) ve çalışanların mevcut telefonlarıdır. Kart, turnike, kart okuyucu veya parmak izi terminali gibi donanım yatırımı gerekmez; bu da özellikle KOBİ'ler ve çok şubeli işletmeler için kurulum maliyetini sıfıra indirir.
Web PDKS nedir, kendi web siteme PDKS ekleyebilir miyim?
Web PDKS, giriş-çıkış ekranının şirketinizin kendi web sitesine veya intranetine gömülmesidir. empuno'da PDKS ekranını sitenize tek satırlık bir kodla ekleyebilirsiniz; çalışanlar ayrı bir uygulama açmadan alıştıkları sayfadan okutma yapar, kayıtlar anlık olarak merkezi panele düşer. Şube ve lokasyon bazında ayrı gömülü ekranlar tanımlanabilir.
PDKS kayıtları puantaj ve bordroya nasıl entegre olur?
Giriş-çıkış kayıtları çalışanın vardiyasıyla otomatik eşleşir ve puantaj kendiliğinden oluşur. Fazla mesai, eksik gün ve devamsızlık bilgileri bordro dönemine doğrudan aktarılır; bordro güncel mevzuata göre otomatik hesaplanır. Böylece PDKS entegrasyonu sayesinde elle veri aktarımı ve buna bağlı hesap hataları ortadan kalkar.
Personel takip programı KVKK'ya uygun mu?
Giriş-çıkış saatleri ve konum doğrulaması gibi veriler kişisel veri sayıldığından, personel takip programının KVKK kapsamında işlenmesi gerekir. Sistem verileri yalnızca devam takibi ve bordro amacıyla, yetki bazlı erişimle işler; çalışan kendi kayıtlarını mobil uygulamadan şeffaf biçimde görebilir. İşverenin çalışanları aydınlatma yükümlülüğü ayrıca sürer.
PDKS kullanmak işverenler için yasal olarak zorunlu mu?
Mevzuatta işverenlere belirli bir PDKS yazılımı kullanma zorunluluğu getirilmemiştir; ancak İş Kanunu çerçevesinde çalışma sürelerinin kayıt altına alınması ve gerektiğinde ispatlanması işverenin sorumluluğundadır. Fazla mesai ve eksik gün uyuşmazlıklarında giriş-çıkış kayıtları önemli bir ispat aracı olarak değerlendirilir. empuno gibi QR kodlu bir PDKS bu kayıtları konum doğrulamalı ve saat bazlı olarak otomatik tuttuğu için hem günlük takibi kolaylaştırır hem de olası bir denetim veya uyuşmazlıkta ispat sürecinizi güçlendirir.
Çok şubeli işletmelerde personel giriş çıkış takibi nasıl yapılır?
Çok şubeli işletmelerde her şube için ayrı bir QR ekranı veya web sitesine gömülü PDKS ekranı tanımlanır; çalışanlar bulundukları şubede okutma yapar ve kayıt hangi şubeden geldiği bilgisiyle merkezi panele düşer. Yönetici hangi şubede kaç kişinin çalıştığını ve kimin geç kaldığını tek panelden anlık izler. Şube başına kart okuyucu veya terminal yatırımı gerekmediği için yeni şube açmak ek donanım maliyeti oluşturmaz.
PDKS ile geç kalma ve fazla mesai takibi nasıl yapılır?
Giriş-çıkış kayıtları çalışanın vardiyasıyla otomatik eşleştirilir; vardiyaya göre geç kalmalar ve eksik günler sistem tarafından kendiliğinden tespit edilir. empuno panelinde geç kalma raporları otomatik oluşur; aylık devam ve geç kalma raporunu tek tıkla indirip muhasebeci veya mali müşavirinizle paylaşabilirsiniz.
Personel takip programları nelerdir, hangi türleri var?
Türkçede "personel takip programı" iki farklı yazılım kategorisini birden anlatır ve karıştırılması hem bütçe hem hukuk açısından pahalıya mal olur. Birincisi devam takibi yapan PDKS yazılımlarıdır: kim ne zaman geldi, ne zaman çıktı, kaç gün çalıştı sorularını yanıtlar ve çıktısı puantaj ile bordrodur. Bu grupta kartlı-turnikeli sistemler, parmak izi ve yüz tanıma gibi biyometrik terminaller, GPS tabanlı saha uygulamaları ve empuno'nun kullandığı gibi cihazsız QR kodlu mobil çözümler bulunur. İkincisi ise ekran görüntüsü alma, tuş kaydı ve uygulama kullanımı izleme gibi çalışan gözetimi yapan araçlardır; bunlar devam takibi değil davranış izlemedir, KVKK açısından çok daha ağır bir meşru menfaat testi ve açık bilgilendirme gerektirir. İhtiyacınız çalışma süresini belgelemekse ikinci gruba hiç girmenize gerek yoktur.
Personel takip sistemi nasıl çalışır?
Personel takip sistemi üç halkadan oluşur: kimlik doğrulama, kayıt ve raporlama. Çalışan kimliğini bir yolla doğrular (QR okutma, kart, biyometrik terminal); sistem o anın zaman damgasını ve varsa konumunu giriş ya da çıkış kaydı olarak saklar; kayıtlar vardiya planıyla eşleşerek çalışılan süre, geç kalma, eksik gün ve fazla mesai raporlarına dönüşür. empuno'da ilk halka donanımsız kurulur: şube ekranında kısa aralıklarla kendini yenileyen QR kod görüntülenir, çalışan telefonuyla okutur, konum doğrulanır. Sonuç doğrudan puantaja ve bordroya aktığı için ayrıca veri girişi yapılmaz.
PDKS ne demek, açılımı nedir?
PDKS, "Personel Devam Kontrol Sistemi" ifadesinin kısaltmasıdır; harf sırası karıştığı için sık sık "pkds" biçiminde de yazılır, ikisi de aynı sistemi anlatır. Terim, çalışanların işyerine giriş ve çıkış saatlerini zaman damgalı biçimde kaydeden ve bu kayıtlardan devam, geç kalma, eksik gün ve fazla çalışma bilgisi üreten sistemlerin genel adıdır; günlük dilde "personel takip programı" da çoğu zaman aynı şeyi anlatmak için kullanılır. PDKS'nin ne işe yaradığını, yöntemlerin karşılaştırmasını ve KVKK sınırlarını ayrıntılı ele aldığımız rehber /rehber/pdks-nedir adresindedir.
PDKS sistemi nedir, hangi yöntemlerle kurulur?
PDKS sistemi tek bir cihaz değil, üç katmanın birlikte çalışmasıdır: kaydın alındığı yöntem, kaydın yorumlandığı kural seti (vardiya, tolerans, mola, hafta tatili, izin) ve raporlama. Kayıt katmanında piyasada dört yöntem vardır: kart/RFID okuyucular, parmak izi ve yüz tanıma gibi biyometrik terminaller, QR kod + mobil uygulama ve klasik imzalı çizelge. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı İlke Kararı, mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesini çalışanın açık rızası bulunsa dahi hukuka aykırı bulduğu için parmak izi ve yüz tanıma bugün değerlendirme dışıdır; kararın gerekçesi ve geçiş adımları için /rehber/personel-takibi-yasal-zorunluluk-kvkk rehberine bakın. empuno kayıt katmanını donanımsız kurar: şube ekranında ya da web sitenize gömülü sayfada kısa aralıklarla yenilenen QR kod gösterilir, çalışan kendi telefonuyla okutur ve konum doğrulaması yapılır; biyometrik şablon üretilmez ve saklanmaz.
PDKS kaydı hangi yasal belgelerin dayanağını oluşturur?
Mevzuat "şu programı kullanın" demez; ancak çalışma sürelerinin belgelenmesini işverene bırakır ve bu belgelerin ham verisini PDKS üretir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 63. maddesi haftalık normal çalışma süresini en çok 45 saat olarak sınırlar — bir sınır varsa ona uyulduğunun gösterilebilmesi gerekir. Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği'nin 10. maddesi, fazla çalışma yaptırılan işçinin bu çalışma saatlerini gösteren belgenin düzenlenmesini ve imzalı bir nüshasının özlük dosyasında saklanmasını zorunlu kılar. İş Kanunu'nun 37. maddesi ise fazla çalışma ücretinin ücret hesap pusulasında açıkça gösterilmesini ister; pusuladaki saatin bir kaynağı olmak zorundadır. empuno'da bu zincir kopmaz: giriş-çıkış kaydı vardiyayla eşleşir, puantajı oluşturur ve bordroya girdi olur; dönem raporları geriye dönük indirilebilir. Özlük dosyası tarafı için /rehber/personel-ozluk-dosyasi rehberine bakabilirsiniz.
Çıkış okutmayı unutan çalışanın kaydı ne olur?
Uygulamada en sık yaşanan sorun eksik giriş değil, unutulan çıkıştır: kayıt açık kalır ve o gün puantajda hatalı görünür. empuno bu kayıtları kendi hâline bırakmaz. Vardiya bitişinin üzerinden tanımlı tolerans süresi geçtiğinde açık kalan kayıt vardiya bitiş saatiyle otomatik kapatılır ve otomatik kapatıldığı işaretlenir; girişin üzerinden çok uzun süre geçmiş kayıtlar "eksik" olarak damgalanır; gün sonunda hâlâ açık kalan kayıtlar ise firmanın kendi saat diliminde gün bitimiyle kapatılır. Böylece ay sonunda düzeltilmesi gereken kayıt sayısı elle takibe göre çok daha azdır ve hangi kaydın sistem tarafından kapatıldığı görünür kalır.
PDKS sistemleri arasında seçim yaparken neye bakmalıyım?
Karar bir donanım alışverişinden çok İK veri altyapısı kararıdır. Pratikte dört soru belirleyicidir: sistem biyometrik veri topluyor mu (topluyorsa mesai takibinde kullanımı hukuka aykırıdır), donanıma bağımlı mı ve yeni şube açtığınızda maliyeti artıyor mu, uzaktan ve saha çalışanını kapsıyor mu, kayıtlar vardiyayla eşleşip puantajı ve bordroyu elle taşımadan besliyor mu? Son soruya "hayır" diyen bir sistemde ay sonunda yine Excel'e dönersiniz. Yedi kriterli ayrıntılı karşılaştırma ve kurulum planı için /rehber/pdks-sistemi-nasil-secilir rehberine bakın.
PDKS kurulumu nasıl yapılır, ne kadar sürer?
PDKS kurulumu bir montaj işi değil bir tanım işidir; tek şubede genellikle yarım saatin altında biter. Sıra şudur: şubeyi tanımlarsınız, şubenin çalışma başlangıç ve bitiş saatini, ara dinlenme penceresini ve fazla mesai sınırını girersiniz, konum doğrulaması isteyip istemediğinize karar verirsiniz (isterseniz şubenin koordinatını ve 10-500 metre arasında bir yarıçap belirlersiniz), QR kodun kaç saniyede bir yenileneceğini seçersiniz. Ardından QR ekranını girişteki bir tablette, bilgisayarda veya web sitenize gömülü sayfada açar, çalışanları davet edersiniz. Kablolama, montaj, terminal kalibrasyonu gibi adımlar olmadığı için ikinci şubenin kurulumu birincisinin tekrarıdır. Adım adım kurulum planını, çalışanı sisteme alıştırma sırasını ve ilk hafta nelere bakılacağını /rehber/pdks-kurulumu-ve-uygulamasi rehberinde ele aldık.
QR kodun kaç saniyede bir yenilendiğini değiştirebilir miyim?
Evet, şube bazında. Varsayılan 20 saniyedir; alt ve üst sınır 5 ile 300 saniyedir. Süreyi kısaltmak, ekran görüntüsünün mesajla paylaşılıp iş yeri dışından okutulması ihtimalini pratikte ortadan kaldırır; uzatmak ise zayıf bağlantılı ortamlarda okutmayı kolaylaştırır ama kodun geçerli kaldığı pencereyi büyütür. Vardiya değişiminde kalabalık bir ekibin aynı anda okuttuğu iş yerlerinde kısa süre sorun çıkarmaz, çünkü kod zaman aşımını beklemeden her başarılı okutmadan sonra da yenilenir. Konum doğrulamasını ayrı bir ayar olarak açıp kapatabilir, açıkken yarıçapı 10 ile 500 metre arasında şubenin fiziksel büyüklüğüne göre belirleyebilirsiniz.
Çalışan konum izni vermezse veya şube dışında okutmaya çalışırsa ne olur?
Davranış, okutmanın nereden yapıldığına göre bilinçli olarak farklıdır. Şubedeki ekrandan yapılan okutmada, şube için konum doğrulaması açıksa ve konum yarıçapın dışındaysa okutma reddedilir; deneme yine de kayda geçer. Web sitenize gömülü dijital ekranda ise konum izni istenir, fakat yarıçap dışı okutma engellenmez: kayıt oluşur ve "yarıçap dışı" olarak işaretlenir. Bunun nedeni tarayıcı konumunun cihaz konumundan daha az kesin olması ve çalışanı kapıda bırakmak yerine denetlenebilir bir kayıt üretmenin tercih edilmesidir. Konum izni reddedilen denemeler de günlüğe yazılır. Yönetici panelinde yarıçap dışı okutma oranı, izin reddi oranı ve konum doğruluğu 100 metrenin üzerinde olan kayıtların oranı ayrı ayrı görünür; bu üç oran birlikte, sistemin kandırıldığı yerleri suçlama diliyle değil ölçümle görmenizi sağlar.
PDKS kayıtlarını hangi ekranlardan izler, nasıl dışa aktarırım?
Üç ayrı görünüm vardır. Canlı devam ekranı o an kimin iş yerinde olduğunu ve kimin geç kaldığını şube bazında gösterir. Aylık takvim görünümü her günü renkle işaretler; normal mesai, fazla mesai ve devamsızlık ilk bakışta ayrılır. Dışa aktarımda ay, şube ve çalışan seçip Excel dosyası indirirsiniz: dosya o dönemin giriş-çıkış kayıtlarını onaylanmış izinlerle birlikte taşır, böylece muhasebeciye giden tabloda "bu gün neden boş" sorusu kalmaz. Bunlardan bağımsız olarak okutma ve konum günlüğü ayrı bir ekranda tutulur; şube, olay türü, kaynak (mobil, gömülü web ekranı, istasyon) ve tarih aralığına göre filtrelenir ve dışa aktarılır.
PDKS kayıtları ne kadar süre saklanmalı?
Mevzuatta "PDKS kaydı şu kadar yıl saklanır" diyen özel bir hüküm yoktur; süreyi belirleyen, kaydın hangi iddiaya karşı delil olacağıdır. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 32. maddesi ücret alacaklarında zamanaşımını beş yıl olarak belirler; fazla çalışma ücreti de bir ücret alacağı olduğundan, giriş-çıkış kayıtlarının bu süre boyunca erişilebilir kalması pratikte işverenin lehinedir. Öte yandan KVKK tarafında saklama sınırsız değildir: kişisel veri, işlendiği amaç için gerekli olan süreyle sınırlı tutulur ve amaç ortadan kalktığında silinir. İki gerekliliği birlikte karşılamanın yolu, saklama süresini kişisel veri saklama ve imha politikanızda açıkça belirlemek ve çalışanı bu konuda aydınlatmaktır. empuno tarafında kayıtlar dönem bazında geriye dönük raporlanabilir ve dışa aktarılabilir; özlük dosyasında hangi belgelerin tutulması gerektiğini /rehber/personel-ozluk-dosyasi rehberinde ayrıca ele aldık.
Personel devam kontrol sistemini satın almadan deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açarak PDKS dahil tüm modülleri deneyebilirsiniz; kurulum veya taahhüt gerektirmeden sistemin işleyişini uçtan uca görebilirsiniz.
PDKS / QR ile Devam Takibi ne kadar, aylık maliyeti nedir?
empuno çalışan başına aylık $1,00 olarak fiyatlanır ve PDKS / QR ile Devam Takibi bu fiyata dahildir. Modül modül satın alma, paket kademesi veya "Pro / Enterprise" ayrımı yoktur: bütün modüller her hesaba dahildir, dolayısıyla bu modülün ayrı bir ücreti yoktur. İlk 2 kullanıcı süresiz ücretsizdir — bu bir deneme süresi değildir. Ücretlendirme yalnızca bu sınırın üzerine çıkıldığında başlar; faturalanan en az kullanıcı sayısı 3, yani ücretli plana geçen bir işletmenin aylık alt sınırı $3,00. Çalışan sayınız düşerse fatura da düşer. Liste fiyatı USD cinsindendir; ödeme sırasında tutar işlem anındaki kur üzerinden yerel para biriminize çevrilerek tahsil edilir, bu nedenle sabit bir Türk Lirası tutarı yayınlamıyoruz. Ekip büyüklüğüne göre aylık ve yıllık toplamları /fiyatlandirma sayfasındaki tabloda görebilirsiniz.
PDKS'yi bugün cihazsız kurun
QR kodlu giriş-çıkış, anlık devam raporları ve bordroya tam entegrasyon — donanım yatırımı olmadan dakikalar içinde başlayın.
Ücretsiz Başla
Diğer Özellikler