Ücretsiz İzin Nasıl Verilir? Onay, SGK Bildirimi ve Kıdeme Etkisi

Kısa Cevap: Ücretsiz İzin Ne Zaman Mümkündür?

Kısa cevap: Ücretsiz izin kural olarak ancak tarafların anlaşmasıyla olur; işveren çalışanı tek taraflı ücretsiz izne çıkaramaz, yazılı onay şarttır. Süre boyunca ücret ödenmez, SGK'ya eksik gün bildirilir ve bu süre kural olarak kıdeme ve yıllık izin hakedişine sayılmaz. Doğum sonrası altı aya kadar ücretsiz izin ve yol izni gibi bazı hâllerde ise izin, talep hâlinde verilmesi zorunlu olan bir haktır. Talep ve onay için ücretsiz izin talep formu örneğini kullanabilirsiniz.

Tek Taraflı Uygulama Yasağı: Yazılı Anlaşma Neden Şart?

En çok sorulan sorunun karşılığı nettir: işveren, çalışanı tek taraflı olarak ücretsiz izne çıkaramaz. Ücretsiz izin, çalışma koşullarında esaslı bir değişiklik niteliğindedir ve 4857 sayılı İş Kanunu'nun 22. maddesi uyarınca esaslı değişiklik çalışana yazılı olarak bildirilir, çalışanın da değişikliği altı iş günü içinde yazılı olarak kabul etmesi gerekir; bu usule uyulmadan yapılan değişiklik çalışanı bağlamaz. Yazılı onay alınmadan ücretsiz izne çıkarılan çalışan, ücretinin ödenmediği gerekçesiyle sözleşmesini haklı nedenle feshetme yolunu gündeme getirebilir. Bu nedenle hem talebin hem onayın, başlangıç ve bitiş tarihi belirtilerek yazılı alınması ve özlük dosyasında saklanması esastır. Kavramın sözlük karşılığı için ücretsiz izin tanımına, tüm izin türlerinin haritası için izin türleri rehberine bakılabilir.

SGK Bildirimi: Eksik Gün ve Prim Günü Etkisi

Süre boyunca ücret ödenmediği gibi sigorta primi de bildirilmez: o günler ay içinde eksik gün olarak, ücretsiz izin gerekçe koduyla Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilir. Bunun sonucu prim ödeme gün sayısının azalması ve emeklilik için gereken gün birikiminin yavaşlamasıdır; sağlık yardımlarından yararlanma bakımından da sonuç doğurabileceğinden uzun süreli ücretsiz izinlerde bu yön ayrıca değerlendirilir. Puantajda ücretsiz izin günleri ayrı kodla gösterilir, ücret hesap pusulasında karşılığı yer almaz; üç belgenin — puantaj, bordro ve SGK bildirimi — tutarlı olması gerekir. Eksik günün kayda geçirilmesi için eksik gün bildirim formu örneği, bildirim akışının ayrıntısı için SGK e-Bildirge rehberi kullanılabilir.

Kıdem ve Yıllık İzin Hakedişine Etkisi

Kıdem tarafındaki kural, askıda geçen sürenin fiilen çalışılmış sayılmamasıdır; bu nedenle ücretsiz izin süresi kural olarak kıdem süresine ve yıllık ücretli izne hak kazanma hesabına katılmaz. Yıllık izinde çalışılmış gibi sayılan hâller Kanun'un 55. maddesinde sınırlı biçimde sayılmıştır ve ücretsiz izin kural olarak bunlar arasında yer almaz; sonuç olarak çalışanın bir sonraki izne hak kazanma tarihi kullanılan süre kadar ötelenir. Örneğin altı ay ücretsiz izin kullanan çalışanın hakediş tarihi yaklaşık altı ay ileri kayar. Hakediş ve devir kuralları için yıllık izin hakediş ve devir rehberine, bakiyelerin ertelenmesi için izin devir ve bakiye bildirim formuna bakılabilir.

Zorunlu Hâller: Doğum Sonrası ve Yol İzni

Bazı ücretsiz izinler işverenin takdirine bırakılmamış, talep hâlinde verilmesi zorunlu tutulmuştur. Birincisi doğum sonrası altı aya kadar ücretsiz izindir: analık izninin bitiminden itibaren kadın işçi talep ederse altı aya kadar ücretsiz izin verilir; yarım çalışma ödeneği ve kısmi süreli çalışma talebi bu sürece alternatif oluşturur. Ayrıntı doğum izni ve analık hakları rehberindedir; talep formu için doğum izni talep formu örneği kullanılabilir. İkincisi yol iznidir: yıllık iznini işyerinin kurulu olduğu yerden başka bir yerde geçirecek çalışana, istemi ve belgelemesi hâlinde gidiş-dönüş toplam dört güne kadar ücretsiz izin verilir; bu, işverenin takdirinde değil kanuni bir zorunluluktur. İki hâlde de süre ücretsizdir ve yıllık izin bakiyesinden düşülmez. Ücretli karşılıkları — evlenme, ölüm ve babalık izinleri — mazeret izni talep formu ile yürütülür.

Dosya Nasıl Kurulur? Talep, Onay ve Kayıt

Sağlıklı ücretsiz izin dosyası üç belgeden oluşur. Birincisi yazılı taleptir: çalışanın hangi tarihler arasında, hangi gerekçeyle ücretsiz izin istediği. İkincisi yazılı onaydır: işverenin başlangıç ve bitiş tarihini belirterek verdiği karşılık. Onaylanan her izin, yıllık izin onay formu düzenindeki gibi kayda bağlanır. Üçüncüsü kayıt ve bildirimdir: sürenin puantaja işlenmesi, bordroda ücretsiz gün olarak görünmesi ve SGK'ya eksik gün bildirilmesi. Üç ayak birlikte kapatılmadığında dosya yarım kalır: onayı olup bildirimi yapılmayan süre denetimde sorun çıkarır, bildirimi olup onayı bulunmayan süre ise tek taraflı uygulama görünümü verir. empuno'da izin takibi ücretsiz izinleri ayrı tür olarak izler, puantaja ve eksik gün bildirimine kendiliğinden yansıtır. Not: Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; somut bir izin ve fesih tartışmasında bir iş hukuku uzmanıyla değerlendirmeniz uygun olur.