Yıllık İzin Defteri Nasıl Tutulur? Hakediş, Bakiye ve İspat Düzeni
Yıllık izin defteri, her çalışanın hangi izin yılına ne kadar hak kazandığını, bunun ne kadarını ne zaman kullandığını ve geriye ne kaldığını gösteren kayıttır. İzin hakkının kendisi kanunda yazar; ama o hakkın kullanılıp kullanılmadığını, bakiyenin ne olduğunu ve fesihte kaç günün ücrete dönüşeceğini söyleyen tek belge defterdir. Bu yüzden defter bir "hatırlatma notu" değil, ispat belgesidir: kullandırdığı iddiasındaki işveren bunu imzalı kayıtla gösterir, gösteremediği gün kullanılmamış sayılır. Bu rehberde defterin hukuki dayanağını, tutulması gereken sütunları, devir ve bakiye mantığını, çizelgeyle ilişkisini ve denetimde dosyayı ayakta tutan düzeni anlatıyoruz.
Bu yazı empuno İK Rehberi'nin parçasıdır (102 rehber); mevzuat, oran ve tutarlar değiştikçe empuno tarafından güncellenir.
Kısa Cevap: Defterde Hangi Üç Sütun Grubu Olur?
Kısa cevap: Defter her çalışan ve her izin yılı için üç şeyi yan yana gösterir: hakediş (hangi tarihte, kaç gün doğdu), kullanım (hangi tarihlerde, kaç günü tüketildi) ve bakiye (geriye kaç gün kaldı, devredenle birlikte). Üç grubun dayanağı ayrı belgelerdir: hakediş işe giriş tarihine, kullanım onaylı talebe ve imzalı kayıt belgesine, bakiye ise ikisinin aritmetiğine dayanır. Hazır düzen için yıllık izin defteri örneğini, kullanım belgesi için yıllık izin kayıt belgesini kullanabilirsiniz.
Dayanak: Kayıt Tutmak Neden Yükümlülüktür?
İzin kullandırma borcu işverendedir ve bu borcun yerine getirildiği iddiası, ispat yükü işverende olan bir iddiadır. İşveren çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenler ve kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu kayıtları saklamakla yükümlüdür (4857 sayılı İş Kanunu md. 75); Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği de kullandırılan izinlerin kayıt altında tutulmasını öngörür. Uygulamadaki karşılığı iki belgedir: izin defteri (tüm çalışanların bakiye özeti) ve izin kayıt belgesi (tek kullanımın imzalı tutanağı). İkisi birbirinin yerine geçmez: defter özet, kayıt belgesi delildir. İzin defteri tanımı kavramı kısaca açar; hakediş kurallarının ayrıntısı yıllık izin hak ediş ve devir rehberindedir.
Defterin Sütunları: Hakediş, Kullanım, Bakiye
Sağlıklı bir defter satırı şu bilgileri taşır: çalışanın kimliği ve sicili, izin yılı (işe giriş yıl dönümüne göre, takvim yılına göre değil), hakediş tarihi ve hak edilen gün (kıdem kademesine göre 14, 20 veya 26 gün; 18 yaş altı ve 50 yaş üstünde en az 20 gün), kullanım kayıtları (başlangıç-bitiş tarihi, tüketilen iş günü sayısı, dayandığı onay ve kayıt belgesi), devreden bakiye ve güncel bakiye. Kullanım sütununa yazılan her günün karşılığında imzalı bir kayıt belgesi bulunur; belgesiz gün deftere yazılmaz. Tatil günleri ayrı işaretlenir: izne rastlayan hafta tatili ile ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz, bakiyeden düşülmez. Gün hesabının ayrıntısı için yıllık izin hakları rehberine, bölünme hesabı için yıllık izin bölme kurallarına bakılabilir.
Devir ve Bakiye: Kullanılmayan İzin Yanmaz
Defterin en çok yanlış tutulan sütunu bakiyedir, çünkü kural sezgiye terstir: kullanılmayan izin yanmaz, sonraki yıla devreder ve birikir. Çalışırken paraya çevrilemez; ücrete dönüşmesi yalnızca sözleşme sona erdiğinde olur ve o zaman bakiyedeki her gün son ücret üzerinden ödenir (md. 59). Bu yüzden bakiye sütunu hiçbir yılbaşında sıfırlanmaz; devreden gün, yeni yılın hakedişiyle toplanır. Fesih anında bordroya taşınan sayı bu sütundan okunur — hesabı yıllık izin ücreti hesaplama aracıyla, hesaba esas ücretin neden çıplak ücret olduğunu yıllık izin ücreti rehberiyle doğrulayabilirsiniz. Bakiye değişimini çalışana yazılı bildirmek için izin devir ve bakiye bildirim formu kullanılır; bildirilen bakiye, "haberim yoktu" itirazını kapatır.
Çizelgeyle İlişkisi: Plan Deftere, Kullanım Kayda
Defter geçmişi, çizelge geleceği gösterir; ikisi aynı belge değildir. Yıllık izin çizelgesi, hangi çalışanın yılın hangi döneminde izne çıkacağının planıdır ve işveren, çalışanın talebini de gözeterek iznin zamanını belirler. Kullanım gerçekleştiğinde çizelgedeki plan, defterde kayda dönüşür. Bölünerek kullanımda her parça ayrı satır yazılır ve bölünme kuralı her parçada denetlenir: tarafların anlaşmasıyla bölünebilir, ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz. Onay akışının belgesi yıllık izin onay formu, talebin belgesi izin talep formu, planın belgesi ise yıllık izin çizelgesi örneğidir. Çizelgede görünüp deftere işlenmeyen kullanım, ispatta yok hükmündedir.
İspat ve Denetim: Dosyayı Ayakta Tutan Dört Eşleşme
Denetimde veya uyuşmazlıkta defter tek başına okunmaz; dört kayıtla eşleşmesi aranır. Birincisi onaylı taleptir: defterdeki her kullanımın karşılığında yazılı talep ve onay bulunur. İkincisi imzalı kayıt belgesidir: çalışan izni kullandığını imzalamış olmalıdır. Üçüncüsü puantajdır: izinli gün puantajda izin koduyla görünür; puantajda çalışmış görünüp defterde izinli yazan gün dosyanın ilk çelişkisidir (puantaj hazırlama rehberi kod disiplinini anlatır). Dördüncüsü bordrodur: izin ücreti izne başlamadan önce peşin ödenir (md. 57) ve ödemenin izi bordroda bulunur. Dördü aynı hikâyeyi anlatıyorsa dosya kapalıdır. empuno'da izin takip modülü hakedişi kıdeme göre otomatik hesaplar, onaylanan izni bakiyeden düşer ve puantaja işler; defter, çizelge ve kayıt belgesi aynı veriden üretilir. Not: Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; somut bir izin ve fesih tartışmasında bir iş hukuku uzmanıyla değerlendirmeniz uygun olur.
Sık Sorulan Sorular
Yıllık izin defteri tutmak zorunlu mu?
Kullanılmayan yıllık izinler yanar mı, silinir mi?
Devreden izinde süre sınırı var mı?
Bölünerek kullanılan izin deftere nasıl yazılır?
Raporlu gün yıllık izinden düşer mi?
İmzasız defter kaydı geçerli mi?
İzin yılı ile takvim yılı aynı şey mi?
Fesihte defterdeki bakiye nasıl ödenir?
Yıllık İzin Defteri konusunda empuno nasıl yardımcı olur?
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Somut durumlar için güncel mevzuata ve uzman görüşüne başvurunuz.