Puantaj Nasıl Hazırlanır? Kodlar, Eksik Gün ve Ay Kapanışı

Puantaj Nedir? Ham Kayıt ile Değerlendirilmiş Kayıt Ayrımı

Kısa cevap: Puantaj, bir ay boyunca her çalışanın hangi gün çalıştığını, izinli, raporlu ya da devamsız olduğunu ve ne kadar fazla çalışma yaptığını gün gün gösteren kayıttır. Giriş-çıkış sisteminden gelen ham veri değildir; o verinin izin, rapor, vardiya çizelgesi ve fazla çalışma onaylarıyla birlikte yorumlanmış hâlidir.

Ayrım pratikte belirleyicidir. Unutulan bir çıkış okutması ham veride eksik saat, puantajda ise yöneticinin gerekçeli düzeltmesiyle tamamlanmış bir gün olarak görünür. Ham veriyi silmek bu izi yok eder; doğrusu ham veriyi koruyup düzeltmeyi ayrı kayıtla eklemektir. Kavramın sözlük karşılığı puantaj maddesindedir; giriş-çıkış sistemleri için PDKS nedir rehberine bakabilirsiniz.

Kod Sözlüğü: Her Gün Tek Kod, Boş Hücre Yok

Cetvelin ilk işi, kullanılacak kısaltmaları sabitlemektir: çalıştı, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil (ve tatilde çalışma), yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, kanuni mazeret izni, istirahat raporu ve devamsızlık. Sözlük cetvelin başında yazar ve tüm birimlerde aynı sözlük kullanılır; departmanların kendi kısaltmalarını ürettiği işyerlerinde ay sonunda izin ile devamsızlık kodları karışır.

İki kural katıdır. Birincisi, ayın her günü tek kod alır; boş bırakılan hücre bilgi taşımaz ve çalışılmayan günler de nedeniyle birlikte kodlanır. İkincisi, dayanağı olmayan kod yazılmaz: izin kodu onaylı talebe, rapor kodu istirahat raporuna, devamsızlık kodu aynı gün düzenlenmiş tutanağa dayanır. Kodun kendisi iddia, dayanağı delildir. Puantaj cetveli örneğinde kod sözlüğünün cetvele nasıl yazıldığını görebilirsiniz.

Günü Gününe Doldurun: Ay Sonu Hafızayla Kapanmaz

Kayıt, olayın gerçekleştiği gün girilir. Ay sonunda hafızayla doldurulan cetvel, hem giriş-çıkış kayıtlarıyla hem de izin ve rapor belgeleriyle çelişir; bu çelişki uyuşmazlıkta ilk sorulan sorudur. Günlük rutini üç adıma indirin: ham giriş-çıkış verisini çekin, o günün izin, rapor ve devamsızlık belgelerini işleyin, fazla çalışma varsa onayına bakıp saatini yazın.

Net çalışma süresini yazarken ara dinlenmeyi düşmeyi unutmayın: ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz, günlük çalışma süresi her hâlde 11 saati aşamaz. Postanın saat aralığı ile net süre birbirine karıştırıldığında haftalık 45 saatin nerede aşıldığı bulanıklaşır ve fazla çalışma hesabı kayar. Fazla çalışma ile fazla sürelerle çalışma ayrı satırlarda izlenir; oranları farklıdır, toplamı yılda 270 saati geçemez. Ayrıntı fazla mesai kuralları rehberinde.

İzin, Rapor ve Devamsızlığı Kaynağından İşleyin

Puantaja "izinli" yazmak yetmez; dayanağı olan belge özlük dosyasında bulunmalıdır. Onaylanmış izin talebi, istirahat raporu ve ücretsiz izin talebi kendi tarihleriyle cetvele taşınır; türleri ayrı kodlanır çünkü sonuçları farklıdır: ücretli izin ve hafta tatili prim gününe dahildir, ücretsiz izin ve raporlu günler eksik gün doğurur.

Devamsızlık ayrıca özen ister. Devamsızlık kodu bir iddiadır, delil değildir: aynı gün düzenlenmiş, olayı somut anlatan, tanık imzalı tutanak ve çalışana sorulan mazeret olmadan devamsızlığa dayanan fesih savunmasız kalır. Ne tutanakta ne puantajda olması gerekenlerin tam listesi için devamsızlık tutanağı örneğine, kavramın hukuki çerçevesi için devamsızlık maddesine bakın. Vardiyalı düzende planlanan ile fiilinin karşılaştırılması için vardiya çizelgesi örneği yanınızda dursun.

Eksik Gün Nedeni: 30 Günden Az Çalışma Bildirimi

Ay içinde 30 günden az çalışan sigortalıların eksik çalışma nedeninin aylık bildirimde gösterilmesi gerekir. Neden, Kurumun belirlediği nedenler arasından seçilir; istirahat, ücretsiz izin, devamsızlık, puantaj kayıtları ve kısmi süreli çalışma en sık kullanılanlardır. Nedeni doğrulayan belgeler denetimde ibraz edilmek üzere işyerinde saklanır.

Puantajdaki gün sayısı ile bildirilen prim gün sayısının tutmaması, denetimde ilk fark edilen tutarsızlıklardandır. Ay kapanışında aylık özet toplamlarını çıkarın — çalışılan gün, hafta tatili, tatil, izin, rapor ve devamsızlık gün sayıları ile toplam normal ve fazla çalışma saatleri — ve prim gün sayısını bu özetten okuyun.

Ay Kapanışı: Gösterin, İmzalatın, İtirazı Kapatın

Cetveli bordro hesaplanmadan önce çalışana gösterin. Çalışanın imzasını taşıyan cetvel, çalışma sürelerinin ispatında elde edilebilecek en güçlü belgedir; imzasız cetvel tek taraflı bir tablo olarak kalır. İmza routinesi üç şeyi birlikte getirir: kayıt çalışanın bilgisi dahilinde tutulur, itirazlar bordro çıkmadan çözülür, sonradan düzeltme sayısı düşer.

İtiraz gelirse sözlü alıp geçmeyin: hangi gün, hangi kod, hangi saat sorulur, ham kayıt ve dayanak belgelerle karşılaştırılır, sonuç kalem kalem yazılır. Haklı itirazda düzeltme, hücre üzerine yazılarak değil eski değer, yeni değer, gerekçe ve bildirim tarihiyle ayrı satırda yapılır. Hazır form ve kapanış akışı için puantaj itiraz ve düzeltme formunu kullanın. İmzadan kaçınılması hâlinde durumu tanık imzalı tutanakla kayda geçirin ve cetvelin bir örneğini çalışana kayıt bırakan bir kanalla ulaştırın.

Bordroya Aktarma ve Saklama: Son Kontrol Listesi

Aktarmadan önce son karşılaştırma yapılır: prim gün sayısı, eksik gün, fazla çalışma saatleri ve tatil çalışmaları bordroda karşılığını bulmalıdır. Ücret hesap pusulasında fazla çalışma, hafta tatili ve genel tatil ücretleri ayrı ayrı gösterilir; puantajda olup pusulada görünmeyen bir satır eksik ödemedir. Kalemlerin nasıl okunacağı bordro nasıl okunur rehberinde anlatılıyor.

Saklamada iki süre birlikte gözetilir: ücret alacaklarında zamanaşımı beş yıl, sosyal sigorta mevzuatında işyeri kayıtlarının ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından itibaren on yıl saklanması. Pratikte on yıllık süreyi esas almak iki yükümlülüğü de karşılar. Cetveller, imzalı hâlleri ile itiraz ve düzeltme kayıtlarıyla birlikte, dönemine göre erişilebilir biçimde arşivlenir. empuno'da vardiya ve puantaj modülü giriş-çıkış kaydını çizelgeyle eşleştirir, onaylanan izin ile raporu puantaja düşer ve ay kapanışında cetveli bordroya tek tuşla aktarır.

Not: Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; somut uyuşmazlıklarda bordro müşavirinizle veya bir avukatla değerlendirmeniz uygun olur.