Özlük Dosyası Programı: Personel Evrakları Dijitalde
İş sözleşmesinden sağlık raporuna tüm özlük evraklarını çalışan profilinde kategorili tutun. İmzalı kâğıdı telefonla tarayın, kimlik bilgilerini yapay zekaya okutun; dosyalar özel bulutta, yetki korumalı ve denetime hazır kalsın.
Kısa Cevap: Özlük dosyası programı, İş Kanunu'nun her işçi için tutulmasını zorunlu kıldığı özlük evraklarının dijital ortamda kategorili ve erişimi denetlenen biçimde saklanmasını sağlayan yazılımdır. empuno'da ıslak imzalı kâğıt evrak, mobil kamerayla çok sayfalı taranıp tek PDF olarak çalışan profiline eklenir; kimlik belgelerindeki alanları yapay zekâ çıkarır, TC kimlik numarası doğrulama algoritmasından geçer ve yalnızca yöneticinin onayladığı bilgiler profile işlenir.
Neler Sunar
-
Tüm özlük evrakları tek dijital dosyada
— İş sözleşmesi, gizlilik sözleşmesi (NDA), KVKK aydınlatma ve onam formları, sağlık raporu ve İSG belgeleri hazır kategorilerle; listeye girmeyen her evrak serbest başlıkla eklenir. Dolaptaki klasör yerine her çalışanın profilinde düzenli bir Evraklar sekmesi.
-
İmzalı kâğıdı telefonla tarayın
— Islak imzalı evrakı mobil uygulamada kamerayla tarayın: kenarlar otomatik algılanır, en fazla 10 sayfa tek PDF'te birleştirilir ve görüntü otomatik iyileştirilir. Ayrı bir tarayıcı cihaza gerek kalmaz.
-
Web'den doğrudan PDF yükleme
— Elinizde hazır PDF varsa çalışan profilindeki Evraklar sekmesinden 20 MB'a kadar doğrudan yükleyin; görsel sayfalar da kabul edilir. Mobilden taranan ve web'den yüklenen evraklar aynı dosyada buluşur.
-
Fotoğraf çekin, kimlik bilgileri otomatik dolsun
— Kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesini telefonla tarayın; yapay zeka belge tipini kendisi tanır, ad-soyad, TC kimlik no, doğum tarihi gibi alanları çıkarır. TC kimlik numarası doğrulama algoritmasından geçer ve siz onaylamadan hiçbir alan profile yazılmaz.
-
KVKK odaklı yetki ayrımı
— Kimlik belgeleri, personel evraklarından ayrı bir yetkiyle korunur ve çalışan self-servisine hiç açılmaz. Belge ve seri numaraları web'de maskeli gösterilir; hangi kullanıcının neyi görüp neyi yöneteceğini siz belirlersiniz.
-
Özel bulutta güvenli saklama
— Dosyalar herkese açık bağlantısı olmayan özel bulut depoda tutulur; erişim yalnızca süreli imzalı bağlantı veya yetki korumalı görüntülemeyle olur. Evrak silindiğinde dosyalarla birlikte belgeden çıkarılan kişisel veriler de kaldırılır.
-
Ayrılan çalışanın dosyası kaybolmaz
— İşten ayrılan personel için de evrak yüklemeye ve görüntülemeye devam edersiniz. Yasal saklama süresi boyunca dosyalar kategorili ve düzenli kalır; yıllar sonra gelen bir denetim veya ihtilafta klasör aramazsınız.
-
Şirket evrakları da aynı çatıda
— Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi gibi kurumsal evraklar için ayrı bir evrak deposu bulunur; geçerlilik tarihi girilen belgelerde süresi dolanlar listede rozetle işaretlenir.
Nasıl Çalışır
-
Çalışanı ve evrak kategorisini seçin — Çalışan profilindeki Evraklar sekmesinden iş sözleşmesi, KVKK onamı, sağlık raporu gibi hazır kategorilerden birini seçin; listede olmayan evraklar için serbest başlık girin.
-
Kâğıdı tarayın veya PDF yükleyin — İmzalı evrakı mobil uygulamada kamerayla tarayın — sayfalar otomatik kenar algılamayla tek PDF'te birleşir — ya da elinizdeki PDF'i web panelinden doğrudan yükleyin.
-
Kimlikleri yapay zekaya okutun — Kimlik veya pasaportu telefonla tarayın; çıkarılan alanlar çalışanın mevcut profil bilgileriyle yan yana gösterilir, yalnızca onayladığınız alanlar profile işlenir.
-
Dosyalar denetime hazır kalsın — Her çalışanın evrakları kategorili, yetki korumalı ve özel bulutta saklanır; ihtiyaç anında saniyeler içinde bulur, görüntüler ve kimin eriştiğini yetkilerle kontrol edersiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverenin çalıştırdığı her işçi için ayrı bir özlük dosyası düzenlemesini ve bu dosyada işçinin kimlik bilgileriyle birlikte kanunen düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtları saklamasını öngörür. Uygulamada dosyada tipik olarak kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, sağlık raporu, İSG eğitim belgeleri ile izin ve bordro kayıtları yer alır. empuno'da iş sözleşmesi, gizlilik sözleşmesi (NDA), KVKK aydınlatma/onam ve sağlık raporu/İSG için hazır kategoriler vardır; diğer tüm evraklar serbest başlıkla eklenir.
Dijital özlük dosyası hukuken geçerli mi?
İş Kanunu m.75, özlük dosyasının hangi ortamda tutulacağını belirtmez; ağırlıklı görüş, evrakların elektronik ortamda saklanabileceği yönündedir. empuno'da evraklar, ıslak imzalı belgelerin taranmış kopyaları olarak saklanır; fesih evrakı gibi kritik belgelerin ıslak imzalı asıllarını ayrıca fiziki arşivde tutmaya devam edebilirsiniz. Şirketinize özgü durum için mali müşavirinize veya avukatınıza danışmanızı öneririz.
Kimlik fotokopisi saklamak KVKK'ya uygun mu?
İşe alınan çalışanın kimlik bilgilerini saklamak, İş Kanunu m.75 ve SGK bildirim yükümlülüklerine dayandığı için genel kabule göre ayrıca açık rıza gerektirmez; ancak aydınlatma yükümlülüğü her durumda geçerlidir ve amaç için gerekenden fazla veri toplanmamalıdır. Eski tip nüfus cüzdanındaki din hanesi veya sürücü belgesindeki kan grubu gibi özel nitelikli alanlar ayrıca değerlendirme gerektirebilir; tereddüt hâlinde hukuk danışmanınıza başvurun. empuno kimlik belgelerini herkese açık bağlantısı olmayan özel depoda tutar, personel evraklarından ayrı bir yetkiyle korur, belge numaralarını maskeli gösterir ve evrak silindiğinde belgeden çıkarılan kişisel verileri de imha eder.
Yapay zeka destekli kimlik tarama nasıl çalışır?
Yönetici, mobil uygulamada çalışanı seçip kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesini telefon kamerasıyla tarar; kenar algılama otomatiktir. Yapay zeka belge tipini kendisi tanır ve ad-soyad, TC kimlik numarası, doğum tarihi, belge ve seri numarası, geçerlilik tarihi gibi alanları çıkarır. TC kimlik numarası doğrulama algoritmasından geçirilir, geçersizse yazılmaz. Çıkarılan alanlar inceleme ekranında mevcut profil değerleriyle karşılaştırmalı gösterilir; yalnızca yöneticinin onayladığı alanlar çalışan profiline işlenir.
İşten ayrılan personelin özlük dosyası ne kadar saklanır?
Yaygın kabul, özlük evraklarının işten ayrılıştan itibaren en az 10 yıl saklanması yönündedir; iş sağlığı ve güvenliği kayıtları için mevzuatta daha uzun süreler öngörülür. empuno'da ayrılan çalışanın evrakları kaybolmaz; dosyasına evrak eklemeye ve mevcut evrakları görüntülemeye devam edebilirsiniz. Saklama süresi dolup evrakı sildiğinizde ise dosyalar ve belgeden çıkarılan kişisel veriler depodan da kaldırılır.
Özlük dosyası tutmak zorunlu mu, kaç çalışandan itibaren gerekir?
Özlük dosyası tutmak çalışan sayısından bağımsız olarak zorunludur: 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverenin çalıştırdığı her işçi için ayrı bir özlük dosyası düzenlemesini öngörür; yani tek çalışanı olan işveren de bu yükümlülüğün kapsamındadır. Denetimlerde eksik veya dağınık dosyalar idari yaptırım riski doğurabilir; güncel yaptırım tutarları için mali müşavirinize danışmanız yerinde olur. empuno'da her çalışanın profilinde kategorili bir Evraklar sekmesi bulunduğundan dosya düzeni ilk çalışandan itibaren kendiliğinden oluşur.
Excel listesi ve ortak klasörle özlük takibi yapmaktan farkı nedir?
Excel ve ortak klasörle özlük takibi başlangıçta işler gibi görünür; ancak evrak sayısı arttıkça hangi belgenin nerede ve hangi sürümde olduğu izlenemez hâle gelir, herkesin açabildiği klasörlerdeki kimlik ve sağlık belgeleri KVKK açısından da risk oluşturur. Dijital özlük dosyasında her evrak çalışan profilinde hazır kategorilerle durur, erişim yetkiyle sınırlanır ve belge numaraları web'de maskeli gösterilir. Dosyalar herkese açık bağlantısı olmayan özel bulutta saklandığı ve evrak silindiğinde belgeden çıkarılan kişisel veriler de kaldırıldığı için saklama ve imha süreci klasör-Excel düzenine göre çok daha kontrollüdür.
Sağlık raporu gibi özel nitelikli veriler dijital özlük dosyasında nasıl korunmalı?
Sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayıldığından, sağlık raporlarına erişimin işle sınırlı tutulması ve belgelerin güvenli ortamda saklanması gerekir; işlenme şartlarına ilişkin tereddüt hâlinde hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz. empuno'da sağlık raporu ve İSG belgeleri için hazır kategoriler bulunur; dosyalar herkese açık bağlantısı olmayan özel bulutta tutulur ve hangi kullanıcının hangi evrakı görüp yöneteceğini yetkilerle siz belirlersiniz. Böylece rapor ortak klasörde herkesin erişimine açık durmaz, yalnızca yetkilendirdiğiniz kişiler görüntüler.
Yeni bir çalışan işe başladığında özlük dosyası pratikte nasıl kurulur?
İlk gün senaryosu şöyle işler: çalışanı sisteme eklersiniz — personel numarasını siz uydurmazsınız, firmanıza özel önekle sistem üretir. Ardından kimlik kartını, pasaportunu veya sürücü belgesini mobil uygulamada tararsınız; yapay zeka belge tipini tanır ve ad-soyad, TC kimlik numarası, doğum tarihi gibi alanları çıkarır, TC kimlik numarası doğrulama algoritmasından geçer ve yalnızca sizin onayladığınız alanlar profile işlenir. Islak imzalı iş sözleşmesi, gizlilik sözleşmesi, KVKK aydınlatma/onam ve sağlık raporu/İSG belgelerini ya telefonla tarayıp tek PDF hâline getirirsiniz ya da web panelinden doğrudan yüklersiniz. Teslim edilen bilgisayar, telefon veya araç zimmet modülünde kaydedilir; çalışan mobil uygulamaya girdiği andan itibaren izin, avans ve puantajını kendisi görür. Dosyada hangi belgelerin bulunması gerektiğinin tam listesi ve mevzuat dayanağı için /rehber/personel-ozluk-dosyasi rehberine bakın.
Bir çalışan işten ayrıldığında özlük dosyasına ve hesabına ne olur?
Çıkış işlemini kaydettiğinizde sistem birkaç şeyi aynı anda yapar: çalışanın kullanıcı hesabı pasife alınır ve mobil oturumları sonlandırılır, bekleyen izin, avans ve masraf talepleri gerekçesiyle birlikte otomatik iptal edilir. Üzerinde iade alınmamış zimmetli ekipman varsa çıkış öncesinde uyarılırsınız; ekipmanı iade alabilir veya bilerek devam edebilirsiniz. Özlük evrakları ise silinmez: ayrılan çalışanın dosyasını görüntülemeye ve gerekiyorsa yeni evrak eklemeye devam edersiniz, çünkü saklama yükümlülüğü çıkışla birlikte bitmez. Çıkışta ödenmesi gereken kalemleri (kıdem, ihbar, kullanılmayan yıllık izin ücreti) /rehber/isten-cikista-odenecek-alacaklar rehberinde ayrıntılı ele aldık.
Denetimde veya iş davasında özlük dosyasından ne isteniyor?
Uyuşmazlıkta ve denetimde sorulan soru neredeyse her zaman aynıdır: "Bu iddiayı belgeleyebiliyor musunuz?" Dosyanın omurgasını iş sözleşmesi, kimlik bilgileri, SGK bildirimleri, sağlık ve İSG kayıtları ile ücret ve çalışma süresine ilişkin kayıtlar oluşturur. Fazla çalışma tarafında ayrıca somut bir yükümlülük vardır: Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği, fazla çalışma yaptırılan işçinin çalışma saatlerini gösteren belgenin düzenlenmesini ve imzalı bir nüshasının özlük dosyasında saklanmasını ister. Bu nedenle özlük dosyası ile devam kayıtları birbirinden ayrı düşünülmemelidir; empuno'da evraklar çalışan profilinde, giriş-çıkış ve puantaj kayıtları ise /ozellikler/pdks-personel-takip modülünde aynı çalışan kaydına bağlı durur ve geriye dönük raporlanır. Çalışan verilerinin KVKK çerçevesinde nasıl işlenip saklanacağı için /rehber/kvkk-calisan-verileri-isveren-rehberi rehberine bakabilirsiniz.
Özlük dosyası programını satın almadan deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açarak dijital özlük dosyası dahil tüm modülleri deneyebilirsiniz; evrak yükleme ve yetki ayarlarını gönül rahatlığıyla test edebilirsiniz.
Dijital Özlük Dosyası ne kadar, aylık maliyeti nedir?
empuno çalışan başına aylık $1,00 olarak fiyatlanır ve Dijital Özlük Dosyası bu fiyata dahildir. Modül modül satın alma, paket kademesi veya "Pro / Enterprise" ayrımı yoktur: bütün modüller her hesaba dahildir, dolayısıyla bu modülün ayrı bir ücreti yoktur. İlk 2 kullanıcı süresiz ücretsizdir — bu bir deneme süresi değildir. Ücretlendirme yalnızca bu sınırın üzerine çıkıldığında başlar; faturalanan en az kullanıcı sayısı 3, yani ücretli plana geçen bir işletmenin aylık alt sınırı $3,00. Çalışan sayınız düşerse fatura da düşer. Liste fiyatı USD cinsindendir; ödeme sırasında tutar işlem anındaki kur üzerinden yerel para biriminize çevrilerek tahsil edilir, bu nedenle sabit bir Türk Lirası tutarı yayınlamıyoruz. Ekip büyüklüğüne göre aylık ve yıllık toplamları /fiyatlandirma sayfasındaki tabloda görebilirsiniz.
Özlük klasörlerini bugün dijitale taşıyın
Telefonla evrak tarama, yapay zeka destekli kimlik okuma ve KVKK odaklı yetki ayrımı — personel evraklarınız düzenli, güvenli ve denetime hazır olsun.
Ücretsiz Başla
Diğer Özellikler