Otomatik Vize Destek Yazısı ve Kurumsal Evrak Deposu
Ticaret sicil gazetesinden imza sirkülerine tüm şirket evraklarınız güvenli tek depoda. Çalışanınız vize başvurusu yapacağında konsolosluk ve tarihi girer; empuno maaş ve işe giriş bilgileriyle resmi vize destek yazısını otomatik PDF olarak hazırlar.
Kısa Cevap: Kurumsal evrak yönetimi, imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi gibi resmi şirket belgelerinin merkezi ve erişimi denetlenen bir depoda saklanması sürecidir. empuno bu depoyu işveren vize destek yazısı üretimiyle birleştirir: çalışan yalnızca konsolosluğu ve seyahat tarihini girer; yazı, personel kaydındaki maaş, ünvan ve işe giriş bilgileriyle otomatik PDF olarak hazırlanır, yönetici onayından geçerek paylaşılır ve arşive eklenir.
Neler Sunar
-
Vize destek yazısı saniyeler içinde
— Çalışan konsolosluğu ve seyahat tarihlerini girer; sistem maaş, ünvan ve işe giriş bilgilerini otomatik doldurarak resmi işveren vize destek yazısını PDF olarak üretir.
-
Tüm şirket evrakları tek güvenli depoda
— Ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri ve faaliyet belgesi gibi kritik evraklar dağınık klasörlerde değil, merkezi ve güvenli bir kurumsal depoda durur.
-
Yetki bazlı erişim kontrolü
— Şirket evraklarını yalnızca yetkilendirdiğiniz yöneticiler görür. Kim neye erişebilir, siz belirlersiniz; hassas belgeler e-posta eklerinde dolaşmaz.
-
Yönetici onaylı, kontrollü paylaşım
— Vize yazısı yönetici onayından geçtikten sonra çalışanla sistem üzerinden güvenli şekilde paylaşılır. Onaysız hiçbir belge şirket adına çıkmaz.
-
Mobilden talep, mobilden indirme
— Çalışan vize yazısı talebini iOS/Android uygulamasından oluşturur, onaylanan belgeyi yine cebinden indirir. İK'ya gidip yazı rica etme dönemi biter.
-
Üretilen yazılar otomatik arşivde
— Hazırlanan her vize destek yazısı otomatik olarak arşivlenir. Kim, ne zaman, hangi konsolosluk için yazı aldı — geçmişe dönük tam kayıt elinizde.
-
İK'nın saatleri geri gelir
— Her vize sezonu Word şablonu açıp maaş ve tarih düzeltmekle geçen saatler, empuno ile birkaç tıka iner; hata riski ortadan kalkar.
Nasıl Çalışır
-
Şirket evraklarınızı yükleyin — Sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri gibi belgeleri bir kez kurumsal depoya yükleyin; ihtiyaç anında saniyeler içinde bulun.
-
Çalışan vize yazısı talebini oluştursun — Çalışan mobil veya web üzerinden yalnızca konsolosluğu ve seyahat tarihlerini girer — başka hiçbir bilgi yazması gerekmez.
-
Sistem yazıyı otomatik hazırlasın — empuno, çalışanın maaş, ünvan ve işe giriş bilgilerini sistemden çekerek resmi vize destek yazısını PDF olarak oluşturur.
-
Onaylayın ve güvenle paylaşın — Yönetici tek tıkla onaylar; belge çalışanla sistem üzerinden paylaşılır ve otomatik olarak arşive eklenir.
Sıkça Sorulan Sorular
İşveren vize destek yazısı nedir ve neden gerekir?
İşveren vize destek yazısı, çalışanın vize başvurusunda konsolosluğa sunduğu; işe giriş tarihi, ünvanı ve maaşı gibi bilgilerle çalışanın şirkette çalıştığını ve seyahat sonrası işine döneceğini beyan eden resmi belgedir. Schengen dahil birçok vize başvurusunda çalışanlar için standart olarak istenir. empuno bu yazıyı sistemdeki personel verilerinden otomatik üretir.
Vize yazısı örneğini her seferinde elle mi doldurmam gerekiyor?
Hayır. Klasik yöntemde İK her başvuru için bir vize yazısı örneğini açıp maaş, tarih ve konsolosluk bilgilerini elle düzeltir; bu hem zaman alır hem hata riski taşır. empuno'da çalışan yalnızca konsolosluk ve seyahat tarihini girer, sistem kalan tüm bilgileri personel kaydından çekerek yazıyı PDF olarak hazırlar.
Şirket evrak arşivleme programı olarak hangi belgeleri saklayabilirim?
Ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri, faaliyet belgesi ve benzeri kurumsal evrakları merkezi depoda saklayabilirsiniz. Belgeler tek yerde durduğu için banka, ihale veya resmi kurum bir evrak istediğinde saniyeler içinde bulup indirirsiniz.
Evraklara kimler erişebilir? Kurumsal doküman yönetiminde yetkilendirme var mı?
Evet. Erişim yetki bazlıdır: şirket evraklarını yalnızca yetkilendirilmiş yöneticiler görüntüleyebilir. Böylece imza sirküleri gibi hassas belgeler e-posta ekleriyle veya ortak klasörlerle kontrolsüz şekilde dolaşmaz, kurumsal doküman yönetimi tek merkezden yürür.
Çalışan vize yazısını yönetici onayı olmadan alabilir mi?
Hayır. Çalışanın oluşturduğu talep önce yöneticinin önüne düşer; yazı ancak yönetici onayından sonra çalışanla sistem üzerinden paylaşılır. Böylece şirket adına düzenlenen her belge kontrollü bir onay akışından geçer ve otomatik olarak arşivlenir.
Vize destek yazısındaki maaş ve işe giriş bilgileri nereden geliyor?
Bilgiler empuno'daki personel kaydından otomatik çekilir: işe giriş tarihi, ünvan ve güncel maaş bilgisi yazıya sistem tarafından işlenir. Elle veri girişi olmadığı için bordro ile vize yazısı arasında tutarsızlık oluşmaz.
Verilerin güvenliği ve KVKK uyumu nasıl sağlanıyor?
Belgeler ve kişisel veriler yetki bazlı erişim kontrolüyle korunur; sistem KVKK gerekliliklerine uygun şekilde tasarlanmıştır. Vize yazıları çalışanla e-posta yerine sistem üzerinden güvenli şekilde paylaşılır ve tüm işlemler kayıt altındadır.
İşveren çalışanına vize destek yazısı vermek zorunda mı?
Türk mevzuatında işverenin vize destek yazısı düzenlemesini açıkça zorunlu kılan bir hüküm bulunmaz; yazı, çalışanın vize başvurusunu desteklemek için işverenin verdiği bir belgedir. Buna karşın uygulamada birçok konsolosluk çalışan başvurularında bu yazıyı beklediği için talepler İK'ya düzenli olarak gelir ve geri çevirmek çalışan memnuniyetini zedeler. empuno bu talebi zahmetsiz hale getirir: çalışan konsolosluğu ve seyahat tarihini girer, sistem yazıyı personel kaydındaki maaş, ünvan ve işe giriş bilgisiyle otomatik PDF olarak hazırlar, belge yönetici onayıyla paylaşılır.
Vize destek yazısı Schengen başvurusu için tek başına yeterli mi?
Hayır; işveren vize destek yazısı Schengen ve benzeri başvurularda istenen belgelerden yalnızca biridir ve gereklilikler ülkeye, konsolosluğa ve başvuru türüne göre değişir. Çalışanlardan genellikle yazının yanında SGK kayıtları, bordro ve banka hesap dökümü gibi ek belgeler de istenir; güncel listeyi ilgili konsolosluğun resmi kaynağından doğrulamak gerekir. empuno sürecin işverene düşen kısmını otomatikleştirir: resmi vize destek yazısı sistemdeki personel bilgileriyle dakikalar içinde üretilir, onaylanır ve arşive eklenir.
Şirket evraklarını ortak klasörde veya e-posta ekinde saklamaktan farkı nedir?
Ortak klasör ve e-posta eklerinde şirket evrakları kontrolsüz çoğalır: imza sirküleri gibi hassas belgeler hangi sürümün kimde olduğu bilinmeden dolaşır ve erişimi sınırlamak fiilen mümkün olmaz. empuno'nun kurumsal evrak deposunda belgeler tek merkezde durur, yalnızca yetkilendirdiğiniz yöneticiler erişir ve banka ya da resmi kurum bir evrak istediğinde saniyeler içinde bulunur. Üretilen vize yazıları da otomatik arşivlendiği için kimin, ne zaman, hangi konsolosluk için belge aldığı geçmişe dönük olarak her zaman kayıtlıdır.
Kurumsal Evrak Deposu ve Vize Yazısı ne kadar, aylık maliyeti nedir?
empuno çalışan başına aylık $1,00 olarak fiyatlanır ve Kurumsal Evrak Deposu ve Vize Yazısı bu fiyata dahildir. Modül modül satın alma, paket kademesi veya "Pro / Enterprise" ayrımı yoktur: bütün modüller her hesaba dahildir, dolayısıyla bu modülün ayrı bir ücreti yoktur. İlk 2 kullanıcı süresiz ücretsizdir — bu bir deneme süresi değildir. Ücretlendirme yalnızca bu sınırın üzerine çıkıldığında başlar; faturalanan en az kullanıcı sayısı 3, yani ücretli plana geçen bir işletmenin aylık alt sınırı $3,00. Çalışan sayınız düşerse fatura da düşer. Liste fiyatı USD cinsindendir; ödeme sırasında tutar işlem anındaki kur üzerinden yerel para biriminize çevrilerek tahsil edilir, bu nedenle sabit bir Türk Lirası tutarı yayınlamıyoruz. Ekip büyüklüğüne göre aylık ve yıllık toplamları /fiyatlandirma sayfasındaki tabloda görebilirsiniz.
Evrak karmaşasına ve elle vize yazısına bugün son verin
empuno'yu ücretsiz deneyin: şirket evraklarınızı tek güvenli depoya taşıyın, ilk vize destek yazınızı dakikalar içinde otomatik üretin.
Ücretsiz Başla
Diğer Özellikler