Bilişim ve Teknik Servis Şirketleri için Devam Takibi, Zimmet ve İK Yönetimi

Önce sistemin sınırını bilin: giriş-çıkış okutması yalnızca çalışanın kayıtlı olduğu şubede geçerlidir. Teknisyen gittiği müşterinin sahasında bir kod okutarak kayıt açamaz; o adres sizin şubeniz olmadığı için müşteri lokasyonunda geçen süre QR ile kaydedilmez. Pratikte üç kurgu işe yarar: saha kadrosunu bağlı olduğu servis merkezine ya da bölge ofisine kaydedip günün başında ve sonunda orada okutmak; büyük bir müşteride sürekli konuşlu ekibiniz varsa o sahayı kendi şubeniz olarak tanımlayıp ekibi oraya bağlamak; ve günün gerçek uzunluğunu vardiya tanımıyla kurmak. Mevzuat tarafında çoğu şirketin gözden kaçırdığı bir hüküm de tam burada devreye girer. 4857 sayılı İş Kanunu md. 66, işçilerin işveren tarafından işyerlerinden başka bir yerde çalıştırılmak üzere gönderilmeleri hâlinde yolda geçen süreleri günlük çalışma sürelerinden sayar; yani teknisyenin servis merkezinden müşteriye gidiş ve dönüş süresi çalışma süresidir. Aynı maddenin son fıkrası tersini de söyler: işin niteliğinden doğmayıp da işveren tarafından sırf sosyal yardım amacıyla işyerine götürülüp getirilme esnasında araçlarda geçen süre çalışma süresinden sayılmaz — servisle işe geliş gidiş bu kapsamdadır. Vardiya sürelerinizi kurarken bu ayrımı gözetin; tereddütlü hâllerde mali müşavirinize danışmanızda fayda var.

Kayıt tarafı nettir: nöbeti vardiya olarak tanımlar, sıraya göre teknisyenlere atarsınız; nöbet günü QR ile alınan kayıtlar bu vardiyayla eşleşir, vardiya dışına taşan süreler fazla çalışma olarak puantajda görünür ve bordroya kalem olarak geçer. Sınırı tekrar edelim: sistem her atamayı İş Kanunu sınırlarına göre denetlediği için 24 saatlik kesintisiz nöbet postası kurulamaz; günlük çalışma 11 saati aşamaz (md. 63), gece ağırlıklı postada 7,5 saat sınırı uygulanır (md. 69) ve postalar arasında kesintisiz 11 saat dinlenme aranır. Sürenin çalışma sayılıp sayılmayacağı sorusunda ise ayrım önemlidir. 4857 md. 66, işçinin işinde ve her an iş görmeye hazır bir hâlde bulunmakla beraber çalıştırılmaksızın ve çıkacak işi bekleyerek boş geçirdiği süreleri çalışma süresinden sayar; buna göre işyerinde arıza bekleyerek geçen süre çalışma süresidir. Buna karşılık teknisyenin evinde yalnızca telefonla ulaşılabilir olması hâlinin nasıl değerlendirileceği somut olayın koşullarına göre değişir; bu düzeni kurmadan önce hukuk danışmanınıza sormanızı öneririz. Ücret tarafında fazla çalışmanın her saati normal çalışma ücretinin saat başına düşen miktarının yüzde elli, fazla sürelerle çalışmanın her saati yüzde yirmi beş yükseltilmesiyle ödenir (md. 41); yıllık 270 saatlik sınır ise bordroda kümülatif izlenir.

Her biri ekipman kaydına girer ve hazır kategorilerle sınıflanır: laptop, monitör, alet ve saha ekipmanı, ağ cihazı, cep telefonu, SIM kart ve hat, araç, anahtar-kart-erişim, iş güvenliği donanımı. Ekipman bir teknisyene atandığında fotoğraflı zimmet tutanağı, geri alındığında iade belgesi PDF olarak kendiliğinden hazırlanır; teslimat fotoğrafı ve teslimat notu da kayda eklenir, böylece cihazın hangi durumda verildiği sonradan tartışılmaz. Fotoğraftan marka, model, seri numarası ve kondisyon yapay zeka ile çıkarılır, alış faturasından fatura numarası, tutar ve KDV ayıklanır. Her cihazın varlık kartında bakım, arıza-onarım ve yedek parça geçmişi birikir; teknisyen kendi zimmetini telefonundan görür, işten ayrılışta iade süreci listeden ve belgeli kapanır. Beklentiyi doğru kuralım: servis aracı ekipman olarak zimmetlenir ama empuno bir araç takip sistemi değildir — kilometre, yakıt tüketimi ya da anlık konum izlemez, muayene ve bakım kayıtlarını ise varlık kartında tutabilirsiniz.

Burada iki ayrı depo ve iki ayrı davranış var; karıştırmamak gerekiyor. Şirket düzeyindeki evrak — marka yetkili servis belgesi, kalite sertifikası, sigorta poliçesi, kira sözleşmesi — kurumsal evrak deposunda tutulur ve bu tarafta belgeye geçerlilik tarihi girebilirsiniz; süresi dolan belgeler listede rozetle işaretlenir, böylece ihale dosyası hazırlarken hangisinin yenilenmesi gerektiği bir bakışta görünür. Çalışana ait belgeler ise kişinin dijital özlük dosyasında durur ve bu tarafta sistem otomatik süre uyarısı üretmez: üretici sertifikası, yetki belgesi ya da sağlık raporu dosyada kategorili biçimde saklanır ve aranınca saniyeler içinde bulunur, ancak yenileme takvimini izlemek sizde kalır. Bu ayrımı bilerek kurgulayın; kritik sertifikaların takibini kendi hatırlatma düzeninizle desteklemeniz yerinde olur.

Evet, çünkü hem vardiya hem yetki kişi bazındadır. Vardiyalar ekibe değil çalışana atanır: merkezde sabit saatlerle çalışan destek personeli, dönüşümlü nöbete giren saha teknisyeni ve haftanın belirli günleri gelen kısmi süreli çalışan aynı çizelgede kendi düzeniyle görünür. Şube ayrımı da işinizi görür — merkez ofis, bölge servisi ve depo ayrı şubeler olarak tanımlanır ve devam kayıtları hangi şubeden geldiği bilgisiyle düşer. İzin tarafında talep tam gün, yarım gün ya da saatlik açılabilir; saatlik seçildiğinde başlangıç ve bitiş saati ile süre kaydedilir, böylece öğleden sonra iki saatlik bir izin puantajda erken çıkış gibi görünmez. Yönetim tarafında ise ekip liderine yalnızca ihtiyaç duyduğu modüller için yetki verirsiniz; izin onayı, puantaj görüntüleme ya da zimmet yönetimi gibi yetkiler modül bazında açılır, herkesin her ekranı görmesi gerekmez.