Özlük dosyası, işverenin her çalışan için tutmakla yükümlü olduğu ve iş ilişkisine ait belgelerin bir arada saklandığı zorunlu personel dosyasıdır. Bu yükümlülük 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesinde düzenlenmiştir. Dosyada kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, SGK bildirgeleri, izin kayıtları, sağlık raporları ve iş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri gibi evrak yer alır. "Özlük" sözcüğü tek başına, kişinin kimliğine ve iş ilişkisine dair bilgilerin bütününü anlatır; "özlük hakları" ise ücret, izin, tazminat ve sosyal güvenlik gibi çalışanın iş ilişkisinden doğan haklarının tamamı için kullanılan gündelik bir başlıktır — mevzuatta bu adla tanımlanmış tek bir hak listesi bulunmaz, haklar İş Kanunu ile sosyal güvenlik mevzuatındaki ayrı hükümlerden doğar. Saklama süreleri belge türüne göre değişir; iş sağlığı ve güvenliği kayıtları için özellikle uzun süreler öngörülür. Sağlık verileri kişisel verilerin korunması mevzuatında özel nitelikli veri sayıldığından erişim sınırlı tutulmalı; dijital ortamda tutulan özlük dosyası da hukuken geçerlidir.
İK Sözlüğü · İK Operasyonları
Özlük Dosyası nedir?
İK Operasyonları başlığındaki diğer terimler
Aynı konu ailesindeki kavramlar; tanımları bu terimle birlikte okunduğunda tamamlanır.
Terimleri bilmek yetmez, uygulamak gerekir
İzin, bordro, PDKS ve özlük süreçlerinizi tek platformda, mevzuata uygun yönetin.
Bu tanım genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Oran, tutar ve süreler mevzuat değişikliğiyle güncellenebilir; şirketinize özgü durumlar için mali müşavirinize veya avukatınıza danışın.