PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) nedir?

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların işyerine giriş ve çıkış saatlerini zaman damgalı olarak kaydeden takip sistemidir. Çalışma sürelerini belgelemek işverenin ödevidir ve fazla çalışma uyuşmazlıklarında kayıt tutmamanın sonucu işveren aleyhine döner; bu nedenle devam kaydı yalnızca operasyonel bir kolaylık değil, bir ispat aracıdır. Uygulamada beş yöntem yaygındır ve bunlar hem ispat gücü hem kişisel veri yükü bakımından birbirinden ayrılır. Kart okutma (manyetik ya da temassız kart) sabit bir okuyucuya bağlıdır ve kart devredilebildiği için kişiyi değil kartı doğrular. QR kod okutma, sabit donanım gerektirmeden çalışanın telefonuyla kayıt üretir; ekranın fotoğraflanıp uzaktan okutulmasını engellemek üzere kodun kısa ömürlü ve sürekli yenilenen olması, yöntemin güvenilirliğini belirleyen ayrıntıdır. Konum doğrulaması mobil kaydın işyeri çevresinde yapıldığını teyit eder; buradaki ölçü, konumun yalnızca giriş ve çıkış anında ve işyeri yarıçapıyla sınırlı biçimde alınmasıdır, mesai boyunca sürekli konum izlemek ölçüsüz bir müdahaledir. Biyometrik yöntemler (parmak izi, avuç içi damar izi, yüz tanıma) kişiyi doğrudan doğruladığı için ispat gücü en yüksek yöntem sayılır, buna karşılık hukuken en ağır olanıdır. İmza defteri veya elle girilen puantaj ise sonradan tek taraflı doldurulabildiğinden en zayıf kayıttır ve ancak diğer kayıtlarla tutarlı olduğu ölçüde değer taşır. Yöntemler arasındaki asıl fark KVKK tarafındadır. Parmak izi ve yüz verisi 6698 sayılı Kanun'da biyometrik veri olarak özel nitelikli kişisel veri sayılır; bu verilerin işlenmesi kanunda sayılan sınırlı şartlara bağlıdır ve kural açık rızadır. İş ilişkisinde rızanın özgür iradeyle verildiğinin kabul edilebilmesi için rıza vermeyen çalışana eşdeğer bir alternatifin (kart, QR veya mobil kayıt) fiilen sunulması gerekir; ayrıca aynı amaca daha az müdahaleci bir yolla ulaşılabiliyorsa biyometrik yöntem ölçülülük ölçütünü karşılamaz. Kart, QR ve konum tabanlı yöntemler özel nitelikli veri kategorisine girmez, ancak onlar da kişisel veri işler: aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmeli, saklama süresi belirlenmeli, erişim yetkiyle sınırlandırılmalı ve veri devam takibi dışındaki amaçlarla kullanılmamalıdır. Hangi yöntem seçilirse seçilsin kaydın değeri üç şeyden gelir: çalışanın kendi kayıtlarını görebilmesi, sonradan yapılan düzeltmelerin iz bırakması ve verinin puantaj ile bordroya tutarlı biçimde aktarılması. PDKS verisi, puantajın ve bordro hesabının hammaddesidir; iki katman arasındaki kopukluk bordro hatalarının başlıca kaynağıdır.