Şirket Kartları: Hangi Harcama Hangi Kartla Yapıldı?
Kartlarınızı son dört hanesi ve sahibiyle tanımlayın. Fiş tarandığında yapay zeka karttaki son dört haneyi okur, harcamayı doğru kartla eşleştirir; kartın tam numarası sistemde hiç bulunmaz.
Kısa Cevap: Şirket kartı takibi, firmanın çalışanlarına verdiği kurumsal kredi ve banka kartlarının kimde olduğunu ve hangi harcamanın hangi kartla yapıldığını kayıt altına alma işidir. empuno bunu ayrı bir kart yönetimi programı olarak değil, masraf akışının eşleştirme katmanı olarak kurar: kartı banka adı, son dört hane, kart tipi ve kart sahibi ile tanımlarsınız; çalışan fişin fotoğrafını çektiğinde yapay zeka fiş üzerindeki kartın son dört hanesini okur ve harcamayı kayıtlı kartla otomatik eşleştirir. Kartın tam numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu hiçbir zaman istenmez ve saklanmaz.
Neler Sunar
-
Kart kaydı için tam numara istenmez
— Bir kartı tanımlamak için banka adı, son dört hane, kart tipi (kredi veya banka kartı) ve isterseniz "Pazarlama kartı" gibi bir etiket yeterlidir. Tam kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu istenmez; formda böyle bir alan yoktur.
-
Fişteki kartı yapay zeka okur
— Masraf fişi tarandığında, tutar ve tarihle birlikte POS slipindeki maskelenmiş kart numarasının okunabilen son dört hanesi de çıkarılır. Çalışanın "hangi kartla ödedim" sorusunu cevaplaması, listeden kart seçmesi gerekmez.
-
Her kartın bir sahibi var
— Kart, sistemdeki bir kullanıcıya bağlanır. Böylece "bu kart kimde" sorusu masa çekmecesinde değil panelde cevaplanır; masraf detayında hem harcamayı beyan eden çalışan hem kartın sahibi görünür.
-
Kart numarası sistemde hiç bulunmaz
— Saklanan tek kart verisi son dört hanedir — bu, fişin üzerinde zaten yazan bilgidir. Sistemden bir kart numarası sızması teknik olarak mümkün değildir, çünkü hiçbir zaman kaydedilmemiştir.
-
Şüphede eşleştirme yapmaz
— Eşleşme yalnızca aktif kartlar arasında tek ve kesin bir karşılık bulunduğunda kurulur. Aynı son dört haneye sahip iki aktif kart varsa alan boş bırakılır; sistem yanlış karta bağlamaktansa bağlamamayı seçer.
-
Masraf listesinde kart rozeti
— Masraf listesinde her kayıt yanında hangi kartla ödendiğini gösteren son dört hane rozeti çıkar; detayda banka, kart tipi ve kart sahibi görünür. Fiş ile kart arasındaki bağ, kaydın kendisinde durur.
-
Kart ödemesinde geri ödeme aşaması yok
— Yönetici kendi masrafını yüklerken ödeme şeklini açıkça kart olarak seçerse para zaten çekilmiş olduğu için kayıt doğrudan "ödendi" durumuna geçer. Çalışanın beyanı ise her durumda yöneticinin onayına düşer.
-
Kartı kapatmak geçmişi bozmaz
— Kaybolan veya iptal edilen kartı pasife alırsınız; pasif kart yeni eşleştirmelere girmez, ama geçmiş masraflardaki bağı olduğu gibi kalır. Kart kaydını silmek de eski masrafların tutar, fiş ve onay geçmişini silmez.
Nasıl Çalışır
-
Kartları bir kez tanımlayın — Şirket Kartları ekranından kartı ekleyin: kart sahibini seçin, son dört haneyi girin, kredi veya banka kartı olduğunu işaretleyin. Banka adı ve etiket isteğe bağlıdır; kartların çoğu için bu iş bir dakikadan kısa sürer.
-
Çalışan fişin fotoğrafını çeksin — Harcama yapıldığı anda fişin fotoğrafı mobil uygulamadan çekilir. Yapay zeka tutarı, tarihi, KDV'yi ve işletme adını okurken slipteki kartın son dört hanesini de çıkarır.
-
Eşleşme kendiliğinden kurulsun — Okunan son dört hane firmanızın aktif kartlarıyla karşılaştırılır; tek bir kesin karşılık varsa harcama o karta bağlanır. Eşleşme bulunamazsa masraf yine kaydedilir, yalnızca kart alanı boş kalır.
-
Onay ve muhasebe akışı devam etsin — Kayıt normal masraf akışında ilerler: yönetici onayı, kategori kırılımı ve dönemsel raporlar. Kart bilgisi bu akış boyunca kaydın üzerinde taşınır; hangi harcamanın şirket kartından, hangisinin çalışanın cebinden çıktığı belirsiz kalmaz.
Sıkça Sorulan Sorular
Şirket kartı takibi nedir, neden ayrı bir kayıt gerekir?
Şirket kartı takibi, firmanın kurumsal kredi ve banka kartlarının kimde olduğunu ve hangi harcamanın hangi kartla yapıldığını izlenebilir tutmaktır. Ayrı bir kayıt gerekir çünkü masraf akışında iki farklı para hareketi vardır: çalışanın kendi parasıyla yaptığı ve geri ödenmesi gereken harcama ile doğrudan şirket kartından çıkan harcama. İkisi aynı listede ayrım yapılmadan durduğunda, ay sonunda hangi tutarın çalışana iade edileceği tartışma konusu olur. empuno'da kart bilgisi masraf kaydının üzerinde durduğu için bu ayrım kaydın kendisinden okunur.
Kart numaramı sisteme girmem gerekiyor mu?
Hayır. Kart kaydında yalnızca son dört hane, kart tipi, kart sahibi ve isteğe bağlı olarak banka adı ile etiket bulunur. Tam kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu için form alanı yoktur; bu bilgiler istenmez, saklanmaz ve hiçbir ekranda gösterilmez. Son dört hane zaten fişin ve ekstrenin üzerinde açıkça yazan bilgidir; eşleştirme için gereken de sadece odur.
Harcama karta nasıl bağlanıyor, elle seçmek gerekir mi?
Elle seçim gerekmez. Fiş tarandığında yapay zeka, tutar ve tarihle birlikte POS slipindeki maskelenmiş kart numarasının okunabilen son dört hanesini de çıkarır. Bu dört hane firmanızın aktif kartlarıyla karşılaştırılır ve tek bir kesin karşılık bulunursa harcama o karta bağlanır. Fişte kart bilgisi yoksa ya da okunamıyorsa masraf yine normal şekilde kaydedilir; yalnızca kart alanı boş kalır.
İki kartımın son dört hanesi aynıysa ne olur?
Eşleştirme yapılmaz ve kart alanı boş bırakılır. Kural bilinçli olarak katıdır: sistem yalnızca aktif kartlar arasında tek ve kesin bir karşılık bulduğunda bağ kurar, birden fazla aday olduğunda tahmin yürütmez. Yanlış karta bağlanmış bir harcama, boş bırakılmış bir alandan daha zararlıdır; çünkü boş alan gözle görülür ve düzeltilir, yanlış eşleşme doğru sanılıp raporlara taşınır.
Kartı sonradan tanımlarsam eski masraflar ne olur?
Eşleştirme fişin tarandığı anda yapıldığı için, kart o sırada tanımlı değilse harcama kartsız kaydedilir. Sonradan tanımladığınız kart için geçmiş masraflar, ilk taramada saklanan çıktı üzerinden — fişleri yeniden taramadan ve ek bir yapay zeka maliyeti doğurmadan — toplu olarak eşleştirilebilir. Bu, panelde bir düğme değil, talebiniz üzerine sistem tarafında çalıştırılan bir bakım adımıdır ve yalnızca boş kalmış kart alanlarını doldurur; mevcut bir eşleşmeyi asla değiştirmez.
Kart harcaması otomatik olarak "ödendi" mi sayılır?
Yalnızca yönetici kendi masrafını yüklerken ödeme şeklini açıkça kart olarak seçtiğinde kayıt doğrudan "ödendi" durumuna geçer; para zaten çekilmiş, işlem bitmiştir. Çalışanın gönderdiği beyan bu durumdan bağımsız olarak yöneticinin onayına düşer. Ayrıca eşleşen kartın kendisi tek başına "ödendi" durumunu tetiklemez: eşleşme yapay zekanın okuduğu bir veriye dayanır ve "ödendi" geri alınamaz bir durumdur, bu yüzden tetikleyici olarak yalnızca kullanıcının açıkça seçtiği ödeme şekli kabul edilir.
empuno bankama bağlanıp kart ekstremi çekiyor mu?
Hayır. empuno hiçbir bankaya bağlanmaz; ekstre çekmez, kart limiti, bakiye veya bekleyen işlem göstermez. Kayıt kaynağı her zaman harcamanın belgesidir: çalışanın yüklediği fiş veya fatura. Bu tercihin pratik sonucu şudur — sistem size bankanın zaten gösterdiği hareket listesini tekrar etmez, o hareketin hangi çalışana, hangi kategoriye ve hangi belgeye karşılık geldiğini gösterir. Kart hareketiyle şirket içi masraf kaydının karşılaştırılması muhasebe tarafında yapılan bir mutabakat işidir.
Kart sahibi dışında biri o kartla harcama yaparsa ne olur?
Eşleştirme fiş üzerindeki son dört haneye göre yapıldığından harcama yine doğru karta bağlanır. Kart sahibi alanı "bu kart kimde" sorusunun cevabıdır; masrafı beyan eden çalışan ise ayrı bir alandır. İkisinin farklı olması bir hata değil, incelemeye değer bir durumdur: masraf detayında iki bilgi yan yana görüldüğü için, kartın sahibi olmayan bir kişinin harcaması gözden kaçmaz.
Kaybolan veya iptal edilen kartı ne yapmalıyım?
Kartı pasife alın. Pasif kart yeni eşleştirmelere girmez, ancak geçmiş masraflardaki bağ olduğu gibi korunur; böylece eski dönem raporları geriye dönük değişmez. Kart kaydını tamamen silmeniz de mümkündür ve bu, o kartla yapılmış masrafların tutarını, fişini veya onay geçmişini silmez. Yeni kartı ayrı bir kayıt olarak eklemeniz yeterlidir; iki kart aynı anda aktif kalmadığı sürece eşleştirme belirsizliğe düşmez.
Kart tanımlama yetkisi kimde olur?
Şirket Kartları modülü granüler izin sisteminde iki ayrı yetkiye sahiptir: görüntüleme ve yönetme. Kart listesini görmek ile kart ekleyip silmek ayrıldığı için, mali müşavirinize verilen muhasebeci yetki setinde kartlar salt-okuma olarak yer alır — harcamayı doğru yorumlaması için kart listesini görür, ama kart tanımını değiştiremez. Kart ekleme, düzenleme, pasife alma ve silme işlemleri yönetme yetkisi verilen kullanıcılarda kalır.
Şirket Kartları ile Masraf Yönetimi arasındaki fark nedir?
Masraf Yönetimi beyandan onaya ve muhasebeye uzanan sürecin tamamıdır; Şirket Kartları ise o sürecin içindeki tek bir soruyu cevaplayan katmandır: bu harcama şirketin hangi kartından çıktı? Kartları tanımlamadan da masraf takibi eksiksiz çalışır, harcamalar yine taranır ve onaylanır — yalnızca ödeme aracı bilgisi kayda düşmez. Fiş tarama, kategori ve onay akışının ayrıntıları için /ozellikler/masraf-takip-programi sayfasına, mali müşavirinizin fişlere nasıl eriştiği için /ozellikler/muhasebeci-portali sayfasına bakabilirsiniz.
Şirket kartı takibini satın almadan deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açıp bir kart tanımlayabilir, üzerinde son dört hanenin okunduğu bir fişi yükleyerek eşleştirmenin nasıl kurulduğunu uçtan uca görebilirsiniz. Kurulum ve taahhüt gerekmez.
Şirket Kartları ne kadar, aylık maliyeti nedir?
empuno çalışan başına aylık $1,00 olarak fiyatlanır ve Şirket Kartları bu fiyata dahildir. Modül modül satın alma, paket kademesi veya "Pro / Enterprise" ayrımı yoktur: bütün modüller her hesaba dahildir, dolayısıyla bu modülün ayrı bir ücreti yoktur. İlk 2 kullanıcı süresiz ücretsizdir — bu bir deneme süresi değildir. Ücretlendirme yalnızca bu sınırın üzerine çıkıldığında başlar; faturalanan en az kullanıcı sayısı 3, yani ücretli plana geçen bir işletmenin aylık alt sınırı $3,00. Çalışan sayınız düşerse fatura da düşer. Liste fiyatı USD cinsindendir; ödeme sırasında tutar işlem anındaki kur üzerinden yerel para biriminize çevrilerek tahsil edilir, bu nedenle sabit bir Türk Lirası tutarı yayınlamıyoruz. Ekip büyüklüğüne göre aylık ve yıllık toplamları /fiyatlandirma sayfasındaki tabloda görebilirsiniz.
Kurumsal kartlarınızı bugün kayda alın
Kartı son dört hanesiyle tanımlayın, fişi çektirin — hangi harcamanın hangi kartla yapıldığı kendiliğinden yerine otursun.
Ücretsiz Başla
Diğer Özellikler