Veri Taşıma: Eski Sistemden ve Excel'den Aktarım
Sütun başlıklarını şablona uydurmayın. Eski sisteminizden kopyaladığınız listeyi olduğu gibi yapıştırın ya da ekran görüntüsünü yükleyin; yapay zeka çalışanları ve geçmiş izinleri çıkarsın, siz onaylayın.
Kısa Cevap: Veri taşıma, yeni bir İK programına geçerken mevcut çalışan künyelerinin ve geçmiş izin kayıtlarının yeni sisteme aktarılmasıdır. empuno bu işi şablonlu içe aktarma yerine yapay zekaya yaptırır: eski sisteminizden veya Excel tablonuzdan kopyaladığınız metni yapıştırırsınız ya da ekranın fotoğrafını yüklersiniz, sistem içindeki çalışan ve izin kayıtlarını çıkarır. Çıkan kayıtlar önce önizleme olarak gösterilir; siz düzeltip onaylamadan hiçbir şey veritabanına yazılmaz ve daha önce aktarılmış kayıtlar mükerrer kaydı önlemek için işaretlenir.
Neler Sunar
-
Şablon yok: yapıştırın veya ekran görüntüsü yükleyin
— Excel hücrelerini seçip kopyalayın ve doğrudan yapıştırın, ya da eski programın ekranından aldığınız görselleri yükleyin. Sütunları belirli bir sıraya sokmanız, başlıkları yeniden adlandırmanız gerekmez.
-
Alanları yapay zeka ayrıştırır
— Ad, soyad, e-posta, telefon, pozisyon, işe giriş ve doğum tarihi, TC kimlik numarası ile maaş bilgisi karışık bir metinden bile çıkarılır. Karmakarışık bir tablo, düzgün bir çalışan listesine dönüşür.
-
Önce önizleme, sonra kayıt
— Çıkarılan kayıtlar düzenlenebilir bir tabloda önünüze gelir; eksik veya yanlış alanları düzeltir, istemediğiniz satırları çıkarırsınız. Onaylamadan hiçbir kayıt veritabanına yazılmaz.
-
Mükerrer kayıt koruması
— Her kayıt için firma, ad-soyad, kimlik numarası ve işe giriş tarihinden bir parmak izi üretilir. Aynı listeyi ikinci kez yapıştırırsanız daha önce aktarılan satırlar işaretlenir ve atlanır; çalışan listeniz ikizlenmez.
-
Personel numarasını sistem üretir
— Aktarılan her çalışana firmanıza özel ön ekle sıralı bir personel numarası otomatik atanır. Numaralandırma şeması kurmak, boşluk aramak veya çakışma kontrol etmek zorunda kalmazsınız.
-
Geçmiş izinler bakiyeyi ilk günden doğrultur
— Çalışan bazında geçmiş izin dökümünü aktarırsınız; kayıtlar onaylı izin olarak işlenir ve kalan bakiye ilk günden doğru başlar. Yeni sisteme geçince çalışanla bakiye tartışması yaşanmaz.
-
Maliyet sorgu başına sabit
— Her ayrıştırma sorgusu, kaç kayıt bulunduğundan bağımsız olarak sabit sayıda yapay zeka kredisi kullanır. Altmış kişilik listeyi tek seferde yapıştırmak, parça parça yapıştırmaktan pahalı değildir; hiç kayıt bulunamazsa ücret alınmaz.
-
Aktarım günlüğü tutulur
— Her aktarımda kaç kayıt çıkarıldı, kaçı eklendi ve kaçı mükerrer olduğu için atlandı bilgisi kaydedilir. Geçiş sonrası "acaba bu liste yüklendi mi" belirsizliği kalmaz.
Nasıl Çalışır
-
Veriyi elinizin altına alın — Eski programınızdan veya Excel dosyanızdan çalışan listesini kopyalayın. Kopyalayamıyorsanız ekranın görüntüsünü alın — yapıştırılan metin de yüklenen görsel de kabul edilir.
-
Yapıştırın, yapay zeka ayrıştırsın — Veri Göçü ekranında metni yapıştırın veya görselleri yükleyin ve ayrıştırmayı başlatın. Sistem içindeki çalışan kayıtlarını çıkarır ve daha önce aktarılmış olanları işaretler.
-
Önizlemeyi düzeltip onaylayın — Çıkarılan kayıtları tablo üzerinde gözden geçirin, eksik alanları tamamlayın, istemediğiniz satırları çıkarın. Onayladığınızda çalışanlar personel numaralarıyla birlikte oluşturulur.
-
Geçmiş izinleri aktarın — Aynı akışı çalışan bazında izin geçmişi için tekrarlayın: izin dökümünü yapıştırın, izin türleri firmanızdaki tanımlarla eşleştirilsin, onaylayın. Bakiyeler ilk günden doğru başlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Excel dosyamı doğrudan yükleyebilir miyim?
Doğrudan xlsx veya csv dosyası yükleme yoktur; bunun yerine hücreleri seçip kopyalar ve metni yapıştırırsınız, ya da tablonun ekran görüntüsünü yüklersiniz. Bu bilinçli bir tercihtir: dosya yükleme yöntemi her zaman bir şablon dayatır ve gerçekte hiçbir firmanın tablosu şablona uymaz — sütunlar farklı sırada, başlıklar farklı yazılmış, bazı bilgiler tek hücrede birleşmiş olur. Yapıştırılan metni yapay zekanın ayrıştırması, sizi tablonuzu yeniden düzenleme işinden tamamen kurtarır.
Hangi çalışan bilgileri aktarılabiliyor?
Ad, soyad, e-posta, telefon, pozisyon, işe giriş tarihi, doğum tarihi, TC kimlik numarası, maaş ve çalışma durumu (aktif, pasif veya ayrılmış) alanları çıkarılır. Verinizde bulunmayan alanlar boş kalır ve sonradan doldurulabilir; okunamayan bir alan yüzünden kayıt tamamen atılmaz. Aktarım sırasında departman ve şube ataması firmanızdaki mevcut tanımlara göre yapılır.
Aynı listeyi yanlışlıkla iki kez aktarırsam ne olur?
Mükerrer kayıt oluşmaz. Her kayıt için firma, ad-soyad, kimlik numarası ve işe giriş tarihi bilgilerinden bir parmak izi üretilir ve bu izle daha önce aktarılmış kayıtlar tanınır. Önizleme tablosunda bu satırlar "daha önce aktarıldı" olarak işaretlenir; onaylasanız bile atlanır ve aktarım özetinde kaç satırın atlandığını görürsünüz. Geçiş sırasında aynı listeyi birkaç kez denemek bu yüzden risksizdir.
Geçmiş izin bakiyeleri nasıl taşınıyor?
İzin aktarımı çalışan bazında yapılır: izini aktarılacak kişiyi seçer, eski sistemdeki izin dökümünü yapıştırır veya görselini yüklersiniz. Yapay zeka başlangıç ve bitiş tarihlerini, gün sayısını ve varsa gerekçeyi çıkarır; izin türünü firmanızda tanımlı türlerle eşleştirir, eşleşme bulamazsa yıllık izne düşer. Onayladığınız kayıtlar onaylanmış izin olarak işlenir, böylece kalan bakiye ilk günden doğru hesaplanır. Bakiye mantığının ayrıntıları için İzin Yönetimi modülüne bakabilirsiniz.
Aktarım ne kadar yapay zeka kredisi harcıyor?
Maliyet sorgu başınadır, satır başına değil: bir ayrıştırma çağrısı, içinde kaç kayıt bulunursa bulunsun sabit sayıda kredi kullanır. Bu ölçüm bilinçli olarak değiştirildi; eskiden maliyet kayıt sayısıyla çarpıldığı için altmış kişilik listeyi tek seferde yapıştıran firma cezalandırılıyor, aynı veriyi parça parça yapıştırmak daha ucuza geliyordu. Gerçek maliyet çağrı başına oluştuğundan fiyatlandırma da oradan ölçülür. Veride hiç kayıt bulunamazsa kredi düşülmez.
Yapay zeka bir bilgiyi yanlış okursa ne olur?
Ayrıştırma sonucu doğrudan kaydedilmez; düzenlenebilir bir önizleme tablosu olarak önünüze gelir. Yanlış okunan bir tarihi, eksik bir e-postayı veya hatalı bir maaşı orada düzeltir, aktarılmasını istemediğiniz satırları çıkarırsınız. Onayladığınız veriler ayrıca biçim doğrulamasından geçer. Yani hata riski, kaydın veritabanına yazılmasından önceki bir adımda kalır — bu iki adımlı akışın tek varlık sebebi budur.
Aktarılan çalışanlar otomatik olarak uygulamaya davet ediliyor mu?
Hayır. Veri göçü çalışan künyelerini oluşturur; mobil uygulamaya davet ayrı ve bilinçli bir adımdır. Bunun nedeni geçişin ilk gününde ekibinize toplu e-posta gitmesini engellemektir — önce veriyi kontrol eder, eksikleri tamamlar, hazır olduğunuzda çalışanları davet edersiniz. Davet, çalışan listesinden tek tek veya sırayla gönderilir.
Bordro geçmişi, puantaj ve devam kayıtları da taşınıyor mu?
Hayır; veri göçü akışı iki veri türü içindir: çalışan künyeleri ve geçmiş izin kayıtları. Eski sistemdeki bordro dönemleri, puantaj ve giriş-çıkış kayıtları bu araçla aktarılmaz. Bunun pratik bir gerekçesi vardır: bordro ve devam verisi geçmişe dönük hesaplanmış sonuçlardır, taşındıklarında yeni sistemdeki parametrelerle yeniden hesaplanmaz ve iki kaynak arasında çelişki üretir. Yaygın uygulama, geçmiş bordroları eski sistemin arşivinde bırakıp yeni sistemde temiz bir dönemle başlamaktır.
Excel ile İK takibinden empuno'ya geçiş ne kadar sürer?
Tipik bir küçük ya da orta ölçekli ekip için asıl iş, veri taşıma değil karar vermedir: hangi izin türlerini kullanacağınız, şube ve departman yapınız, kimin hangi yetkiye sahip olacağı. Çalışan listesinin aktarımı yapıştır-önizle-onayla adımlarıyla dakikalar sürer; izin geçmişi çalışan bazında ilerlediği için kalabalık ekiplerde daha uzun sürebilir. Excel ile İK takibinin nerelerde kırıldığını ve geçiş öncesi hangi verileri hazırlamanız gerektiğini /rehber/excel-ile-ik-takibi adresindeki rehberde ayrıntılı anlattık.
Veri göçünü kimler yapabilir?
Veri göçü ekranı ayrı bir yetkiyle korunur ve varsayılan olarak firma yöneticisine açıktır; dilerseniz bu yetkiyi geçişi yürüten kullanıcıya da verebilirsiniz. Yetki ayrı tutulur çünkü bu ekran toplu kayıt oluşturan tek akıştır ve herkesin erişimine açık olması gerekmez. Aktarım günlüğü sayesinde hangi kullanıcının ne zaman kaç kayıt aktardığı da izlenebilir kalır.
Veri taşımayı satın almadan deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açıp birkaç satırlık örnek bir listeyi yapıştırarak ayrıştırma ve önizleme akışını görebilirsiniz; onaylamadığınız sürece hiçbir kayıt oluşmaz. Kurulum veya taahhüt gerekmez.
Veri Taşıma ve Excel'den Aktarım ne kadar, aylık maliyeti nedir?
empuno çalışan başına aylık $1,00 olarak fiyatlanır ve Veri Taşıma ve Excel'den Aktarım bu fiyata dahildir. Modül modül satın alma, paket kademesi veya "Pro / Enterprise" ayrımı yoktur: bütün modüller her hesaba dahildir, dolayısıyla bu modülün ayrı bir ücreti yoktur. İlk 2 kullanıcı süresiz ücretsizdir — bu bir deneme süresi değildir. Ücretlendirme yalnızca bu sınırın üzerine çıkıldığında başlar; faturalanan en az kullanıcı sayısı 3, yani ücretli plana geçen bir işletmenin aylık alt sınırı $3,00. Çalışan sayınız düşerse fatura da düşer. Liste fiyatı USD cinsindendir; ödeme sırasında tutar işlem anındaki kur üzerinden yerel para biriminize çevrilerek tahsil edilir, bu nedenle sabit bir Türk Lirası tutarı yayınlamıyoruz. Ekip büyüklüğüne göre aylık ve yıllık toplamları /fiyatlandirma sayfasındaki tabloda görebilirsiniz.
Eski sisteminizdeki veriyi bugün taşıyın
Listeyi yapıştırın, yapay zeka ayrıştırsın, siz onaylayın — çalışan künyeleri ve izin bakiyeleri ilk günden doğru başlasın.
Ücretsiz Başla
Diğer Özellikler