Kurumsal Evrak Yönetimi: Yükleyin, Künyeyi Yapay Zeka Doldursun
Ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri ve faaliyet belgesi tek güvenli depoda. Formda tür, tarih veya kurum sormuyoruz — PDF'i bırakın, sistem belgeyi okuyup künyesini kendisi çıkarsın.
Kısa Cevap: Kurumsal evrak yönetimi, ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri gibi şirkete ait resmi belgelerin merkezi, künyelenmiş ve erişimi denetlenen bir depoda tutulması sürecidir. empuno'da bu süreçte yöneticinin tek yaptığı iş dosyayı yüklemektir: belgenin türü, başlığı, düzenlenme ve geçerlilik tarihleri, düzenleyen kurum ve içerik özeti belgenin kendisinden yapay zeka tarafından çıkarılır. Çıkarım arka planda kuyrukta koşar, taranmış belgelerde metin katmanı bulunamazsa sistem otomatik olarak OCR motoruna geçer; sonuç yanlışsa yönetici künyeyi elle düzeltebilir.
Neler Sunar
-
Şirket evrakları tek merkezde
— Ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri ve faaliyet belgesi için hazır türler bulunur; listeye girmeyen her belge "Diğer" başlığıyla eklenir. Dolaptaki klasör ve ortak sürücü karmaşası biter.
-
Künyeyi yapay zeka çıkarır, siz form doldurmazsınız
— Belgenin türü, kısa başlığı, düzenlenme tarihi, varsa geçerlilik bitişi, düzenleyen kurum ve birkaç cümlelik içerik özeti dosyanın kendisinden okunur. Yükleme ekranında doldurulacak alan yoktur.
-
Taranmış belgede otomatik OCR
— Sistem yüklenen PDF'te metin katmanı olup olmadığını önce kendisi ölçer; fotokopiden taranmış, metni bulunmayan belgelerde otomatik olarak OCR motoruna geçer. Eski evrakların taranmış hâlleri de okunur.
-
Dosyayı açmadan ne olduğunu görün
— Her kayıtta yapay zekanın çıkardığı özet durur: firma unvanı, sicil ve gazete numaraları, yetkili kişiler, dönem bilgisi. Hangi PDF'in ne olduğunu anlamak için 15 sayfa dolaşmazsınız.
-
Süresi dolan evrak listede işaretlenir
— İmza sirküleri gibi süreli belgelerde bitiş tarihi belgede açıkça yazıyorsa okunur ve süresi geçenler listede kırmızı rozetle görünür. Belgede süre yazmıyorsa tarih boş bırakılır — sistem tahmin yürütmez.
-
Yetki bazlı erişim, çalışana kapalı
— Kurumsal evrak deposu ayrı bir yetkiyle korunur: görüntüleme ve yönetme yetkilerini kime vereceğinizi siz belirlersiniz. Depo çalışan self-servisine hiç açılmaz, imza sirküleri e-posta ekinde dolaşmaz.
-
Yanlış okuma tek ekranda düzeltilir
— Yapay zekanın çıkardığı tür, başlık, tarihler ve not alanları düzenlenebilir; düzelttiğiniz kayıt "elle düzeltildi" olarak işaretlenir. Analiz başarısız olsa bile dosyanız kaybolmaz, kayıt durur ve alanları siz doldurursunuz.
-
Özel bulutta saklama, silince tam temizlik
— Belgeler herkese açık bağlantısı olmayan özel bulut depoda tutulur ve yalnızca yetkili kullanıcıya sunulur. Kaydı sildiğinizde dosya da depodan kaldırılır; arkada sahipsiz bir kopya kalmaz.
Nasıl Çalışır
-
PDF'i yükleyin — Kurumsal Evrak Deposu ekranından belgeyi seçin. Kabul edilen biçim PDF; belge en fazla 15 sayfa ve 20 MB olabilir. Başka hiçbir alan doldurmanız istenmez.
-
Analiz arka planda koşsun — Kayıt "işleniyor" olarak açılır ve çıkarım kuyrukta çalışır. Metin katmanlı bir belge saniyeler sürer; taranmış çok sayfalı bir evrak OCR'dan geçtiği için daha uzun sürebilir. Siz bu sırada ekranda beklemek zorunda değilsiniz.
-
Künyeyi kontrol edin — Analiz bitince tür, başlık, tarihler, düzenleyen kurum ve özet listede görünür. Yapay zekanın tespitine ne kadar güvendiği de kayıtta yer alır; hatalı bir alan varsa tek ekrandan düzeltirsiniz.
-
Arşiv yetki korumalı kalsın — Evraklar türe göre filtrelenebilir biçimde depoda durur; süresi dolanlar rozetle işaretlenir. Banka, ihale veya resmi kurum bir belge istediğinde saniyeler içinde bulup indirirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kurumsal evrak yönetimi nedir, şirketler neden ihtiyaç duyar?
Kurumsal evrak yönetimi, şirkete ait resmi belgelerin — ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri, faaliyet belgesi — dağınık klasörler yerine merkezi, künyelenmiş ve erişimi sınırlanmış bir depoda tutulmasıdır. İhtiyaç genellikle üç yerden doğar: banka ve ihale başvurularında belgenin hızlı bulunması, imza yetkisi gibi süreli belgelerin geçerliliğinin izlenmesi ve hassas evrakın kimde olduğunun bilinmesi. Ortak klasörde bu üçü de kontrol edilemez; sürüm karmaşası ile erişim sorunları birlikte büyür.
Evrak yüklerken tür, tarih ve başlık gibi alanları elle doldurmam gerekiyor mu?
Hayır. empuno'da yükleme ekranında doldurulacak hiçbir alan yoktur; tek yaptığınız dosyayı seçmektir. Belgenin türü, kısa başlığı, düzenlenme tarihi, varsa geçerlilik bitiş tarihi, düzenleyen kurum ve içerik özeti belgenin kendisinden yapay zeka tarafından çıkarılır. Bu bilinçli bir tasarım tercihidir: sizden istenen her zorunlu alan, aslında yazılımın çözmesi gereken işin size geri devredilmesidir.
Hangi belge türleri destekleniyor?
Ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, imza sirküleri ve faaliyet belgesi için hazır türler bulunur; bunların dışındaki her kurumsal belge "Diğer" türüyle kendi başlığı altında saklanır. Ayrıca sistemin kendi ürettiği vize destek yazıları da aynı depoda arşivlenir — bu tür elle seçilemez, yalnızca sistem üretimiyle oluşur. Yeni bir türe ihtiyaç duyulduğunda liste yapılandırma düzeyinde genişletilebilir.
Fotokopiden taranmış, metni olmayan evrakları okuyabiliyor mu?
Evet. Sistem yüklenen PDF'i modele göndermeden önce belgede okunabilir bir metin katmanı olup olmadığını yerel olarak ölçer. Metin katmanı varsa doğrudan metinden okur; yoksa — yani belge taranmış bir görüntüyse — otomatik olarak OCR motoruna geçer. Bu ayrım kullanıcıdan gizlidir, siz iki durumda da yalnızca dosyayı yüklersiniz. Ölçüm olmasaydı taranmış belgeler için modele boş sayfa gider, sonuç da boş dönerdi.
Yapay zeka belgeyi yanlış okursa ne oluyor?
Çıkarılan tür, başlık, tarihler ve notlar düzenlenebilir alanlardır; hatalı bir sonucu tek ekrandan düzeltirsiniz ve kayıt "elle düzeltildi" olarak işaretlenir, böylece hangi künyenin insan eliyle doğrulandığı belli olur. Analiz teknik bir nedenle tamamen başarısız olursa kayıt "başarısız" durumda kalır ancak yüklediğiniz dosya her hâlükârda korunur; alanları elle doldurarak devam edebilirsiniz. Veri kaybı bu akışın hiçbir adımında olmaz.
Evrakların geçerlilik süresi takip ediliyor mu?
Belgede geçerlilik bitişi açıkça yazıyorsa — örneğin imza sirkülerindeki "işbu sirküler ... tarihine kadar geçerlidir" ifadesi — bu tarih okunur ve süresi geçen evraklar listede "Süresi doldu" rozetiyle görünür. Belgede süre yazmıyorsa tarih boş bırakılır; sistem bilinçli olarak tahmin yürütmez, çünkü yanlış bir bitiş tarihi geçerli bir evrakı süresi dolmuş gösterir ve boşuna yenileme telaşı yaratır. Süre dolduğunda ayrıca bir hatırlatma e-postası gönderilmez; takip, listedeki rozet üzerinden yapılır.
Word, Excel dosyası veya fotoğraf yükleyebilir miyim?
Kurumsal evrak deposu şu an yalnızca PDF kabul eder; belge en fazla 15 sayfa ve 20 MB olabilir ve dosyanın gerçekten PDF olup olmadığı içeriğinden doğrulanır. Elinizde fotoğraf veya taranmış görüntü varsa önce PDF'e çevirip yüklemeniz gerekir. Buna karşılık personel evrakları tarafında durum farklıdır: çalışanın ıslak imzalı belgeleri mobil uygulamada kamerayla çok sayfalı taranıp tek PDF hâline getirilebilir.
Şirket evraklarına kimler erişebilir?
Kurumsal evrak deposu kendi yetkisiyle korunur ve iki kademelidir: görüntüleme yetkisi olan kullanıcı listeyi görüp belgeyi açabilir, yönetme yetkisi olan kullanıcı ayrıca yükleyebilir, künyeyi düzeltebilir ve silebilir. Yetkiyi hangi kullanıcıya vereceğinizi siz belirlersiniz; depo çalışan self-servisine açılmaz. Belgeler herkese açık bağlantısı olmayan özel bulut depoda tutulduğu için bir bağlantının yanlışlıkla paylaşılması da erişim doğurmaz.
Bu bir e-fatura veya ön muhasebe programı mı?
Hayır. empuno bir İK ve bordro platformudur; fatura kesme, e-fatura ve e-arşiv gönderimi, cari hesap ve genel muhasebe defteri işlevleri kapsam dışıdır. Kurumsal evrak deposu, şirketin resmi belgelerini künyeleyip arşivlemek ve yetkili kişilere erişilebilir kılmak içindir. Aynı şekilde bu modül evrakları resmi kurumlara göndermez, e-Devlet ile bağlantı kurmaz; yaptığı iş belgeyi okumak, sınıflandırmak ve güvenle saklamaktır.
Ortak klasör veya bulut sürücüde saklamaktan farkı ne?
Ortak sürücüde bir belge yalnızca bir dosya adıdır; ne olduğunu anlamak için açmanız, süresinin dolup dolmadığını bilmek için içine bakmanız ve kimin eriştiğini kestirmek için klasör izinlerini tek tek incelemeniz gerekir. empuno'da her evrak künyesiyle birlikte durur: türü, düzenleyen kurumu, tarihleri ve içerik özeti kayıtta yazılıdır, süresi dolan belgeler işaretlenir ve erişim tek bir yetki setiyle yönetilir. Fark tek cümlede şudur: klasör dosya saklar, evrak deposu belgeyi bilir.
Kurumsal evrak yönetimini satın almadan deneyebilir miyim?
Evet. Ücretsiz hesap açarak kurumsal evrak deposu dahil tüm modülleri deneyebilirsiniz; bir PDF yükleyip yapay zekanın künyeyi nasıl çıkardığını uçtan uca görebilirsiniz. Kurulum veya taahhüt gerekmez.
Kurumsal Evrak Yönetimi (Yapay Zeka Künye Çıkarımı) ne kadar, aylık maliyeti nedir?
empuno çalışan başına aylık $1,00 olarak fiyatlanır ve Kurumsal Evrak Yönetimi (Yapay Zeka Künye Çıkarımı) bu fiyata dahildir. Modül modül satın alma, paket kademesi veya "Pro / Enterprise" ayrımı yoktur: bütün modüller her hesaba dahildir, dolayısıyla bu modülün ayrı bir ücreti yoktur. İlk 2 kullanıcı süresiz ücretsizdir — bu bir deneme süresi değildir. Ücretlendirme yalnızca bu sınırın üzerine çıkıldığında başlar; faturalanan en az kullanıcı sayısı 3, yani ücretli plana geçen bir işletmenin aylık alt sınırı $3,00. Çalışan sayınız düşerse fatura da düşer. Liste fiyatı USD cinsindendir; ödeme sırasında tutar işlem anındaki kur üzerinden yerel para biriminize çevrilerek tahsil edilir, bu nedenle sabit bir Türk Lirası tutarı yayınlamıyoruz. Ekip büyüklüğüne göre aylık ve yıllık toplamları /fiyatlandirma sayfasındaki tabloda görebilirsiniz.
Şirket evraklarınızı bugün künyeli bir arşive taşıyın
İlk PDF'i yükleyin, tür ve tarihleri yapay zeka doldursun — ücretsiz hesapla dakikalar içinde başlayın.
Ücretsiz Başla
Diğer Özellikler